第六章創立和使用報表1、報表的作用，類型及組成2、報表的創建方法、報表中的計算3、報表的打印知識重點本章學習內容6.1報表6.2創立報表6.1報表報表是數據庫的對象，它是專門為打印而設計的特殊窗體。窗體主要用于顯示查詢數據的結果，報表那么著重于數據的打印，兩者之間的本質區別在于：前者最終顯示在屏幕上，并且可以與用戶進行信息交流，而后者沒有交互信息功能，可以將結果打印出來。6.1.1報表的作用報表是Access中專門為數據計算、歸類、匯總、排序而設計的整理打印數據的一種工具。在報表中可以按照一定的要求和格式對數據加以概括和匯總，并將結果打印出來或者直接輸出到文件中。如果要打印大量的數據或者對打印的格式要求比較高的時候，必須使用報表的形式。總之，報表是Access數據庫對象之一，其主要作用是比較和匯總數據，顯示經過格式化且分組的信息，并打印出來。6.1.2報表的類型數據是Access提供的常見的報表類型有4種，分別是：縱欄式報表、表格式報表、圖表報表和標簽報表。1.縱欄式報表也稱之為窗體報表。在縱欄式報表中，每個字段的信息單獨用一行來顯示，其中左邊是一個標簽控件〔字段名〕，右邊是字段中的值，如圖6-1所示。其特點是創立方法簡單，并且可以完整顯示表或查詢對象中的字段。圖6-1縱欄式報表

2．表格式報表在表格式報表中，一行顯示一條記錄，字段的標題名顯示在報表的頂端，如圖6-2所示。其特點是可一次顯示表或查詢對象的所有字段和記錄圖6-2表格式報表

3．圖標報表

圖標報表是將表或查詢中的數據變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環形圖等。圖標報表是將表或查詢中的數據變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環形圖等。圖6-3圖標報表

4．標簽報表標簽報表是將數據表示成郵件標簽，如圖6-4所示。標簽報表主要用于一些較特殊的用途，比方商品標簽、客戶的郵件標簽、學生的登記卡等。使用一般的文字處理軟件也可以實現這些功能，但當印制的數量非常大，且從數據表中取數據時，使用Access系統提供的標簽報表，要比文字處理軟件方便。圖6-4標簽報表

圖6-4標簽報表

6.1.3報表的組成在Access中，報表有三種視圖方式，分別是：設計視圖、打印預覽視圖和版面預覽視圖。設計視圖主要用于創立和編輯報表的結構，打印預覽視圖用于查看報表的輸出結果，版面預覽視圖用于查看報表的版面設置。在報表設計視圖中其結構與窗體對象的結構十分相似，也是由5個節組成。它們分別是：報表頁眉節、頁面頁眉節、主體節、頁面頁腳節和報表頁腳節，如圖6-5所示。圖6-5報表設計視圖1．報表頁眉報表頁眉出現在報表的頂端，并且只能在報表的開頭出現一次，用來記錄關于此報表的一些主體性信息，即該報表的標題。2．頁面頁眉顯示報表中各列數據的標題，報表的每一頁有一個頁面頁眉。3．主體是報表顯示數據的主要區域，用來顯示報表的根底表或查詢的每一條記錄的詳細內容。其字段必須通過文本框或者其它控件綁定顯示。4．頁面頁腳出現在報表的底部，通過文本框和其他類型的控件，顯示頁碼或本頁的匯總說明。報表的每一頁有一個頁腳。5．報表頁腳顯示整份報表的匯總說明，每個報表對象只有一個報表頁腳。如果對報表的記錄進行了分組，報表還可以包括組頁眉和組頁腳。6.2創立報表

