2023-2023學年第一學期溫州大學學生會宣傳部工作手冊工作手冊目錄1部門介紹31.1部門簡介31.2部門職能32常規要求42.1禮貌要求42.2例會要求42.3簽到、值班要求43部門制度53.1拍照預約制度53.2影像照片整理、存儲制度53.3物品借用需知63.4部門工作分配64工作細那么74.1活動拍照工作細那么74.2財務管理工作細那么94.3檔案管理工作細那么114.3.1存檔114.3.2檔案查收124.3.3檔案借閱134.3.4檔案整理及統計135各項流程145.1物品簽單及領取流程145.2文印資料簽單及打印流程145.3電子海報、噴繪簽單及領取流程145.4海報蓋章流程155.5噴繪懸掛審批流程165.6場地申請流程176附錄231部門介紹1.1部門簡介溫州大學學生會宣傳部，是展示其學生會工作的窗口。主要負責學生會各項會議以及各個活動的拍照，并且為學校大型活動、校園日常采寫等提供相關影像素材。并且定期組織學生會的新聞發布會，同時，在新聞宣傳中心統一負責下，通過組建學生會微信平臺的形式，定期為全校師生展示其學生會的風采。1.2部門職能1〕活動拍照學生會拍照工作主要分為活動拍照和會議拍照。2〕影像照片整理工作對于各類影像照片資料，進行整理存儲。3〕新聞發布會在整個新聞宣傳中心的指導下，定期召開新聞發布會，擴大學生會的透明度。4〕學生會微信平臺、微博平臺在新聞宣傳中心統一負責下，宣傳部負責其中的一些板塊，并為微信、微博平臺提供相關影像照片資料。2常規要求2.1禮貌要求在參加正式工作或會議室，穿著需得體，不得穿背心、拖鞋等。在日常生活及工作中碰到學生會的成員要主動問好，遇到學長學姐要禮貌稱呼。在接打工作中，也需注意禮貌問題，“您好〞、“請〞等詞語要常掛在嘴邊。在收到通知短信時，需及時、禮貌地回復。另外，在休息時間，即上午8點之前，晚上11點之后，以及午休時間，除非特別緊急的事件，最好不要影響他人休息。2.2例會要求宣傳部例會每兩周舉行一次，定于前一周周三晚上舉行，具體時間、地點會提前1天以短信形式通知。在會議上主要總結之前的工作，以及作之后工作的方案，同時分享大家的工作心得與感想。如遇緊急任務，會臨時安排例會，不設固定時間、地點。例會需準時參加，不得無故缺席、遲到，如有特殊情況需向負責人請假。與會者穿著需得體，不允許穿拖鞋參加例會。與會者需保證會議秩序，不允許無故擾亂會議進程，會議過程中不允許吃零食。簽到、值班要求宣傳部干事每周應至少保證3次簽到，并且嚴禁代簽現象的發生；宣傳部干事必須認真對待值班任務，不得無故缺勤、遲到、早退，嚴禁值班代簽現象，如有特殊情況不能值班者需向人力資源部相關負責人請假；參加會議或活動必須準時出席，并及時簽到、簽退，假設有事不能參加者，需向部門負責人請假，經同意前方可。3部門制度3.1拍照預約制度時間：以提前3天預約為準，假設時間緊急，提前2天預約也可以〔但為了有效的安排人員進行拍照工作，請盡快聯系我們進行預約〕，少于2天，我們部門概不受理。說明：由于部門相機短缺，一般以數碼相機進行拍照，舉辦中大型活動，如需單反，請活動負責部門提供相機，具體提供幾只，負責部門可視活動的規模，重要性等而定，單反可向團委唐華老師處借用。如有特殊情況需向宣傳部借用相機者，需承當相機的保管和維護義務，如出現喪失或損壞，責任由借用相機者全權承當。影像照片整理、存儲制度一般活動結束時間假設不是太晚，我們部門會于當天晚上上傳至活動部門，用以存檔。