XXXXXXX有限公司文獻控制程序文件號：公布日期：實施日期：1.范疇合用于質(zhì)量管理體系有關(guān)的程序文獻、、涉及法律法規(guī)等外來文獻的控制，以確保上述的文獻都受控，確保公司質(zhì)量管理體系有效運行的各個場合都使用有效版本的文獻。2.規(guī)范性引用文獻下列文獻中的條款通過引用而成為本部分的條款。3.術(shù)語和定義3.1文獻：信息及其載體。其中載體能夠是紙張、磁性的、電子的、光學(xué)的計算機電子盤片、照片或原則樣品，或它們的組合。3.2形成文獻的信息：組織需要控制并保持的信息及其載體。4.職責(zé)4.1品質(zhì)部4.1.1統(tǒng)籌組織各部門編制、修訂對應(yīng)模塊體系文獻，確保體系文獻保持有效性、充足性、適宜性。4.1.2負責(zé)全部體系文獻的公布和歸檔，監(jiān)控體系文獻的公布、受控、歸檔、修訂及廢止過程，確保體系文獻處在受控狀態(tài)。4.2技術(shù)部4.2.1負責(zé)公司全部技術(shù)文獻的公布和歸檔，監(jiān)控技術(shù)文獻的公布、受控、歸檔、修訂及廢止過程。4.3各部門職責(zé)4.3.1各部門負責(zé)人負責(zé)組織本部門管理模塊體系文獻的編制和審核；4.3.2品質(zhì)部負責(zé)紙檔體系文獻、外來文獻的接受、發(fā)放、歸檔、回收等工作。5.程序5.1我司質(zhì)量、環(huán)境及HSPM管理體系受控文獻涉及：《體系管理手冊》（涉及質(zhì)量方針和目的指標(biāo)的文獻）；程序文獻（規(guī)定進行某項活動或過程的途徑的文獻）；技術(shù)文獻、作業(yè)指導(dǎo)書等；涉及質(zhì)量過程進行有效策劃、運行和控制所需的文獻和統(tǒng)計；適宜的外來文獻：有關(guān)法律、法規(guī)及其它規(guī)定，外部提供的圖樣、技術(shù)規(guī)定、闡明書及參考資料等；5.2體系文獻的制訂5.3.1文獻的編號、標(biāo)記品質(zhì)部負責(zé)體系文獻的編號、標(biāo)記。5.3.2文獻的編制、審核與同意《體系管理手冊》由品質(zhì)部負責(zé)編制，總經(jīng)理同意。程序文獻由歸口管理部門編制，部門主管審核，副總經(jīng)理代表同意，以確保文獻的充足性、適宜性。5.4體系文獻的歸檔與公布5.4.1體系文獻審批完畢后，紙檔原件由編制部門文獻管理員在品質(zhì)部處加蓋“受控文獻”印章后統(tǒng)一歸檔，登記在《受控文獻一覽表》中。5.4.2體系文獻歸口管理部門文獻管理人員根據(jù)需要，向需將文獻放置在工作現(xiàn)場的部門發(fā)放紙檔體系文獻，并統(tǒng)計在《文獻發(fā)放回收統(tǒng)計單》中。品質(zhì)部完畢電子版文獻歸檔后，統(tǒng)一向全公司范疇內(nèi)以郵件形式公布。5.4.4體系文獻的保存期限按附件《受控文獻一覽表》執(zhí)行。5.4.5因文獻損壞、遺失需補領(lǐng)或需增加份數(shù)時，申領(lǐng)人（或部門）須填報《文獻領(lǐng)用申請單》，闡明因素，經(jīng)部門主管同意，辦理對應(yīng)手續(xù)后方可領(lǐng)用。5.5文獻的受控標(biāo)記5.5.2其它體系文獻應(yīng)蓋“受控文獻”，發(fā)放到有關(guān)部門5.5.3受控文獻印章應(yīng)由歸口職能部門專人保管使用。5.6文獻的使用和評審5.6.2各使用部門負責(zé)紙檔體系文獻使用中的維護，保持其清晰，易于識別，不得在受控文獻上隨意涂改、劃改，并不得自行復(fù)印。使用文獻部門應(yīng)登列“受控文獻一覽表”，進行使用控制。5.6.3《體系管理手冊》在每年例行管理評審前由品質(zhì)部科對其適宜性和有效性進行評審，并將評審成果提交管理評審。5.6.4程序文獻由品質(zhì)部科組織有關(guān)部門每年進行一次全方面的評審，根據(jù)評審意見進行修訂或換版。5.6.5其它技術(shù)文獻、作業(yè)指導(dǎo)書等由各部門部門根據(jù)需要不定時對其適宜性進行評審。5.6.6使用部門發(fā)現(xiàn)文獻不適宜可隨時提出更改申請。5.7文獻的更改5.7.2《體系管理手冊》和程序文獻需更改時，由品質(zhì)部向公司申請。5.7.3其它文獻的更改，由提出部門填寫“文獻更改申請單”。并根據(jù)原文獻分發(fā)范疇，進行更換、辦理簽收手續(xù)。注：文獻版本的更改以A、B、C……表達，次數(shù)的更改以1、2、3……表達。5.7.3品質(zhì)部根據(jù)文獻的更改狀況，及時作好更改標(biāo)記，更新“受控文獻清單”，以識別文獻的最新修訂狀態(tài)。5.8文獻的回收與解決5.8.1體系文獻修訂換版時，前一版次文獻自動作廢，由品質(zhì)部進行回收，并根據(jù)狀況進行銷毀。5.8.2使用部門交不出失效文獻，該部門負責(zé)人應(yīng)填寫“文獻領(lǐng)用申請單”，注明因素，經(jīng)部門負責(zé)人審批后方可領(lǐng)用新文獻。5.8.3因工作因素需保存無效紙檔文獻時，由品質(zhì)部在該文獻上加蓋“作廢”章，以示區(qū)別，同時填寫“作廢文獻檔案記錄表”登列目錄以方便查尋。5.8.4回收的失效文獻，由體系管理員負責(zé)銷毀或蓋作廢章可作它用；若須銷毀，經(jīng)歸口部門主管審批后方可銷毀。5.9外來文獻控制外來文獻涉及與公司質(zhì)量環(huán)境管理體系相合用的最新版本各類原則、法律法規(guī)、及其它應(yīng)恪守的規(guī)定：如客戶規(guī)定、產(chǎn)品規(guī)格書等。歸口管理部門應(yīng)定時查尋，及時更新。5.9.1對外來技術(shù)類文獻（如：國際