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文檔簡介

電子郵件使用說明總則1.1為規范公司內部電子郵件的使用，鼓勵員工采用電子郵件進行工作交流。郵箱申請2.1電子郵件系統分為個人郵箱和部門郵箱。2.2部門郵箱由部門指定專人負責。2.3個人電子郵箱開戶由郵件管理員統一開戶。部門郵箱開戶需部門經理申請，經總經辦審批后，由郵件管理員開戶。電子郵件具體使用說明3.1需要發送郵件情況3.1.1正式工作報告3.1.2部門之間事務往來3.1.3通知3.1.4知識推薦和信息傳遞3.1.5沒有見面交流條件的其他交流內容3.1.6難以簡單用口頭表達說明清楚的事項3.2郵件文本格式參考1郵件主題郵件標題與文件標題撰寫的方式基本相同。請示類郵件標題如“關于XXXX的請示”；2）回復類郵件標題如“回復關于XXXX的請示”；3）溝通類郵件標題如“關于XXXX的溝通”。2主送對象明確向誰報告情況、反映問題、請示工作。3郵件內容1）直奔主題，開門見山，一般不超過1000字。2）對于較為復雜的問題，盡可能邏輯化表達。方法是分類或層次敘述，即分成1、2、3逐條表達，不要把多個問題混在一起，令收件人難以閱讀。4附件在郵件正文中應予說明，即告知收件人查看附件，同時告知發送郵件的目的。人事類郵件：主送人事對應責任人；抄送人事經理和直接上級。營銷類郵件：主送對應責任人；抄送營銷副總和直接上級。3.2.3其他非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要，將郵件抄送給直接領導。避免將細節性的討論意見發送給公司高級管理人員。不能隨便向群體郵箱發送不必要消息。3.3郵件的其他用法3.3.1對重要溝通事項，在發送郵件后最好電話提醒對方引起關注；或請對方確認收到郵件。3.3.2凡公司重大事項請示、重要情況報告，必須使用企業電子郵箱發送電子郵件；緊急事項需要口頭報告或答復的，事后需發送電子郵件作為記載。3.4處理郵件時間員工每天上班9點前和下午3點，打開個人郵箱，查看郵件，處理相關事宜。如果未及時查看郵件，錯過公司相關通知，自己承擔相應責任。3.5注意事項3.5.1發送敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。3.5.2任何人使用電子郵件泄露公司商業秘密，一經發現，

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