第三章秘書的日常事務(wù)工作

引入案例主要內(nèi)容本章小結(jié)案例分析實踐訓(xùn)練學(xué)習(xí)目標第一節(jié)辦公環(huán)境的管理第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第三節(jié)接打電話與處理郵件第四節(jié)印信與保密工作主要內(nèi)容第三章秘書的日常事務(wù)工作

電子教案模版配色（1）（一）學(xué)習(xí)目標1.知識目標了解秘書日常事務(wù)工作的內(nèi)容熟悉工作環(huán)境的布置理解領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則2.能力目標掌握接打電話及處理郵件的基本方法掌握印信與保密工作的方法學(xué)習(xí)提示3.素養(yǎng)目標提高審美，品位高雅修心養(yǎng)性，耐心細致工匠精神，精益求精遵紀守法，保守機密（二）學(xué)習(xí)重點日常事務(wù)工作的內(nèi)容正確處理日常事務(wù)工作（三）學(xué)習(xí)難點日常事務(wù)工作的靈活處理學(xué)習(xí)提示引導(dǎo)案例客戶的眼光好“毒”在一個陽光明媚的下午，宏達公司總經(jīng)理秘書孫婷帶領(lǐng)客戶李經(jīng)理一行參觀公司的辦公樓和生產(chǎn)線。在送客人走的路上，孫婷笑著問李經(jīng)理：“李經(jīng)理，請問對我們公司的印象怎么樣啊？”李經(jīng)理想了想說：“念在我是貴公司老客戶的份上，恕我直言，整體上還行，只是有些地方需要完善。”孫婷腦子快遞地運轉(zhuǎn)著：為了迎接這次參觀，我特意帶人整理了辦公區(qū)域，生產(chǎn)車間那邊也是提前打了招呼安排好的，會見他的公司領(lǐng)導(dǎo)說話也沒什么紕漏。于是，孫婷微笑著詢問原因。客戶說：“你們的生產(chǎn)技術(shù)沒得說，在國內(nèi)算得上是一流的。但是你們辦公區(qū)域的規(guī)劃不合理，比如，采購部的辦公室，一進門就是一排柜子擋在那里。你們生產(chǎn)區(qū)域的幾盆花已經(jīng)蔫了，生產(chǎn)部門口的牌子是歪的。”孫婷心里暗暗叫苦，“李經(jīng)理的眼光好‘毒’啊！”嘴上趕緊道：“非常感謝李經(jīng)理的直言相告，您的意見非常好，我會反映給我們的領(lǐng)導(dǎo)，馬上改進。希望貴公司能夠繼續(xù)保持與我們的合作，也歡迎李經(jīng)理以后常來公司做客。”問題：你覺得客戶李經(jīng)理是不是太挑剔了，為什么？辦公環(huán)境，從廣義上說，是指一定的組織機構(gòu)的成員工作所處的環(huán)境。辦公室是人與人、人與機、人與環(huán)境之間交流與聯(lián)系的場所。辦公環(huán)境包括硬環(huán)境和軟環(huán)境。硬環(huán)境就是指包括辦公室、辦公桌椅、辦公設(shè)備、色彩、光線等外在的客觀環(huán)境。軟環(huán)境就是指包括工作態(tài)度、工作氛圍、人際關(guān)系等方面體現(xiàn)出來的人文環(huán)境。卓越的組織會想方設(shè)法地滿足員工心理需求，營造和諧融洽的辦公氛圍，來增加員工對辦公室情感上的聯(lián)系，利于激發(fā)工作熱情。第三章秘書的日常事務(wù)工作

第一節(jié)辦公環(huán)境的管理一、辦公環(huán)境常見的問題室內(nèi)通風(fēng)透氣不好，導(dǎo)致空氣污濁難忍室內(nèi)區(qū)域規(guī)劃不明確布置過多的辦公設(shè)備和家具，導(dǎo)致吵鬧、擁擠、雜亂桌椅設(shè)計智能化程度低，容易造成員工職業(yè)病辦公室色彩沉悶、千篇一律沒有提供休閑娛樂的空間及設(shè)施辦公環(huán)境形式和內(nèi)容單一而刻板，缺乏持久吸引力第三章秘書的日常事務(wù)工作

