第二篇公共教學模塊項目一黨政機關公文項目二從業文書項目三會議文書項目四就業文書項目五日常交際類文書之書信類項目六日常交際類文書之條據類返回項目一黨政機關公文任務一黨政機關公文概述一、黨政機關公文的含義為統一中國共產黨機關和國家行政機關公文處理工作，2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)(中辦發〔2012]14號)，《條例》自2012年7月1日起施行。19%年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)停止執行。下一頁返回項目一黨政機關公文《條例》規定:黨政機關公文(以下簡稱“公文”)是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達、貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。《條例》的發起施行，是為了適應中國共產黨機關和國家行政機關(以下簡稱“黨政機關”)工作需要，對推進黨政機關公文處理工作科學化、規范化和制度化必將產生重要的作用。公文是黨政機關、社會團體、企事業單位用于處理公務的具有某種特定格式的文件。它由法定的作者發布并具有法定的權威性，是傳達政令和“下情上傳”的基本手段，也是橫向聯系的紐帶，公文完成執行效用后可轉化為檔案，作為歷史憑證供后人查考。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文二、公文的種類根據2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發《條例》的規定，黨政機關公文種類為巧種，即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。(1)決議:適用于會議討論通過的重大決策事項。(2)決定:適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。(3)命令(令):適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(4)公報:適用于公布重要決定或重大事項。

(5)公告:適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。

(6)通告:適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。(7)意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(8)通知:適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項，批轉、轉發公文。(9)通報:適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。(10)報告:適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。(11)請示:適用于向上級機關請求指示、批準。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(12)批復:適用于答復下級機關請示事項。(13)議案:適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(14)函:適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。(15)紀要:適用于記載會議主要情況和議定事項。但從不同的角度，可對其進行以下不同的分類:(一)按行文關系分(1)上行文，即下級機關向上級機關呈送的公文。屬于此類公文的有報告和請示等。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(2)下行文，即上級機關向下級機關發送的公文。屬于此類的有決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、通知、通報、批復和意見等。

(3)平行文，即同級機關和不相隸屬機關之間來往的公文。主要有函和議案，也包括一部分通知和紀要，如向不相隸屬機關發出的告知有關事項的通知等。(二)按公文的功能分

(1)指揮性公文，即向下級機關傳達領導機關的方針政策，實施行政指揮的公文。主要有命令(令)、決定、下行性的意見、通知、批復等。(2)知照性公文，即向受文機關通報情況、知照事項、要求周知或遵守的公文，如公告、通告、通報、通知等。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(3)報請性公文，一是指向上級機關匯報工作、請示問題、提出建議的公文，屬于這類的有報告、請示以及上行性的意見;二是報請有關部門審批的公文，屬于這類的有議案和請批函。(4)聯系性公文，即在機關之間商洽工作、詢問和答復問題的公文，主要有函。(5)記錄性公文，指用于記載、歸納會議事項的公文，主要有紀要。(三)按行政公文傳遞、處理的時限要求分(1)特急件，內容重要而緊急，必須以最快的速度形成和辦理的文件。(2)加急件，內容涉及重要工作，需要急速形成和辦理的文件。電報如有送達和辦理時限的要求，根據其緊急程度，就注明特提、特急、加急和平急。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文三、公文的特點與作用

(一)公文的特點1.以處理公務為內容公文的內容與發文機關所管理的公共事務有關。一個單位在處理公共事務時，要做出決定、解決問題、告曉事情、申訴理由、反映情況、協調行動、上傳下達等，都需要使用行政公文。可以說，公文是隨著處理公共事務的需要而產生的，是管理國家的重要工具，它使上下級之間和不相隸屬機關之間有機地發生聯系，讓整個國家的各級行政機關協調地運作起來。2.有規范的體式上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文有規范的體式是指公文的種類和格式有統一的標準、統一的規定。在長期處理公務的過程中，人們為了便于起草和處理，提高工作效率，逐步形成了規范的公文種類與格式，并由國務院做出嚴格規定，發布出來，要求全國上下照此執行。其具體表現在以下兩個方面:

