PAGE1董事長出差服務流程一、出差前準備工作1.出差信息確認在接到出差通知后，要及時詢問出差事由、目的地、出發時間、返回時間、攜帶物品，文件，隨行人員，會見人員，對方聯系人員（提前確認會面的時間地點）。2.制定出差計劃2.1出行策劃飛機出行：查詢往返出差目的地的全部航班信息，時間、航班號、豪華頭等艙、頭等艙、經濟艙等金額并明確所需要購買的機票張數。火車出行：火車應乘坐一等座以上，優先選擇靠窗位置，特殊情況如疫情期間優先安排商務座，火車票的預定需要注意是電子票還是要取紙質票。自駕出行：（自駕車型的要求等）自駕出行前要讓駕駛員給車做全面的檢查，尤其是輪胎。出發前應做好路線規劃，提前與駕駛員確認，避免堵車。上車后董事長坐在司機后面的位置。2.2住宿策劃應根據出差目的地的信息，在周邊范圍內查找四星級以上酒店信息,信息內容包括：房型、價格、相關服務等信息；如是接待方負責住宿，則要和接待方負責人核實董事長居住房間信息。董事長出差期間住宿標準，原則上住四星級以上酒店，要配健身房。2.3用餐策劃在酒店入住后第一時間告訴董事長餐廳的位置，及時告知領導。就餐時，應了解領導的忌口，多點一些清淡的菜系。禁止在就餐過程中吸煙喝酒。2.4會務策劃會務前，重點做好會議文件材料的準備（領導講話、會議文件、相關材料）、會場布置工作（設備、投影、話筒等）；會務中，發放會議材料，做好會議紀要，攝像等工作；會務后，整理會議記錄、起草會議紀要、撰寫會議簡報、發布會議新聞。給董事長確認,審核通過后馬上確認好乘務信息，同時將已確定的乘務信息發送給董事長、隨行人員、司機和接待方負責人。3.出行安排4.出行前物品檢查董事長出差所攜帶物品一般可分為業務文件、出差資料、辦公用品、個人用品四類，例如表1-1。業務文件，如邀請函、講話稿、公司簡介、商務文件、預洽談單位的資料、通信錄、介紹信、名片等。差旅資料，如目的地介紹、旅行指南、機票、車票等。辦公用品，如產品樣品、筆記本（紙質）、IPad、書刊。私人物品，如身份證、健身運動服、充電寶、常備藥品（眼藥水）、水杯（配備白開水）。5.根據查詢的航班信息和酒店情況統一匯總報董事長審核，經領導確定后制定行程表。行程計劃表一般包括以下三個方面內容。出行提示。主要是行程出發、到達、返回時間，送、接安排，乘坐交通工具，會見人員的先后順序，出差地氣候特點等出行有關事項。出差行程表。將出差期間的時間、日期、時間、地點、有關人員等內容整合在一張表中，簡便直觀。出差行程表打印三份，一份公司保留，一份上司及隨性人員攜帶，一份秘書保管。所需資料清單及經費預算。經費預算包括交通費、住宿費、餐飲費、會務費等。二．出差中的工作安排（一）前往機場1.根據所訂機票的航班信息，應保證提前一個小時到機場換登機牌；一般情況下，去首都機場開車是30分鐘行程，回來是20-25分鐘行程。若是預約機票要提前在網上辦理值機手續，并將值機后的二維碼提前發給董事長。值機要選靠窗靠后的位置，不要靠近機翼附近。2.根據行程安排行政秘書和司機應提前30分鐘到達董事長家里，發短信告知，并于距離出發前10-15分鐘以電話形式提醒，要給領導留出拿行李的時間，確保提前一個小時到達機場。3.出發前，董事長會以（短信/電話）形式告知秘書，上樓拿行李，此時，秘書要及時到樓上并在門外等候。4.如在外地出差，則要認真核對目的地到機場時間，根據時間安排應提前半小時提醒董事長做好告別準備；保證提前一個小時到機場換登機牌。5.到機場后，要及時下車開門，迎董事長下車，然后拿上行李和公文包進入機場候機大廳，拿身份證去辦理登機牌。6.一定要到服務臺辦理登機牌，選擇頭等艙（豪華頭等艙）的頭排靠窗位置；如是兩位以上領導同行，則訂頭等艙，并盡量安排在一起，方便工作交流和溝通；隨從秘書辦理登機牌時，應辦理盡量靠近頭等艙的位置，方便下飛機時到董事長處拿行李；辦好登機牌后，要詢問機場工作人員安檢口、登機口位置和距離；如距登機口較遠要安排機場車輛接送。7.辦理登機牌后，可馬上打印行程單，如為往返機票可一起打印出來做報銷憑證。8.豪華頭等艙/頭等艙：過安檢時行政秘書應跟隨董事長一起從頭等艙安檢通道安檢（頭等艙安檢通道人少時，安保秘書應跟隨董事長一起從頭等艙安檢通道安檢；若頭等艙安檢通道人比較多，安保秘書應自行從經濟艙安檢通道安檢，在頭等艙休息室等候董事長）。9.到休息室后，要安排好董事長休息，根據需求提供茶水（紅茶）、飲料（橙汁）和點心等；在條件允許的情況下，行政秘書和安保秘書一定要在董事長身邊（或視線范圍內）；如休息室只限一人隨行進入時，則由行政秘書跟隨進入并在董事長身邊（或視線范圍內），安保秘書在休息室門口（視線范圍內）適當位置等候，方便工作安排和協調。10.