二、辦公環(huán)境創(chuàng)造的原則辦公環(huán)境的創(chuàng)設(shè)必須考慮到符合各種溝通，確保守密，心理調(diào)適，情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。（一）堅持全面性原則要有長遠的眼光和大局意識，既要創(chuàng)設(shè)外部物質(zhì)環(huán)境，也要重視員工的內(nèi)部精神環(huán)境。（二）堅持適宜性原則在創(chuàng)設(shè)具體的環(huán)境時，要勇于改革創(chuàng)新，不斷探索優(yōu)化，追求雅俗并賞、新舊融合，內(nèi)容豐富多彩，形象生動直觀，滿足各個層面的多種需求。（三）堅持參與性原則領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與員工共同確定環(huán)境布置的主題風(fēng)格、材料和活動準則等第三章秘書的日常事務(wù)工作

三、辦公環(huán)境創(chuàng)造的方法現(xiàn)代辦公環(huán)境的創(chuàng)設(shè)有別于傳統(tǒng)的辦公環(huán)境，除了滿足完成基本的工作任務(wù)之外，更要滿足健康、舒適、愉悅等情感體驗。（一）保證空間流動、通透環(huán)境心理學(xué)家認為當(dāng)人從一個區(qū)域往外看的時候能察覺到別人的活動，將會感受到自由。因此活動區(qū)之間要注意空間的流動與通透，依據(jù)空間大小而合理設(shè)置通道寬度。當(dāng)空間面積比較小，最好一面敞開，或者少用隔斷，實在不行可用透明的低隔斷，以便增大視野空間。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（二）劃分多樣化區(qū)域管理者在辦公空間中創(chuàng)造融合平等的環(huán)境氣氛十分關(guān)鍵，可以設(shè)置有多功能的公共交往空間，如健身房、母嬰室、茶水間等，有利于提升辦公空間環(huán)境的質(zhì)量，使員工對自己的工作和企業(yè)產(chǎn)生積極的滿足感。在安排工作人員的工作空間時應(yīng)做到保障公共空間和私人空間的獨立，最好級將這兩者區(qū)分開來，從而減少彼此之間的干擾和影響。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（三）嚴格選擇基本辦公設(shè)施按照國際安全規(guī)范采選材料，達到科學(xué)安全、趣味優(yōu)質(zhì)的標準。多樣化利用自然資源，因為材料質(zhì)感都會帶來不一樣的情感體驗，布料和木材使人感覺清新、溫馨、舒適；石材使人感覺透徹、嚴肅、整潔；金屬使人感覺充滿未來科技感。辦公桌一般選擇在700mm至750mm之間的高度；桌面下部的空間高度應(yīng)當(dāng)在600mm至620mm之內(nèi)，抽屜或者柜子的設(shè)計應(yīng)當(dāng)在桌子的兩側(cè)，以便腿部的伸展和方便人的拿取存放資料。桌椅之間的高差控制在280mm至320mm之內(nèi)。以往墻面創(chuàng)設(shè)形式多以手工制作、作品、照片等為主要內(nèi)容，形式較為老舊。其實除了尊重墻面環(huán)境記錄、展示、操作等傳統(tǒng)基本功能之外，注意主題的多元與定期更新，可以進行多樣性立體造型，嘗試針對性時效性兼具的內(nèi)涵或者功能拓展。重視新穎有趣。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（四）注意滿足各感官需求1.滿足視覺需求的環(huán)境創(chuàng)造方法合適的光線色彩的搭配，是以顏色的效果造成舒服和愉快的氣氛為原則2.滿足聽覺需求的環(huán)境創(chuàng)造方法聽覺是僅次于視覺的重要感覺。噪音會導(dǎo)致員工心情煩躁，不能鎮(zhèn)定，思維模糊，注意力不能集中等問題。辦公區(qū)域做好隔音處理茶水間或休息室播放輕緩悅耳的自然氣息背景音樂午休期間提供瑜伽冥想的減壓音樂，可緩解身心的疲憊，為下午的繼續(xù)工作提供能量。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（四）注意滿足各感官需求3.滿足嗅覺需求的環(huán)境創(chuàng)造方法如果感到頭昏腦漲，就要考慮到室內(nèi)通風(fēng)的問題。辦公室一般都裝有空調(diào)系統(tǒng)，在使用時要注意由送風(fēng)口吹出的冷（熱）氣，不要直接吹向人體，需要在室內(nèi)放置溫度計以及濕度調(diào)節(jié)器，以保證合適的溫濕度。相比人工通風(fēng)系統(tǒng)，自然通風(fēng)的新鮮空氣讓人更舒服，工作效率也高。自然通風(fēng)方式可以提升通風(fēng)換氣的效果，因此，條件允許，辦公室應(yīng)該有一定的時間打開窗戶，換取自然新鮮的空氣。辦公室還可以通過綠色植物、水體等自然要素來補充生態(tài)平衡，起到凈化空氣，調(diào)節(jié)溫濕度和增加負氧離子等的環(huán)保功能。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（五）辦公環(huán)境的美化環(huán)境心理學(xué)家Jonge指出森林、海灘、樹叢都是人們喜愛的逗留區(qū)域，能增加審美情趣，消除工作疲勞。辦公室窗外提供陽光、綠化景觀、水池噴泉等自然元素，創(chuàng)造健康的生態(tài)環(huán)境與美妙的視覺效果。辦公室內(nèi)加入自然通風(fēng)和綠化植物等自然元素，讓自然滲入到辦公室內(nèi)。辦公人員身在辦公室中卻能夠享受到大自然的恩賜。值得注意的是，選擇植物首要考慮是否對人有益，觀賞性倒是其次。一些容易使人產(chǎn)生過敏的或者含有毒素的植物再漂亮也不宜選用。通過綠植和花卉裝點辦公室是企事業(yè)單位最常用的辦公環(huán)境的美化方法。綠植和花卉不僅能點綴美化環(huán)境，而且還可以釋放出氧氣，進而調(diào)節(jié)室內(nèi)的空氣。因此，美化辦公室既有助于員工身心的健康、愉悅，還有助于提高員工的工作效率。第三章秘書的日常事務(wù)工作

