第頁共頁進貨查驗及索證索票記錄制度范文一、目的與依據(jù)為規(guī)范公司進貨查驗及索證索票過程，確保企業(yè)進貨的準確性和合法性，提高企業(yè)管理水平，特制定本制度。本制度的制定依據(jù)主要有以下法律法規(guī)及規(guī)章：二、適用范圍本制度適用于公司內所有進貨查驗及索證索票的過程，包括進貨查驗、索證及索票記錄等。三、職責分工1.進貨查驗人員的職責：a.嚴格按照進貨單據(jù)和合同要求進行查驗。b.對于進貨品的數(shù)量、質量和規(guī)格進行核實，如有問題及時反饋給相關部門。c.對于進貨品的包裝和標簽進行查看，確保包裝完好，標簽齊全。d.確保進貨品隨同所需證件一起到達，核對證件的真實性和合法性。e.在進貨品查驗合格后，及時更新進貨記錄，并將進貨物品交付給負責人。2.索證人員的職責：a.根據(jù)進貨單據(jù)和合同要求，及時索取所需證件。b.負責核對所索取的證件的真實性和合法性。c.將索取的證件及時歸檔并進行記錄。d.對于索證過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給相關部門。3.索票記錄人員的職責：a.索取進貨票據(jù)并進行記錄，確保票據(jù)的真實、完整和合法。b.對已記錄的票據(jù)進行分類歸檔，便于隨時查詢。c.對于索票過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給相關部門。d.對票據(jù)的狀態(tài)進行定期檢查和更新，確保索票記錄的準確性和完整性。四、流程與方法1.進貨查驗的流程:a.進貨查驗人員在收到進貨品時，先核對進貨單和合同要求的規(guī)格、數(shù)量、質量等是否一致。b.查驗進貨品的包裝和標簽是否完好，如有問題立即反饋給相關部門。c.核對進貨品是否隨同所需證件一起到達，對證件的真實性和合法性進行查驗。d.查驗合格后，及時更新進貨記錄，并將進貨物品交付給負責人。2.索證的流程：a.索證人員根據(jù)進貨單據(jù)和合同要求，及時索取所需證件。b.對所索取的證件進行核對真實性和合法性。c.將索取的證件進行歸檔并進行記錄。d.對于索證過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給相關部門。3.索票記錄的流程：a.索票記錄人員在收到進貨票據(jù)后，核對票據(jù)的真實、完整和合法。b.將索取的票據(jù)進行分類歸檔，并進行記錄。c.對索票過程中出現(xiàn)的問題及時反饋給相關部門。d.定期檢查和更新票據(jù)的狀態(tài)，確保索票記錄的準確性和完整性。五、記錄與備份為確保進貨查驗及索證索票過程的真實性和合法性，應將相關記錄進行備份保存，備份方式包括紙質備份和電子備份。紙質備份應保留在專門的檔案柜中，電子備份應存儲在安全可靠的服務器上，并設置權限，保證相關人員可以查詢和查閱。六、檢查與評估公司應定期對進貨查驗及索證索票過程進行檢查與評估，以確保執(zhí)行情況的準確性和合法性。檢查與評估內容應包括進貨查驗的準確性和可操作性，索證的準確性和完整性，索票記錄的真實性和合法性等。七、違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依照公司相應的管理規(guī)定進行處理，并追究責任人的相關責任。八、附則本制度自發(fā)布之日起正式生效，并適用于公司內的所有進貨查驗及索證索票過程。如有需要，本制度可隨時根據(jù)公司實際情況進行修訂。修訂后的制度經(jīng)公司領導簽署后方可生效。以上所述