創立報表的一般過程是：根據根底表和查詢，利用自動報表和報表向導創立報表的根本框架，然后根據實際情況在報表設計視圖中進行修改。創立報表有多種方法：自動創立報表、使用向導創立報表、使用向導創立圖表報表、使用向導創立標簽報表等，同時還可以在報表中創立子報表。6.2.1自動創立報表“自動報表”功能是一種迅速創立報表的方法。當需要打印縱欄式或表格式報表時，使用自動創立報表最為簡單。設計時先選擇表或查詢作為報表的數據來源，然后選擇報表類型為縱欄式或表格式，最后系統會自動生成報表，顯示數據源的所有字段。1．縱欄式報表【例6.1】以“圖書管理”數據庫中的“讀者”表為數據源，使用自動創立報表的方法創立一個縱欄式報表。方法與步驟：〔1〕翻開要創立報表的“圖書管理”數據庫。〔2〕在數據庫窗口中，單擊“對象”列表中的“報表”選項，然后單擊工具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框。〔3〕在“新建報表”對話框中，選擇“自動創立報表：縱欄式”選項；在“數據來源表或查詢”列表框中，選擇報表所需要的數據源“讀者”表。如圖6-6所示：圖6-6新建報表對話框〔4〕單擊“確定”按鈕，系統將自動創立一個“縱欄式”報表，將數據源的所有字段顯示在該報表中。如圖6-1所示：〔5〕如果要保存該報表，單擊菜單欄【文件】中的【保存】命令，系統彈出“另存為”對話框，如圖6-8所示。在該對話框中輸入報表名稱，然后單擊【確定】按鈕。圖6-7另存為對話框2．表格式報表使用Access中的自動創立報表還可以創立另一種格式的報表，就是經常使用的表格。【例6.2】以“圖書管理”數據庫中的“班級”表為數據源，使用自動創立報表的方法創立一個表格式報表。方法與步驟：〔1〕翻開要創立報表的“圖書管理”數據庫。〔2〕在數據庫窗口中，單擊“對象”列表中的“報表”選項，然后單擊工具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框，如圖6-6所示。〔3〕在“新建報表”對話框中，選擇“自動創立報表：表格式”選項；在“數據來源表或查詢”列表框中，選擇報表所需要的數據源“班級”表。〔4〕單擊“確定”按鈕，系統將自動創立一個“表格式”報表，它將每條記錄的所有字段顯示在同一行中，如圖6-8所示。圖6-8表格式報表6.2.2使用向導創立報表利用“自動報表”所創立的報表格式比較單一，僅有“縱欄式”和“表格式”兩種格式，并且沒有圖形等修飾。它的格式在創立報表的過程中是無法設定的，而且表或查詢中所有字段內容都會出現的報表中。想設計出符合實際需要的報表，可以使用報表向導創立報表。使用報表向導方式可以基于多個表或查詢創立報表，如果基于多個表，必須建立對應表的關聯。報表向導提供了報表的根本布局，根據不同需要可以進一步對報表進行修改。利用“報表向導”可以使報表創立變得更加容易。【例6.3】使用“報表向導”創立一個“學生信息”報表方法與步驟：〔1〕翻開“圖書信息”數據庫，在數據庫窗口中單擊“報表”選項，然后在報表窗口中單擊【新建】按鈕，翻開“新建報表”對話框。在對話框中選擇“報表向導”，并選擇“學生信息”作為數據源，如圖6-9所示。圖6-9新建報表對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“報表向導”對話框〔一〕。根據實際情況，將“可用字段”中的字段選擇性的添加到“選定的字段中”，如圖6-10所示。圖6-10報表向導對話框〔一〕〔3〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向導”對話框〔二〕，用來添加分組級別。