合同管理制度目的為統一并加強公司合同管理，規范合同管理流程，規避合同風險，特制定本制度。適用范圍本制度所指合同為公司對外簽訂的合同，不含對內與員工所簽合同（如勞動合同）。合同的分類及編號合同的分類和定義公司合同按照對象和用途分為采購類、銷售類、綜合類三大類：（1）采購類：指由公司采購部門發起的與公司業務相關的經濟合同或協議；（2）銷售類：指市場部發起的與公司銷售業務相關的銷售合同或協議；（3）綜合類：指除上述情形外，公司簽署的其他合同或協議。合同編號規則合同編號規則為：--（年份月份）-（三位數），合同應按時間、類別連續編號。采購類：--201801-001（~999流水號）銷售類：--201801-001（~999流水號）綜合類：--201801-001（~999流水號）合同審核職責分工一份完整的合同通常由商務條款、技術條款和法律條款等共同組成，合同經辦部門為合同審核的主要責任部門，相關部門提供與本部門職責相關的審核意見，為合同簽訂、履行提供其他相關的專業協助。合同管理中部門、人員的主要職責如下：合同經辦人依據職責分工或合同經辦部門臨時委派負責啟動合同審核、文件流轉、各部門間溝通協調工作的具體辦事人員。合同經辦人在合同審核過程中的職責包括：（1）談判，確定合同主體、準備（選用、草擬）合同文本，發起合同審核；（2）提供前置審批程序文件（若有）或說明合同事項的其他資料；保持與各審核部門間的溝通協調，推進合同審核進程；（3）匯總審批意見并修訂，將有異議的條款提交合同權限審批人裁定、定稿、簽署；合同經辦人應在終版上作為合同責任人簽署合同；（4）為生效合同的執行責任人，及時更新合同履行進度、反饋并解決執行中存在的問題、做好證據的保存、收集工作。合同經辦部門負責人承接辦理合同談判、簽訂事宜并對合同簽訂質量、履行效果承擔責任的部門。合同經辦部門負責人在合同審核中的職責包括：（1）審核合同事項的真實性、可行性及前置審批程序，負責對其他審核人員有疑義的內容予以解釋說明或補充相關材料；（2）審核包含產品、報價、付款、合同期限等商務條款；（3）落實本部門的合同管理責任人，進行合同執行管理，應根據需要建立本部門合同管理臺賬，及時、真實地反映合同訂立、履行進度、終止等情況；督促、檢查合同執行人員在合同履行過程的證據收集工作。參與審核部門在合同審核中負責對涉及本部門職責范圍的合同提供與本部門職責相關的審核意見，為合同簽訂、履行提供其他相關的專業協助。具體審核職責包括：（1）對涉及到本部門工作職責的有關合同如技術條款，技術附件等進行專業審核、把關以及需求確認，協助經辦部門起草技術條款、驗收條款等；（2）根據不同合同類型擬定相應制度、管理辦法或審核細則并按照相關要求進行審核。財務部門主要負責與資金、資產安全相關內容的審核，合同審核職責包括：（1）審核合同項目是否符合年度預算或投資計劃；（2）審核付款條款及稅負條款是否準確、合理、合法、符合公司規定；（3）審核其他按照財會、稅務相關法規或制度應審核的相關條款內容；（4）審核銷售合同的銷售毛利率情況是否符合公司規定；合同權限審批人在權限內對條款是否可行、合同是否可簽署進行審核和最終敲定的批準人。合同訂立流程合同談判（1）公司是對外訂立合同的唯一主體，不得以部門或任何員工個人名義對外訂立合同；公司也不接受外部單位及其管理部門或其分支機構訂立合同的要求。