威奧特公司行政管理細則

北京威奧特信通科技有限公司

行政管理細則

為保證公司正常的工作秩序和良好的辦公環境，更好的為公司各部門和公司

全體員工服務，使公司各項行政管理工作有章可循，特制定北京威奧特信通科技

有限公司行政管理細則。

一、公司行政管理細則包括：《辦公管理規定》、《辦公用品管理規定》、

《保密規定》、《復印機和傳真機使用管理規定》、《合同管理規定》、《會議規

定》、《印章管理規定》、《機動車輛管理使用規定》***個部分。

二、本管理規定作為公司員工入職培訓教材的內容之一。

三、本管理規定的最終解釋權屬公司經理辦公會，公司經理辦公會有權根據

國家、北京市及公司實際需要修改本規定各項條款。

四、本規定自批準之日起執行。

擬制：

日期：

審核：

日期：

批準：

日期：

辦公管理規定

為了加強公司各部門辦公室的內部管理，營造良好的辦公環境，提高工作效

率和質量，對員工應遵守的紀律和必具的精神風貌，特作如下規定:

一、儀表儀容

1.公司所有工作人員在工作時間應保持良好的個人儀表，精神飽滿，舉止文

明，

禮貌待人。

2.公司所有工作人員必須衣冠整潔，按著裝規定要求執行。任何時候，在工

作場所不得穿短褲、背心、拖鞋，皮鞋要保持干凈、光亮。注意言行舉止，不得

當眾整理個人衣物。

3.員工要保持個人身體、面部、手部清潔，工服要保持干凈、整潔。

4.上班前不吃異味食物以保證口腔清潔。

5.員工儀容、儀表要符合自然大方的要求，頭發要常洗，不得有頭屑并梳理

整齊，不得混染和制作怪異發型。男員工應每日修剪胡須，發不蓋耳遮領，不得

剃光頭，不留鬢角、胡須。

6.女員工上班盡量化淡妝，但不得濃妝艷抹和噴過濃的香水，男員工不得化

妝。

7.員工上班期間，應隨時自查儀表儀容，發現問題及時糾正。

二、行為舉止

1.

舉止應大方得體，與人交談雙眼應平視對方，不要左顧右盼。

2.

遇上級領導或有客來訪，應立即起身相迎并問好，先請來訪人員入座后，自

己方可坐下；

來客告辭，應起身移步相送。

3.

站立的正確姿勢應是：雙腳與兩戶同寬自然垂直分開（體重落在雙腳上），肩

平、頭正、雙眼平視前方、挺胸、收腹。

4.

注意走路姿勢，在樓道內行走腳步要輕，不得奔跑（緊急情況下除外）。

5.

進入上級領導或其他部門辦公室前，應先立在門外輕叩門三下，征得同意后

方可入內；

若進去時門是關住的，出來時則應隨手將門輕輕帶上。

6.

進出辦公室、電梯時，應主動上前一步先拉開門或按住電梯按鈕，請同行的

客戶、女士或來訪人員先行。

7.

