社保檔案管理中數字化技術的應用分析獲獎科研報告摘

要：隨著信息技術的不斷發展，各行各業的工作形式都發生了轉變，社保檔案管理工作具有信息量大的特點，為了提高工作效率，需要合理應用數字化技術。本文從技術維護不到位、管理人員專業能力不高，兩個方面對社保檔案管理中存在的問題進行了總結。之后從預測征管信息、完善內控管理，兩個角度對數字化技術應用到社保檔案管理的優勢進行了分析。又從優化檔案管理規范性、提高管理人員的綜合能力、加強數字文件整理，對社保檔案管理中數字化技術的應用策略進行了分析。

關鍵詞：社保;檔案管理;數字化技術

隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作范圍逐漸擴大，要求檔案管理人員更加專業。為了發揮出數字化技術的應用意義，需要先了解現階段社保檔案管理工作中存在的問題，之后按照《社會保險業務檔案管理規定》的要求進行管理形式調整，推進數字化檔案管理工作發展。

一、社保檔案管理中存在的問題

（一）技術維護不到位

社保檔案管理中存在技術維護不到位的問題，在對這一內容進行分析時，可以從以下兩個角度進行分析，第一，隨著信息技術的不斷發展，社保檔案的管理形式得到了轉變，工作人員應用這一方法進行社保檔案管理工作，能夠提高檔案整理效率，但部分社保檔案管理企業對數字化技術的重視程度不高，容易出現技術維護不及時的問題，數字化系統一旦出現漏洞，檔案信息會泄露，影響社保檔案管理工作的整體性。第二，雖然現階段數字化技術已經得到了應用，但部分檔案管理系統存在設置不合理的問題，難以達到提高社保檔案管理的意義，并且對社保企業有直接的影響。

（二）管理人員專業能力不高

社保檔案管理工作中存在管理人員不專業的問題，部分社保檔案管理單位沒有定期進行管理人員綜合能力素養培養工作，甚至沒有為員工講解數字化技術的應用方法，管理人員無法進一步提高自身綜合能力。并且社保檔案管理單位的檔案數量較多，當管理人員的專業性不強時，極易出現工作疏漏問題，對社保檔案管理工作運行發展有直接的影響。另外，部分社保管理人員缺乏自主學習意識，沒有主動的學習檔案管理知識、數字化技術的應用方法，應用數字化技術進行社保檔案管理時，難以發揮出實際意義，對社保檔案管理工作有一定的影響。

二、數字化技術應用到社保檔案管理的優勢

（一）預測征管信息

在社保檔案管理中應用數字化技術能夠預測征管信息，發揮出數字化技術的應用意義，由于社保檔案管理范圍較為廣泛，如文書類、業務類，社保檔案管理人員在應用傳統方法征管信息時，無法預測參保人員的信息，難以制定科學的工作計劃，極容易出現工作疏漏。但應用數字化技術預測征管信息時，系統能夠形成完善的數字檔案，檔案管理人員能夠根據這一信息預測各地區的工作情況，以便之后的信息補充工作。并且社保檔案管理人員在應用數字化技術時，能夠快速的了解各部分信息整理情況，為之后的工作奠定良好的基礎。

（二）完善內控管理

數字化技術應用到社保檔案管理中，能夠具有完善內控管理的優勢，社保檔案數字化系統中包含大量內容，如：經辦人員信息、審批人員信息等，可以從數字化系統中了解各項業務的詳細信息，這一部分信息為內控管理提供了重要信息。在內控管理中，社保檔案管控人員可以在內控系統中檢查工作，發揮出監督管理的意義。另外，檔案管理人員通過這樣方式管理，工作人員能夠在工作中形成自我管理意識，達到完善內控管理的實際意義。

三、社保檔案管理中數字化技術的應用策略

（一）優化檔案管理規范性

為了在社保檔案管理工作中合理應用數字化技術，可以優化檔案管理規范性，以達到提高社保檔案管理質量的目的，具體可以從以下兩個方面進行分析。第一，為了約束社保檔案管理工作人員的工作方式，避免出現檔案管理工作疏漏問題，進而管理者可以構建完善的監督管理機制，但由于監督管理機制的管理范圍較廣，需要先總結整理現階段管理制度中存在的問題，之后進行管理制度調整。例如：管理人員可以在單位中設置意見箱，員工可以向管理者提出意見，幫助管理者了解管理制度中的不足。另外在檔案管理中，管理者可以還可以設置獎懲制度，一旦在內控管理工作中發現工作疏漏，能夠快速對其處罰[1]。但由于這部分數據量較大，難以做到全面性管理，為了提高工作的規范性，可以在應用數字化技術時優化工作流程，避免出現工作流程重復的問題。第二，在優化檔案管理規范性時，需要合理制定業務系統、辦公系統、財務系統等，并加強各系統之間的聯系性，發揮出數字化技術的應用意義。例如：管理人員需要先明確各個系統之間的聯系性，在應用之前為員工講解系統應用方法，達到提高規范性的目的。

（二）提高管理人員的綜合能力

社保檔案管理中應用數字化技術時，社保管理人員的綜合能力直接影響檔案管理質量，具體可以通過以下幾個方面來了解。為了推進社保檔案管理工作進一步發展，需要定期開展培訓工作，優化整體社保檔案管理團隊的綜合能力。例如：管理人員可以聘請數字化檔案管理專家，為員工講解數字化技術的應用方式。但在這一過程中，為了避免員工出現不重視培訓工作的問題，可以在培訓前、培訓中、培訓后后考察員工的數字化技術能力，達到提高員工學習積極性的目的，為之后的社保檔案管理工作開展奠定良好的基礎[2]。第二，為了達到優化整體檔案管理團隊的目的，可以應用淘汰機制，將考核成績綜合到一起，定期淘汰掉成績最末的社保檔案管理員，保障社保檔案管理工作能夠穩定運行，達到滿足數字化技術發展的目的。另外，在提高管理人員綜合能力時，管理者可以設置互幫互助小組，例如：管理人員可以將檔案管理人員分為幾個小組，引導其學習數字化技術專業知識，提高社保人員的綜合能力，為之后的社保檔案信息化管理工作發展奠定良好的基礎[3]。

（三）加強數字文件整理

數字文件整理能夠提高社保檔案管理效率，為了達到這一目的，需要合理應用數字化技術，具體可以從以下幾個角度來了解，第一，社保檔案管理工作受到傳統方法的影響，存在大量紙質、照片、錄像等文件，為了提高檔案信息化整理的效率，需要管理者組織開展數字文件整理工作。例如：合理應用掃描法進行信息整理，按照類別進行信息錄入，達到推進檔案電子化整理效率的目的。但在這一過程中，為了提高信息整理質量，需要管理者明確數字文件整理的標準，并在這一過程中嚴格把控數字文件質量，避免出現二次整理的現象，達到加快數字檔案建設效率的目的。第二，在進行數字文件整理時，為了發揮出數字化技術的應用意義，管理者可以先聘請信息技術專家，按照社保檔案管理形式設置信息錄入系統，保障各個類別的資料都能夠得到準確的收集，發揮出社保檔案管理的實際意義，并且為社保檔案信息查找奠定良好的基礎。

結束語：

綜上所述，在社保檔案管理中應用數字化技術時，為了提高檔案整理效率，需要管理者先了