（2）合同談判開始前，合同經辦部門應確定合同經辦人；舉行正式合同談判的，談判雙方代表均應向對方出示相應公司資質、資信及授權文件，并保留對方原件歸檔。（3）對首次合作的談判對象，合同經辦部門應對合同對方的主體資格、資信狀況、履行能力、經營狀況、市場需求、產品/服務質量、價格等背景資料進行了解和調查，必要時可以委托中介機構進行盡職調查；對于有過合作的合作方，應調取其最近一期的有效信用資料。合同文本準備（1）合同經辦人負責合同文本的準備，凡公司示范文本的，合同談判應使用我方合同示范文本。公司無示范文本的，優先使用主管部門或行業協會推薦使用的示范文本；沒有可供參照的示范文本，應根據談判結果，優先由我方起草合同文本。如不得已使用對方文本，經辦人及其領導應認真閱讀。（2）涉及技術等等專業性較強的合同由專業人員起草并確定技術條款及驗收標準。（3）合同文本應當統一使用紙質打印文本，嚴禁在打印文本上直接涂改；使用公司示范文本簽訂合同的，空白處應填寫完整，對空白條款應以斜線“/”標記。如對方涂改，涂改處必須要求加蓋對方公章。（4）合同文本務必要求語言嚴謹規范，字跡（符號）清晰，條款完整，內容具體明確，用語準確、無歧義、日期和期限明確。（5）合同要求：合同格式首部統一為：合同編號、簽訂地（武漢市武昌區）、簽訂時間；國內合同的糾紛訴訟管轄法院統一確定為：人民法院。合同審核（1）公司建立全面的合同審核制度，所有合同須經相關部門審核及審批程序；各審核部門應嚴格按照的規定分工審核、相互配合，以提高文本質量，維護公司合法利益。（2）涉及有前置審批事項的，評審合同時應核對前置審核程序。（3）合同的審核流程，見附件《合同審核流程圖》。若背景情況和附件材料不詳細，無法進行審核的，審核部門有權拒審并退回合同。（4）合同審核人的審核意見應以書面方式做出，合同經辦人根據評審意見進行相應修改、補充，載明采納、處理情況，意見不予采納的，需闡述理由。合同經辦部門負責人應對定稿的文本逐頁簽名，以確保審核文本的一致性。（5）對經我方審核定稿的文件，對方不認可的，協商調整文本后重新啟動審核程序，直至雙方認可后提請審批、簽署。（6）經辦人不得擅自對公司示范文本作任何修改，如商務談判確有需要對相關條款進行修改的，應根據范本評審流程，提交財務、行政等相關部門進行評審。合同審批、簽署（1）公司總經理是所有經濟合同的審批人和簽署人，總經理根據管理需要可以分配或授權其他管理人員行使合同審批權和/或簽署權，詳見《合同審核和批準權限表》相關規定。（2）《合同審核和批準權限表》是公司總經理就經濟合同審批/簽署權限的年度授權文件，授權期限通常為一年，被授權人職位撤銷，相應授權自行失效；根據組織機構調整的需要，公司可以于每年公歷年初對《合同審核和批準權限表》進行相應修訂。應根據變化及時相應調整授權權限表，每年不得少于一次。（3）合同訂立過程中，對方簽署人與其登記的法定代表人或授權代表人不一致的，應要求對方提供相應的授權資質文件。簽訂合同時，應優先要求對方簽署并蓋章后再提交本公司法定代表人或其授權代理人簽署，以控制合同成立與生效時間。（4）因情況緊急而以傳真的方式訂立合同的，應在合同訂立后3日內補辦合同原件；金額超過1萬元的合同不得以傳真方式訂立。合同用章（1）所有合同須經有權簽署人批準后用印，合同經辦人需在合同上簽名。（2）應在已簽署的合同頁碼間加蓋騎縫章或使用防偽印記。（3）需要外部機構登記、批準、公證、見證的合同應履行登記、批準、公證、見證程序。