第一節檔案管理人員及職責 1一、檔案管理部門職責范圍 1二、檔案工作人員崗位職責 2三、檔案管理人員配備 4第二節檔案管理流程 5第三節檔案管理制度 14一、檔案管理的范圍 14二、檔案的管理部門 14三、檔案的分類 15四、歸檔要求 15五、檔案的查閱和借閱 17六、檔案的移交 18七、檔案的保管 18八、檔案的銷毀 18第四節保密制度 19一、總則 19二、機構和職責 19三、保密范圍 20四、資料保密管理規定 21第一節檔案管理人員及職責一、檔案管理部門職責范圍（一）負責本單位各類檔案的統一管理，負責對本單位的技術圖書資料實行業務管理，并根據本單位經營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。（二）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制訂本企業檔案管理制度。（三）負責檢查、指導各部門檔案人員和有關人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業務培訓和考核計劃，會同有關部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。（四）做好各類檔案的管理和統計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續，負責檔案的復制、修裱及檔案庫房安全措施的落實，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責（一）公司分管檔案工作的領導的檔案管理職責1.主管公司的檔案管理工作，熟悉并貫徹執行《檔案法》等法律、法規、條例和規定。2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開發利用，解決公司檔案管理中的重大問題。3.督促檔案管理部門建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫房和設施，采用現代先進的技術設備，確保檔案管理的有效進行。4.聽取檔案管理部門關于檔案工作的匯報，了解情況，檢查、指導檔案管理工作。（二）檔案管理部門負責人管理職責1.在上級業務部門和本單位分管檔案工作的領導的指導下，負責檔案業務工作的管理，定期召開檔案管理工作會議，傳達上級指示精神，布置、檢查、總結工作。2.帶頭貫徹執行國家《檔案法》等法律、法規、先例及規定，組織制訂公司檔案管理制度。3.根據上級業務部門及公司的工作安排，負責起草年度檔案工作計劃和檔案工作發展規劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責和工作質量，安排和組織好檔案管理的業務培訓，不斷提高業務水平。4.及時檢查和總結檔案管理工作，經常向主管領導匯報工作。（三）檔案管理部門專職或兼職檔案員崗位職責1.在檔案管理部門負責人的領導下，做好檔案的管理工作，熱愛本職工作，認真學習業務，熟悉檔案業務知識，努力為公司各項工作服務。2.熟悉并認真貫徹執行檔案工作的方針、政策和各項規章制度，負責接收各部門、單位移交的各類歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統計、鑒定工作。3.保護檔案的安全，堅持做好“七防”工作。4.努力做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關匯編材料。5.協助和指導各部門兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案的機密內容。7.參加有關項目的竣工驗收、技術成果鑒定和設備、技術資料開箱檢驗，并做好記錄。8.負責檔案的鑒定和銷毀工作，并把好銷毀中的復查、審批和監銷關。9.積極完成領導交辦的其它工作。?????（四）各部門或單位負責人檔案管理職責負責抓好本部門或單位的檔案工作，檢查、督促本部門、單位兼職檔案員和有關人員把工作中形成、積累、整理的檔案資料，按要求定期向檔案管理部門移交歸檔。（五）各部門或單位兼職檔案員檔案管理職責1.做好本部門或單位檔案資料的收集、整理、分類、保管工作。2.及時將文件材料歸檔，按各類檔案的歸檔范圍和歸檔時間，定期向檔案管理部門移交。3.積極參加公司檔案管理網絡組織的各項工作、學習活動。?????4.嚴格遵守上級和公司的檔案管理制度，做好保密工作。三、檔案管理人員配備我公司成立檔案管理部門負責公司重要文件檔案的收錄和整理，并對采購單位的相關檔案進行收集，以便更好地為采購單位服務，我公司具體檔案管理人員名單如下表：序號姓名年齡專業職務備注123456第二節檔案管理流程一、目的加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義（一）檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責（一）行政人事部：1.負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；3.收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。（二）其他各部門相關人員：1.負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；2.向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；（三）各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。（四）各部門負責人負責對部門檔案管理監督檢查。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（1）歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月25日前。（2）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見后。（3）檔案資料的日常管理：①電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。②文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。③文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱①借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；②檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；③借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；④借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；（5）檔案銷毀①對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。②執行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；（4）公司領導的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存復印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。5.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。（四）檔案資料的歸檔時間1.即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：（1）公司規定的密級文件；（2）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；（3）合同、協議書等正本及過程資料；（4）公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；（5）其他認為需要即時歸檔的資料。2.定期歸檔（1）部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；（2）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔①重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。（五）歸檔文件的等級劃分及保管期限1.需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規章制度、簡介、執照、資質證書、榮譽、經營計劃、管理決策，單位往來發文，人事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年（六）檔案交接1.部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。（七）檔案移交公司的流程1.經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；2.行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；3.檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；（八）檔案保管1.檔案編號（1）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。（2）檔案分類各級名稱經確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。（4）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。（5）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。六、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。七、相關記錄1.《文件（合同）管理記錄目錄》；2.《文件檔案移交目錄》；3.《檔案移交清單表》；4.《檔案借閱審批單》；5.《檔案分類編號表》；6.《檔案管理流程》。第三節檔案管理制度為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：???一、檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。???二、檔案的管理部門公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。???接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。三、檔案的分類在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：（一）行政管理（二）人事管理（三）財會檔案（四）生產經營管理（五）技術質量安全管理（六）基建檔案（七）外來文件（八）聲像檔案（九）實物檔案（十）其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。???四、歸檔要求（一）歸檔的文件材料要完整、系統、準確。（二）歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。（三）存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。（四）檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。（五）檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。（六）文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。（七）歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。五、檔案的查閱和借閱（一）查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。（二）查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。（三）原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：1.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找；2.按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱；3.要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人；4.所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫；5.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；6.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任；7.調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。???六、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。???七、檔案的保管要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。百度對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。???八、檔案的銷毀公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀。第四節保密制度我公司為保證項目順利進行，項目資料不外泄，特制訂以下加強安全保密的措施，建立完善的保密制度。一、總則（一）為了確保項目的順利進行，保護國家資料的安全使用，防止資料泄密，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、《計算機信息系統保密管理暫行規定》以及《國家秘密載體保密管理的規定》等規定，結合本的實際情況，特制定本制度。（二）本制度所述“保密資料”包括甲方提供的基礎數據等。（三）本相關業務部門，要把生產資料保密工作列入工作規劃，計劃及經濟責任制，使資料保密工作真正落到實處。二、機構和職責（一）設立資料保密工作小組?？偣まk為技術保密工作歸口管理部門，負責保密管理的日常工作。相關業務部門必須指定一名技術管理人員兼