如果有特殊情況，我們會盡快于次日傳至相關部門。假設照片已傳至相關部門，那么希望相關部門妥善管理。對于各類影像照片資料，只要是宣傳部拍攝的，部門都會在活動和會議后，自行存儲一個月，在活動后的一個月內，假設其他部門需要該活動照片可向我們部門所要；超過一個月，相照顧片請向活動負責部門所要。望各部門需要相關資料的，盡快拷貝過去。物品借用需知在310辦公室的宣傳部辦公用品，未經宣傳部的同意，望各部門成員勿要隨意拿取。如需借用，需先向宣傳部干事呂凌〔685752〕說明情況，同意前方可借用，望各部門能相互監督，謝謝。部門工作分配照片存儲——崔益〔539232〕拍照調人——郭篤鵬〔621373〕簽單——婁菁〔582006〕財務管理——呂凌〔685752〕活動通知及文件管理——張蔚雯(535212)場地申請——王子晨〔626827〕4工作細那么4.1活動拍照工作細那么拍照人員需要在活動時間前15分鐘簽到，向活動負責人了解工作情況，做好工作準備。活動拍照人員嚴禁穿背心、拖鞋等參加各部門的活動拍照工作。活動拍照人員需注意自身的言行舉止，不得因拍照工作影響活動的正常秩序，不得與他人聊天，不得與其他部門成員發生沖突。會議照的拍攝：赴會前需將關機或調成靜音模式。拍照人員不得占用與會者席位。在會議過程中不要經常性走動拍攝而影響會議正常秩序。會議照的拍攝過程中如非特殊需要，切勿使用閃光燈。會議過程中可抓拍代表發言、鼓掌等特定鏡頭，如有標明會議內容的橫幅、海報、PPT等需單獨拍攝。會議照的拍攝過程中需注意鏡頭的框選，邊緣不得出現明顯的人體的切割現象。會議后假設條件允許，可拍攝與會人員的合照。活動〔報名〕照的拍攝：a.拍照人員原那么上不得參與活動。b.活動過程中要注意鏡頭的把握，既要有全景的捕捉，也要有局部的特寫。c.活動現場或報名現場如出現與活動內容相關的橫幅、噴繪、海報等需單獨拍攝。d.活動過程中需注意自身言行舉止，不得影響活動的正常秩序。e.活動〔報名〕照的拍攝過程中需注意鏡頭的框選，邊緣不得出現明顯的人體的切割現象。f.活動后假設條件允許，需拍攝合照；同時，活動后期場地整理、前期場地布置等也需給予一定的拍攝。集體照的拍攝：集體照拍攝前需整理好整體的隊形。集體照要保證每個人的臉部清晰，盡量不出現遮擋現象。如有腳架條件盡量使用腳架，或盡量采用蹲位拍攝，將手抵在大腿上，盡量防止因為手抖造成的照片模糊。如集體照拍攝中出現橫幅、旗幟等標志性物品，需清晰攝入，不得出現截取、遮擋等現象。舞臺〔演出〕照的拍攝：參與舞臺〔演出〕照拍攝的人員需佩戴工作證，或穿著工作服。參與舞臺〔演出〕照拍攝的人員不得占用觀眾、演員等席位。拍照人員嚴禁在演出過程中直接從前臺進入后臺。舞臺照的拍攝過程中盡量使用較大的ISO〔但過大會增加照片噪點〕，并配合相應的光圈、快門參數，盡量保證相機的進光量。舞臺〔演出〕照的拍攝過程中應謹慎使用閃光燈，內置閃光燈容易造成中間亮、邊緣暗的效果，并且容易出現紅眼現象。舞臺〔演出〕照的拍攝過程中需要對舞臺演員、臺下觀眾、評委發言等均給予一定的鏡頭，如有標明演出內容的橫幅、噴繪等需要單獨拍攝。舞臺〔演出〕照的拍攝過程中需注意面光和背光的區別，并及時調整曝光參數，以獲得最正確的拍攝效果。演出結束后，所有的工作人員需上舞臺進行合照；同時，后期的場地整理、前期的場地布置等也需進行一定的拍攝。財務管理工作細那么(一)財務管理員必須對相關工程價位有一定的了解，每次報銷必須認真仔細地審核各項報銷費用，并了解各個報銷款項的具體用途。