選擇可以分組的字段，將其添加到右邊的方框中，這里選擇“xb”作為分組字段，如圖6-11所示。提示：并不是所有的字段都可以作為分組字段，只有當該字段的記錄具有重復取值時，才能將該字段作為分組字段。同時，在該對話框中，單擊【分組選項】按鈕，系統會彈出“分組間隔”對話框，如圖6-12所示。在“分組間隔”對話框中，可以為“組級字段”選擇“分組間隔”。設置完成后，單擊【確定】按鈕，即可返回。圖6-11報表向導對話框〔二〕圖6-12分組間隔對話框〔4〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向導”對話框〔三〕。在該對話框中，可以設置明細記錄使用的排序次序，如圖6-13所示。在列表一中選擇“xh”字段按升序排序，此時下一個列表框被激活。圖6-13報表向導對話框〔三〕〔5〕單擊【下一步】按鈕，彈出“報表向導”對話框〔四〕，如圖6-14所示。在這個對話框中可以設置報表的“布局”和“方向”。在“布局”中選擇“階梯”選項，在“方向”選項中選擇“縱向”。圖6-14報表向導對話框〔四〕〔6〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向導”對話框〔五〕，如圖6-15所示。在這個對話框中可以設置報表所用樣式，這里選擇“大膽”。圖6-15報表向導對話框〔五〕〔7〕單擊【下一步】按鈕，翻開“報表向導”對話框〔六〕，通過該對話框為新建報表指定一個標題“學生信息”，如圖6-16所示。圖6-16報表向導對話框〔六〕〔8〕單擊【完成】按鈕，翻開預覽報表的界面，即完成報表的創立工作，如圖6-17所示。圖6-17學生信息報表6.2.3創立圖報表圖報表有多種樣式，包括柱形圖、線條圖、餅圖、面積圖以及三維圖形等。圖報表可以將數據以圖表的方式顯現出來，在報表中利用圖表來表示數據，能更直觀地表示出數據之間的關系。【例6.4】利用圖表向導，以“圖書管理”數據庫中“班級”表為數據源，創立一個圖報表。方法與步驟：〔1〕翻開“圖書管理”數據庫，單擊“報表”選項。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出如圖6-18所示的“新建報表”對話框。選擇“報表向導”，并在數據來源表下拉框中選擇“班級”作為數據源。圖6-18新建對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“圖表向導”對話框〔一〕，如圖6-19所示。在“可用字段”列表框中選擇字段，將其添加到“用于圖表的字段”列表框中。可以從不同的表中選擇圖表所需要的字段。圖6-19圖表向導對話框〔一〕〔3〕單擊【下一步】按鈕，彈出“圖表向導”對話框〔二〕，如圖6-20所示。在對話框的左半局部選擇圖表的類型，在對話框的右半局部就會顯示相應圖形的類型說明。圖6-20圖表向導〔二〕〔4〕單擊“下一步”按鈕，翻開“圖表向導”對話框〔三〕，如圖6-21所示。選擇數據在圖表中的布局方式。圖6-21圖表向導〔三〕〔5〕單擊【下一步】按鈕，翻開“圖表向導”對話框〔四〕，如圖6-22所示。在文本框中輸入圖表的標題，單擊【完成】按鈕，創立的圖報表如圖6-23所示圖6-23圖表向導對話框〔四〕圖6-24圖表報表6.2.4創立標簽報表【例6.5】以“學生信息”表作為數據源，使用標簽向導創立一個標簽式報表方法與步驟：〔1〕翻開“圖書信息”數據庫，單擊“報表”選項。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出“新建報表”對話框，如圖6-24所示。