檔案工作人員分工及崗位責任制

一、工作人員分工

分管領導：韋松譯

辦公室主任：唐兵

檔案管理員：韋美耐

兼職檔案員：周海洋

二、各成員職責

（-）分管檔案工作領導責任制

1、領導本機關的檔案管理工作。

2、審定本機關檔案管理各項制度，并監督貫徹執行。

3、解決檔案工作中的實際問題。

（二）主管檔案工作辦公室主任責任制

1、—制定檔案管理制度，并認真執行。

2、抓好本機關檔案建設與管理工作。

3、定期—檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規和方針政策，不斷提

高檔案管理人員的業務技能。

（三）檔案管理員崗位責任制

1、對機關各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工

作進行監督和指導。

2、負責集中統一管理本機關各種門類和載體的檔案以及有關資料。

3、為黨和國家積累檔案財富，按規定將具有長遠保存價值的檔案向縣檔

案館移交。

4、貫徹執行檔案工作的法律、法規及各項方針政策，建立健全檔案室的

各項規章制度。

5、對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉各

項工作服務。

6、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

（四）兼職檔案員責任制

1、協助檔案管理員做好本機關各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔

工作。

2、負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。

3、辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

檔案室工作職責

一、貫徹執行上級關于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項

規章制度，制定本單位檔案工作的相應制度，并—實施。

二、貫徹執行黨和國家關于保守黨和國家—的規定，認真做好檔案的安

全、保密和保護工作。

三、制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。

四、按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定

工作，并按各自要求及時歸檔。

五、對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發工作；

熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。

六、準確及時地搞好各類檔案的轉遞、銷毀和統計工作。

七、嚴格執行檔案室有關查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，

為有關部門提供檔案的有關情況。

八、負責檔案室庫房的日常管理工作，嚴格按照八防的要求，保證檔案庫

房的安全和衛生。

九、加強業務學習，不斷總結經驗，提高服務質量，完成政府領導交辦的

其他有關檔案業務工作。

檔案室管理制度

一、認真貫徹《一檔案》和其他有關檔案工作的規定。

二、檔案案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。

三、各種檔案須科學管理，存放有序，查找方便。

四、各辦公室、村、部門單位借閱檔案須經主管領導同意，并辦理借閱登

記手續，借閱人要愛護檔案原件，用后及時歸還。

五、嚴格保密制度做好檔案安全保密工作。未經批準，不得將檔案帶出檔

案室，檔案內容不得私自抄摘、復印和隨意傳播。

六、外單位借閱利用檔案，須持有單位介紹信，注明利用目的，經主管業

務領導同意，才能借閱。

七、經常檢查檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。

八、做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防高溫等工作，

定期檢查保管情況，確保檔案的安全，做到無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。

九、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的（范本）保密制度規定，嚴守—O

在調換工作時，對所管的檔案要辦理移交手續，離職后對所了解的—情況，不

得泄露。

十、檔案管理工作人員，對工作認真負責。

檔案收集和整理制度

一、檔案收集。要按照國家、政府的有關規定，把黨委、人大、政府、政

協及各辦公室分散的文件材料及各種資料，經過挑選，集中于檔案室統一管理。

任何部門和個人都不得私自保存、占有、銷毀和帶走應歸檔的材料。

1、依法按章。檔案的收集必須依法按章。要求政府的全體機關干部職工都

要明了檔案管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責的觀念，增強檔案意識，

明確工作性檔案資料與個人資料的區別，個人不能把應當歸檔的工作資料占為已

有而拒不歸檔。

2、完善機制。檔案的收集必須建立必要的機制，對收集的范圍、對象、時

限等有明確的要求，建立必要的工作制度和考核制度。

3、建立網絡。由于政府的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料

的收集要建立必要的—網絡，有關條線和各個層面都應有相關的節點，每個節

都要有具體的責任人。

二、檔案整理。是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料，進行基本

的分類的組合和編目，使其系統化、科學化，有利于檔案的保管和使用。

