***********科技有限公司管理規程標題：OOS及OOT管理規程 起草日期編碼SMP-05-015-00審核日期起草部門質量部批準日期生效日期新建立版本00分發部門：質量部、質保中心、質控中心1.目的：建立OOS、OOT管理規程，保證在檢驗工作中出現的超標、超趨勢結果得到全面分析和正確處理，同時采取必要措施，避免出現超標、超趨勢結果，確保檢驗數據的可靠性。2.范圍：適用于公司及受托方與持有產品相關的各項檢驗數據。3.責任人：質量部經理、QC、QA。4.內容：4.1定義：4.1.1超出質量標準的實驗結果(OOS)OOS-OutofSpecification：結果超出設定的質量標準。4.1.2超出趨勢/預期(OOT)OOT-OutofTrend的實驗結果：結果在標準之內，但是仍然比較反常，因為這個結果與長時期觀察到的趨勢或者預期結果不一致。4.1.3分析錯誤：造成分析結果與真值的偏差的原因是實驗進行中的錯誤，如技術問題的結果。有如下兩方面分析錯誤：表面的（可重復性的）與非表面的（不可重復性的）。前者可以歸結于不正確執行分析（例如，文件的錯誤，非正確的計算/評估，試驗條件不合規，不正確的標準，不正確的樣品/標準品的初始稱重，不正確的稀釋，未校驗的分析儀器），后者可歸結于以前從未檢出過的潛在的錯誤（例如，分析方法的不精確性，不穩定的分析方法引起）。4.1.4產品問題：造成分析結果與真值的偏差的原因是制造的錯誤引起產品質量的缺陷。4.1.5樣品問題：造成分析結果與真值的偏差的原因是樣品準備的錯誤。例如，取樣，樣品混淆，不正確的標示，樣品質量的變更等。4.1.6未知錯誤：造成分析結果與真值的偏差的原因不能被定義為以上三種類型，是偶然發生，不可控的。4.1.7始樣品復檢：用相同的樣品或相同數量的樣品重復實驗。4.2各部門及人員職責4.2.1QA：QA應確保本規程符合當地和政府的有關藥品生產管理規范的要求；對由任何實驗物料／產品產生的OOS結果做出質量決定；對調查進行監督，以確保進行了正確的調查及記錄，且通知了相關部門。4.2.2QC主任：QC主任有責任就本規程的內容要求對檢驗員進行培訓；確保檢驗員無論何時遇到檢驗結果超標情況，都要遵守本規程的要求；指導檢驗員按本規程的要求進行實驗室內部調查；協助實施實驗室以外的調查；確保進行了正確的調查及記錄；確保報告所有的調查結果，且通知了相關部門。4.2.3QC檢驗員：QC檢驗員有責任發現檢驗結果超標情況后停止此檢驗并保存原始物料及試液，并在一天內通知QC主任，并在QC主任的協助下，參與執行本規程所描述的調查步驟。4.2.4質保中心：質保中心有責任發放和存檔OOS報告并記錄于記錄本上；跟蹤未完成的報告。當OOS被確認后，發起并執行實驗室以外的調查；評估此OOS結果是否影響到相關批次；定期對OOS結果及其調查進行回顧。4.3處理流程4.3.1 OOS/OOT實驗結果的鑒定檢驗員對于每一個分析結果都須對照相應的質量標準和歷史趨勢進行評判，以斷定是否為超標或超出趨勢結果。如有異常數據發現，24小時內展開實驗室調查并在最短時間內完成，需立即報告相關責任人，并保留所有樣品、標準品、玻璃儀器、試劑和樣品溶液直到實驗室調查批準總結為止。后續的調查必須去確認每一個OOS/OOE結果的原因。4.3.2調研階段1證明是否為明顯的分析錯誤引發4.3.2.1計算錯誤：重新進行計算，以確定是否為計算錯誤。如必要，重新進行計算公式驗證。如確定為分析錯誤，必須在分析文件中改正，改正后的結果為最終結果，不需要進一步調查。4.3.2.2樣品調查：檢查原始樣品(包括外觀，標簽及包裝，儲存條件，并與同時檢測的其他批次樣品比較)，同時對取樣過程進行調查（包括取樣環境、取樣方法、取樣工具和取樣人員的操作過程等），以確定原始樣品是否具有代表性。如確定為樣品問題，則初始結果及原始樣品判為無效，需重新取樣測定。4.3.2.3實驗室分析過程及相關調查a.復核實驗文件，確認實驗過程及方法正確。b.確認實驗是在現行版實驗方法規定的條件下進行，且系統適用性在有要求的情況下符合要求。c.檢查色譜和光譜等原始數據是否有異常或可疑的信息。d.確認所用儀器已經過校驗且操作正確，包括可能會對結果有影響的儀器軟件的核實。