記錄控制程序文件編號QEP-03版次D/0C/10制、修訂日期20178-09-0111-16頁次第頁共5頁文件受控發行（蓋章）制定單位品質部本資料內容為廈門飛德利照明科技有限公司專有之財產，非由書面許可，不得透露或使用本文件或轉變成任何其他形式使用。ThecontentofdocumentistheexclusivepropertyofXiamenFriendlyLightingInc.andshallnotbedistributedorreproduced,ordisclosedinwholeorinpartwithoutpriorpermissionofXiamenFriendlyLightingInc.文件分發明細受文部門份數受文部門份數受文部門份數受文部門份數管理代表1份計劃部1份財務部1份品質部1份業務部1份文控原稿管理部1份采購部1份總經辦1份制造部1份研發技術部1份文件制、修訂記錄制修訂日期版次修改內容制定審核批準2014-12-01A/0新制訂發行；胡雨珊袁家興袁家興2015-10-12A/1文件格式梳理更新，頁碼糾正；胡雨珊周霞周霞2017-05-05B/0追加兩化融合管理文件記錄要求明確各部門職責及記錄的格式潘美婷顏麗霞王長征2017-09-01C/0ISO9001&14001換版潘美婷顏麗霞顏麗霞2018-9110-1165CD/01追加知識產權管理文件記錄要求潘美婷目的：通過控制記錄作業，以提供質量、環境和、兩化融合、知識產權體系符合要求和有效運作的證據。適用范圍：適用于記錄的識別、收集、編制、索引、歸檔、儲存、維護、保存期限及處理作業的相關部門和個人。定義：3.1記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。如：審核記錄、檢驗記錄、檢測報告、設備維修記錄、量檢具校驗記錄、電子記錄等，其媒介體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品、，或是它們的組合。職責：4.1品質部：負責本程序的制定，負責記錄的統一標識和管理控制，使記錄得以切實提供追溯、檢查、分析與改善之用。4.2各部門：本部門記錄的格式設計、填寫、儲存、保管和銷毀，以及所接收記錄管理控制；作業流程：5.1記錄格式的設計：各部門自行設計記錄格式，經本部門負責人審批后，提報品質部文件管理人員確認與登記備案于《記錄清單》上，并將舊版本進行電子檔更換或紙檔記錄限制使用等處理。5.3記錄的填寫要求：5.3.1記錄的內容必須及時、真實、準確、全面、字跡工整、清晰，重要記錄需經校對、審核和批準。5.3.2記錄不得隨意更改，確需更改時，采取刪除線“＝或\”劃改的方式，并在更改處簽名。5.3.3記錄以表格要求的書面或電子檔形式為主，按表格的要求進行填寫、數據信息采集、儲存、共享和使用，如各電子平臺系統的數據采集和儲存。5.1記錄的收集：5.1.1記錄的類別包括數據、參考資料、規格、計劃、工程資料、報告、外來文件記錄、講義培訓教材與資格證書；5.1.2記錄的形式：包括書面形式、電子文檔、照片。5.1.3各作業活動人員，依據作業程序或工作說明書所敘述的方法收集、書寫記錄。5.1.4各作業活動的主管人員，應審查記錄的確切性與完整性。5.2記錄的標識：5.2.1記錄應能識別涉及的產品或作業，并且能顯示發生的時間、報告者或審核者的簽署；5.2.2所有記錄應清晰易于閱讀，所書寫記錄應不易擦拭，如須修改時，應在涂改處劃線并簽章；5.3.3應建立、保持和維護記錄文件，以證實體系符合要求，并有效運行；5.3編制索引和歸檔5.3.1各部門將記錄按其內容、時間順序裝訂成冊，如果需要可按年、月、季度編制索引，分類歸檔，以便追溯。5.3.2檔案管理人員應根據記錄的所屬性質的分類，由檔案索引找出對應檔案夾，依次序歸檔，如無原檔則建新檔。5.4記錄的調閱5.4.1調閱記錄時應經職責主管批準，必要時予以登記；5.4.2借出的文件應維持其整潔和完整性，并不得在其內劃記，非經允許不得拆卸、復印；5.4.3檔案管理人員應仔細檢查歸還文件的完整性后入檔結案。5.5記錄儲存保管與處理：5.5.1記錄應妥善保存，以避免損壞或變質，對于保存在磁帶、軟盤中的記錄還要做好防壓、防磁、防曬等，并及時備份，防止貯存的內容丟失。5.5.2記錄的保管分為兩大類：第一類為現用檔，系指記錄仍在使用狀態，大部分以活動案卷的方法留置于使用或收集者工作場所。第二類為備用檔，系指記錄已過現用期，或產品、合同的生產已告結束，為將來可能使用而保管，一般經匯整后以固定案卷的方式，置放于文件柜或庫房內。5.5.3記錄的保存期限在文件控制程序中予以規定，記錄于備用期限終了后，可以銷毀或繼續保存。5.6外來記錄管理：5.6.1外來的記錄（如供方提供的原材料出廠檢驗報告、計量檢定報告、環境監測報告、行政決定、司法判決、律師函件等）由相關部門保存。5.6.2涉及商業機密或足以影響供應商或分包商營運的質量和、環境和知識產權記錄，不得對外泄漏，非經允許不得復印、復制。5.7記錄的質量保證5.7.1為確保本程序為所有質量、環境和、兩化融合和知識產權活動有關人員所了解，各部門主管應以培訓、例會等方式宣傳貫徹，使本程序能有效的實施。5.7.2各部門主管應留意人員的記錄作業活動，有否遵照本程序執行。并不定期抽查檔案以查核其符合本程序作業要求的程度。5.8電子檔記錄的管理：5.8.1電子數據的維護人員必須確保現記錄的現行有效性；5.8.2IT管理員負責設定網絡中的訪問和更改權限，確保系統的正常運行；5.8.3IT管理員負責新用戶的培訓指導，確保每一個用戶熟知使用方法和使用中的注意事項，規范操作，以保證系統成功運行；5.8.4IT管理員應定期作系統備份，同時監控系統的運行情況，以保證系統的完整性和正確性;5.8