四、辦公室環(huán)境的整理1．領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室環(huán)境的整理辦公室整理的最基本的原則是整潔。應(yīng)主要注意以下幾個方面：桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當(dāng)，有沒有歪斜和灰塵；時鐘是否拔準，并保持走動；日歷上的日子是否準確；辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度；盆景、掛畫的掛置是否得體，并整理好了；花卉是否定期澆水并保持新鮮；報紙、雜志是否最新的一期；書架是否歸置妥當(dāng)；擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否整理好了。第三章秘書的日常事務(wù)工作

圖3-1某公司接待室平面圖圖3-2某公司總經(jīng)理辦公室與秘書辦公室平面圖2．秘書整理辦公室的注意事項（1）坐在辦公桌旁，面對桌子，伸直雙臂，再雙手合攏，在高于桌面15CM左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。（2）電話一般放在左邊，電腦一般放在桌子的右邊。（3）多準備一些存放各類文件的文件夾。處理完畢的文件應(yīng)該放在文件柜里。（4）把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。（5）辦公桌抽屜里的物品擺放整齊，且要經(jīng)常清理，井然有序。（6）公章、介紹信、機密文件等應(yīng)該放在帶鎖的抽屜里。（7）辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。（8）如果用架子，應(yīng)該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。（9）每天下班前，要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好以免丟失和泄密。要仔細檢查電腦、復(fù)印機、空調(diào)開關(guān)是否關(guān)上，抽屜、櫥門是否鎖好，確保萬無一失。第三章秘書的日常事務(wù)工作

五、辦公環(huán)境的安全管理（一）識別辦公室安全隱患辦公室常見的有礙健康和安全的隱患（內(nèi)容略，見教材第63-64頁）（二）正確處理安全問題秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，做好風(fēng)險防范。第三章秘書的日常事務(wù)工作