(二)財務管理員每學期初需進行本學期部門的財務預算工作，財務預算包括日常報銷和活動預算兩大塊，各個款項需合成詳細的表格，其中需明確說明工程、規格、數量、單價、總價等，資金的預算要盡可能準確。(三)每次在宜思簽單領取物品后，需索要粉紅色的“宜思銷售單〞，并妥善保管，以備后期查證之需；每次在特典制作宣傳品后，需索要粉紅色的“特典業務單〞，并妥善保管，以備后期查證之需。(四)日常報銷：每月可進行兩次報銷：15號、30號。需要報銷的人員請在當月15號或30號以前的任意一天到202填寫報銷單〔需由部門負責人簽字〕，并在15號或30號將發票夾在辦公室報銷文件夾里或交到辦公室財務管理員處。報銷時，需在發票反面注明報銷內容、時間、經手人，經指導老師簽字前方可到報銷老師處報銷。每月19號、下月6號對本月日常報銷根據賬簿上的條目進行資金的返還。(五)報銷單〔下附〕的填寫：報銷內容包括工程和金額，并注明用途。負責人處需經手人所在部門負責人簽字，經手人上填寫需要報銷人的姓名、聯系方式〔短號〕，方便資金返還。報銷單(簽單)報銷時間報銷部門報銷內容〔物品清單〕經手人及聯系方式：負責人：報銷總額：(六)收據、小票轉換成發票：資金的報銷只依據發票，收據、小票不予報銷。將收據和小票轉換成發票時記得將稅收費用加到發票上。發票必須注明單位名稱、日期、經濟業務內容、數量、單價、金額、填制人等。發票戶名必須是“溫州大學〞，不能寫個人名字〔住宿費、機票、科研通訊費、學費、培訓費票據除外〕。發票總計金額必須與數量，單價的乘積相符或和各項金額累計相加相符；發票〔收據〕的大小寫金額必須相符。檔案管理工作細那么檔案是對整個活動的詳實記錄，對活動、對工作具有見證作用。檔案可以供后人借鑒學習，為今后更好地開展工作奠定根底。4.3.1存檔〔一〕學生會檔案主要以部門和活動為單位；〔二〕檔案的整理順序是以活動流程為主的，為確保在整理查收過程中不缺不漏，檔案管理員必須要清楚各個部門各活動的大概流程；〔三〕活動時應注意及時收集各種需要存檔的材料，活動后一周內由部門負責人對資料進行系統歸納、仔細整理；〔四〕學生會檔案分為以下幾項：1．紙質版資料一式兩份；2．電子版資料〔和紙質版資料配套〕需刻盤三張；3．照片資料需單獨刻盤三張；4．假設有視頻需刻盤三張〔具體活動：主要有最受學生喜愛的老師、十佳歌手大賽等〕。〔五〕每份檔案根據活動流程整理后必須附上目錄與檔案同時存檔；〔六〕檔案內容應包括活動籌劃書、活動紅頭、活動申請表〔如活動是各學院承辦〕、活動過程的資料〔如宣傳單、報名表、節目單、打分表、調查表、簽到表等〕、活動過程照片、活動通訊、活動總結等重要材料；〔七〕紙質檔案一式兩份，刻盤都需一式三份；〔八〕檔案袋上需注明學年、學期、活動名稱、負責部門、存檔資料的名稱及份數；〔九〕學期末對各個部門活動及日常工作檔案進行學期整體查收。4.3.2檔案查收〔一〕各部門活動結束后提醒部門負責人著手存檔工作，需在活動結束后一周內上交；〔二〕各部門上交檔案時必須由辦公室檔案管理員當場進行檢查驗收，查收時必須對每份材料進行詳細地檢查，包括是否符合存檔規格、材料分數、檔案袋填寫標準等；〔三〕部門上交資料時需檢查是否統一規格存檔，要求為普通文章標題二號宋體、加粗，正文四號宋體；通知及申請標題二號宋體、加粗，正文三號仿宋；〔四〕部門上交文本版資料需一式兩份交與辦公室，一份用于學生會存檔，一份上交共青團溫州大學委員會存檔；電子版檔案交由辦公室，辦公室成員須進行查收并整理。