1、科學分類。隨著改革的不斷發展，改革實踐中形成的資料也必然會超出

上級文件規定的分類范圍。因此，在改革實踐與時俱進的新時期，相關的檔案資

料分類規則也必然不斷發展，各單位應該尊重這一現實，積極探索，同時又必須

及時與上一級檔案管理部門聯系，爭取指導，服從整體調控，不各行其是。

2、保持結構完整性。政府檔案的整理，要按照黨群、行政、財務和經營管

理活動過程中所形成的檔案資料自身規律，保持其結構的完整性。

3、保持整體系統性。政府檔案的整理，還要按照政府檔案的來源、時間、

內容和性質等條件，保持其歷史聯系，保持其整體的系統性。

文書檔案立卷歸檔制度

檔案是本單位在工作活動中形成的保存備查的原始記錄。為了歸檔文件材

料的齊全完整，提高歸檔案卷的質量，結合實際制定本制度。

（一）凡是各項工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件及其他材料,

均屬于接收范圍。具體包括重要的收發文件、會議文件、內_文件、__、調查

報告、會議記錄、工作計劃總結、重要信訪件、統計報表、財務報表、電報、電

話記錄、本單位編印的刊物、聲像材料以及圖表、簿冊等。以上應立卷歸檔的文

件材料，由各辦公室文書管理人員負責—整理、立卷，并按期向檔案室移交，

任何人不得私自拆取和銷毀文件材料，也不得據為己有。

（-）文件立卷工作實行誰辦理誰立卷的原則，即由哪個辦公室辦理的文

件材料，就由哪個辦公室立卷歸檔。

（三）歸檔的文件材料要按規定進行分類，每份文件的頁數及卷內目錄、

備考表應齊全完整，每一案卷一般不得超過200頁。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、

請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起組卷。

（五）不同年度的文件，一般不得放在一起立卷。跨年度—請示與批復，

放在復文年份立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的總結放在針對的最

后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

（六）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依

序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定

稿在后。

（七）卷內文件材料應按照排列順序，依次對文字的每面材料編寫頁號，

正面頁號編在右上角，背面頁號編在左上角。編寫頁號一律用黑色鉛筆，并做到

不重復、不漏頁。號碼一律用—伯數字。

（八）歸檔的案卷必須按規定的格式填寫卷內文件目錄和備考表，填寫的

字跡要工整、清晰，一律用毛筆或鋼筆書寫，鋼筆要求用炭素墨水或藍黑墨水,

禁用純藍墨水。卷內文件目錄放在卷首，備考表應置卷尾。

（九）卷宗內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應裱糊，理順取

齊，案卷采用三孔一線的方法裝訂，孔距7公分。

（十）案卷標題要簡明，準確反映卷內文件材料內容，要用鋼筆書寫或微

機打印，字跡要工整、清晰，標題末尾不用句號，保管期限欄內必須填明保管

期限。

（十一）歸檔。每年月底以前，各部門必須將上年度的文件材料及相關

資料整理立卷，向檔案室移交歸檔。歸檔時，交接雙方核對案卷，并在檔案移交

登記表上簽字。

檔案利用制度

一、檔案室檔案，主要是供各辦公室及上級領導機關利用。

二、檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據—工作的需要，編制必要

的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為全局工作服務。

三、凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批

注、剪裁、拆卷和折疊。

四、利用檔案工作結束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，

及時交檔案室存查。

五、歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷不

符或其他問題，應及時報告。

六、檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結經驗，

做好檔案開發利用工作。

檔案保密制度

一、檔案管理人員必須認真學習貫徹執行《保密法》和《保密法實施辦法》,

增強保密意識，正確認識和處理新形勢下的保密工作，對黨和國家—具有高度

責任感，無論在任何情況下，都要以確保國家—安全為重，確保保密檔案的安

全。

二、保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密

的法律和行政法規辦理。

三、保密檔案要嚴格限制查閱利用范圍，查閱利用須經領導批準。利用保

密檔案，嚴禁復印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、褶皺，如發現此類

情況，應及時追查并報告領導。

四、保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執行保密紀律，對失密、—

事件要及時報告并認真查處，情節嚴重者要追究法律責任。

五、檔案管理人員要嚴守—，不得將保密檔案私自帶出檔案室，不得將—

文件材料帶進公共場所，不得向無關人員泄露檔案收藏情況，不得在辦公室與非

工作人員談論檔案—，不得在公用電話、—電報、普通郵局辦理—事項。

檔案保管制度

一、檔案室（庫）由專人管理，未經工作人員許可，不得擅自進入檔案室

（庫

