PAGE2PAGE5ABC律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度為加強(qiáng)本所業(yè)務(wù)檔案管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理流程，根據(jù)《律師法》、《檔案法》及司法部、國(guó)家檔案局頒布的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。第一章原則第一條業(yè)務(wù)檔案是律師及律師事務(wù)所從事業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映律師維護(hù)國(guó)家法律正確實(shí)施，維護(hù)委托人合法權(quán)益的情況，業(yè)務(wù)檔案管理是律師事務(wù)所的重要任務(wù)。第二條本所實(shí)行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時(shí)建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結(jié)合紙制檔案管理制度另行制定。第三條卷宗材料應(yīng)按訴訟程序或非訴訟業(yè)務(wù)的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序裝訂歸檔。第四條律師業(yè)務(wù)檔案按年度和一案一卷、一卷一號(hào)原則立卷。第五條兩名以上律師共同承辦同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立卷，但不同律師事務(wù)所律師合辦的法律事務(wù)分別立卷。第六條律師承辦跨年度的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷。律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)做到一單位一卷。第七條業(yè)務(wù)檔案立卷實(shí)行承辦律師負(fù)責(zé)制。第八條律師業(yè)務(wù)檔案由本所統(tǒng)一保管，律師因工作變動(dòng)或因故調(diào)離本所的，應(yīng)將其經(jīng)辦的業(yè)務(wù)檔案及有關(guān)文件材料辦理交接后方可辦理手續(xù)。第二章歸檔材料的收集和整理第九條律師接受委托人委托之前，應(yīng)首先向委托人提交訴訟風(fēng)險(xiǎn)告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。第十條律師接辦業(yè)務(wù),經(jīng)本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經(jīng)審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時(shí)由委托人簽發(fā)授權(quán)委托書。第十一條律師在承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等必須用藍(lán)黑色或黑色鋼筆書寫、簽發(fā)，字體應(yīng)當(dāng)使用簡(jiǎn)化漢字并力求整齊、清晰。第十二條業(yè)務(wù)辦結(jié)后，由委托人如實(shí)填寫《業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡》，并將服務(wù)質(zhì)量反饋的意見和處理結(jié)果一并裝訂歸檔。第十三條律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項(xiàng)法律事務(wù)的全部文書材料，要補(bǔ)齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。第十四條卷宗應(yīng)在結(jié)案或非訴訟業(yè)務(wù)辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)完成并歸檔。凡不符合立卷規(guī)定要求的，綜合行政部一律退還立卷人重新整理，涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私案卷應(yīng)當(dāng)確定密級(jí)。歸檔時(shí)，應(yīng)在檔案封面左上角加蓋密級(jí)章。第十五條提交人民法院、仲裁機(jī)構(gòu)或有關(guān)部門的材料，律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。第十六條業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序或非訴訟業(yè)務(wù)的客觀進(jìn)程或時(shí)間順序裝訂歸檔。一般順序?yàn)椋涸V訟業(yè)務(wù)檔案（一）刑事卷1、律師事務(wù)所批辦單；2、風(fēng)險(xiǎn)告知書；3、收費(fèi)憑證；4、委托代理協(xié)議；5、委托書或指定書；6、起訴書；7、閱卷筆錄；8、會(huì)見被告人、委托人、證人筆錄；9、調(diào)查材料；10、承辦人提出的辯護(hù)意見；11、集體討論紀(jì)錄；12、出庭通知書；13、代理詞；14、裁定書、判決書；15、上訴書、抗訴書；辦案小結(jié)；業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。（二）民事代理卷1、律師事務(wù)所批辦單；2、風(fēng)險(xiǎn)告知書；3、收費(fèi)憑證（本所出具票據(jù)的復(fù)印件）；4、委托代理協(xié)議；(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本所的檔案和有關(guān)資料，編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業(yè)務(wù)提供服務(wù)；(三)指導(dǎo)、督促、檢查律師對(duì)業(yè)務(wù)檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機(jī)關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。