合同履行合同依法成立，即具法律約束力，一切與合同有關的部門和人員必須嚴格執行合同所規定的義務，確保合同得到實際和全面履行。合同經辦部門（包括合同經辦人）必須積極、全面地督促、跟進合同交底履行，及時檢查、了解履行情況，及時發現和處理問題，向主管領導及時匯報，以求及時解決問題，最大限度的降低損失。合同的履行不因合同各方經辦人、授權代理人或法定代表人的變動而受影響。合同經辦人變更時應及時辦理合同交接交底手續。未嚴格履行合同責任和義務的行為人應要求立即糾正，對因此而造成后果和損失的相關人員追究其相應責任。凡與合同履行有關的往來文書、函件、郵件、傳真等都應作為履約證據留存。（1）合同履行過程中，應嚴格遵守公司流程規定，并注重證據的保存，如采購合同中，對于不符合技術、質量要求的產品及時反饋，并留存證據；工程項目合同執行過程中，應在完成工程進度的第一時間及時向客戶獲取確認憑證，妥善保管，必要時移交檔案室保存。（2）遇對方發生異?；虿荒苈男谢虿荒芡耆男泻贤瑫r，經辦人應當及時將有關情況向經辦部門及財務、行政部匯報，及時采取補救措施以減少損失，并立即收集、保存有關證據材料，以備進一步交涉之用。（3）如因己方原因不能履行或不能完全履行合同，經辦人應將原因及時向經辦部門匯報，經經辦部門攜同有關部門形成統一意見報相關領導同意后，由經辦人與對方交涉。（4）

合同約定或法律規定的義務結清即為合同履行完畢。合同變更、補充與解除合同履行中遇不可克服的困難，需變更、解除合同，應在合理期限內及時與對方協商，就變更、解除合同事宜達成一致。合同變更、補充與解除應當采用書面形式，變更、補充、解除的審批權限和程序，與合同訂立時的審批權限和程序相同。遇對方不履行或難以履行合同，經辦部門應立即書面知會財務、行政部門，后續協商解決或提請采取法律措施，確保維護公司利益。變更合同主體，應征得所涉各方一致同意，以相應的符合法律要求的書面文本確認。變更有擔保條款的合同，應征得原擔保人的同意并在變更協議或變更后的合同上加蓋擔保人印章。原擔保人不同意變更的，應重新評估變更風險，繼續履行原合同或簽訂沒有原擔保人擔保的新合同。（1）變更有保密條款或附有保密協議的合同時，如果涉及保密主體或保密內容的，應相應變更保密條款或保密協議。（2）經外部機構登記、批準、公證、見證的合同，變更協議（或變更后的合同）應重新登記、批準、公證、見證。（3）合同無論履行完成、解除或變更后，保密條款或保密協議均獨立于主合同繼續有效。（4）在未達成變更、解除合同的書面協議之前，為減少雙方損失或防止損失擴大，根據實際情況，應采取繼續履行、補救或中止履行等措施。合同糾紛處理處理合同糾紛應堅持依據事實、法律及合同約定，遵循友好協商、及時處理、維護公司合法權益的原則。出現合同糾紛情形，應第一時間向部門領導匯報，同時采取有效措施，做好證據保存，并向公司法務人員報備，根據糾紛情節決定是否需要法務協助處理。經雙方協商達成一致處理意見的，應簽訂書面協議；經協商無法解決的糾紛，如屬對方過錯或違約，經公司領導決策同意后，提起仲裁或訴訟。合同糾紛進入仲裁或訴訟的，由行政部負責跟進，合同經辦人負責協助行政部的仲裁或訴訟工作，包括但不限于收集、提供證據材料。合同糾紛處理過程中，在證據可能丟失或以后難以取得的情況下，應及時向法院申請采取證據保全措施或申請對可能滅失的證據采取公證；對方或利害關系人有隱匿、轉移財產或其他影響公司權利實現的行為或可能時，應及時向法院申請采取財產保全措施。