二、嚴格執行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案。

三、檔案保管工作要做到四不。不散、不亂、不丟、不壞。

四、檔案閱覽室及檔案室（庫）內嚴禁吸煙，嚴禁在其周圍堆放易燃—

物品。

五、檔案室（庫）要保持衛生清潔，做到八防。防潮、防塵、防光、防火、

防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全。

六、隨時檢查檔案室消防設備、電器電源及門窗等設施設備的安全情況，

發現問題要立即向領導報告，并采取有效措施及時解決。

檔案查閱、借閱制度

一、查閱檔案，必須在檔案室進行。政府機關各辦公室查閱檔案須與檔案

管理人員聯系，并履行審批登記手續。外單位查閱檔案，必須持單位介紹信，經

局檔案管理領導批準，并辦理登記手續后方可進行。

二、查閱檔案，如需復印或摘抄，需經檔案管理領導同意。復印材料由檔

案管理人員負責辦理，摘抄的材料，由檔案管理人員認真—核對無誤后加蓋印

章，以資證明。

三、檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，可持單位介紹信，說明原

因，經政府檔案管理領導批準，履行借閱手續。

四、借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應辦理續借手續。借

閱的檔案必須妥善保管，不得_、遺失或轉借他人，更不得在材料上涂改、污

損或作任何標記。

五、歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，并

在借閱登記簿上注明歸還時間。

檔案鑒定和銷毀制度

一、政府檔案鑒定小組負責對本局保存的檔案進行鑒定。

二、政府檔案鑒定小組每年年初對各辦公室交回的案卷進行鑒定，對不符

合要求的案卷退回重新整理。每年年終根據《檔案保管期限表》的規定，對超過

保管期限的檔案進行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案。

三、銷毀檔案需逐卷登記造冊，經政府檔案管理領導簽字批準，在指定地

點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監銷。監銷人員要認真負責，防止在銷毀過程中

遺失材料，保證絕對安全。

檔案統計制度

一、檔案統計工作由檔案管理員負責。

二、檔案統計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、

系統。

三、統計內容主要有。檔案機構人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資

料收進和移出數量，檔案利用情況，檔案庫房、設備情況以及上級機關和檔案部

門要求統計的其他內容。

四、上級機關和檔案部門要求報送的各種統計報表、資料，必須按照要求

統計、填寫，經領導審批后方可報出。

五、各種檔案統計報表、資料、情況分析均應存檔。

本制度從印發之日起執行。

檔案工作人員崗位責任制

一、認真學習和貫徹執行《_檔案法》、《—省檔案管理條例》及黨和國

家有關檔案工作的方針、政策，不斷提高法制觀念，嚴格依法治檔。

二、熱愛本職工作，鉆研業務知識，努力提高業務水平，忠于職守，嚴格

遵守檔案工作的各項規章制度。

三、負責本鄉（鎮）黨委、政府、人大主席團、群團等單位形成的各種門

類、各種載體的檔案及有關資料的收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作，

并指導、統計轄區內各村民委的檔案管理工作。

四、認真做好檔案的安全防范工作，確保檔案的完整與安全。

五、建立、完善檔案工作的管理和檢索體系，開展檔案編研工作，積極開

發檔案信息資源，做好檔案服務工作。

六、做好檔案保密、查借閱登記等各項工作。

七、積極完成領導交辦的各項工作任務。

檔案保管制度

一、本鄉（鎮）建設工作職能活動中形成的各種門類、不同載體的檔案資

料，應按檔案法規有關規定，實行集中統一管理。

二、檔案要有專人管理，有存放檔案的專用庫房、檔案箱柜、裝具，并定

期進行檢查，發現問題要采取有效措施及時處理。

三、做好檔案的安全防范工作，檔案保管要做到防高溫、防潮、防塵、防

盜、防鼠、防蟲、防光、防火，確保檔案的安全。

四、檔案庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃—物品和各種雜物，保持庫房

內整齊清潔。

五、檔案要按不同門類、載體、保管期限分別排列存放。

六、要開展檔案的統計、編研工作，建立全宗卷，完善檔案管理和檢索體

系。

七、檔案工作人員要嚴格執行工作制度，檔案出入柜應清點無誤，不允許

擅自借出檔案和隨意攜帶檔案外出。

八、檔案工作人員工作調動或離開本工作崗位時，要嚴格辦理檔案移交手

續。

檔案查借閱利用制度

一、查借閱檔案，需經分管檔案工作的領導批準，并填寫《檔案查借閱登

記表》。

二、檔案一般不外借，因特殊情況需外借的，必須經分管檔案工作的領導

批準。檔案不得轉借他人，不得遺失，用后按時歸還，借出時間均不得超過一個

星期，確需繼續借閱時要辦理續借手續。

三、利用者必須注意保護檔案，妥善保管，不得遺失，并負有對其內容保

密的責任，不得污損、拆散、撕毀案卷，更不允許涂改、圈點、劃杠、批注和抽

頁。禁止在查閱檔案資料時吸煙、喝水。

四、查借閱檔案人員，必須遵守本制度，違者檔案管理人員有權拒絕查借

閱。如有損壞，遺失和泄露檔案一現象，要依法追究當事人的責任。

檔案保密制度

一、檔案工作人員必須執行《__檔案法》、《——保守國家—法》及有關保

密規章制度，自覺遵守保密紀律，采取一切積極措施，保守檔案—o不該說的

絕對不說；不該問的不問；不該看的不看；不該記的不記；不在私人通訊

中涉及—;不在公共場所和家屬、朋友談一；不在不利于保密的地方存放檔案;