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防患于未然宏達公司研發(fā)部秘書顧瑩每周都對研發(fā)部辦公室及其所有設(shè)備進行一次安全檢查，把事故苗頭遏制住，對發(fā)現(xiàn)的隱患立即采取補救措施或報告上司，并做好記錄工作。一個月內(nèi)，顧瑩秘書發(fā)現(xiàn)并當(dāng)場指出或處理的隱患是：（1）11月4日，請有關(guān)人員將交叉拖拽在辦公桌之間的電話線、電腦線整理并埋在地毯下，防止絆人。（2）11月11日，發(fā)現(xiàn)本樓層“安全出口”的標識掉落，她立即重新安好。（3）11月18日，發(fā)現(xiàn)新來的小李在復(fù)印資料時出現(xiàn)機器卡紙，小李便用手去拽卡住的紙，顧瑩制止小李的做法，告訴他如何處理卡紙。（４）11月25日，研發(fā)部新訂的一批計算機到貨，送貨方準備將貨堆在樓道拐角消火栓窗口前，顧瑩發(fā)現(xiàn)，指引他們放在別處。六、辦公軟環(huán)境的營造（一）培養(yǎng)優(yōu)良的工作作風(fēng)，樹立以奉獻為核心的職業(yè)道德服務(wù)是辦公室的基本職責(zé)，因此，要在辦公室工作人員中大力提倡以奉獻為核心，以敬業(yè)為特征的忠于職守的職業(yè)道德。（二）實施人性化管理，構(gòu)建健康和諧的人際關(guān)系努力營造辦公室理解尊重、互信互助、寬容友愛這樣一種工作氛圍，提升辦公室的戰(zhàn)斗力、凝聚力，增強辦公室不斷發(fā)展的動力和活力。（三）管理好自己的情緒營造融洽的辦公室環(huán)境，保持積極心態(tài)，秘書人員需要調(diào)整好自己的情緒，保持良好的心境，進而營造和諧而平衡的辦公環(huán)境。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（四）運用現(xiàn)代化信息手段營造良好的辦公軟環(huán)境微信工作群與傳統(tǒng)辦公方式相比，具有：一是迅速快捷；二是便于交流三是效率極高；四是取長補短；五是督促監(jiān)督等優(yōu)勢。秘書人員要重視微信工作群平臺環(huán)境，通過微信工作平臺，營造良好的工作氛圍，熱情周到細心地通過微信工作平臺做好服務(wù)工作。微信辦公是一把雙刃劍。好處益處值得推廣和肯定，但其弊端仍然不容忽視。比如，微信工作群在一方面擾亂了正常工作時間和節(jié)奏，還潛藏失泄密的風(fēng)險，針對微信工作群中出現(xiàn)的一些問題，如何把握好微信輔助辦公的尺度，如何進一步規(guī)范微信辦公，如何加強管理和約束顯得非常重要。針對存在的以上問題，工信部在2018年9月1日發(fā)布了:微信工作群八項注意和十大禁忌。（見教材62-65頁）第三章秘書的日常事務(wù)工作

國信證券首席稱“滿場都是鐮刀沒有韭菜”季度獎金沒了2019年07月12日新浪財經(jīng)綜合2019年7月10日晚，一則證券研究所問責(zé)通報在券業(yè)朋友圈傳播開來，因在微信群發(fā)表不當(dāng)言論，國信證券通信行業(yè)首席分析師程成被通報批評，并扣發(fā)一個季度績效獎金。事情的導(dǎo)火索來自一位財經(jīng)大V在社交媒體上的爆料。根據(jù)網(wǎng)傳截圖，一位名為“程成”的研究員在7月10日上午11點左右，在其本人為群主的微信群里對科創(chuàng)板發(fā)表評論稱：“滿場子都是鐮刀，沒有韭菜。”另外一則網(wǎng)傳聊天記錄則顯示，程成建議“（科創(chuàng)板打新是）股權(quán)大佬的天下，普通人不要玩。”一句“滿場子都是鐮刀，沒有韭菜”，讓券商首席的季度獎金沒了！不當(dāng)言論被問責(zé)，網(wǎng)絡(luò)傳播成監(jiān)管重點第三章秘書的日常事務(wù)工作

