地方文獻(xiàn)工作管理制度前言隨著地方文獻(xiàn)的收集、整理、保管工作的不斷推進(jìn)，如何確保地方文獻(xiàn)工作的高效、科學(xué)、規(guī)范，保障地方文獻(xiàn)材料的安全和價(jià)值，已經(jīng)成為一個(gè)亟待解決的問題。為此，本制度的制訂正是為了滿足這一需求，更好地守護(hù)地方文獻(xiàn)的安全和完整。一、總則1.1目的本制度的目的是為了規(guī)范地方文獻(xiàn)工作中的各種流程，確保地方文獻(xiàn)知識(shí)的傳承和整理，促進(jìn)地方文獻(xiàn)的保護(hù)和利用。1.2適用范圍本制度適用于所有有關(guān)地方文獻(xiàn)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人。1.3定義地方文獻(xiàn)：指地方政府、機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，以及社會(huì)個(gè)人正式出版的文獻(xiàn)。收集：指為獲得信息和材料而從各種渠道獲取有關(guān)的地方文獻(xiàn)。整理：指對(duì)收集的地方文獻(xiàn)材料進(jìn)行分類、整合、鑒定、匯編等工作。保管：指對(duì)整理好的地方文獻(xiàn)材料實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期安全保管、定期維護(hù)、完整還原的過程。利用：指通過各種方式利用地方文獻(xiàn)材料來滿足社會(huì)和個(gè)人需要的過程。二、收集工作2.1收集范圍穩(wěn)妥的地方文獻(xiàn)收集范圍必須準(zhǔn)確定位，充分考慮各種可能性，并加以明確闡述。文種、出版對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)期等均應(yīng)予以規(guī)定。2.2收集模式在決定收集范圍的基礎(chǔ)上，同時(shí)根據(jù)政策、條件、人力資源等方面的綜合性與實(shí)際情況進(jìn)行合理安排。可采取自采、限時(shí)、委托等多種方式。2.3收集目標(biāo)明確好地方文獻(xiàn)收集工作的目標(biāo)，是關(guān)系到工作成效的一個(gè)關(guān)鍵問題。目標(biāo)可能是知道一定的地方文獻(xiàn)資料，也可能是盡可能獲得豐富的地方文獻(xiàn)資料等。目標(biāo)的設(shè)定最好是從實(shí)際情況出發(fā)，策劃科學(xué)合理，便于實(shí)施，也便于評(píng)估。三、整理工作3.1整理前期準(zhǔn)備進(jìn)入整理工作之前，必須要做好前期準(zhǔn)備。包括對(duì)收集材料的鑒別和評(píng)估，對(duì)擬定整理方法的分析、討論。在這一過程中，需要有合理的人力和資源分配。3.2整理方式整理方式可能采取專項(xiàng)整理、專人整理、研究型整理、清單整理等多種方法，一定要從實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜，科學(xué)選擇。3.3整理結(jié)果的輸出與登記給整理標(biāo)準(zhǔn)與整理制度規(guī)定出具體的整理官方質(zhì)量證明，記錄好自己整理的內(nèi)容、過程以及完成情況，并按照制定的記錄表及結(jié)果清單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。涵蓋的方面包括為取得或制作出紙制和電子材料的種種內(nèi)容，以及保存和存檔的方法標(biāo)準(zhǔn)等。四、保管工作4.1保管的對(duì)象所有地方文獻(xiàn)檔案資料均屬于保管的對(duì)象，包括電子存儲(chǔ)物、紙質(zhì)存儲(chǔ)物。4.2保管標(biāo)準(zhǔn)有效的保管標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)囊括文件、存檔、相關(guān)通知、涉及的安全保密問題等諸多方面，并且能夠全面反映所保管材料的特殊性與范圍等具體情況。4.3保管措施在保管過程中，應(yīng)該執(zhí)行以下措施：自行提出保管設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范化管理文件存儲(chǔ)地點(diǎn)、人員管理，確保安全、完整；采取規(guī)定的工具對(duì)文件進(jìn)行掃描，以確保每一份文件都可以找到。五、利用工作5.1利用范圍利用地方文獻(xiàn)的范圍非常廣泛，可以用于學(xué)術(shù)研究、政府起草文件、民俗紀(jì)錄、電影記錄等方面。5.2利用方式地方文獻(xiàn)的利用方式，可以分為紙質(zhì)利用與電子利用。電子利用越來越普遍，特別是隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)具體資料進(jìn)行電子化了解的程度也越來越高。六、保密與安全管理6.1保密管理地方文獻(xiàn)的保密管理是非常重要的，對(duì)材料的訪問、整理、保管都需要執(zhí)行嚴(yán)格的保密措施。針對(duì)不同的材料，應(yīng)逐一報(bào)備，并且明確保密級(jí)別，建立保密務(wù)實(shí)辦法。6.2安全管理文獻(xiàn)的安全管理主要是指防火、防盜、防泄密等保障措施。在保管期間，防火、防盜需要加強(qiáng)，同時(shí)加強(qiáng)人力管理，確保知曉信息的人員限定，有效控制流通。保密、安全管理