(1)文種要規范。《條例》規定，公文有巧種，各有其適用范圍，使用時要根據其發文內容、行文對象和發文目的來選擇合適的文種。(2)格式要規范。一份公文由版頭、主體和版記三大部分構成，每部分又有若干編排及要求，這些都應該按照《黨政機關公文格式》(GB/T9704-2012，中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局和中國國家標準化管理委員會于2012年6月29日發布)來制作。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文3.有法定的作者和特定的讀者所謂“法定的作者”意為:(1)公文的作者，是指依照有關法律和一定的組織程序產生的單位及其負責人，即各級政府及其部門，還包括事業單位和社會團體及其負責人。這些單位及其負責人制發公文的權力是法律賦予的，或者是經一定的組織程序授予的。指出這一點，主要是強調要明確公文的行文主體的資格。按照《辦法》中對行政公文所下的定義以及所涉及的其他規定，具有行政公文行文資格的組織有:①各級政府機關。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文②政府機關的各職能部門及其辦公廳(室)。③人民團體。④具有行政職能的事業單位。

(2)公文的作者，代表著他所負責的機構。一篇公文，即使以機關負責人的名義發布，代表的也是他所在的那個機構，而不是代表個人，所以，它具有法定的權威。同時，這也表明不管哪一級的領導人，如果利用公文辦私事，是黨紀國法所不允許的。“特定的讀者”意為:每份公文，通常要明確其發送對象，即寫明主送機關和抄送機關。4.有法定的權威和行政約束力上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公文的法定強制力和行政約束力，表現為一經發布，有關單位和個人都要遵照執行，不能有隨意性，如果不執行，就要受到法律和行政紀律的制裁。這是因為公文的作者是法定機關及其負責人，發布公文就是為了執行政策法令，行使法律賦予它的權力，因而，它必須具有一定的強制性，這是法定權威的重要體現。這一特色，是其他文體所沒有的。

(二)公文的作用在機關的日常工作中，文件擬制與處理的工作量是相當大的，它是機關工作的重要組成部分。一個國家、一個政黨、一個部門或社會團體、企事業單位要行使職能和開展公務活動，都離不開文件。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文沒有文件，那簡直是無章可循。總的說來，機關公文的作用在于它是黨和國家具體領導和管理政務，機關之間相互進行聯系和機關內部處理工作事務的一種工具。公文之所以在機關中占有重要的地位，也主要是體現在公文對于機關公務活動所起的作用上。認識公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說，其作用主要表現在以下幾個方面:

1.領導指導作用黨和國家的各級領導機關，可以經常通過制發文件來部署各部工作，傳達自己的意見和決策，對下級的工作進行具體的領導與指導。黨的領導是政治領導。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文黨對國家事務實行政治領導的主要方式，是使黨的主張經過法定程序變成國家意志，通過黨組織的活動和黨員的模范作用帶動廣大人民群眾，實現黨的路線、方針和政策。黨發布的領導性文件不是國家法規，但我們國家的法規，包括法律、法令以及行政法規，都是黨的政策的具體化。因此，黨的政策性文件，代表黨的權威，人人都要貫徹執行，并作為領導指導各項工作的依據。國家各級行政領導機關和業務主管部門則根據黨的政策性文件，制定和發布各種指示、決定、計劃、意見、通知來領導和指導下級機關和下級業務部門的工作。上級機關傳達領導意圖與下級機關貫徹執行相結合，就使文件成為紐帶，充分發揮其領導與指導的作用。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

2.行為規范作用文件的行為規范作用，是文件強烈政治性和法定的權威性等特點賦予的。這種行為規范作用又被稱為法規約束作用。黨和國家的各種法規和規章都是以文件的形式制定和發布的。這些法規性文件一經發布，便成為全黨、全社會的行為規范，必須堅持依照執行，不得違反。它對于維護正常的社會秩序、安定社會生活、保障人民的合法權益有著極其重要的作用。