一、安排領(lǐng)導(dǎo)日程的意義有利于科學(xué)的利用時間，提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率。有利于秘書部門主動做好各項輔助工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。有利于各領(lǐng)導(dǎo)、各部門互相配合，協(xié)調(diào)行動，提高整個單位的工作效率。第二節(jié)安排領(lǐng)導(dǎo)日程第三章秘書的日常事務(wù)工作

二、編制領(lǐng)導(dǎo)日程表的原則1．注重實效，不搞形式主義2．注意張弛有度，勞逸結(jié)合3．要留有充分的機動時間4．要充分尊重領(lǐng)導(dǎo)本人的意見5．要注意保守機密第三章秘書的日常事務(wù)工作

三、編制日程表的方法（一）年度計劃表年度計劃表是本單位在新的一年中重要活動的時間安排一覽表，年度計劃屬于長期的日程安排，其內(nèi)容宜粗不宜細，一般只列出本單位在下一年涉及全局或本單位主要業(yè)務(wù)的重大活動。第三章秘書的日常事務(wù)工作

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（二）月工作日程表月工作日程表屬于中期的日程安排，一般應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)在一個月內(nèi)要參加的會議、會談、工作旅行等重要活動以日為時間單位記入表中。（三）周工作日程表周日程表屬于短期的活動計劃，其內(nèi)容要求更加詳細具體，在時間上要求盡可能精確，活動地點也要注明。（四）每天的工作日程表每天的工作日程是領(lǐng)導(dǎo)一天工作的計劃，其時間安排一般要精確到時、分。這種日程表應(yīng)盡可能詳細具體第三章秘書的日常事務(wù)工作

第三節(jié)接打電話與處理郵件一、接打電話（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的注意事項（三）接聽電話的流程（四）接聽電話的注意事項第三章秘書的日常事務(wù)工作

（一）拔打電話的流程（二）拔打電話的要點1．打電話前的準備和過程2．當(dāng)對方接聽電話時，先問好，接著告知自己的單位名稱、姓名，并請問對方姓名3．當(dāng)對方不在時，留言方要告知轉(zhuǎn)達者簡要的內(nèi)容，方便的話，請對方回電，重述自己的單位與姓名，并問清傳話人的姓名4．電話中途斷掉，由打電話的那方再打，可表示：“對不起，剛才電話突然斷了。”5．代領(lǐng)導(dǎo)撥打電話。秘書經(jīng)常會替領(lǐng)導(dǎo)撥通電話，這時，如果找的是領(lǐng)導(dǎo)的平級或下級，你可以讓要找的人先接電話，簡要自報家門，然后請對方稍等，把話筒交給領(lǐng)導(dǎo)，或?qū)㈦娫掁D(zhuǎn)接進領(lǐng)導(dǎo)辦公室。第三章秘書的日常事務(wù)工作

6．如果需要領(lǐng)導(dǎo)回電，領(lǐng)導(dǎo)回來后，盡快回復(fù)7．提醒領(lǐng)導(dǎo)準時打電話給上級或要人、忙人8．與一位很忙的人開始長談之前，應(yīng)問對方是否方便，然后言簡意賅地把話說清9．不要在工作時間與打電話來的朋友閑聊10．通話中當(dāng)需要對方等候時，應(yīng)該說：“我去查看一下，請稍等好嗎？”中途放下話筒時，應(yīng)輕放，但不要把話筒朝上放置，否則對方有可能聽到辦公室其他人的談話11．秘書代替領(lǐng)導(dǎo)傳達不利消息時，無論當(dāng)這個消息有多么不舒服，你還是必須立即行動12．秘書傳達領(lǐng)導(dǎo)的信息要有分寸13．打出電話，而對方無人接聽，要等鈴聲響了六七聲再掛電話14．千萬不要讓打電話的人苦等，你卻離開電話機很長時間，以致你回來時，對方已經(jīng)掛上電話，留下了對你的不滿。15．最后結(jié)束談話。第三章秘書的日常事務(wù)工作

