《商務英語交往中的禮貌原則》＿＿商務英語信函中的禮貌原則【摘要】隨著全球經濟一體化進程的不斷發展，世界范圍內的經濟交流與合作也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿易伙伴親自拜會，會函就成了取代親自拜會的一種便宜而有效的溝通媒介。我們給貿易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力。一封禮貌有加、措辭得體的商務信函可以幫助一個公司建構起良好的商業形象，進而做成一筆筆好生意；反之,一封禮貌欠佳、用語不當的信函則會給一個公司帶來負面的評價，使之弄砸了生意不說，還有可能毀了公司苦心經營的形象。可見，禮貌在商務信函中的作用不容忽視。本文通過大量實例的比較，論述英語商務信函應堅持的禮貌原則，歸納出當代商務英語信函中的禮貌表現。

關鍵詞：英語商務信函；禮貌；原則

PolitenessinEnglishBusinessLetters

Abstract:WiththedevelopmentoftheprocessofGlobalEconomicIntegration,theworldwideeconomiccooperationandexchangesareincreasing.Itisimpossiblethatpeoplemeettheirtradingpartnersface-to-face,andweoftenneedtomakeallkindsofthecommitmentsthatourtradingpartnershavemadeawrittenrecordthatcanbechecked.NowEnglishbusinesslettershavebecomeacheapandeffectivemediumofcommunicationandreplacedapersonalvisit.Eachletterthatwewritetoourtradingpartnersrepresentsacompany’simageandshowsitsstrength.Acourtesyanddescentbusinesslettercanhelptobuildafavorablebusinessimageforthecompanyanddobusinessbetter.However,aletterwithoutcourtesycannotonlyleadtothefailureofthebusiness,butalsodestroytheimagewhichthecompanyhasbuiltupforyears.Therefore,thecourtesyofbusinesslettersisveryimportant.ThroughsystematicanalysisandcomparisonofEnglishbusinesscorrespondences,thispaperstatesthattheprinciplesofpolitenessinEnglishbusinesslettersshouldbeinsisted.TheauthoralsopresentsseveralaspectsofpolitenessinEnglishbusinessletters.

Keywords:Englishbusinessletter;politeness;principle

一、引言

21世紀是經濟日益全球化的世紀，中國與世界各國的交往日益頻繁，國際貿易事業發展迅猛。但隨著科學技術的發展，國際間的貿易往來更多地使用傳真與電子郵件來傳遞商務信函。因而，英語商務信函成為一種便宜而有效的溝通媒介。“一封好的商務信函，可以帶來截然不同的效果，使你所要表達的意思煥然一新，給對方深刻的印象，使您的職業道路暢通無阻。一封好的商務信函有助于促進和發展同客戶的關系，在促進達成新的業務方面起著積極的作用。”

二、英語商務信函的定義及寫作原則

英語商務信函是一種最常見的商業聯系媒介，它是一種通過電腦的方式我們稱作“展示人情味”策略。

諺語說得好：“患難的朋友才是真正的朋友”。此話道出的真諦同樣適用于商業伙伴之間的相處。當朋友遭遇不幸時，恐怕沒有什么能比表示深切慰問的信更能讓人感激，更彰顯禮貌了。例：

Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.

(本月3日來函和保險單復印件已經收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)

這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關心，充分體現了寫信人富有人情味的一面。

3、避免不和

避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了不造成對對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.

(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議,因為我們的庫存逐日減少。如果貴方不立即確定,我們恐怕將無法滿足貴方需要。)

在此句中，如果把recommend該為advise的話，就會不妥。因為advise有一種居高臨下的涵義，好象非接受我們的建議不可，其實對方接不接受得由自己作主，別人無權干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.

（根據我方存檔，貴方尚未還清我方今年12月10日以及1月20日向貴方提供的電子設備貨物的資金。）

作者用Accordingtoourrecords這個間接緩和模糊限制語來緩和對方未付款的事實。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

4、聲稱關系親近

在商業信函中，如果寫信人與收信人之間非常熟悉，當寫信人向收信人提出要求或者建議時，寫信人可以通過聲稱自己與對方有親密的關系，或從對方的立場考慮某一建議來向對方傳遞友好之情，這種方式就是“聲稱關系親近”策略。[3](P24)

Inviewofourlongstandingbusinessrelationshipthatwemakeyousuchanoffer。

（鑒于咱們之間長久的貿易伙伴關系，我們特向貴方報價如下。）

上述例句中通過“咱們”的運用，表達了寫信人視收信人為伙伴之意，這種親善的言語在極大程度上就可以維護收信人的面子，又可以幫助交際的雙方實現互利的目的。

（二）、商業信函中的消極禮貌表現

在布朗和列文森的理論體系中，消極面子指不希望別人強加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極禮貌策略主要是說話人意欲部分地滿足聽話人的消極面子而采取的措施。比如當一方提出請求、命令或建議時，對方的私人空間就受到了侵犯，這時，說話人就應該采取一定的措施去維護聽話人的消極面子。消極的禮貌表現在商務信函中主要體現在以下三個方面：減緩語氣、表示敬意、道歉。

1、減緩語氣

減緩語氣策略指的是當寫信人向對方提出建議、要求或批評時，寫信人運用一定的表達方式來減輕或緩和語氣，使言語的強制力變小，從而減弱對對方消極面子的威脅的方法。[4]（P1）

Excuseme,Iwaswonderingifyoucouldpossiblysendusyourlatestsamplemachine?