3.傳遞信息作用文件是傳遞信息的重要渠道。黨和政府上下左右機關是相同的，其決策、方針、設想和意圖等政務信息，常常是通過文件的傳遞而取得的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文4.公務聯系作用各機關單位在處理日常事務工作中，經常要與上下左右有關的機關單位進行聯系。

5.憑據記載作用文件是機關公務活動的文字記錄。一般來說，絕大多數文件在傳達意圖、聯系公務的同時，也具有一定意義上的憑據作用。這是因為，既然每一份文件都反映了制發機關的意圖，那么，對受文機關來說，就可將文件作為安排工作、處理問題的依據。有些文件，則具有比較明顯的憑證作用。還有一些文件具有明顯的記載作用。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文文件不僅在機關的現行工作中具有憑據記載作用，同時，對于過去的事情，它又成為各級黨政機關公務活動的歷史記錄，是機關史料的積累，是解決矛盾、澄清是非的憑證，也是若干年后編史修志的重要依據。所以，文件在完成它的現實使命以后，都要立卷歸檔保存，以備查找利用。以上所述是就文件的主要作用而言的。文件還有知照作用、協調作用、宣傳教育作用等，就不一一詳述了。四、公文格式(一)公文格式的含義公文的格式指的是公文的外部組織形式。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文它包括公文用紙、印制要求、公文中各要素的排列順序和編排規則。黨政機關公文是具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家各項方針政策及實施政府管理的重要工具。為使行政機關的公文從內容到表現形式都體現簡潔規范的原則，反映政府部門的工作質量和管理水平，有效地發揮公文的法定效力，統一和規范公務格式就顯得十分必要。為此，國家質量技術監督局于1999年12月正式批準發布《國家機關公文格式》國家標準(GB/T9704-1999)，于2000年1月1日起開始生效。2000年8月24日，國務院發布了《辦法》，國務院辦公廳、國家質量技術監督局又根據《辦法》的有關規定，對GB/T9704-1999進行了修訂，將原標準《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文2012年6月29日，中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會又聯合發布了《黨政機關公文格式》中華人民共和國國家標準(GB/T9704-2012，代替GB/T9704-1999)，并于2012年7月1日開始實施。這些都使我國行政機關的公文有了可以遵循的準則和標準，從而標志著我國行政機關公文的表現形式和制作水平跨上了一個新臺階，為我國行政機關進一步提高管理水平和推進辦公自動化工作奠定了良好的基礎。公文的格式，在實際工作中又分為文件格式、命令(令)格式和信函的格式。(二)公文格式吝要素的編排規則上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文《黨政機關公文格式》將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分，這是一份公文的主要內容。此外，版心外還有公文頁碼。1.版頭部分公文首頁紅色分隔線以上的部分被稱為版頭，其排列順序和編排規則具體如下:(1)份號。份號，即公文份數序號，是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。同一文件印刷多少份，就有多少個份號，但并不是所有的公文都需要編制份序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數、分發范圍和分發對象。當文件需要收回保管或銷毀時，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關可以根據份數序號去掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文或受文機關在受文時，都要登記份數序號。份號一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行，即第“1”份編為“000001”。