4.3.3檔案借閱如有部門需借閱相關檔案，須經檔案管理員同意并在檔案借閱表上登記好前方可借閱，且不得帶出檔案室，借閱后需放回原位置。4.3.4檔案整理及統計〔一〕每月月底進行一次資料的整理和統計，確保資料的完整性；〔二〕每個部門分年份分塊置放，方便查找；〔三〕學期期末將學生會的全部檔案刻錄到光盤里進行存檔。5各項流程5.1物品簽單及領取流程〔一〕去202辦公室領取“溫州大學宜思辦公工作室業務簽單證明信〞。〔二〕在“單位名稱〞處填寫“溫州大學學生會〞，并填寫送單人、聯系、下單時間和明細要求。明細要求中需詳細書寫所需物品名稱、規格、數量等信息，物品多時請詳細標號。〔三〕前往學生會指導老師嚴曉秋老師處，請老師在“證明人簽字/蓋章〞一欄簽字。〔四〕前往團委曾國仕老師處，在“證明人簽字/蓋章〞一欄中加蓋團委公章。〔五〕帶單宜思〔大學生活動中心演藝廳對面〕領取相應物品。〔六〕領完物品后需索要粉紅色的“宜思銷售單〞，并妥善保管。5.2文印資料簽單及打印流程〔一〕到辦公室202領取“溫州大學后勤集團印務中心收件登記清單資料打印申請單〞并仔細填寫。〔二〕至學生會指導老師處簽字、蓋章。〔三〕到文印室進行打字、復印。5.3電子海報、噴繪簽單及領取流程〔一〕去202辦公室領取“溫州大學宜思辦公工作室業務簽單證明信〞。〔二〕在“單位名稱〞處填寫“溫州大學學生會〞，并填寫送單人、聯系、下單時間和明細要求。明細要求中需填寫電子海報、噴繪的標題全稱，并注明是海報還是噴繪，同時標明規格大小、張數等信息。〔三〕前往學生會指導老師唐華老師處，請老師在“〔四〕前往團委曾國仕老師處，在“證明人簽字/蓋章〞一欄中加蓋團委公章。〔五〕帶單前往特典傳媒〔大學生活動中心演藝廳對面〕，將電子海報、噴繪的打印稿交予負責人員，并提交簽單。〔六〕因為電子海報印制需一天時間，請于第二天規定時間再次前往特典傳媒簽字并領取相應電子宣傳品。〔七〕領完物品后需索要粉紅色的“特典業務單〞，并妥善保管。5.4海報蓋章流程〔一〕任何海報都需加蓋學生會公章，加蓋學生會公章需提前一天聯系辦公室相關人員預約。〔二〕生活區海報蓋章地點：A、C區：文督B區：甌江4號樓201處D區：D區2號樓E區：E區4號樓宿管部〔注：不張貼的宣傳單可不用蓋章〕〔三〕A、C區海報文督蓋章流程：a．取一張白紙，于白紙頂端居中部位書寫“證明〞兩字；下書寫“現溫州大學學生會有XXXX活動需在生活區A、C區張貼〔懸掛〕海報〔橫幅〕，特此證明〞。b．帶上該證明前往學生會指導老師嚴曉秋老師處簽字。c．帶上證明與海報前往文督辦公室〔B座2樓〕，進行相關登記，由文督相關負責人蓋章并在海報上書寫張貼時間。〔四〕海報蓋章說明：a．現場海報只需加蓋學生會公章即可。b．生活區海報需先加蓋學生會公章，A、C區的海報需再加蓋文督的章，其他生活區的海報需再加蓋相應宿管會的章。c．必須蓋章齊全的海報才允許張貼。5.5噴繪懸掛審批流程〔一〕去202辦公室拿“溫州大學條幅、張貼物、和展板等宣傳品審批表〞，注意一式三份。〔二〕填寫“宣傳品內容〞、“使用時間〞、“活動地點〞、“載體活動名稱〞、“主辦單位〞、“承辦單位〞〔無可不寫〕、“經辦人〞、“聯系〞等內容，注意一式三份。〔三〕帶單前往學生會指導老師處，并在“主管單位意見〞一欄簽字蓋章，注意一式三份。〔四〕帶單前往南校行政樓黨委宣傳部辦公室，并向相關老師說明活動的具體情況與懸掛時間，并做噴繪平安管理方面的承諾，請相關老師在“審批單位意見〞一欄簽字蓋章，注意一式三份。