合同經辦人對合同糾紛的處理負責到糾紛處理終結為止，包括及時向部門領導匯報合同糾紛處理進度，跟進履行已生效的調解協議書、仲裁裁決書、判決書及執行。合同糾紛處理應全程保密，禁止私自對外披露或對與本合同無關的人員透露任何信息。合同檔案管理公司檔案室按檔案管理要求收存、管理合同原件和其他相關資料，保管期限分類如下：采購類：設備類永久保存，零星類及供需類合同履行全部完成后五年（有質保條款的，應在質保條款履行完成后）；銷售類：合同履行全部完成后十五年（有質保條款的，應在質保條款履行完成后）；綜合類：合同履行全部完成后十五年（有質保條款的，應在質保條款履行完成后），其中基建合同要永久保存。合同存檔需遵循以下原則：（1）合同經辦人將合同原件在合同簽訂完成后的十個工作日內將合同原件移交至行政部，行政部按季度移交檔案室存檔；

（2）合同經辦部門和執行部門留存復印件監督和跟進合同履行，涉及公司收付款義務的合同，經辦人還應向財務部門交存合同復印件。各部門安排專人負責合同履行情況的跟蹤，并按月定期更新履行狀態，反饋至行政部及財務部。（3）各部門應將合同文檔保存在有鎖柜或門禁的安全場所，僅相關人員可以接觸，任何其他部門和個人不得私自復印或保存合同復印件。其他部門因工作需要查閱或借閱合同文件的，按公司檔案借閱管理規定辦理。檔案管理員應對合同調閱和復印進行書面登記，包括注明合同編號、調閱或復印人、審批人、調閱時間和預計歸還時間等，并由調閱人或復印人簽字確認，以便備查。監督、檢查公司行政部對合同簽訂、履行過程履行監督、檢查職責，根據合同管理要求牽頭組織專項檢查，對不符合合同管理規范要求的情形，有權要求責任部門和責任人予以糾正，并視情形嚴重程度提議追究相關人員責任。法律責任財務部應負責對合同管理情況進行抽查，對發現的問題應直接反饋給責任人上級領導，并在當月的考核中反映。在合同管理工作中做出成績者和避免、挽回經濟損失者予以表彰。符合下列條件的，應當給予獎勵：（1）經調查了解，發現了合同訂立的必要性、真實性存在問題、避免了一些無謂的支出；（2）在解決合同糾紛過程中，盡職盡責，避免或挽回經濟損失達人民幣一萬元以上者；（3）敢于揭發、抵制利用合同進行違法犯罪活動者等。1有下列情形之一，造成較大經濟損失或擴大經濟損失的，對責任人予以通報批評并追究其經濟賠償責任，構成犯罪的交由司法機關追究刑事責任。（1）不按本辦法規定簽訂合同的，或超越授權或濫用授權簽約的，或將同一事項化整為零規避審核的；（2）簽訂有重大缺陷或無效合同的；（3）因審核或批準審核人員疏忽未審出合同重大缺陷的，或審核人員無正當理由延誤審核的；（4）丟失合同文本及相關文件的；（5）未依法律和本制度規定變更或解除合同的，或糾紛后，隱瞞或不及時向有關部門匯報采取措施，致使重要證據滅失或超過訴訟時效的，或應當或可以追究對方違約責任而擅自放棄的；（6）合同簽訂或履行中，與對方或第三人惡意竄通或收受賄賂的，或提供虛假資料的；（7）泄漏合同意向、商業秘密或有關機密的，或使用非法手段簽訂合同的；（8）其他違反公司相關制度的情形。附件附件A合同審核表本制度由行政部負責制訂并解釋，自頒布之日生效執行。附件A：合同審核表表碼：NO.經辦部門經辦人電話合同名稱對方單位全稱擔保方全稱（如無則空出）合同期限合同金額貨幣類型：合同類別□采購類□銷售類□綜合類合同來源□公司格式文本□外來文本：