物業(yè)保密會議管理制度物業(yè)保密會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范物業(yè)管理有限公司（以下簡稱“公司”）會議的組織、召開及管理，確保會議的效率與效果，加強(qiáng)會議內(nèi)容的保密工作，保障公司決策的安全性與權(quán)威性。

第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

第三條會議管理制度遵循以下原則：

（一）高效原則：會議應(yīng)圍繞議題進(jìn)行，注重實效，避免形式主義，確保會議在規(guī)定時間內(nèi)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（二）保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機(jī)密事項的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定執(zhí)行，參會人員需簽訂保密協(xié)議，保守會議秘密。

（三）公開原則：會議組織、召開、紀(jì)要等環(huán)節(jié)應(yīng)保持透明，便于公司內(nèi)部監(jiān)督。

（四）責(zé)任原則：會議相關(guān)人員應(yīng)明確自身職責(zé)，確保會議質(zhì)量，對會議決策的執(zhí)行負(fù)責(zé)。

第四條本制度由公司總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)解釋和修訂，各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第五條本制度的修訂和廢止，須經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過，并報董事會批準(zhǔn)。修訂后的制度自發(fā)布之日起生效。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。公司在執(zhí)行過程中，可根據(jù)實際情況對本制度進(jìn)行調(diào)整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.1會議主題與目的：會議召開前，由會議發(fā)起人或主管部門明確會議的主題、目的，并在必要時說明會議的背景及重要性。

1.2會議通知：會議發(fā)起人或主管部門應(yīng)在會議召開前，向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等。

1.3會議議程：會議議程應(yīng)明確會議討論的議題，按照議題的重要性和緊急程度進(jìn)行排序。會議議程應(yīng)在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

1.4會議材料：會議材料應(yīng)與會議議程相匹配，包括但不限于報告、數(shù)據(jù)、圖表等。會議材料應(yīng)在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

2.1會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員到場情況。

2.2會議主持人：會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按照議程進(jìn)行。

2.3議題討論：會議主持人按照議程逐項組織議題討論，參會人員應(yīng)積極參與，充分發(fā)表意見。

2.4會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織形成會議決策。對于重大事項，應(yīng)進(jìn)行表決，并記錄表決結(jié)果。

2.5會議記錄：會議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論過程、決策結(jié)果以及相關(guān)事項。

三、會議總結(jié)

3.1會議紀(jì)要：會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會人員確認(rèn)。

3.2決策執(zhí)行：會議決策的執(zhí)行責(zé)任人和完成時限應(yīng)在會議紀(jì)要中明確，參會人員應(yīng)按照會議決策積極推進(jìn)相關(guān)工作。

3.3會議反饋：參會人員對會議效果和會議決策執(zhí)行情況可提出反饋意見，會議發(fā)起人或主管部門應(yīng)對反饋意見進(jìn)行匯總，并在必要時進(jìn)行改進(jìn)。

四、會議資料的歸檔與管理

4.1會議資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全與保密。

4.2會議資料的查閱和借閱應(yīng)遵循公司檔案管理相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格控制資料流傳范圍。

4.3會議紀(jì)要的保管期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

會議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會議記錄人員整理、校對，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的2個工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時提出，并由會議記錄人員進(jìn)行核實和修改。

二、決策任務(wù)的分配與執(zhí)行

2.1決策任務(wù)的分配：會議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)分配給具體的責(zé)任人和執(zhí)行部門，明確任務(wù)的完成標(biāo)準(zhǔn)和時限。

2.2執(zhí)行進(jìn)度跟蹤：會議發(fā)起人或主管部門應(yīng)定期跟蹤決策任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度，確保任務(wù)按計劃推進(jìn)。

2.3執(zhí)行情況反饋：責(zé)任人和執(zhí)行部門應(yīng)定期向會議發(fā)起人或主管部門報告決策任務(wù)的執(zhí)行情況，包括進(jìn)展、遇到的問題及解決方案。

三、會議決策的監(jiān)督與評估

3.1監(jiān)督機(jī)制：建立會議決策執(zhí)行的監(jiān)督機(jī)制，對決策執(zhí)行情況進(jìn)行不定期的檢查和評估。

3.2評估標(biāo)準(zhǔn)：制定明確的評估標(biāo)準(zhǔn)，對決策執(zhí)行的效果進(jìn)行評價，包括任務(wù)完成情況、目標(biāo)達(dá)成情況等。

3.3評估結(jié)果的運(yùn)用：評估結(jié)果作為對相關(guān)部門和人員績效考核的依據(jù)，對執(zhí)行不力的情況進(jìn)行追責(zé)和整改。

四、會議紀(jì)要的更新與歸檔

4.1更新會議紀(jì)要：根據(jù)決策任務(wù)的執(zhí)行情況，對會議紀(jì)要中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新，確保紀(jì)要的準(zhǔn)確性和時效性。

4.2歸檔管理：完成更新的會議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全性和可追溯性。

五、會議紀(jì)要的查閱與利用

5.1會議紀(jì)要的查閱：公司內(nèi)部相關(guān)人員需查閱會議紀(jì)要時，應(yīng)按照公司保密規(guī)定和檔案管理要求進(jìn)行，嚴(yán)格控制查閱范圍。

5.2會議紀(jì)要的利用：會議紀(jì)要作為公司決策和執(zhí)行的依據(jù)，應(yīng)充分利用于指導(dǎo)工作、解決問題和持續(xù)改進(jìn)等方面。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.1預(yù)訂原則：會議室預(yù)訂遵循“先到先得”的原則，各部門應(yīng)提前預(yù)訂，避免沖突。

1.2預(yù)訂流程：預(yù)訂會議室需通過公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)或向行政部門提出申請，填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

1.3預(yù)訂確認(rèn)：行政部門在收到會議室預(yù)訂申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核確認(rèn)，并在預(yù)訂系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。

二、會議室使用

2.1使用規(guī)范：會議室使用時應(yīng)保持整潔，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，遵守會議時間，不遲到、早退。

2.2會議服務(wù)：行政部門負(fù)責(zé)會議室的布置、設(shè)備檢查、茶水服務(wù)等，確保會議順利進(jìn)行。

2.3會議保密：會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的保密標(biāo)志，參會人員需遵守會議保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容。

三、會議室設(shè)備管理

3.1設(shè)備維護(hù)：行政部門定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.2設(shè)備使用：參會人員應(yīng)按照操作規(guī)范使用會議室設(shè)備，如遇問題，應(yīng)及時聯(lián)系行政部門解決。

3.3設(shè)備借用：如需借用會議室設(shè)備，需向行政部門申請，填寫設(shè)備借用表，并在使用完畢后及時歸還。

四、會議室清潔與安全

4.1清潔衛(wèi)生：行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常清潔工作，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

4.2安全檢查：定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患，確保會議環(huán)境安全。

五、會議室管理違規(guī)處理

5.1違規(guī)行為：對違反會議室管理規(guī)定的行為，如擅自占用會議室、損壞設(shè)備等，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

5.2申訴渠道：如有異議或建議，可向行政部門提出申訴或建議，行政部門應(yīng)及時處理并反饋。

第五