Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業高效辦公應用匯報人：1夏如何提高日常數據處理效率？樹立一種正確高效使用Excel的基本理念和思路掌握實用的Excel技能和技巧靈活使用常用的函數了解和掌握一些實用的工具熟練使用數據透視表課程目錄前言高效數據處理日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用高效數據分析工具及應用前言01前言（Excel的使用習慣）你設計表格是否很隨意？想怎么弄就怎么弄？你是不是輸入數據也很隨意，而不考慮Excel對數據格式的要求？你是不是特別喜歡設計多行表頭，還有大量合并單元格？你是不是特別喜歡在表格里插入很多合計行和空行？你是不是特別喜歡把所有的數據（包括計算結果）都保存在一個工作表，結果表格有非常多的列？你是不是只會簡單的加減乘除，而不會使用函數進行匯總計算？你是不是只會使用簡單的直接單元格鏈接，而不會使用函數引用數據？你是不是不注意保護工作表的計算公式？你是不是總在使用笨辦法來處理數據？前言（Excel的標準化和規范化）樹立一種正確使用Excel的理念科學規范的表格結構科學規范的數據結構正確區分和處理兩類Excel表格基礎表報告表正確處理三種Excel數據文本（純文本和數字型文本）日期和時間數字（純數字和文本型數字）高效數據處理02第一部分高效數據處理技能1：快速處理非法日期技能2：非法數字與純數字之間的相互轉換技能3：快速填充數據（定位填充法的應用）技能4：刪除數據中眼睛看不見的特殊字符技能5：自定義排序與高級篩選的靈活運用技能6：數據的快速分列技能7：設計標準的表格模板，數據有效性應用技能8：保護工作表指定區域，以免別人破壞或修改技能1：快速處理非法日期很多人對日期數據的輸入是很隨意的，有時侯輸入的“日期”并不是真正的日期。例如：“20140817”、“2014.08.17”注：日期在Excel中是作為數值儲存在單元格中的，永遠是正整數。正確的日期格式：年月日3個數字之間用減號（-）或者斜杠（/）隔開的。案例01：非法日期的快速轉換技能2：非法數字與純數字之間的相互轉換在單元格輸入文本型數字的方法有兩種：方法1：應先輸入單引號“‘”，再輸入數字；方法2：先將單元格設置為文本，然后正常輸入數字。文本型數字轉換為純數字利用智能標記使用分列工具選擇性粘貼純數字轉換為文本型數字使用Text()函數使用分列工具案例02：非法數字與純數字的相互轉換技能3：快速填充數據

數據區域內如果有空白單元格，在使用數據透視表做數據分析時就會造成一些數據的分析困難，甚至會影響到數據分析的準確性。定位填充法步驟：1、選擇整個數據區域2、使用F5健，把數據區域內的所有空單元格都選中3、在活動單元格中輸入公式，“=活動單元格上一個單元格的地址”4、按[Ctrl+Enter]組合鍵案例03：快速填充數據技能4：刪除數據中看不見的特殊字符

從數據庫導入的數據往往會含有一些眼睛看不見的特殊字符，為了能正確的處理分析，必須把這些特殊字符刪除。步驟：1）復制單元格中看不見的字符2）打開查找和替換對話框，將特殊字符粘貼進“查找內容”輸入框中，“替換為”輸入框中不輸入任何字符，單擊“全部替換”按鈕。案例04刪除數據中看不見的特殊字符技能5：自定義排序與高級篩選的靈活運用排序如何按照規定的格式進行排序？排序的妙用：制作工資條注意事項（有公式時要小心）案例05自定義排序與高級篩選應用篩選如何篩選不重復數據？如何進行多條件下的高級篩選？案例05自定義排序與高級篩選應用技能6：數據的快速分列數據分列是在實際工作中經常遇到的問題。基本方法方法1：使用“分列”工具根據分融符號進行數據分列根據數據寬度進行數據分列方法2：利用函數案例06數據的快速分列技能7：設計標準的表格模板使用數據有效性規范控制數據的輸入。數據有效性的應用：案例07設計標準規范的管理表單技能8：保護工作表指定區域工作表中的有些地方有時是需要保護或設置修改權限的，例如：做好的計算公式等。步聚Step1：先解除整個工作表或者指定區域的鎖定Step2：選擇要保護的公式單元格，鎖定或隱藏Step3：保護工作表案例08保護工作表日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用03第二部分日常數據的計算、提取、匯總邏輯判斷及查詢應用技能9：日期的計算（日期函數的綜合應用）技能10：從數據字符中提取需要的數據（文本函數綜合應用）技能11：日常數據的邏輯判斷處理技能12：日常數據的高效求和與匯總技能13：日常數據的高效查詢技能9：日期計算（日期函數的綜合應用）3個重要的日期函數TODAY計算當天日期