〔五〕三份審批表，一份留在黨委宣傳部辦公室，一份留在保衛處辦公室〔南校行政樓2樓〕，一份給懸掛噴繪的工作室〔用于與保衛處對接用〕，完成噴繪的審批工作。5.6場地申請流程〔一〕生活園區〔包括KT版，噴繪等擺放場地申請〕1.填寫一份《溫州大學公寓場地使用審批表》；2.在證明的落款處蓋上溫州大學學生會的章；3.將申請單交到南校行政樓保衛處321室登記簽字并蓋章；4.送到學區的文明督察隊登記并蓋章。〔二〕多功能廳申請1．填寫一份《大學生活動中心場所使用預約單》〔辦公室B202領取〕；2．在申請單上蓋上溫州大學學生會的專用章；3．至大學生活動中心B408校學生會指導唐華老師處，請老師在申請單上簽字；4．將申請單上交至多功能廳負責人〔見申請單〕。設備:音響、話筒〔三〕演藝廳申請1.填寫好《大學生活動中心場所使用預約單》〔辦公室B202領取〕；2.先至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處簽字，再至大學生活動中心B校團委書記楊立淮老師處簽字，并至大學生活動中心B404曾國仕老師處蓋上共青團溫州大學委員會的專用章；3.將申請單上交至演藝廳負責人〔見申請單〕；4.所有設備：音響，話筒，追光燈；5.座位數：1137個。〔四〕會展中心〔雁山廳、白鹿廳、步青廳、靈運廳、葉適廳〕1.詢問校黨辦辦公室徐結應老師是否所需場地為空場地。假設確定可以申請，進行以下操作；2.填寫好《溫州大學共享會議〔接待〕場所使用預約單》〔辦公室B202領取〕；3.在申請單上蓋好溫州大學學生會專用章；4.至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處，請老師在申請單上簽字。5.將申請單交到南校行政樓914校黨辦辦公室徐結應老師處簽字確認；6.將申請單送交會場管理人員。〔1〕雁山廳：所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒座位數：348個③橫幅長度：10〔2〕步青廳：①所擁有設備：音響、話筒②座位數：486個③橫幅長度：12(3〕白鹿廳：①所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒②座位數：100個③橫幅長度：11〔五〕第四、五、六會議室1.填寫好《溫州大學共享會議〔接待〕場所預約單》〔辦公室B202領取〕；2.在申請單上蓋上溫州大學學生會的專用章；3.至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處，在申請單上簽字，并至大學生活動中心B404曾國仕老師處蓋上共青團溫州大學委員會的專用章；4.將申請單交到南校行政樓914校黨辦辦公室徐結應老師處簽字確認；5.將申請單交至北校行政樓一樓老師處。(1〕第四會議室〔3樓〕：①所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒②座位數：78個(2〕第五會議室〔2樓〕：所擁有設備：音響、話筒位數：50個(3〕第六會議室〔1樓〕：①所擁有設備：音響、話筒②座位數：48個〔六〕409會議室申請單1.詢問團委辦公室負責人是否所需場地為空場地。假設確定可以申請，進行以下操作：2.填寫《409會議室申請單》；3.交至大學生活動中心B311團委辦公室。〔七〕城市學院報告廳1.