司機將董事長送到機場后，應在董事長進入機場（10-15分鐘后/得到離開通知）后才能離開機場，避免有突發事情發生，行政秘書要適時提醒，避免司機遺忘。11.如在外地沒有公司車輛，應提前預約，注意預約車輛須為專車（非特殊情況不要打的）。(二)關于登機1.根據所乘航班信息；及時關注登機時間（或廣播）做好登機準備。2.登機時間臨近或廣播通知登機時，要提醒董事長做好登機準備，同時攜帶好行李由機場車輛送達登機口；如果此時董事長在打電話或談事情，則應酌情進行提醒，不能誤機。3．登機需乘擺渡車時，行政秘書應跟隨董事長一起乘擺渡車；若條件不允許，行政、安保秘書應拿上董事長行李乘擺渡巴士。4.在登機后，要先協助董事長就座，放好董事長的個人物品，得到允許后再去找自己的座位就座。5.在登機前后要合理安排時間，給董事長夫人和董辦主任發信息告知行程。（三）關于抵達1.在飛機到達目的地降落后，就要做好下機準備，打開通訊設備，利用飛機滑行期間，迅速前往頭等艙（或豪華頭等艙），迎接董事長，攜帶好行李和衣物等，陪同董事長出站。2.在飛機著陸后的滑行期間，要及時聯系接機司機，確定具體位置。3.董事長每次出差回北京，在進入北京后隨行秘書要向董事長夫人發送信息告知董事長到家時間及是否回家用餐等信息。（四）關于接機1.要根據往返兩地的天氣情況，通知司機攜帶相關衣物和物品，或根據需要攜帶藥品等。2.聯系接機時：如是一個司機接機：應提前聯系，明確司機所在位置，爭取出來機場后直接上車，不停留；如人多應安排大車或多輛車；看情況最好兩個人接站，一個進去接，司機外面等。3.上車后詢問董事長行程安排，及時和相關人員聯系，做好工作安排。（五）關于酒店1.出差期間：不論何時、何地，要保證董事長居住的房間是四星級以上的酒店（配備健身房）或豪華型套房（根據需要），即：房間內要有臥室和客廳，能便于董事長接待客人或開會使用。2.酒店要求不能位于噪雜地段，董事長居住的房間環境應保持安靜且為無煙房。入住前需要詢問前臺房間是否安靜，如果接待方預訂的房間不符合要求，則要馬上聯系重新訂房，要知道目的和結果是什么。3.隨行人員應和董事長住同一酒店。4.董事長進房間后，要給董事長換上拖鞋，然后燒水沏茶，通常情況下董事長只喝自己攜帶的茶葉，酒店里提供的茶葉一般不喝（出差期間配備水杯，全程配備白開水）；如有需要及時聯系服務臺提供免費瓶裝水；落實早餐時間和地點，必要時進行實地查看和確定房間到餐廳、健身房的路線，提前告知董事長。4.董事長的行李箱要按要求（正面向上，橫向）放在行李臺上，方便拿取。公文包放在軟質體（皮椅、沙發等）上，切記不可放在硬質的東西上；在拿行李箱的時候，應避免和硬質物體接觸，以免劃傷。5.一切工作安排妥當后，要根據董事長的行程計劃或工作安排，做好約見人員的聯絡工作；董事長會客期間或經董事長同意后，隨行秘書應在（房間外/酒店大堂）等候指示。6.每次出差到酒店應詢問提供當地地圖，標注酒店所在區域；如果酒店不提供，則應立即購買一份使用。7.在外出差期間：為保證董事長身體健康、精力充沛和高效的工作，行政秘書應及時提醒董事長進行午休；董事長午休前，行政秘書要在房間沖半杯茶水放在工作臺，等董事長睡醒后再沖半杯熱水，要使茶水的溫度能夠保證直接飲用。董事長如需服藥或營養品，確保按時提醒。（六）出差中的其他注意事項1.在出差過程中乘坐火車或者飛機時，董事長在閉目休息，非緊急情況不得打擾。火車應乘坐一等座以上，特殊情況如疫情期間優先安排商務座，火車票的預定需要注意是電子票還是要取紙質票。2.每次出差前一天，要明確告知董事長出發時間、地點，車輛安排等信息并提醒董事長攜帶相關證件、文件、個人物品、洗漱用品等。若出門未帶身份證：在火車站和機場可以專門打印臨時身份證，可以提前打印。3.每次出差要明確行程的目的、對接人、需準備的資料。4.出差期間，董事長的公文包一定要看管好，不論在何種情況下要做到包不離人。5.董事長在外出會客和洽談期間，行政秘書要認真看護好領導的個人物品，在離開時要協助董事長收拾好東西后再離開。6.出差期間，做為隨行秘書要和董事長保持合適距離，永遠保持在董事長視線范圍之內的位置。7.每次出差董事長到達目的地時，隨行秘書需短信告知董事長夫人，安全到達目的地，報一下平安。8.餐飲方面：若宴席由我方準備，多點一些清淡的菜系。非特殊情況，提醒禁止飲酒。三．出差后的工作安排及時向董事長匯報出差期間公司內部事務及業務進展出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘錄）各種差旅費用報銷跟進業務后續事宜附件：表1領導出差資料和物品一覽表類出差用品檢查重點業務文件1邀請函講話稿公司簡介2宣傳資料