確認正確的操作參數或設定。e.確認試劑、溶劑和標準品使用正確，且在效期內，溶液正確制備。f.檢查玻璃容器中剩余溶液的性狀和體積，并檢查所用容器是否使用正確并沒有可見的污染。g.評估檢驗員的培訓歷史和經驗。h.復測包括原始制備的溶液或進樣溶液(如果調查需要)，或者是新制備的溶液或進樣溶液（如果原始溶液不再有效）。i.評估與OOS/OOT或異常數據同時檢測的所有批次。j.收集該產品的歷史數據（一般推薦該批次附近的10個連續批次的數據或兩年的歷史數據）并評估，以確認是否有趨勢或相關的問題。k.經過以上初始調查，應得到明確的結論證明OOS/OOT是否為明顯的試驗室錯誤引起，否則，需進行到調研階段2。4.3.3調研階段24.3.3.1復檢a.對部分數量的初始樣品進行復檢。應對最初所用的相同的樣品進行復檢，并重復對樣品的處理過程（初始稱量），但應由另一檢驗員來執行。一旦OOS/OOT結果被證實，那么這一批次的產品須被判為不合格品。但如果OOS/OOT結果未被證明，那么可以認為第一次的結果是無效的并由新的數據來取代。b.對本批新樣品進行檢測（再取樣）當第一次的復檢結果顯示與原檢測的差異很大，則在這種特殊情況下，可能會需要重復取樣進行檢測。4.3.3.2對新數據進行計算復檢時每個樣品的檢驗結果應分別評估，不能平均，以便找到OOS/OOT的可能原因只有在特殊情況下才可進行求平均值，如生物學檢測時。隱藏的可變數值的可能性應作為一個問題來看待。在特定情況下，應列出對平均值的相對標準偏差（含量均勻度測量）。當檢測混合物時，不允許進行求平均值來處理數據。對同一樣品溶液的多次進樣結果的平均值可以作為一個結果數據。如果多次測定所獲得的結果有符合標準的也有不符合標準的，那么即使平均值符合標準也應對OOS/OOT結果進行調查來澄清原因。4.3.4結果評估與結論實驗室調查中所有結果的狀態都必須記錄和評估并為最終的產品放行或否決提供一部分依據。批產品質量的評估是基于調查結果和是否通過批準。如果發現OOS/OOT數據的某個原因會導致該數據無效，那么它將不能夠用于批次評估。如果OOS/OOT結果顯示產品質量是受損的（即OOS/OOT被證實），那么在做出放行決定時就必須仔細考慮。一個被證實的OOS/OOT結果必將導致批次產品被拒絕或銷毀。在得到一個不確定的結果時，必須做出合適的決定。一般來說在化學分析中是不允許使用統計學方法的（離群值檢測）。如經實驗室調查后，確認OOS/OOT的根本原因非實驗室原因所致，則應由質量管理部與生產技術部共同進行進一步的調查，如進行偏差處理等行動。質量控制實驗室應按要求提供必要的支持性工作。4.3.5糾正和預防措施必須基于調查的結果而采取預防措施，從而防止更多OOS/OOT結果的發生。首先必須通過執行合適的措施來更正錯誤。不合邏輯的影響因素必須消除，從而防止將來發生不必要的額外的OOS/OOT結果。這對于節約成本也將會有直接影響。在進行趨勢分析時，需提及最迫切需要采取的措施。4.3.6趨勢追蹤按照要求，必須保留OOS/OOT事件的清晰和完整的記錄（可以是紙版或電子版）。對OOS/OOT結果的追蹤活動之一就是定期對有關案例進行回顧。出于評價的目的，一個OOS/OOT結果并不能看作是一個孤立的、可被替換的，該系統應看作是一個整體。對趨勢的分析可以在早期揭示潛在的風險發生的概率，因此可以預防未來OOS/OOT結果的發生。應對（產品、設備、方法）趨勢進行常規監督來防止OOS/OOT結果的發生。例如，如果某產品的含量值經常發生超標，那么這可能就是有之前未檢測出的生產問題存在的信號。當一個設備有產生OOS/OOT結果的趨勢時，則必須對其進行維修、維護和再校準。如，果對設備已進行了維護和再校準后發生OOS/OOT結果的頻率仍然增加的話，更換設備可以作為最終的選擇。該方法適用于類似的程序。就像案例中所示的，方法可能會被闡述得更為詳細。最后，趨勢檢查也必須把人員因素考慮進去。如果（OOS/OOT）錯誤經常是由于員工中某一人而引起的，那么這個員工可能就需要進行額外的更進一步的培訓。4.3.7OOS/OOT調查記錄的編號4.3.7.1記錄編號：OOS/OOT編號由2部分組成，最前部分由兩位數字組