檔案駐地檔案騙取工作流程

加強檔案館的收集是豐富檔案的重要手段之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作,不少行政區,如安徽省、云南省、長春市、吉林市、哈爾濱市、無錫市等,出臺了檔案征集的條例、辦法,規范檔案征集工作。(1)這些行政規章的出臺,對加強、規范檔案征集工作,有效地保護和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規雖然對檔案征集有所規定,但涉及條款不多且較為原則,各省出臺的行政規章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上,深感為了規范檔案征集工作,有必要在上述法規規章的基礎上進一步認真梳理檔案征集工作流程,制定工作規范。一、接收進館行為有3個特定的檔案本文所說檔案征集工作是指國家各級各類檔案館將散存、散失的檔案接收進館的行為(2)。本文所說征集對象是指國家各級各類檔案館有收集意向的散存、散失檔案。本文所探討的檔案征集工作,不包括檔案征集進館后的整理、保管、利用環節。二、收集并確定收集對象具體地說檔案征集工作就是各級各類國家檔案館按照征集規劃(計劃)搜集征集線索、確定征集對象,經過系列程序接收征集對象進館,使征集對象成為檔案館藏品的過程。這一過程可以分為幾個環節:一是制定征集規劃(計劃);二是發現征集對象后,檔案征集人員與征集對象持有人之間的互動過程;三是對征集對象的評估鑒定及征集批準過程;四是與征集對象持有人辦理征集手續的過程;五是檔案征集人員向館內有關部門移交征集檔案及相關文件的過程。檔案征集工作的五個環節可以細化為12個工作步驟,征集工作可以按流程進行(見圖1):三、文件收集過程的規范化管理規范征集工作,就是對征集工作流程和每個工作步驟的規范,需要制訂相關的制度、規定,作為檔案征集工作管理的依據。(1)明確原則,立足特點,提高檔案搜集規劃科學性“檔案征集規劃”是檔案征集工作人員開展征集工作的指引,也是對征集對象進行評估、鑒定的根據。檔案征集規劃應當包括征集原則、征集范圍、征集方式、入藏標準等,應明確在一個時間段內的征集工作目標,包含征集重點、經費預算等內容。在檔案征集規劃中應當強調征集工作的一些基本原則:一是征集對象必須符合本館收藏范圍;二是征集對象必須來源明確,所有權清晰。開展征集工作的檔案館一定要重視檔案征集規劃,這樣才可以避免征集工作的隨意性,達到補充館藏之不足,配合重點工作的目的。(2)原則二:將收集對象作“登記的規定”,為委托人辦理特定的不符合讓需規范的l提出人:檔案征集人員(2名以上);材料準備:檔案征集人員負責。需準備材料:

檔案征集意向書。此意向書用于確認持有人出讓征集對象的意愿,并且該意愿完全出于自愿。意向書須載明征集對象的品名、年代、質地、數量等基本情況;寫明持有人的要求,包括價格、所有權方面的條件;登記持有人的聯系方式;需要持有人簽名。

征得持有人同意取回的征集對象或征集對象的圖片,取回征集對象原件的,需與持有人之間辦理借用手續。

征集對象的相關資料,包括持有人的口述材料。

檔案征集申請表。此表用于檔案征集人員提出征集建議,檔案館領導指定評估專家。(3)評估的基礎材料準備:檔案征集人員負責。

檔案征集意向書;

征集對象或征集對象的圖片;

檔案征集申請表。評估人:檔案館領導指定的館內外專家。圖件的搜集和評估材料準備:檔案征集人員負責。

檔案征集意向書;

征集對象或征集對象的圖片;

征集對象的相關資料;

檔案征集申請表;

征集對象評估報告。鑒定人:檔案征集專家庫中抽取的專家。形成文件:征集對象專家鑒定會會議紀要,包括征集價格方面的建議。(5)檔案搜集和評估材料準備:檔案征集人員負責。需準備材料:

檔案征集意向書;

征集對象的圖片;

征集檔案的相關資料;

檔案征集申請表;

征集對象評估報告;※征集對象專家鑒定會會議紀要;

檔案征集審批表。審批人:檔案館負責人。形成文件:檔案征集審批表。(6)檔案搜集和展示完成人:檔案征集人員與征集對象持有人。形成文件:檔案征集合同(協議),一式三份,持有人1份,檔案館2份。檔案征集合同須附有征集檔案清單,標明征集檔案的名稱、年代、質地、數量等。(7)形成文件:檔案搜集、反征收移交人:征集對象持有人。接收人:檔案征集人員。形成文件:檔案征集收據、征集經費支付憑證。檔案征集收據須有征集檔案的詳細清單,并且與檔案征集合同所附的清單相吻合。(8)檔案搜集和設計。檔案收集主要有移交人:檔案征集人員。接收人:整理人員。移交時限:與持有人締約起10個工作日內。移交內容:征集檔案。征集文件:

