管理信息系統實施失敗原因分析管理信息系統實施失敗原因分析[摘要]某企業集團因工作需要，自行開發了一套網絡版的人事管理要進行二次開發。本文從系統開發的生命周期角度進行分析，發現該系統實施失敗的主要原因是系統規劃、需求分析、系統設計三個階段工作的跨越，針對發現的原因，本文嘗試為該系統二次開發提出相應建議。一、案例背景A集團是國資委屬下某上市公司的控股企業，該集團業務覆蓋地域廣，下屬機構眾多且分布在多個省市，企業員工日常內部流動頻繁，人事信息經常處于變動之中，人事信息維護工作量大。然而，由于缺乏聯網的人事管理信息系統，集團公司人力資源部日常無法實時掌握全集團的人事動態信息，關于人事信息的收集，一般都要經過下屬各級單位進行層層上報，之后由集團公司人工進行數據匯總來獲得，工作量極大。同時，集團的上級總公司也無法掌握全總公司實時的人事變動信息。為了加強人事基礎信息的管理，總公司委托專業公司開發了一套網絡版的人事管理信息系統，并要求下屬各集團公司也要開發網絡版的人事管理信息系統，且開發的系統其數據庫結構、各類代碼要與總公司的系統相對接，以便未來可以實現數據共享。按上級的要求，A集團的領導安排企業內部的信息技術部門自行開發網絡版的人事管理信息系統，由集團人力資源部配合實施。A集團內部各級人事工作人員均希望通過開發的系統，能夠提高日后的工作效率，理順工作流程，減少日常工作量。然而，經過一年左右時間的開發，人事管理信息系統上線了，雖有遠程數據錄入、存儲、查詢的功能，卻由于用戶界面不友好、模塊功能交叉、操作效率低等原因，無法滿足集團內部提高人事工作效率的需求。系統開發失敗的代價是成本、時間、效率等用好已有的開發成果，A集團計劃基于現有系統進行二次開發。下文將分析該系統的開發實施過程，找出其實施失敗的原因，并嘗試為該系統二次開發提出改進建議。二、系統開發實施過程A集團信息技術部門在接到系統開發工作安排后，立即著手實施系統開發計劃。部門內部開會進行研究，指派了負責開發的工程師，并與總公司相關部門聯系取得了數據庫的源代碼與結構設計標準。信息技術部門同時聯系了A集團的人力資源部，由人力資源部牽頭，召集了全集團下屬各個單位的人力資源部相關人員開了一次系統需求研討會。參會時，由于是臨時通知，大部分參會人員對此次會議的目的認識比較模糊，并沒有做充分的準備，會上主要是告知參會人員集團公司將開發網絡版的人事管理信息系統的事，并要求各單位全力配合，沒有更進一步的細節方面的討論。會后，信息技術部便著手開始進行系統開發，負責該項目工程師團隊在開發過程中常與集團人力資源部的人員進行溝通，以了解人力資源部門對系統應用的需求。系統開發過程中，每有階段性開發成果，信息技術部就將開發好的模塊開放供用戶試用，要求用戶錄三、系統開發失敗原因分析關于系統開發項目的失敗原因，國內外學者進行過較系統的研究。Linberg（1999）的研究認為影響軟件項目開發成敗的關鍵因素包括強有力的領導、組織氛圍、技術要素、可行的計劃、專業的人員等要素[1]。Kappelman等人（2006）歸納了導致IT項目實施失敗的首要的12個原因，并將其分為兩類，一類是與人相關的原因，包括：缺乏高層管理的支持、項目管理力量薄弱、利益相關者參與不足、項目開發團隊的責任心不強、項目成員缺乏相關的知識和技術、企業專家工作太忙沒時間參與；另一類是與開發過程相關的原因，包括：缺乏書面的需求分析文檔和成功的標準、缺乏項目變更管理的流程、開發日程不合理、利益相關者之間溝通不暢、沒有足夠的資源、由于首次開發缺乏既有的開發經驗而得不到組織上的支持與相關資源，因為管理者不知道要投入多少資源進行支持[2]。Linberg和Kappelman等人的研究對本案例的分析具有較大的參考價值，但為了準確分析各類導致失敗的因素在實際工作中發生作用的過程，需要將這些因素放入具體的系統開發實施過程中進行分析。本文采用生命周期法對A集團的系統開發過程進行分析，生命周期法是是一種常用的系統分析設計方法體系，它將信息系統的開發過程劃分為系統規劃、系統分析、系統設計、系統實施、系統運行維護五個階段[3]。