選擇“標簽向導”，并在數據來源表下拉框中選擇“學生信息”作為數據源。圖6-24新建報表對話框〔2〕單擊【確定】按鈕，翻開“標簽向導”對話框〔一〕，如圖6-25所示。指定標簽尺寸及其相應設置完成后，單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向導”對話框〔二〕，然后設置文本的字體和顏色，如圖6-26所示。圖6-25標簽向導對話框(一)圖6-26標簽向導對話框〔二〕〔3〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向導”對話框〔三〕，如圖6-27所示，該對話框用來確定標簽顯示的內容。在“可選字段”中選擇要在標簽上顯示的內容，然后將其添加到右邊的“原型標簽”中。如果要添加多個字段到“原型標簽”中，可以在添加完一個字段之后，按回車鍵再繼續添加下一個字段，這樣在預覽報表時，系統會分行顯示各個字段的值。這里直接從可用字段中選擇：xm、xb、xh，作為標簽顯示的內容。添加到“原型標簽”中的字段會用大括號將其括起來。在預覽報表時，大括號和里面的字符不會顯示在報表中，在報表中顯示的是字段名中的值。可以直接在“原型標簽”中輸入需要顯示在標簽報表上的內容。例如，可以在{xm}、{xb}、{xh}的前面分別輸入姓名、性別、學號等相關字符，在預覽報表時，這些字符會顯示在標簽報表中。圖6-27標簽向導對話框〔三〕〔4〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向導”對話框〔四〕。將“xh”字段添加到“排序依據”列表框中，如圖6-28所示。圖6-28標簽向導對話框〔四〕〔5〕單擊【下一步】按鈕，翻開“標簽向導”對話框〔五〕，如圖6-29所示。圖6-29標簽向導對話框〔五〕〔6〕指定報表的名稱為“學生信息”，單擊【完成】按鈕，系統自動生成一個標簽報表，如圖6-30所示。圖6-30學生信息標簽報表6.2.5創立子報表子報表是插在其他報表中的報表。在合并報表時，兩個報表中的一個必須是主報表。主報表可以包含子報表，而且能夠包含多個子報表。子報表中還可以包含子報表，但一個主報表最多只能包含兩級子報表。在創立子報表之前，要確保主報表和子報表之間建立了正確的聯系，這樣才能保證主報表中數據和子報表中的數據有正確的聯系。【例6.6】在“學生信息”報表中建立一個“班級”子報表。方法與步驟：〔1〕建立一個如圖6-31所示的“學生信息”報表。。圖6-31學生信息報表〔2〕單擊“工具箱”中的【子窗體/子報表】按鈕，將光標移動到“主體”區域，按住鼠標左鍵并拖動鼠標，然后釋放鼠標，系統會彈出“子報表向導”對話框〔一〕。選擇該對話框中的“使用現有的表和查詢”單項選擇按鈕，如圖6-32所示。圖6-33子報表向導對話框〔一〕〔3〕單擊【下一步】按鈕，系統彈出“子報表向導”對話框〔二〕，從“表/查詢”下拉列表框中選擇“班級”，將“bjmc”字段添加到“選定字段”列表中，如圖6-33所示圖6-33子報表向導對話框〔二〕〔4〕單擊【下一步】按鈕，選中“從列表中選擇”單項選擇按鈕，如圖6-34所示。圖6-34子報表向導對話框〔三〕〔5〕單擊【下一步】按鈕，將子報表命名為“班級子報表”，如圖6-35所示。單擊【完成】按鈕。圖6-35子報表向導對話框〔四〕〔6〕翻開報表的設計視圖，系統在主報表“學生信息”中生成“班級”子報表，如圖6-36所示。圖6-36子報表設計視圖〔7〕單擊工具欄中的“預覽視圖”按鈕，切換到報表的打印預覽視圖，如圖6-37所示。圖6-37子報表預覽視圖6.3報表的計算