對客戶或來訪人員提出的詢問、疑難、要求、意見，要耐心傾聽，在不違背

保密制度的原則下，有問必答并做到回答準確（對自己無把握回答的應婉轉地表示

歉意，聯系有關人員給予解答，或留下文字記錄，限時予以回復）。

三、言談

1.聲調要自然、清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢，聲量不要過高，亦不要

過低，以免客人聽不太清楚。

2.不準講粗言、使用蔑視和污辱性的語言。

3.說話要注意藝術，多用敬語，注意“請”、“謝”字不離口。

四、電話應答

1.所有來電，務必在三響之內接答。

2.接電話，先問好，再報單位，后講“請問能幫您什么忙？”不得倒亂次序。

3.通話時，聽筒一頭應放在耳朵上，話筒一頭置于唇下約五公分處，不得使

用免提功能鍵，中途若需與他人交談，應用另一只手捂住聽筒或按閉音功能鍵。

4.必要時要做好通話記錄，通話要點要問清，然后向對方復述一遍。

5.對方掛斷之后，方為通話完畢，任何時候不得用力擲聽筒。

6.在公司嚴禁撥打聲訊服務電話；

盡量避免打私人電話；

家人有急事來電，應從速、簡潔結束通話，他人接聽，只代為記錄、轉告。

五、辦公紀律

1.員工應嚴格按公司考勤制度守時守紀。

2.保持辦公室肅靜，工作時間不得大聲喧嘩、呼喚、打鬧、嬉笑、奔跑，不

得哼唱歌曲、吹口哨，妨礙他人辦公。

3.堅守崗位，集中精力做好本職工作。工作時間不離崗、串崗、不吃零食、

閑聊、打瞌睡、躺臥、打牌、聽著與工作無關的音樂和書刊。

4.上班時間嚴禁炒股或辦私事，因公外出應向本部門負責人請假，說明去向

和工作內容。

5.接待來客詢問，不得泄露公司管理制度、IS09000質量體系內容等有關公

司秘密的事項。

6.參加各類會議，應按時到會，保持會場肅靜，對重要事項應做好記錄。

7.保持辦公區內整潔、有序、衛生清潔，不在辦公場所內吸煙、吐痰。

8.愛護一切公有財物，節約使用辦公用品，節約用電，做到人走燈滅，關閉

門窗、空調。

9.下班后，及時整理辦公桌椅，鎖好門窗、抽屜及文件柜。

六、辦公場所衛生

1.保持辦公區的整潔衛生，辦公室應窗明幾凈，辦公桌要求無塵土，嚴禁在

室內放置和亂扔各種雜物。

2.辦公桌面上的文件、辦公用品和設施要碼放整齊，便于查找，嚴禁放置與

辦公無關的雜物，嚴守保密制度。

3.辦公區內，所有廢棄物及容器等須在指定地點集中堆放，專人負責管理。

4.臨時離開辦公桌時，座位要放回原位。

5.辦公室內墻面除懸掛與工作有關的地圖、規章制度、獎狀、白板之外，不

得懸掛與工作無關的物品，懸掛物要統一懸掛在同一水平線上。

七、辦公場所安全

1.

辦公場所不得隨意堆放易燃易爆等危險物品；

不得存放現金、首飾等私人貴重物品。

2.

辦公電器設備（電腦、傳真因工作需要除外）下班后必須斷電，以免發生意外

事故。

3.

辦公室無人時，一定要鎖好門窗，防止物品及文件的丟失；

下班后要仔細檢查并確認任何治安、消防隱患后方可離開。

4.