分析A集團的系統開發過程，可以看出該集團在系統規劃、系統分析方面只做了少量的工作，系統設計與開發同步進行，開發與調試、實施同步進行，最后投入運行，可見A集團人事管理信息系統開發失敗的原因主要是系統規劃、需求分析、系統設計這三個階段工作的跨越，主要體現在以下三個方面。一是系統規劃不足。系統規劃不足的第一個問題是系統定位不清，體現在系統的戰略定位、功能定位不清晰。由于該系統開發前上級與下屬單位之間的各層管理人員未進行充分溝通，導致不同層級的管理人員各有各對系統的期望，終沒有界定清楚項目的范圍與最終的質量標準。系統規劃不足的第二個問題是在系統開發前未做系統總體結構規劃。該系統是典型的邊設計邊開發，導致了項目后期系統修改的工作量大大增加，資源投入也隨著大幅增長。系統規劃不足的第三個問題是規劃的資源投入不足。A集團由于是首次進行管理信息系統開發，因為缺乏以往的成功案例，不知道要投入多少資源進行開發，導致投入該系統開發的技術力量、時間資源均嚴二是需求分析不充分。需求分析不充分體現在兩方面，一是系統開發前集團召開的需求分析會并沒有實質性的工作成果，人事工作者作為項目開發的重要參與者的作用沒有發揮好。二是信息技術部的技術人員缺乏系統開發的項目管理經驗與技術經驗，沒有進行系統規劃、用戶需求分析并形成項目計劃書的工作經驗，在系統開發前沒有采用科學的調研方法詳細地調查了解人力資源部日常的業務工作流程及其需求，在系統開發過程中以設計者主觀思維為導向，忽視了用戶的需求。需求分析不充分是信息系統開發失敗的最根本原因。三是系統功能設計不實用。該系統在開發前沒有進行系統性的功能設計并形成設計說明書。系統功不實用體現在多個方面，例如，系統批處理數據的功能差；用戶界面功能相似的入口眾多，常令用戶找不到準確的數據錄入與查詢入口；界面模塊功能分類交叉，人事工作人員在錄入一項業務的數據時，需要在系統中進行多次頁面切換，且這些頁面切換被用戶認為是根本不必要的。有做足這三個階段的工作，主要因素可以從Kappelman等人的研究結果中對標識別，一是人員的原因，系統開發項目管理力量單薄，沒有采用科學的項目管理控制措施；技術力量單??；主要的利益相關者，即企業的人事工作專業人員沒有充分地參與系統的需求分析與系統設計工作；二是開發過程中的原因，系統開發周期中，幾份關鍵性的階段性工作文檔沒有完整地形成，它們是系統規劃說明書、系統分析說明書、系統設計說明書，并由于企業是首次進行系統開發，經驗不足，資源投入四、系統二次開發工作建議針對A集團系統開發已經存在的階段性狀況，本文嘗試為其二次開發提出改進建議。A集團開發的人事管理信息系統由于采用了其總公司系統中成熟的數據庫結構，所以就數據庫結構、數據邏輯本身而言是合理的，之所以不被用戶采納，主要原因是用戶界面不友好、實用性差?；谶@兩個原因，建議采取以下措施進行改進：1、重新進行用戶需求分析，界定系統功能范圍與質量人力資源部要指派專家配合信息技術部門制定出詳細的用戶需求分析計劃，采用科學的調研方法，梳理各項人事業務流程及這些流程涉及到的文件、工作人員及其權限，并形成書面文檔，開發前將各項細節與用2、精簡界面，優化模塊設計。從有效的管理幅度來說界面的模塊入口不宜過多，系統的模塊功能設計需要優化，以做到功能清晰、簡潔直觀為目標，對用戶操作界面進行優化。模塊功能要相互獨立，減少功能交叉項，減少數據冗余，優先在最常用的人事信息管理功能上對系統進行優化。3、優化數據錄入方式。一是增加批處理數據功能，方便人力資源部門將大量既有管理數據批量導入；二是通過工作流程由系統自動更新數據，盡量減少工作流程與數據修改分開操作的情況；三是錄入數據的界面要以工作事件為導向，方便用戶就一項工作涉及的數據在同一個界面全部錄入，改變原來的根據數據文件結構設計用戶錄入界面的模式。4、重新設計系統業務流程。人事工作業務網絡化是人事管理信息系統最能提升人事工作整體效率的價值所在。人事工作業務網絡化需要高效的業務流程設計，高效的業務流程設計需要從實地調研中產生，并需要調整改進企業即有管理模式中不合理的低效率部分，同時充分研究影響業務辦理的各個控制節點及其權限以及工作流。系統業務流程須經仔細調研后，最終形成書面文檔，并經用戶確認后再進行系統開發，可以減少系統開發后期因需要修改而產生的大量工作量。從系統開發的生命周期來看，成功的