在實際應用中，報表不僅僅是顯示和打印數據的工具，報表還可以對數據進行分析和計算，計算結果可以通過標簽和文本框添加在報表對象中，以提供更多的數據信息。例如，可以在報表中計算記錄的總計和平均數以及記錄數據占總數的百分比等。

6.3.1在報表中添加計算字段要想在報表中進行數值計算，必須先在報表中創立用于計算數據并顯示計算結果的控件，該類控件稱為計算控件。常用的控件有文本框和標簽。在報表中添加計算字段的具體方法與步驟是：〔1〕翻開報表的“設計”視圖。〔2〕單擊工具箱中要作為計算字段的控件按鈕，單擊設計視圖中要放置控件的位置。〔3〕如果計算控件是文本框，直接輸入以“=”開始的表達式。〔4〕如果計算控件不是文本框，翻開該控件的“屬性”對話框，單擊【數據】選項卡，在“控件來源”文本框中輸入表達式。如圖6-38所示圖6-38文本框屬性對話框〔5〕修改新控件的標簽名稱，然后單擊【保存】按鈕，將報表保存。6.3.2計算報表中記錄的平均值【例6.7】根據“學生成績”表創立一個“成績單”報表，并在報表中計算數學成績的平均值。方法與步驟：〔1〕建立“學生成績”表，以“學生成績”表為數據源創立“成績單”報表。在報表頁腳中添加一個“文本框”控件，也可以將“文本框”控件添加到報表頁眉中。〔2〕翻開文本框“屬性”對話框，選擇“數據”選項卡，然后單擊“控件來源”文本框右邊的命令按鈕，系統彈出“表達式生成”對話框，如圖6-39所示。從左下角的文本框中選擇“內置函數”，在中間的文本框中選擇“SQL聚類函數”，然后選中右邊文本框中的Avg函數，最后單擊【粘貼】按鈕，將函數粘貼到表達式生成器中。圖6-39表達式生成器對話框〔3〕輸入Avg〔〕函數的自變量參數，這里輸入[sx]，然后單擊【確定】按鈕，返回到報表“設計”視圖中。〔4〕在報表“設計”視圖中，修改新文本框控件的標簽名稱為“數學平均成績”，單擊【保存】，其結果如圖6-40所示。圖6-40成績表預覽視圖6.3.3計算報表中記錄的個數【例6.8】在【例6.7】建立的“成績單”報表中計算記錄的總個數。方法與步驟：〔1〕翻開“成績”報表的“設計”視圖。〔2〕在報表頁腳中添加“文本框”控件，文本框中直接輸入函數“=count([xh])”，其中[xh]為函數的自變量。因為字段“學號”是主索引，所以有多少個學號，就代表有多少個記錄。修改文本框的標簽名稱為“記錄總數：”，如圖6-41所示。圖6-41成績表設計視圖〔3〕單擊數據庫窗口中“預覽”按鈕，結果如圖6-42所示。圖6-42成績表預覽視圖6.3.4在報表中計算百分比在報表中計算百分比，也就是計算滿足條件的記錄數占總記錄數的百分比。【例6.9】在【例6.7】建立的“成績單”報表中計算“數學”成績不及格人數占總人數的百分比。方法與步驟：〔1〕翻開“成績”報表的“設計”視圖。〔2〕將在文本框中的函數表達式改為“=DCount(”xh“，”成績表“，”[sx]<60“)/Count([xh])*100”，修改本框的標簽名稱為“數學成績不及格人數占總人數的百分比：”，如圖6-43所示。提示：使用DCount(expr,domain,[criteria])函數可以確定特定記錄集中的記錄數。expr表達式代表要統計其記錄數的字段；domain字符串表達式，代表組成域的記錄集，可以是表名稱或不需要參數的查詢名稱；criteria字符串表達式，用于限制DCount函數執行的數據范圍。〔3〕單擊數據庫窗口中【預覽】按鈕，結果如圖6-44所示。圖6-43成績表設計視圖圖6-44成績表預覽視圖6.4報表的打印在報表打印之前，還可以對報表使用“自動套用格式”，以及對報表的頁面格式進行設置等工作。頁面設置完成后，并在打印預覽視圖中，沒有發現報表有什么問題，就可以進行報表打印了。6.4.1設計報表格式報表設計好之后，可以使用系統預定義的格式進行格式設置，方法如下：〔1〕翻開某個報表的設計視圖。如果要設置整個報表的格式，可以單擊相應的報表選定按鈕；如果要設置某個節的格式，可以單擊相應的節選定按鈕；如果需要設置控件的格式，可以選定相應的控件。〔2〕單擊工具欄中的【自動套用格式】按鈕，翻開“自動套用格式”對話框〔一〕，如圖6-45所示。在“報表自動套用格式”列表中選擇所需要的風格選項。〔3〕如果需要指定字體、顏色和邊框等屬性，那么單擊【選項】按鈕，對話框底部將顯示“應用屬性”選項組，如圖6-46所示。〔4〕設置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。圖6-45自動套用格式對話框〔一〕圖6-46