檔案征集意向書(正本);

征集檔案的圖片;

征集檔案的相關資料;

檔案征集申請表(正本);

征集對象評估報告(正本);※征集對象專家鑒定會會議紀要(正本);

檔案征集審批表(正本);

檔案征集合同(協議)(正本);

檔案征集收據(正本);

征集經費支付憑證(副本)。形成文件:征集檔案點交紀錄表、檔案征集文件清單。(9)般社會其它評估報告副本歸檔人:檔案征集人員。接收人:財務人員。歸檔內容:

征集對象評估報告(副本);※征集對象專家鑒定會會議紀要(副本);

檔案征集審批表(副本);

檔案征集合同(協議)(正本);

征集經費支付憑證(正本);

征集檔案點交紀錄表。(10)著錄整理和領導提交檔案情況移交人:整理人員。接收人:庫房管理人員。移交條件:已按征集檔案著錄整理要求完成著錄和整理工作。移交內容:

征集檔案目錄;

征集檔案。形成文件:移交目錄、庫房接收登記表。(11)檔案搜集和反整體制度移交人:整理人員。接收人:業務檔案管理部門。歸檔內容:

檔案征集意向書(正本);

征集對象的圖片;

征集檔案的相關資料;

檔案征集申請表(正本);

征集對象評估報告(正本);※征集對象專家鑒定會會議紀要(正本);

檔案征集審批表(正本);

檔案征集合同(協議)(正本);

征集經費支付憑證(副本);

征集檔案移交目錄(正本);

庫房接收登記表(正本)。集對象真實價值的驗證獎勵對象:捐贈檔案給檔案館的人士(或機構)。獎勵方式:頒發收藏證書,還可舉行捐贈儀式,或給予一定金額的獎金。“進行評估”原則上由檔案征集人員提出征集建議,由館領導指派的獨立于檔案征集人員的專家提出評估意見。“召開專家鑒定會”并不是檔案征集工作必需的程序,只有當單件或批量征集金額超過規定金額,或對征集對象的真偽或者價值存在爭議的時候,才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會。“征集檔案移交整理”,整理人員可以由檔案征集人員兼任,也可以是獨立于征集人員的其他人員。筆者認為,為了保證征集檔案及時交到檔案館,及時完成整理工作進入庫房,由獨立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進館后未能進入庫房這一暫存時期的管理,更為穩妥。“獎勵捐贈”。獎勵僅適用于持有人無償向檔案館捐贈檔案的行為。為了達到規范的目的,在控制流程的基礎上,需要制定系列配套的制度和相應的文本。需要制定的制度:(1)檔案征集評估鑒定工作管理規定;(2)檔案征集收購定價及報批管理規定;(3)檔案征集工作歸檔管理規定;(4)捐贈獎勵辦法。需要制定的規范文本:(1)檔案征集意向書;(2)征集對象借用表;(3)檔案征集申請表;(4)檔案征集評估表;(5)檔案征集審批表;(6)征集檔案接收表;(7)征集檔案收據;(8)征集檔案點交記錄表;(9)征集檔案庫房接收登記表;(10)檔案征集合同(協議)范本;(11)收藏證書。四、規范和完善收集、科學記錄,規范原則現有的行政規章,如《安徽省檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規定:“檔案館征集檔案,應當有2名以上工作人員共同進行。征集檔案時,檔案征集人員應當主動出示表明身份和工作任務的證明文件。”“檔案征集人員應當自征集完成之日起10日內將征集到的檔案交檔案館。檔案館應當將征集的檔案登記造冊。”“檔案征集人員將征集的檔案據為己有的,由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責令其交檔案館,并依法給予行政處分;造成損失的,依法賠償損失;構成犯罪的,依法追究刑事責任。”征集工作是一項政策性、技術性都很強的工作,檔案館可以在行政規章的基礎上,依據《檔案工作者職業道德準則》和《國際博物館協會職業道德準則》等,制訂《檔案征集人員行為規范》,對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求:一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象;二是必須認真收集、科學記錄擬征集對象的原始資料;三是嚴格執行新征集檔案移交制度;四是不得開展與職務工作領域相同的私人收藏活