不在普通郵局、普通電話、明碼電報中傳達—事項；不攜帶檔案瀏覽、參觀、

探親、訪友和出入公共場所。

二、利用檔案者必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、

范圍無關的檔案。

三、嚴格執行檔案文件的翻印、復印規定。必須復印者需經有關領導批準,

并按有關規定執行。

四、銷毀保管期滿檔案和不歸檔文件材料要進行鑒定，并按規定辦理檔案

銷毀手續。

五、對泄露檔案—者，要依據《保密法》嚴肅處理。

立卷歸檔制度

1、為了確保各項文件材料完整無缺，提高案卷質量，根據本鄉鎮實際，

制定本制度。

2、本鄉鎮各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種文件材料，均屬

于立卷歸檔的范圍。具體范圍按檔案管理辦法的有關規定執行。

3、應當立卷歸檔的文件材料，須交統一保管，任何個人不得據為己有。

4、立卷整理的文件材料一般在第二年內（一般一月底前）向檔案室歸檔。

5、歸檔的案卷必須符合質量要求。

6、歸檔的案卷必須編制移交目錄，交接雙方根據移交目錄，清點核對并

履行簽字手續。

檔案工作人員崗位責任制

一、分管檔案工作的村領導職責

1.加強對村委會檔案工作的領導，把檔案工作納入村委會的整體發展規

劃，列入村議事日程，督促分管部門按上級和村委會檔案室要求做好檔案管理

工作。

2.關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持,

及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與村委會的各

項工作協調發展。

二、分管檔案工作的各系、處部門領導職責

1.配備具有較好政治、業務素質的兼職檔案人員，并保持相對的穩定。

2.將檔案工作納入本部門的議事日程（每學期研究一次檔案工作），幫助

兼職檔案人員解決工作中的實際困難。

3.—本部門人員學習檔案法規，執行村委會檔案工作的規章制度。

4.疏通渠道，嚴格制度，督促本部門有關人員注意平時各類文件材料的形

成積累，積極配合兼職檔案人員的立卷、歸檔工作。

5.協同檔案室監督、檢查本部門文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收的

全過程，保證本部門歸檔的及時和案卷的質量。

6.負責檢查本部門兼職檔案人員履行檔案崗位職責的情況。

三、各立卷部門兼職檔案人員職責

1.堅持平時立卷，根據本部門不同種類文件材料形成特征和村委會預立卷

類目，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔。

2.負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸

檔文件材料完整、準確、系統。

3.歸檔案卷做到組卷合理，編寫頁號準確，案卷目錄填寫清楚，案卷標題

簡明扼要。

4.主動接受檔案室的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室歸檔。

5.積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。

檔案人員崗位責任制

一、認真學習、宣傳、貫徹執行《檔案法》和上級有關檔案工作的

方針、政策與規定，熱愛本職工作、刻苦學習檔案專業知識、

搞好檔案管理，充分發揮檔案的作用。

二、參加檔案在職培訓和繼續教育，提高綜合能力。

三、負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用統計工作。

四、堅持文件收發登記和平時立卷制度，在文件收集完整齊全的基

礎上，于次年完成上年文件材料的整理歸檔任務。

五、認真執行《保密法》，嚴格保守檔案—每年對檔案進行一次

核對工作，維護檔案的完整與安全，屐行應有的法定職責。

六、切實搞好對檔案保護的各項措施，最大限度地延長檔案壽命，

認真負責檔案的鑒定工作，按規定銷毀已過期無保存價值的檔

案。

七、熱情接待檔案利用者的查詢、借閱工作，認真做好檔案利用登

記，加強責任心、積極提高檔案利用工作，為本單位各項工作

服務，為經濟建設服務，為水利建設服務。

八、嚴格按《檔案法》、《保密法》及有關制度辦事，發現違法事

件及時向檔案行政管理部門—