二、接聽電話接聽電話小指導(dǎo)微型案例由于各種原因，總經(jīng)理不能接聽電話。比如：（1）總經(jīng)理不在辦公室；（2）總經(jīng)理在忙，不方便接聽電話；（3）總經(jīng)理不愿或可能不愿接聽電話；（4）有些電話不需總經(jīng)理接聽，秘書只需將電話內(nèi)容向總經(jīng)理請示后，回復(fù)即可。這就需要秘書將電話的內(nèi)容記錄下來，待總經(jīng)理有空時，再請示安排。上海宏達公司總經(jīng)理秘書孫婷12月23日的電話記錄表如下：電話記錄表日期：××.12.23篩選電話的方法與技巧1．秘書說了迎接詞后，在一兩秒內(nèi)辨別出對方，親切地打一聲招呼，不僅容易建立良好的人際關(guān)系，還可以幫助秘書本身的工作

2．除了分辨聲音之外，秘書對名字的辨識一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?/p>

3．來電者尋找你的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)弄清對方的身份和來電目的，然后再通報領(lǐng)導(dǎo)4．秘書對待投訴電話要有禮貌、有責(zé)任心。第三章秘書的日常事務(wù)工作

三、處理郵件1．郵件的分揀按照收件人、收件部門、收件的重要性分揀。

2．郵件的拆封判斷信件是否可拆；從右側(cè)剪開；檢查附件；將信封附在信的后面。3．郵件的轉(zhuǎn)交標明信件的要點后，交給領(lǐng)導(dǎo)；轉(zhuǎn)交他人。第三章秘書的日常事務(wù)工作

第四節(jié)印信與保密工作一、印信的管理與使用“印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。1．印章的管理（1）保管印章，必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。（3）保持印章清晰，保管人員對所保管的印章應(yīng)經(jīng)常清洗。第三章秘書的日常事務(wù)工作

2．印章的使用（1）審批檢查制度健全（2）用印都要進行詳細的登記（3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）第三章秘書的日常事務(wù)工作

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例：宏達公司的用印登記情況上海宏達公司的公司印章與介紹信，由公司辦公室王紅管理，每次王紅在給公司人員蓋章時，都仔細檢查用印人拿來的部門負責(zé)人批準的用印申請單，核對所蓋章文件與用印申請單上的內(nèi)容是否一致。并在用印登記表上記錄，請用印人簽字。使用介紹信的程序與用印程序相同。3．介紹信或證明信的管理和使用（1）介紹信的保管。正式介紹信通常專門印制并有編號；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。（2）介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，應(yīng)注意填寫有效期。嚴禁發(fā)出蓋有印章的空白介紹信。介紹信的存根要妥善保管，并加以歸檔。填寫錯的介紹信或證明信，應(yīng)在其上劃一斜線或打“/”號，并注明“廢“字，保留在原處，不得隨意撕下丟棄。第三章秘書的日常事務(wù)工作

微型案例瞞天過海的業(yè)務(wù)經(jīng)理宏達公司采購部的業(yè)務(wù)經(jīng)理蔡峰忙碌了一天，剛走出公司大門，一輛奧迪車就輕快地駛到他的身邊停下來。抬頭一看，只見許久未謀面的老同學(xué)汪才拉開車門走了出來，汪才熱情地邀請蔡峰一起去吃海鮮大餐。眼見老同學(xué)西裝革履，開著豪車，出入高檔場所，蔡峰的羨慕敬佩之情油然而生。酒至酣處，汪才告訴蔡峰，他有一筆好買賣，想和蔡峰一起干，大賺一筆。只不過汪才是個人身份，不能做，蔡峰只需幫忙出具一份宏達公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給宏達公司，不會給公司帶來什么損失。事成后，蔡峰可得十萬元的辛苦費。蔡峰猶豫了一下，答應(yīng)了。第二天，蔡峰在介紹信申請單上假冒經(jīng)理的簽名，瞞過了辦公室負責(zé)開介紹信的王小麗，然后將公司介紹信交給了汪才。汪才利用宏達公司的業(yè)務(wù)介紹信，以宏達公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和宏達公司的名義與大安公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了大安公司價值一百萬元的鋼材。汪才將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給宏達公司造成了信譽和財產(chǎn)上的損失。蔡峰也因此得到了應(yīng)有處罰。二、保密工作（一）做好口頭信息的安全（二）做好紙面信息的安全（三）做好電子信息的安全第三章秘書的日常事務(wù)工作