用法：=TODAY()EDATE計算到期日用法：=EDATE(開始日期，總月數)DATEDIF計算兩個日期之間的期限

用法：=DATEDIF(開始日期，截止日期，計算類型)計算類型："Y"時間段中的整年數;"M"時間段中的整月數。問題：已知合同簽訂日和期限，如何計算合同到期日？已知付款期限，截止日為下月5日，如何計算付款日？已知生日，如何計算年齡？案列09常用日期函數的應用技能10：從數據字符中提取需要的數據幾個注意事項：輸入文字應該注意的幾個問題正確區別文本型數字和純數字將不能計算的數字快速修改為可以計算的純數字常用的幾個文本函數LEN()計算字符串的長度LENB()計算字符串中字節的長度LEFT()從左往右取數RIGHT()從右往左取數MID()從指定位置取數

案例10文本函數的綜合應用技能11：日常數據的邏輯判斷處理數據的處理和分析，離不開邏輯判斷。常用的邏輯判斷函數IF，簡單的判斷函數=IF(判斷表達式，條件成立的結果，條件不成立的結果)嵌套IF，注意邏輯關系和正確的輸入方法

案例11數據的邏輯判斷處理技能12：日常數據的高效求和與匯總常用的分類匯總函數SUM：簡單的無條件求和函數SUMIF：單條件求和函數=SUMIF(條件判斷區域，條件值，實際求和區域)SUMIF函數兩種用法：1.精確匹配匯總2.模糊匹配匯總注：sumif函數模糊匹配匯總，使用通配符合連接符通配符*連接符&

案例12數據的高效求和匯總技能13：日常數據的高效查詢查找數據：

從表格中把滿足條件的數據查找出來

常用函數：VLOOKUP=VLOOKUP(查找依據，查找區域，取數的列位置，查找模式)

注意事項列結構表格單條件查詢從左往右查找不允許有重復不區分大小寫

案例13日常數據的高效查詢高效數據分析工具及應用04第三部分高效數據分析工具及應用技能14：條件格式的實際應用技能15：數據透視表的快速創建與布局技能16：數據報表的多角度統計分析技能17：數據報表的占比分析技能18：數據報表中日期、地區、年齡、工資的組合統計分析應用技能19：數據透視表中新分析指標的添加技能20：相同結構工作表的快速匯總（多表快速匯總）技能21：快速核對數據（不同工作表數據的快速核銷）技能14：條件格式的實際應用條件格式根據指定的條件，來設置單元格格式應用：跟蹤數據變化合同提前提醒庫存預警美化表格注意事項：正確設置公式正確設置單元格引用方式

案例14條件格式的實際應用

技能15：數據透視表的快速創建與布局創建數據透視表利用數據透視表向導按照向導步驟進行操作缺點：無法實現數據源的動態更新，除非使用動態數據區域名稱利用導入數據工具制作數據透視表利用Excel的導入數據工具制作優點：這種數據透視表是一種動態的數據透視表，如果工作表的數據的增加或減少了，數據透視表的數據源也隨之發生改變

案例15數據透視表創建與布局技能16：數據報表的多角度統計分析

案例16數據報表的多角度統計分析源始數據多角度分析報表技能17：數據報表的占比分析設置字段顯示方式：對數據進行深層分析

案例17數據報表的占比分析技能18：數據報表組合統計分析應用組合字段：挖掘深層次分析指標按日期（年、季度、月）分組查看按地區分組查看數字組合（職工年齡、工資）

組合應注意的事項頁字段不能進行組合字段內有空白項不能進行組合有非法日期時不能對日期進行組合某個字段內有不同類型數據時不能組合案例18數據的組合應用技能19：數據透視表中新分析指標的添加添加自定義計算字段通過自定義計算字段，可以為報表設計新的考察分析指標，對數據進行多角度和深層次的分析。

案例19數據透視表中新分析指標的添加源始數據新增指標后的分析報表技能20：相同結構工作表的快速匯總使用合并計算工具快速匯總多個報表每個工作表的結構完全相同行、列也一樣多行順序和列順序一模一樣案例20相同結構工作表的快速匯總技能21：快速核對數據如何快速核對兩個表格的差異？實用技能：利用查找函數利用數據透視表多重合并計算區域