(2)秘密等級和保密期限。秘密等級簡稱密級。需要保密的公文，都要標明其秘密程度的等級。根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和《國家秘密保密期限的規定》的有關規定，密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害，其保密期限為30年;“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害，其保密期限為20年;“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害，其保密期限為10年。確定國家秘密事項的密級時，如果沒有標注保密期限，應當按國家保密期限的規定上限處理。標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行;如需同時編排秘密等級與保密期限，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注，如“機密★1年”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(3)緊急程度。緊急程度又簡稱急度，是對公文送達和辦理時限的要求。公文有特急和加急之分。急需緊急辦理的公文，分別標明“特急”“加急”。具體“特急”和“加急”的時間要求是多少，由各地黨政主管機關自行確定，如有的規定“特急件”要隨到隨辦，不能超過24小時;“加急件”要求3天內處理完畢。電報的急度則分為“特提(特別提前)”“特急”“加急”“平急”。注明緊急程度，可以保證公文的時效，使緊急公務得到優先處理。緊急程度的編排，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角;如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(4)發文機關標志。發文機關標志俗稱“紅頭”，有兩種構成方法:一種是由發文機關全稱或規范化簡稱構成;另一種是在發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”二字組成。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準，規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，用紅色小標宋體字編排，具體字號各黨政機關可根據機關名稱字數多少來定，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，應把主辦機關名稱排列在前，如果是行政機關與同級或相應的黨政機關、軍隊機關、人民團體聯合行文，則應按照黨、政、軍、群的順序排列，然后把“文件”二字置于發文機關名稱的右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(5)發文字號。發文字號簡稱文號，是發文機關按年度對公文編排順序的代號，由發文機關代字、年份加該年發文的順序號組成。在實際工作中，發文機關代字一般由辦公廳(室)編，編制機關代字要科學、明確，易于辨認，要選取機關名稱中最具代表性的字，如廣州市人民政府為“穗府”。機關代字的編排層次宜由大到小，即“地名代字+機關代字+分類代字”，如廣東省人事廳干部培訓處則為“粵人干”。發文字號編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布;年份、發文序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，如“(2012]”;發文順序號不加“第”字，不編虛位(即“1”不編為“01”)，在阿拉伯數字后加“號”字，如“26號”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。行政機關之間聯合行文，只標注主辦機關的發文字號;行政機關與其他機關如黨、軍、群等機關聯合行文時，原則上應使用排列在前的機關的發文字號，也可以協商確定，但只能標注一個機關的發文字號。(6)簽發人。簽發人是指簽上發文機關核準發出該文的領導人的姓名。上報的公文需要標注簽發人姓名，主要目的是讓上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。領導人簽發的應該是職權范圍內的文件，不得越級簽發。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文具體地說，帶全局性的重要公文，由機關的主要負責人(即機關的正職或主持工作的負責人)簽發;局部性、事務性的公文，由分管領導簽發;聯合發文，要聯合發文機關負責人簽發;辦公廳(室)公文，由秘書長或辦公廳(室)主任簽發。編排簽發人，由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。(7)版頭中的分隔線。發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。黨委機關公文的紅色分隔線中間有一紅五星。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

2.主體部分公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;通常由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等項目構成。(1)標題。公文標題的作用是讓讀者在最短的時間內了解公文的主要內容和形式。完整的公文標題一般由三部分組成:發文機關、事由和文種，如《XX職業技術學院關于召開第五屆運動會的通知》。公文標題中的事由項標示公文的主要內容，一般用介詞“關于”和一個表達該文主要內容的詞組組成介詞結構，作為公文文種的定語。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文在實際工作中，事由項的寫作問題較多，因而，寫作中要注意:①用在事由前的“關于”主要用于指明事由所涉及的范圍，但在轉發、批轉性的通知中，就不需在事由前標注“關于”。②公文的標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。③概括要確切，即要準確地概括出公文的內容或主題，而不要過于空泛，或是題文不對。④表達要簡明，即要直截了當地表達出公文的主要內容，而不要瑣碎。書寫標題時，一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(2)主送機關。主送機關俗稱“抬頭”，指公文發送的主要對象，即應當辦理該公文的機關。主送機關應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。普發性、周知性的下行文，是一種需要所屬的各機關都要了解和執行的公文，一般用“各……”的句式。上行文一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式。