第三章秘書的日常事務(wù)工作

快言快語的小秘書一天，宏達公司的秘書夏捷接到一個電話，是要找市場部蘇經(jīng)理的，蘇經(jīng)理不在公司。小王不假思索的就回答對方：“對不起，蘇經(jīng)理不在公司，正在忙著準備28號的新產(chǎn)品發(fā)布會。”幾天后，宏達公司的競爭對手捷瑞公司在27號召開了同一類型的新產(chǎn)品發(fā)布會，搶占了市場。秘書小夏來電中的失誤在于她將本企業(yè)的商業(yè)秘密“28號的新產(chǎn)品發(fā)布會”不加思索地告訴了陌生的對方，而對方正是該產(chǎn)品的競爭對手，于是被對方提前搶占了市場，使宏達公司蒙受了巨大的損失。（一）做好口頭信息的安全1．不在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬；2．在沒有確認電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息；3．只向來訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報；4．遵照會議的要求傳達會議信息。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（二）做好紙面信息的安全1．接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記；2．文件只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收；3．在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾中攜帶，以防失密或散落丟失；4．保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中，并清楚標明“機密”，保存在帶鎖的、防火的柜子里；5．離開辦公室時，不把機密信息和文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜或柜子；6．用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標記“秘密或保密”；7．為了確保安全，高密級信息可以由工作人員親自送交收件人；8．當(dāng)傳真保密信息時，需使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機旁即時收取；9．極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到保險柜里；10．不再需要的保密文檔要粉碎。第三章秘書的日常事務(wù)工作

（三）做好電子信息的安全1．計算機顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)閉顯示器；2．計算機打印保密材料要人不離機，負責(zé)保存和傳遞；3．不能提交電子信息給未被授權(quán)的人；4．應(yīng)該使用密碼來保護計算機數(shù)據(jù)，并定期更換；5．計算機必須經(jīng)常進行查毒、殺毒。為了安全，使用正版的軟；6．重要的文件要做備份，并存儲在安全、加鎖的地方，第三章秘書的日常事務(wù)工作

（四）保密工作的措施1．健全保密制度2．開展保密教育3．進行保密檢查4．處理失密事件第三章秘書的日常事務(wù)工作

本章小結(jié)第三章秘書的日常事務(wù)工作

案例分析案例一：手忙腳亂的秘書朱玉下午上班時間，生產(chǎn)部秘書朱玉正在電腦上查資料，這時電話響了，而辦公室的公用話機在窗臺上，所以朱玉站起身來走到窗前去接電話。電話是找主管的，但她這時沒有在辦公室，對方要求留言，所以朱玉又走到辦公桌旁在抽屜里翻找可以用來記錄的紙張。記錄完畢，朱玉把這張紙壓到了主管的水杯下面。剛在電腦前坐下，經(jīng)理進來要一份資料，朱玉又趕忙起身走到資料柜前找資料。不到10分鐘，朱玉已經(jīng)在屋里轉(zhuǎn)了好幾個圈，真是夠辛苦的。問題：此案例給你的啟示是什么？案例一：手忙腳亂的秘書朱玉參考答案：本案例反映了一個有序、完備的辦公環(huán)境對辦公室工作來說是十分必要的。如果電話就在電腦旁邊，朱玉不用動就可以接電話，如果電話旁事先擺好筆和便箋，朱玉也不用臨時亂找紙，如果資料柜就在電腦附近，朱玉更不用剛坐下又站起來。秘書朱玉正是由于對辦公室的工作環(huán)境問題沒有很好地把握，也沒有采取很好的辦公來對自己的工作環(huán)境進行優(yōu)化，從而導(dǎo)致自己的工作效率不