辦公桌椅、消防器材和設備應根據實際布置定期檢查、保證完好。

公司機要部門（財務部、檔案室等）應有加固的防盜門窗和防盜、報警設備。

接待來訪人員的規定

1、公司各部門業務關系人員來訪或洽談合同等事宜，由人事行政部向被訪

人員予以通報。

(1)經被訪人員確認后，由前臺秘書負責將來訪人員領入會客地點。

(2)被訪人員拒絕接待的，前臺秘書應婉轉回絕或請來訪者留下口信，信息

由前臺秘書轉達當事人。

2、被訪人員不在公司，可以通知被訪人員直屬上級或由人事行政部前臺人

員予以接待，并將信息轉達當事人。

3、一般來訪，應在前廳會客室接待。

4、外來人員需要進入公司辦公區域協助工作的，時間在2天以上的，應到

人事行政部備案，由人事行政部配發臨時工作證件，憑此出入公司。

辦公用品管理規定

1、公司辦公用品的采購、存儲、發放由綜合辦負責，發放后的辦公用品的

保管由領用人負責。

2、新入職員工，因工作需要可以領用以下辦公用品：

簽字筆一支、文件袋一個、文件筐一個、筆記本一本、磁盤一張。

3、員工離職后除消耗性用品外，其余物品交回綜合辦。辦公用品丟失及人

為造成損壞，需要按照原價值的*娥予以賠償。正常使用損耗，以舊換新。

4、公司各部門按需領用辦公用品。領用特殊辦公用品，需要填寫《辦公用品

申領單》，經部門經理簽字，綜合辦經理審核后，予以發放。以下辦公用品做特殊

規定：

(1)名片夾、名片盒、計算器、磁盤盒由部門經理領用，并負責保管；

(2)電池以舊換新，磁盤應節約使用。

(3)辦公設備所用硒骨、墨盒、粉盒以及各種規格的復印紙由前臺秘書負責

統一領出。

6、綜合辦于每月31日統計本月公司及部門辦公用品耗存和領用情況。

保密制度

一、保密范圍：

1、公司重要的文檔性資料及公司高層簽發的相關文件。

2、市場調研分析報告及對策、各種技術方案，質量體系文件以及公司開發

的計算機管理軟件等。

3、銷售方案、業績；

人力資源管理規章制度，公司掌握的員工內部檔案和員工個人資料。

4、公司財務帳目、報表和公司現金流量。

5、公司掌握的客戶資料，其中客戶的身份、住址、聯絡方式、職業、公司

情況、私人及商務行程安排以及個人習慣等。

6、公司經理辦公會討論、通過、形成的重大決策、決議、政策性文件以及

相關會議紀要。

7、標有“保密”、“絕密”的各種報告、文件、請示等。

8、未經公司領導批準公開的文件、資料、圖紙、檔案等。

9、在公司規定的保密層次、知密范圍以內的文件、資料、決策、檔案等；

10、在公司規定的保密時限內的各種文件、資料、決策等；

11、公司總經理明示的其他需要保密的事項。

二、保密原則：

1、所有保密范圍內的各種文件、圖紙、資料等由公司行政部統一管理，任

何人不得據為己有，借閱需按規定程序，及時歸還。

2、所有在保密范圍內的各種文件、圖紙、資料等未經副總經理或總經理批

準，不得對外傳閱、復印或通過電子郵件等其它方式對外泄露。

3、員工不得探聽或泄露公司的機密，不得與知密范圍以外的人員談論公司

機密。

4、未經副總經理或總經理批準，不得以公司名義對外發表任何有關公司的

意見、文章、信函、報告、請示、談話等。

5、對外聯系工作、簽定合同、談判、參加各種會議及外事活動，均要取得

公司副總經理或總經理的授權。授權以外涉及機密的問題，應予以回避。

6、公司各級別員工無論任何理由，一律不得將文件、圖紙、資料、檔案等

攜帶回家。下班前必須將文件整理鎖好，不得任意擺放在桌面。

7、所有保密范圍內的各種文件、圖紙、資料、廢棄文稿等的銷毀，必須事

先予以檢查并按照規定程序銷毀。

三、泄密責任：

1、發生泄密事件后，必須立即向公司匯報，不得隱瞞不報；

公司將根據泄密情節嚴重程度及所帶來的后果，依據《公司獎懲條例》予以相

應的處罰。

2、員工辭職或被辭退后，不得將具有保密效力的文件資料帶走，如在新的

公司，新的職位上使用，而使我公司受到名譽、經濟損失的，公司有權通過法律

手段追究其責任。

復印機和傳真機使用管理規定

1、部門復印資料，須自覺先登記，再復印。一次復印50份以上或100頁以

上的文件資料，須由綜合辦經理或副經理批準。

2、需要復印的文件資料，屬于保密級資料的，須按照規定程序批準后，由

綜合辦主管專人負責復印，任何人不得擅自復印。

3、公司復印機概不對外，不得復印與工作無關的私人資料。

4、為了使復印機更好地發揮作用，延長使用壽命，每次復印達100張時，

須過10分鐘再繼續復印工作。

5、復印時報廢文件、資料，屬于保密性質的，應立即銷毀，不得外傳，非

保密性質的文檔資料，紙張可以重復使用，以厲節約。

6、傳真機由綜合辦前臺秘書負責維護、使用。各部門接、發傳真需要登記,

由前臺秘書協助收、發。

7、公司傳真機不得傳真私人資料，一經發現，符予以嚴肅處理。

8、如未按上述條款執行，造成文件流失、機械損失，由當事人承擔一切責

任。

傳真登記表

日期

傳真資料名稱

張數

部

門

申請人

執行人

備注

復印登記表

日期

復印資料名稱

紙型

張數

部

門

復印人

備注

合同管理制度

為了保護本公司作為當事人的合法權益，保證經濟計劃的順利執行，避免產

生經濟合同糾紛，提高經濟效益，特制定如下制度：

1、對外簽訂經濟合同，必須以《中華人民共和國經濟合同法》制訂。

2、凡對外簽訂經濟合同需填制《合同鑒審單》，各有關部門逐項填寫后，將

合同原件及《合同鑒審單》送直屬上級審批。合同由公司法人代表或法人代表授權

人簽字。

3、簽訂經濟合同需由對方單位提供其企業法人營業執照復印件、法人代表

證明書以及法人授權委托證明書（由企業法人代表簽署合同的，只需提供前兩份資

料）。

4、與個人簽訂經濟合同，對方需提供其個體工商營業執照復印件以及身份

證復印件。

5、對外簽訂合同須加蓋公司合同專用章，否則所簽訂的合同一律無效。

6、由領導會簽審核后正式簽署的合同，應由綜合辦蓋章、編號、歸檔。一

式四份，對方兩份，公司兩份（歸檔一份，財務部一份）。復印給執行部門一份，

商務部一份。

7、財務部負責審核合同的付款形式、付款數額、付款時間，嚴格執行合同

條款及公司合同管理制度，對原始憑證不齊、不符合政府及公司要求的付款申請

可以拒付;

