浙江省社會組織檔案管理制度參考文本（試行）第一條為加強本單位的檔案管理工作，確保檔案管理規范性及合規性，有效地保護和利用檔案資源，充分發揮社會組織登記檔案的作用，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《社會組織登記檔案管理辦法》等有關法律法規和政策規定，結合工作實際，制定本制度。第二條本制度所稱檔案是指本單位在登記、變更、注銷以及運營、社會服務等活動中形成，具有憑證和查考價值的各種形式和載體的文件材料。第三條本單位檔案管理工作嚴格遵循國家有關法律法規，依據檔案管理有關原則規定，設立專門檔案保管區域，實行集中統一管理，確保檔案的完整與安全。第四條本單位檔案管理工作實行（法定代表人/理事長/會長/秘書長）責任制。本單位秘書處（辦公室）負責檔案管理工作，秘書處（辦公室）應指定專人承擔檔案管理崗位職責，負責檔案接收、整理、歸檔、保管，提供利用、統計、編研、移交、銷毀、安全、借閱登記等檔案管理工作。第五條本單位秘書處（辦公室）應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。全體員工要積極配合檔案管理人員的工作，及時、完整收集所負責工作中的檔案整理及移送工作。第六條檔案管理崗位的主要職責是：（一）制定檔案管理制度草案和實施辦法草案，并負責監督、指導和檢查執行情況；（二）負責各類檔案、文件資料的接收、整理、分類、保管、利用、統計、鑒定和移交；（三）負責監督指導各部門/崗位日常文件整理工作，統籌完成文件材料的立卷、歸檔及必要的檔案管理業務培訓；（四）做好檔案信息工作的整體信息化建設；（五）嚴格執行保密制度，不斷完善檔案管理辦法，改善檔案保管條件；（六）定期檢查檔案保管狀況，確保檔案的安全與完整。第七條檔案整理以年度為單位。每年12月底，由本單位各部門提出檔案整理清單，報部門負責人審批后，由各部門負責檔案整理的人員負責整理，于下一年1月31日之前移交秘書處（辦公室）。第八條檔案工作列入組織各部門的年度工作計劃，明確檔案管理人員的崗位職責，并保持檔案管理人員的相對穩定。第九條歸檔范圍根據工作需要，歸檔的文件材料包括但不僅限于（可根據單位類型明確須歸納檔案的內容）：（一）人力資源管理，包括人力資源管理制度、組織沿革、組織負責人信息、會員名冊及信息、理事會名冊、監事（會）名冊、勞動合同、離職證明、崗位交接清單、人事任免文件、員工名冊及統計等資料；（二）行政管理，包括內部管理規章制度，工作計劃、工作總結、項目報告等文件資料以及大事記、年報、通訊稿、宣傳冊、年度工作報告、重要溝通記錄（如電話、郵件等）、印章使用、證書使用等信息資料；（三）資助管理，包括各類資助管理制度、資助方信息、資助項目文檔、資助項目評估報告、資助統計分析等資料；（四）捐贈管理，包括捐贈管理制度、捐贈方信息、捐贈項目評估報告、捐贈統計分析等資料；（五）合同管理，包括組織與合作單位或個人簽訂的關于捐贈、合作、委托、承辦等事項的協議書、合同書等；（六）往來文件，包括組織與外部單位形成的各種往來文書，外單位重要來文，組織制發的辦字、函字、報字、復字類等文書及通知公告等；（七）外事活動，包括外事管理制度，境外合作方信息，組織與國外團體或個人在交流、合作、訪問等活動中形成的材料；（八）研究培訓，包括研究報告、研討會論文、評估報告、培訓材料等；（九）宣傳活動，包括各類宣傳、大型活動的策劃方案、總結評估報告、講話發言稿、新聞稿以及在活動中形成或采集到的媒體報道剪輯、圖片、建議改為“音像”；理由是“音像”為錄音錄像的簡稱。等材料；（十）財務管理，包括財務管理制度、會計政策、年度審計報告、財務統計分析、財務報表等資料；（十一）資產管理，包括資產管理制度、資產清單、資產評估報告、資產統計分析等材料；（十二）會議管理，包括黨組織會議、會員（代表）大會、理事會會議、監事會會議、秘書長辦公會議、各部門工作會議及專項會議材料；（十三）其他檔案：上述未列出的其他重要材料。第十條檔案編號方法（此部分內容應根據組織實際工作情況編制科學、完整、相對固定的分類方案。同級類目的分類標準應保持一致，避免項內文件重復和交叉的情況出現）第十一條檔案接收檔案接收應在日（根據組織實際情況明確好檔案接收時間）內完成，歸檔文件資料原則上須為原件，有特殊情況保存復印件，歸檔的文件應齊全完整。第十二條檔案借閱本單位檔案原則上只能現場察看，不得外借，特殊情況必須借閱的，需填寫《借閱審批單》，明確借閱時間，經秘書長/理事長/會長/法定代表人（根據組織實際情況填寫）審批同意。借閱檔案者須妥善保管，不得任意轉借、復印、損污文件，歸還時保證檔案完整無損。外借的檔案，因借閱人保管不慎丟失時，借閱人需及時向秘書處（辦公室）報告并負責追查。不按上述要求執行給本單位帶來負面影響或損失的，本單位將保留進一步追究責任的權利。第十三條本單位相關人員有下列行為之一，按情節輕重，予以警告、通報批評、解除勞動合同的處分。若構成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）損毀、丟失或擅自銷毀本單位檔案；（二）未經批準，擅自向外界提供、抄摘本單位檔案；（三）涂改、偽造檔案；（四）未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；（五）未按手續借閱、外帶者或越級查閱者。第十四條除會計檔案及人事檔案外，本單位一般檔案保存期限為30年，期滿后可銷毀。經確定需銷毀的檔案，由秘書處（辦公室）編制銷毀清冊，經本單位理事會批準后方可銷毀。第十五條檔案保管實行紙質文件與電子文件同步歸檔，即紙質原文件歸檔時，應同時歸檔其對應的電子文件（含掃描件），電子文件命名和目錄格式應規范，以便查考和電子檢索，以對應的紙質文件分類歸檔模式設置文件夾及子文件。第十六條檔案保管區域應按規定具備防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等功能，配備必要的設備、裝具，符合安全防護要求。第十七條檔案管理人員編制必要的檢索工具、編輯有關檔案文件匯編和參考資料，檔案存放位置標識清楚，便于查找。第十八條檔案管理人員應經常檢查檔案保管情況，及時修復破損、變質檔案，電子文件以不可擦寫的電子介質存儲，應有備份，分開保管，并注明相應的紙質檔案檔號，定期對電子文件的技術環境和