案例21快速核對兩個表的數據Excel菜鳥職場辦公效率提升秘籍Excel企業高效辦公應用EXCEl的使用技巧.新.35EXCEL學習介紹EXCEL基本操作EXCEL函數EXCEL圖表內容提綱.新.36EXCEL基本操作掌握EXCEL菜單命令用法掌握常用快捷鍵.新.37EXCEL基本操作單元格了解主要了解單元格周圍的小圖標鼠標放在單元格邊框上可以拖動單元格，放在右下角可以向上/下或者左/右復制單元格，放在右下角按住SHIFT可以插入單元格。.新.38EXCEL基本操作數據錄入

1.身份證號碼輸入（設置單元格屬性為“文本”或者前面加’）

2.分數輸入（直接輸1/3EXCEL默認為1月3日，應該寫成0空格1/3）

3.平方、立方的輸入(右鍵選擇單元格格式，選上標、下標)4.單元格里回車（alt+enter）.新.39EXCEL基本操作查找

1.模糊查找按CTRL+F進入查找，在查找里直接輸查找內容為模糊查找。

2.精確查找在查找里點開選項，將單元格匹配的勾打上為精確查找

3.值查找在查找里點開選項，查找范圍選擇值為值查找。（如果單元格里是公式那必須用值查找）.新.40EXCEL基本操作常用功能

1.凍結窗口光標放在我們需要固定范圍旁邊的單元格上，選擇菜單“窗口”-“凍結窗口”。

2.排序選擇“數據”-“排序”

3.篩選選擇“數據”-”篩選“4.插入對象選擇“插入”-“對象”

5.下拉菜單制作點到你要制作下拉菜單的單元格，選擇“數據”-“有效性”，在允許框中選“序列”，在來源框中選擇數據范圍或者直接輸入值，主要在直接輸入值時要用“，”隔開。.新.41EXCEL函數什么是函數

Excel函數即是預先定義，執行計算、分析等處理數據任務的特殊公式。以常用的求和函數SUM為例，它的語法是“SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”稱為函數名稱，一個函數只有唯一的一個名稱，它決定了函數的功能和用途。函數名稱后緊跟左括號，接著是用逗號分隔的稱為參數的內容，最后用一個右括號表示函數結束。什么是公式

函數與公式既有區別又互相聯系。如果說前者是Excel預先定義好的特殊公式，后者就是由用戶自行設計對工作表進行計算和處理的公式。以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號“=”開始，其內部可以包括函數、引用、運算符和常量。上式中的“SUM(E1:H1)”是函數，“A1”則是對單元格A1的引用(使用其中存儲的數據)，“26”則是常量，“*”和“+”則是算術運算符。.新.42EXCEL函數基礎概念—引用

1.認識工作表區域

EXCEL共有256列，65536行。

2.單元格引用方式

相對應用A1、B13.單元格引用分類一維引用A1:A10,A1:F1

二維引用A1:C10

三位引用sheet1：sheet3！A1.新.43EXCEL函數常用函數

SUM，SUMIF，MAX，COUNT/COUNTA/COUNTIF，ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN，HEX2DEC/DEC2HEX，LEFT/RIGHT，AVERAGE，VLOOKUP，LEN，MID，SUBSTITUTE，IF，AND/OR.新.44EXCEL函數SUM用途：返回某一單元格區域中所有數字之和。語法：SUM(number1，number2，...)。參數：Number1，number2，...為1到N個需要求和的數值。用法舉例：.新.45EXCEL函數SUMIF用途：根據指定條件對若干單元格、區域或引用求和。語法：SUMIF(range，criteria，sum_range)參數：Range為用于條件判斷的單元格區域，Criteria是由數字、邏輯表達式等組成的判定條件，Sum_range為需要求和的單元格、區域或引用。用法舉例：.新.46EXCEL函數MAX用途：返回數據集中的最大數值。語法：MAX(number1，number2，...)參數：Number1，number2，...是需要找出最大數值的1至N個數值。用法舉例：如果A1=71、A2=83、A3=76、A4=49、A5=92、A6=88、A7=96，則公式“=MAX(A1:A7)”返回96。.新.47EXCEL函數COUNTIF用途：統計某一區域中符合條件的單元格數目。語法：COUNTIF(range，criteria)參數：range為需要統計的符合條件的單元格數目的區域；Criteria為參與計算的單元格條件，其形式可以為數字、表達式或文本。其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。用法舉例：.新.48EXCEL函數LEFT/RIGHT用途：基于所指定的字符數返回文本字符串中的左邊第一個或前幾個字符語法：LEFT(text,num_chars)參數：Text是包含要提取字符的文本字符串。Num_chars指定要由LEF