對合同在付款、監督、結算方面負專業責任。

8、合同正本一份同有關附屬資料，包括《合同鑒審單》、對方單位的企業法

人營業執照復印件及《法人代表證明書》、《法人代表授權委托證明書》一并由綜

合辦存檔備案。

9、合同簽定必須秉公辦事，不得以權謀私、索賄、受賄。違反者不論其職

務高低，均按其情節輕重，給予警告、降級、直至開除處理。

合同鑒審單

合同名稱：

合同編號：

經辦人

部門負責人

相關部門

財務負責人

主管副總經理

總經理

備注

會議規定

為了進一步規范公司內部管理，增強工作的計劃性，協調公司各部門之間關

系，使公司日常工作有條理、有計劃，促進公司經濟效益的提高，根據《公司法》

和本公司運作需要，特制定有關會議制度。

1.0

經理辦公會議制度

1.1

經理辦公會議的主要任務是：

1）討論決策公司的重大事項。

2）部門匯報上周工作情況及存在的問題和下周工作計劃。

3）交流各部門的工作。

4）對有代表性的問題進行討論并得出結論或制定處理方案。

5）公司布置本周的具體工作。

1.2

經理辦公會議每周一早8：30召開一次，根據公司工作需要可召集會議。

1.3經理辦公會議由總經理主持，總經理因事不能參加，可委托副總經理主

持召開；

參加人員為總經理、副總經理、各部門經理，組長，若因會議需要，可請有

關部門有關人員參加。

1.4

綜合辦部負責經理辦公會議通知和會前各項準備工作。

1.5經理辦公會議由綜合辦助理做好記錄，會后對公司布置的重要工作形成

紀要，由總經理或其委托人簽發后下發，以便貫徹實施。

2.0

全體員工大會

2.1

全體員工大會的主要任務是宣布重大事項、決議、決定。

2.2

全體員工大會根據實際工作需要半年舉行一次。

2.3

全體員工大會由總經理主持，公司全體員工參加。

2.4

綜合辦負責全體員工大會的時間和地點，會議通知和會前各項準備工作。

2.5

全體員工大會由綜合辦助理做好記錄，會后對重大事項、決議、決定形成會

議紀要，由總經理簽發后下發，以便貫徹實施。

2.6

綜合辦部負責督查全體員工大會各項決定的執行情況，并向總經理匯報。

3.0

部門/專題會議

3.1

部門會議的主要任務是交流部門內部工作、對有代表性的問題進行討論并得

出結論或制定處理方案；

專題會議的主要任務是就某一或多個專題進行討論并得出結論或制定處理方

案。

3.2

部門/專題會議根據實際工作需要由部門經理/專題小組負責人確定召開時間、

地點和出席者，會議通知和會前各項準備工作，并主持會議。

3.3

部門/專題會議由主持人指定專人記錄，會后對專題討論結果形成會議紀要，

由部門經理/專題小組負責人簽發后向主管上級匯報并下發有關各方，以便貫徹實

施。

3.4

部門經理/專題小組負責人負責督查專題會議各項結論或方案的執行情況，并

向主管上級匯報。

4.0

外部會議

4.1

外單位主持召開的外部會議

4.1.1外單位主持召開的會議，必須事先經總經理知悉，由總經理確定參會

人員(會議明確參加人的除外)，由總經理秘書按總經理指示通知參會人員。

4.1.2外部會議由參會人員做好會議記錄，會后形成會議紀要，由我公司參

會人員中職位最高者簽發后向主管上級匯報。

4.2

我公司主持召開的外部會議

4.2.1我公司主持的由外單位派人參加的會議、洽商、談判由總經理或授權

人確定外單位及本公司的參會人員。

4.2.2總經理或授權人指定專人負責會議通知和會前各項準備工作。

4.2.3總經理或授權人指定專人做好會議記錄，會后形成會議紀要，由總經