（貴方可否將貴公司的最新的機器樣品郵寄一份給我們公司？）

在間接式請求中,不同的文化中首先遵循的語用準則有所差異，英美人個人取向使得他們首先考慮彼此之間的消極面子不受影響；漢語言文化中理解的“臉”和“面子”，要求在言語交際中講究“賞臉”，避免“丟臉”。中國人的他人取向使得他們考慮顧及雙方的“臉”和“面子”。既考慮不損害自己也不損害對方的積極面子。[5]（P2）

2、表示敬意

表示敬意策略指寫信人運用謙卑的語言來降低自己或抬高對方的身價使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現出寫信人對收信人的尊重。寫信人通過抬高對方的身份，降低自己的身份，表明自己對對方消極面子的維護和尊重，從而避免與對方潛在的沖突，實現與對方成功交流的目的。

“You-attitude”的表達方式：

“You-attitude”(‘您為重’)準確地說,是體現在態度上的。寫信人應時時從對方立場出發，處處持為對方著想的態度，尊重、體諒、贊譽對方,盡量使對方受益。在此基礎上，盡可能以自然為前提,恰當地使用“你”、“我”。

試比較下列句子：

Youcanhaveyourgoodsdeliveredonanyweekday.

(您要求在任何工作日裝運貨物均可。)

Wecannotdeliverattheweekend.

(我們不能在周末裝運。)

Youwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.

(您如果能在一星期內退貨,就能得到定金退款。)

Wecannotrefundyourdepositunlessyoureturnthegoodswithinaweek.

(除非你們在一星期內退貨,否則我們不退還定金。)

3、道歉

道歉策略指的是當交際中的一方冒犯了另一方時，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，此來維護被冒犯一方的面子并且彌補冒犯的后果進而恢復雙方之間的和諧關系的方式。主要有兩種方式：直接道歉和間接道歉。

3.1直接道歉

為了維護對方的面子，并且彌補對對方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉（說“抱歉”“對不起”深表歉意或“請原諒”之類的話）承認自己的過失，請求對方諒解，并表示愿意進行賠償，進而促使雙方步入正常的交際軌道。一般地，使用這種方法的信函都是投訴處理函（表接受）。如：

Wearesorryforthetroublecausedyoubytheerrorandwishtoassureyouthatcarewillbetakenintheexecutionofyourfurtherorders.

(對由此錯誤帶給貴方帶來的麻煩,我們非常抱歉,并保證:在履行貴方今后的定單時,一定謹慎小心。)

3.2間接道歉

間接道歉指的是道歉者向對方道歉，承認自己的過失，但傾向于降低己方的過失程度或提供理由說明過失并非是故意的，以減輕責任。與第一種方式不同的是寫信人在維護收信人的消極面子的同時，也對自己的積極面子有所照顧。如：

Weregrettoadvisethatweareunabletomakeanofferforthetimebeingowingtoheavydemands.Acabletothiseffecthasbeensenttodaytoyou.However,weshallnotfailtoinformyouwheneverafreshsupplybecomesavailable.

(由于當前對該商品的需求量較大，暫時謙難發盤；因此，已于今日致電貴方，告知此意，一俟有新貨可供，當即奉告，此復)。[6]（P3）

不管是哪一種道歉的方式，都是因為某種言語行為違反了商業常規（不管這種違反是真實的還是潛在的），收信人的個人權利受到了威脅而采取的措施。因此，寫信人通過言語或行為向收信人道歉以維護收信人的面子，從而有助于改善買賣雙方的貿易關系，把雙方的損失減到最小。

四、外貿函電中合理表達禮貌應注意的幾個方面

1、注意保持交際雙方地位的平等

在外貿函電中，交易雙方的談判應盡量建立在平等互利的基礎上，為表示禮貌而過分謙卑的言辭會適得其反，令對方對你的能力產生懷疑，如

①Youcouldrestassuredthatwewouldmakeeveryefforttoeffecttheshipmentassoonaspossiblesoastomeetyourdemand.

(貴方可以放心,我們向貴方保證我們會竭盡全力地使發貨盡可能地滿足貴方的要求。)

②Weassureyouthatweshalldoourbesttoexpediteshipment.

(我們向貴方保證我們會加速發貨。)

從上兩句，我們可以看出，例①顯得太過自貶，而②就顯得更為得體。

2、注意話語的選擇是否具有親和力

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情、友好，就像兩個朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。

①Yourletterhasbeenreceived.（貴方來信已收到。）

②Ihavereceivedyourletter.(我們已收到貴方來信了。)

③Yourcomplaintisbeinglookedinto.(你的投訴已引起我們的注意了。)

④Wearelookingintoyourcomplaint.(我們已注意到你的投訴了。)

從上面的四個例句，我們可以看出，①③更顯隨意親切。

3、注意話語中的各種信息在不同人文背景下的解讀

禮貌具有受文化因素（如歷史、地理、生活方式、宗教信仰等）制約的特點，不同的文化團體有不同的文化價值觀，他們對禮貌的敏感度存在差異，對表示禮貌的方式方法有不同的了解。因此，在商務英語信函的寫作中，我們要注意根據不同的文化背景來解讀其含義。

試看下面這個例子：

WeregretthatweareunabletoconsideryourrequestforpaymentonD/Aterms.Asarule,weaskforpaymentbyL/C.ButinviewofourfriendlyrelationshipaswellasourwillingnesstosupportourIndianfriends,wewill,asanexceptionalcase,acceptpaymentforyourtrialorderonD/Pbasis。[7]（P125）

（很抱歉我們不能接受貴方所提出的按承兌交單的方式付款，通常我們是采用信用證的方式。但鑒于我們之間友好的關系和出于我們的良好愿望來幫助我們的印度朋友，作為例外，我們接受貴方的試銷定貨采用付款交單的方式。）

寫信人為了表示友好，特意表明對印度朋友的支持態度，以為這樣會更顯禮貌，但實際效果卻適得其反，這會讓對方認為這是居高臨下的姿態，是自我優越感的表示，有種族歧視和