(3)正文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文正文是文件的核心部分和主體部分。一般由緣由、事項和結尾三部分組成。①緣由是正文的導言，主要交代為什么要制發這篇公文，即目的。②事項是講述公文主要內容的部分，它敘述情況，分析問題，說明做法，提出要求，般這部分所占的篇幅最長。③結尾是正文的收束，一般是講執行要求或用一些慣用語，如“以上請示當否，請批復”、“特此通知”。有些公文事項說完就結束，沒有獨立的結尾部分。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文一般每面排22行，每行28個字。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。這四個層次可以跨越，但不可顛倒。數字、年份不能回行。

(4)附件說明。附件是公文主件的附屬說明部分，是補充公文主件內容的材料，如文件中的人員名單、報表、照片、典型材料、證明文件等有關資料。公文如有附件，必須在正文之后加以說明。其編排方法是，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。(5)發文機關署名、成文日期和印章。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文成文日期，就是公文的發出日期。一個單位發的公文，以該單位領導人簽發的日期為準;聯合行文的公文，以最后簽發機關領導人簽發的日期為準。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數字將年、月、日標全;年份應標全稱，月、日不編虛位(即“1”不編為“01”)。發文機關印章是發文機關對文件表示負責的憑證。印章用紅色，不得出現空白印章。但不是所有公文都要加蓋印章。①加蓋印章的公文。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。②不加蓋印章的公文。單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。③加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文(或附件說明)下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布，在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊;每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章;簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文另外，當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。(6)附注。附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣、團級”“此件可見報”，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的解釋或注釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方式解決。公文如有附注，居左空二字符加圓括號編排在成文日期下一行。請示要注明聯系人的姓名和電話時，可編排在附注位置。(7)附件。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題，應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版記部分公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。通常由抄送機關、印發機關和印發時間等項目構成。

(1)版記中的分隔線。版記中各要素之下均加一條黑色分隔線，寬度同版心。首條分隔線和末條分隔線用粗線(推薦高度為0.35mm)，中間的分隔線用細線(推薦高度為0.25mm)。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。(2)抄送機關。抄送機關是指除主送機關外需要了解或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送文件，是為了限定公文發送范圍，發揮公文的作用，提高工作效率。所以要注意以下幾點:①確實需要的就抄送，不要漏報、漏送，以免工作脫節。②抄送機關名稱要明確列出，不可籠統。公文如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

(3)印發機關和印發時間。印發機關是指印刷、封發公文的機關名稱，通常是發文機關的辦公廳(室)。印發時間以公文付印的日期為準，一般要在發文日期5天內印好發出。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即“1”不編為“01")，后加“印發”二字。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文版記位于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行，也就是說版記一定要放在公文的最后，即公文的最后一面(本標準規定公文雙面印刷)的最下面的位置。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況:①公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁編排版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關系。②公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。③公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文如果附件是被轉發的文件，該文件后面也有版記，此時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應編排自己的版記。以上所說的各個部分的要素，是一份文件最完備的格式，使用時可視具體情況省去一些項目，如一般的文件就沒有密級和急度。一些告知性的公文，如公告、通告等，一般都沒有版頭、版記和主送機關等。

4.頁碼頁碼位于版心外，一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。公文如有A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文各組成部分的編排規則，參照2012年7月1日開始實施的《黨政機關公文格式》中華人民共和國國家標準(GB/T9704-2012)執行。公文頁面格式如圖2-1~圖2-9所示。(三)公文的信函格式公文的信函格式也就是函件的格式，其格式編排如下:1.發文機關的編排上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文信函格式的首頁上端用紅色小標宋體字編排發文機關全稱或規范化簡稱，后不加“文件”二字，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm。聯合行文時，使用主辦機關標志。