理或授權人簽發后下發公司內部有關各方，以便貫徹執行。

4.2.4總經理或授權人指定專人負責督查會議布置各項工作的執行情況。

1、附則

(1)參加會議人員必須按會議規定時間、地點準時參加，不得無故缺席、遲

到或中途退席。如有特殊情況應事先征得會議主持人同意。

(2)會議應切實做到“議題明確、實事求是、內容扼要、語言簡練、討論集

中”。

(3)會議決定的事項，不得隨意變動，會后按照會議要求及精神傳達貫徹,

不得擴大傳達范圍或任意外傳，對違反公司保密規定的，予以嚴肅處理，嚴重者

予以辭退。

北京威奧特信通科技有限公司

會議紀要

簽發人：

時

間：

年

月

日

時

地

點：

參加人員：

主持人：

記錄人：

會議議題：

會議內容：

報：

抄：

印章管理規定

印章是公司或部門權力的象征，應當嚴格管理:

1、印章要由專人保管

(1)公司章、合同印章及法人名章由綜合辦指派專人保管；

(2)財務專用章由財務部指派專人保管；

(3)部門印章由部門指派專人保管。

2、使用印章須先填寫《用章登記表》，經批準后方能蓋章。

(1)蓋公司印章，屬一般事務，須經副總經理簽字批準，屬重大事務，須經

總經理批準；

(2)加蓋公司合同印章的，須經副總經理或總經理批準；

(3)加蓋公司財務專用章須經財務部經理、批準；

(4)加蓋部門印章，須經過部門負責人批準；

(5)加蓋法人名章，須經總經理批準；

3、凡經總經理或總經理委托副總經理簽署的文件、制度、合同、標書等，

在經手人登記后，直接蓋章。

4、公司各類印章原則上不攜帶外出，如因特殊公務需攜帶外出使用，須經

公司副總經理批準，并須有二人同行，辦理借用手續，如期歸還。

5、因業務需要持空白介紹信或文件加蓋公司印章時，須經副總經理批準，

經手人登記后發出；

如未使用或未用完的，應如數交回綜合辦，適時核銷。

6、公司各類印章不能私自為公司以外人員出具證明、介紹信等。凡遇有特

殊情況，應按印章管理制度程序辦事。

7、印章的刻制、更換一律由綜合辦辦理，上報副總經理，批準后方可刻制。

8、廢棄的印章由綜合辦統一收回保存或銷毀。

9、各部門辦理事宜需要用到營業執照副本、企業機構代碼證副本、地稅證

副本、國稅證副本時，需要登記事由后，經由副總經理批準后方可使用或借出。

10.營業執照副本、企業機構代碼證副本、地稅證副本、國稅證副本，以上四

種副本復印件使用前，應在其上注明事由，并加蓋公章。

使用印章登記表

日期

部門

需蓋章資料全稱

申請人

審批人

經辦人

備注

機動車輛管理使用規定

為了加強公司機動車輛的管理，合理調度機動車輛，確保公司的正常運行，

對公司機動車輛使用特作如下規定：

一、司機工作守則

1、公司司機要嚴格遵守道路交通管理條例及安全行車的有關規定，嚴禁酒

后開車。否則，所造成的經濟損失，由司機個人承擔。

2、司機要堅守崗位，做好隨叫隨到，并做好車輛保養工作，做到“三勤”，

即勤檢查、勤保養、勤擦洗。

3、車輛由指定司機駕駛，未經公司領導批準，不得交給他人駕駛。否則，

將追究司機責任，一切后果由司機本人承擔。

4、做好出車前的車輛檢查工作，保證順利出車。

二、用車管理

1、公司車輛由綜合辦調度。

2、車輛應保證公司領導的工作用車和各部門行政業務用車。

3、各部門用車須提前一天向部門負責人申請，填寫《派車單》，經部門負責

人同意簽字交綜合辦批準后，方可出車。如遇特殊情況，未提前申請且事情緊急,

用車部門應由部門經理寫明理由，再由綜合辦進行調配。

4、各部門外出