(四)檔案管理人員嚴(yán)格遵守保密制度，并注意保護(hù)當(dāng)事人隱私權(quán)及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。第二十五條業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)辦結(jié)后一個(gè)月內(nèi)裝訂完畢，由承辦人根據(jù)司法部、國(guó)家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續(xù)。第二十六條檔案管理人員接收案卷時(shí)，應(yīng)按照要求檢查案卷質(zhì)量，并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，在案卷封面左上角應(yīng)蓋“歸檔”章。如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。第二十七條涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私，以及約定本所承擔(dān)保密義務(wù)的律師業(yè)務(wù)案卷歸檔時(shí)應(yīng)列為保密卷，確定密級(jí)保管。第二十八條隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。第二十九條對(duì)歸檔案卷，按律師事務(wù)所年度順序、業(yè)務(wù)類別、保管期限等排列編號(hào)，絕密案卷單獨(dú)編號(hào)。第三十條同一案件由于審級(jí)改變或其他原因形成幾個(gè)案號(hào)的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時(shí)間順序后卷隨前卷保管。第三十一條對(duì)于歸檔工作表現(xiàn)突出的，要通報(bào)表?xiàng)?，并進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)（獎(jiǎng)勵(lì)方法另行制訂）。對(duì)于結(jié)案后，未在三個(gè)月內(nèi)歸檔的或歸檔的案卷經(jīng)檢查不合格的給予批評(píng)教育，連續(xù)三次不改正的，通報(bào)市司法局，暫緩其年檢注冊(cè)。第五章檔案的查詢與借閱第三十二條查詢檔案填寫《查詢登記薄》，包括查詢?nèi)掌凇⒉樵儥n案編號(hào)、查詢?nèi)撕炞?、是否?fù)印。借閱檔案須填寫《借閱登記薄》，包括借閱日期、借閱檔案編號(hào)、冊(cè)數(shù)、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。第三十三條借閱、查閱，不得從卷內(nèi)抽取、涂寫、標(biāo)記、污損材料。第三十四條同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出示正式調(diào)卷函件，并應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。第三十五條人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要，要求查閱、借閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出示正式查卷函件，經(jīng)本所主任同意后辦理查閱手續(xù)。第三十六條凡涉及國(guó)家機(jī)密或個(gè)人隱私的業(yè)務(wù)檔案，以及當(dāng)事人要求保密的檔案，一般不得對(duì)外借閱和查閱。第三十七條對(duì)查閱或借出的檔案，要及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應(yīng)立即向本所負(fù)責(zé)人匯報(bào)并及時(shí)處理。第六章檔案的保管期限第三十八條律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。凡屬于需要長(zhǎng)遠(yuǎn)查考、利用的律師業(yè)務(wù)檔案，列為永久保管。凡屬于在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為二十年至六十年。凡屬于在一般時(shí)間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。列為長(zhǎng)期或短期保管的律師業(yè)務(wù)檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報(bào)本所主任決定。第三十九條律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項(xiàng)法律事務(wù)辦結(jié)和終止后的下一年起算。第四十條具體業(yè)務(wù)檔案的保管期限，根據(jù)相關(guān)規(guī)定另行確定。第四十一條本所檔案目錄登記簿、檔案收進(jìn)登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。第七章檔案的統(tǒng)計(jì)、保護(hù)及清理第四十二條檔案的統(tǒng)計(jì)、移交、保護(hù)按照司法部、國(guó)家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》執(zhí)行。第四十三條事務(wù)所設(shè)置變更時(shí)，應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清理，清理辦法如下：(一)事務(wù)所撤銷的，應(yīng)交由同級(jí)或上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)代管，或向同級(jí)檔案館移交；(二)事務(wù)所分立的，檔案交由分立前的一個(gè)事務(wù)所管理；(三)事務(wù)所合并的，事務(wù)所的檔案交由合并后的事務(wù)所管理。(四)事務(wù)所撤銷、分立或合并時(shí)，沒有辦理完畢的律師業(yè)務(wù)視情況移交給新的事務(wù)所繼續(xù)辦理，承辦該項(xiàng)業(yè)務(wù)所形成的檔案應(yīng)由新的事務(wù)所保管。