由指導老師詢問是否所需場地為空場地。假設確定可以申請，進行以下操作：2.填寫《報告廳使用申請單》；3.在申請單上蓋好溫州大學學生會的專用章；4.至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處，請老師在申請單上簽字，并至大學生活動中心B404曾國仕老師處蓋上共青團溫州大學委員會的專用章；5.將申請單交到城市學院1號樓203老師處；6.所擁有設備：投影儀、幕布、音響、話筒；7.座位數：650個。〔八〕南、北校音樂廳1.詢問校黨辦辦公室徐結應老師是否所需場地為空場地。假設確定可以申請，進行以下操作：2.填寫好《溫州大學共享會議〔接待〕場所使用預約單》〔辦公室B202領取〕；3.在申請單上蓋好溫州大學學生會專用章；4.至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處，在申請單上簽字，并至大學生活動中心B404曾國仕老師處蓋上共青團溫州大學委員會的專用章；5.將申請單交到南校行政樓914校黨辦辦公室徐結應老師處簽字確認；6.將申請單交到音樂廳管理員處。〔1〕南校音樂廳：所擁有設備：音響、話筒位數：450個橫幅長度：15北校音樂廳：擁有設備：音響、話筒位數：295個橫幅長度：12〔九〕黨員之家1.至黨員之家辦公室詢問是否所需場地為空場地〔其值班時間一般為下午3點以后〕。假設確定可以申請，進行以下操作：2.填寫好《溫州大學“黨員之家〞活動室借用申請表》〔申請單可以到大學生活動中心A309領取或者到網上下載〕；3.在申請單上蓋上溫州大學學生會的專用章；4.將申請單交至黨員之家辦公室學生管理員處登記申請。〔十〕圖書館報告廳〔羅山大講堂〕1.至南校育英圖書館二樓辦公室找到相關老師，填寫場地申請單；2.至大學生活動中心B408校學生會指導老師唐華處，請老師在申請單上簽字，并至大學生活動中心B404曾國仕老師處蓋上共青團溫州大學委員會的專用章；3.將申請單交還至圖書館負責老師處。6附錄溫州大學學生公寓區場地使用審批表活動名稱參加人數主要內容使用時間地點申請人聯系申請單位蓋章或負責人簽字主管單位意見審批意見保衛處：注：1.學校內的學生個人、學生組織以及非建制的各類組織申請使用學生公寓區場地須有主管單位的意見。2.凡參加人數超過20人的活動或開展商業性的活動，還須同時經保衛處和后勤集團同意。3.學生處授權各公寓區輔導員辦公室行使部門審批職責。溫州大學共享會議〔接待〕場所使用預約單申請單位會議時間會議內容參會人數主持人備注申請人聯系申請單位領導意見會議地點會場管理人員聯系電話黨校辦行政科意見注：1、請提前填寫并向黨校辦行政科預約，以便統籌安排。2、請提前一天送交會場管理人員。3、使用期間的平安衛生問題由申請單位負責。溫州大學大學生活動中心場所使用預約單申請單位使用時間(注明早上、下午、晚上)使用內容申請地點參與人數主持人備注申請人聯系申請單位領導意見(蓋章)活動中心管委會意見注：1、請提前填寫并向校團委唐華老約以便統籌安排,原那么上使用時間以半天為宜包括布置場地；2、此表提前三天送交場地管理人員：大學生活動中心演藝廳(1137人)王老大學生活動中心多功能廳(A201、300人)：陳鋼137777826843、申請流程：與校團委確認使用時間地點→到團委網或群下載申請單填好蓋章→送校團委407書面確認→送場地管理人員安排落實4、使用期間的平安衛生問題由申請單位負責，不得