檔案與文檔管理制度第一章總則為了規(guī)范企業(yè)的檔案與文檔管理工作，確保信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，訂立本《檔案與文檔管理制度》（以下簡稱“本制度”）。本制度適用于我公司及子公司的全部部門和員工，包含各級管理人員、職工和臨時工。全部人員都應遵從本制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案與文檔管理工作的順利進行。第二章檔案管理第一節(jié)檔案歸檔與管理檔案的歸檔企業(yè)依照國家有關(guān)規(guī)定對緊要的業(yè)務橫向和縱向檔案進行歸檔。檔案歸檔時，應依照檔案分類歸類，確保檔案的有效管理和使用。檔案歸檔文件夾應注明文件名稱、創(chuàng)建日期、歸檔人員等信息。檔案的管理歸檔的檔案應設(shè)置特地的檔案室進行管理，確保檔案的安全、完整和可檢索性。檔案室負責人應訂立檔案存放、檢索、借閱等管理制度，并定期進行檔案整理和巡檢。檔案的借閱應經(jīng)過授權(quán)，并填寫借閱登記表，確保檔案的使用追溯和安全。檔案的保管期限及銷毀檔案的保管期限依照國家規(guī)定執(zhí)行，過期的檔案應及時銷毀，確保檔案的及時清理。檔案銷毀應依照規(guī)定的程序進行，銷毀前需經(jīng)過檔案室負責人或其授權(quán)人員審核，并填寫銷毀記錄。第二節(jié)電子檔案管理電子檔案的保管與備份電子檔案應依照分類進行存儲，建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存放在安全可靠的地方，以防數(shù)據(jù)丟失。電子檔案備份記錄應由專人負責，備份周期不得超出一個月。電子檔案的安全與訪問掌控電子檔案應采取措施確保數(shù)據(jù)的安全，防止非法訪問和竄改。電子檔案的訪問權(quán)限應依照職責分級設(shè)定，僅授權(quán)人員可以訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。電子檔案的遷移與轉(zhuǎn)換電子檔案的遷移和轉(zhuǎn)換應嚴格依照規(guī)定的程序進行，避開數(shù)據(jù)丟失和格式變動。電子檔案遷移或轉(zhuǎn)換后，應測試數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并做好遷移或轉(zhuǎn)換記錄。第三章文檔管理第一節(jié)文檔的創(chuàng)建與命名文檔的創(chuàng)建各部門應依據(jù)工作需要，合理布置文檔的創(chuàng)建工作。文檔應依照規(guī)定的模板和格式進行創(chuàng)建，確保文檔的規(guī)范性和統(tǒng)一性。文檔的創(chuàng)建人員應負責文檔內(nèi)容的準確性和完整性。文檔的命名文檔的命名應簡明扼要，與文檔內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，便于查找和識別。文檔命名不得包含特殊字符和非法字符，避開命名混亂和沖突。第二節(jié)文檔的存儲與共享文檔的存儲文檔應依照分類進行存儲，建立統(tǒng)一的文檔管理平臺或文件夾。存儲的文檔應定期進行備份，確保文檔數(shù)據(jù)的安全和可靠性。文檔存儲平臺的服務商應具備安全性和穩(wěn)定性，確保文檔的在線存儲。文檔的共享文檔的共享應依照職責進行，在確保數(shù)據(jù)安全的前提下進行授權(quán)共享。共享文檔的權(quán)限應設(shè)定明確，避開權(quán)限濫用和數(shù)據(jù)泄露。第三節(jié)文檔的修改與審批文檔的修改文檔的修改應經(jīng)過授權(quán)人員的審批，并記錄修改時間和修改內(nèi)容。修改后的文檔應替換原文檔，并保存修改痕跡，以備查找和追溯。文檔的審批需要進行審批的文檔應依照規(guī)定的流程進行審批，確保文檔的合規(guī)性和準確性。審批人員應依照規(guī)定的時間和要求進行審批，并填寫審批看法。第四章監(jiān)督與評估監(jiān)督各部門負責人應定期對檔案與文檔管理工作進行檢查和監(jiān)督，確保工作的按規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督人員應及時發(fā)現(xiàn)問題和不合規(guī)情況，并及時進行整改和處理。評估定期對檔案與文檔管理工作進行評估，發(fā)現(xiàn)問題并改進工作流程。依據(jù)評估結(jié)果，及時修訂和完善《檔案與文檔管理制度》。第五章附則本制度自發(fā)布之日起生效。如有其他部門、子公司需訂立增補的規(guī)章制度，應遵從本制度并報經(jīng)公司管理層審批。任何違反本制度的行為都將受到公司紀律的管束，并承當相應的法律責任。本制度由公司負責人負責解釋，并有權(quán)進行必需的修改和調(diào)整。以上是本企業(yè)檔案與文檔管理制度的認真內(nèi)容