2.分隔線的編排信函的發文機關名稱下4mm處為一條紅色雙線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條紅色雙線(上細下粗)，兩條線長度均為170mm，居中排布。3.份號、密級、急度和發文字號的編排如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文信函格式的發文字號，由發文機關代字、“函”、年份加該年發文的順序號組成。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。4.標題和版記的編排標題居中編排，與其上最后一個要素相距兩行。版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。首頁不顯示頁碼。公文的信函格式如圖2-10所示。(四)公文的命令格式與一般公文的格式不同，命令沒有版頭部分，直接以標題領首。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文1.命令的標題命令的標題，由發文機關名稱加“命令”或“令”構成，如《中華人民共和國衛生部令》，其中的發文機關名稱要用全稱，不能用簡稱(包括規范化簡稱)。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，用紅色小標、宋體字。2.命令的發文字號命令的發文字號又被稱為令號，有兩種寫法:一是與一般的公文格式一樣，由發文機關代字、年份加該年發文的順序號組成;二是只寫令號，即按簽署該命令的行政首長任職內所簽發的命令跨年度編流水號，如“第12號”。令號在發文機關的下方空二行居中編排，令號下空二行編排正文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

3.命令的印章命令的印章一般不是發文機關名稱印章，而是發文機關最高領導人的親筆簽名章。簽名章用紅色。在正文下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。公文的命令格式如圖2-11所示。五、行文規則行文，即指各級機關在其處理公務的過程中，以本機關名義制發公文的運行過程。簡單地說，就是公文的發送傳遞。行文規則是機關單位在公文的發送傳遞過程中要共同遵循的規則。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公文能否順利發送傳遞，是關系到受文機關能否及時收到并順利辦理，從而提高黨政機關工作效率的問題，更重要的是，還關系到我國黨政機關的形象問題。因此，理順行文關系，遵守行文規則，是發揮公文作用、提高工作效率的必要條件。

(一)與行文規則有關的概念1.行文關系行文關系是指發文機關和受文機關之間的關系，是保證機關單位工作正常運轉的組織關系在公文運行中的體現。2.行文方向行文方向即以發文機關為立足點，根據職權范圍和隸屬關系，公文向不同層次機關單位運行的去向。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

3.行文方式行文方式是根據工作需要和機關單位的組織關系決定行文的方法和形式，即指行文時確定公文受文機關或發文機關的具體辦法。從實際工作來看，行文方式可分以下三大類:(1)從確定受文機關來分。①逐級行文。即行文機關向自己的直接上級或直接下級發送公文。②越級行文。即行文機關越過自己的直接上級或直接下級，向非直接上級或非直接下級行文。③多級行文。行文機關向直接下級和非直接下級的一次性行文。④普發行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文行文機關向隸屬機關和非隸屬機關、廣大群眾一次性行文。這種行文方式一般不用寫主送機關，多出現于面向公眾公開發表的公文。(2)從發文機關的數量來分。①單獨行文。只有一個機關署名發出的公文。大多數的公文都采取此種形式。②聯合行文。公文由兩個或兩個以上的機關聯合署名發出的公文。這種行文方式，只是在行文內容同時涉及兩個或兩個以上的機關時才會使用。

(3)從發布、傳遞范圍不同來分。①內部公文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文它是指僅在本機關內運行的公文，版頭中發文機關編排不必套紅印刷，俗稱“白頭文件”。②外發公文。它是指通過辦公廳(室)傳遞至其他機關的公文，版頭中發文機關編排是套紅印刷，因此俗稱“紅頭文件”。

(二)行文規則的內容《辦法》規定，公文的行文規則有以下內容:1.行文實效原則《辦法》第十三條規定:“行文應當確有必要，注重效用。”毫無疑問，哪一級機關、單位所發的公文都必須與黨的路線、方針和國家的法律法規相一致，但單純做“傳聲筒”，就不能發揮出發文機關的職能，上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文因此要求發文機關把上級的有關精神與當地的實際情況結合起來，從而形成針對性、操作性強的文件。2.行文關系的原則《辦法》的第十四條規定:“行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。”該規定指出了確定行文關系的根據有以下兩個:(1)隸屬關系。本指垂直組織系統中存在直接往來的上下級之間的關系，而在實際工作中，我國的各類、各級機關之間存有以下五種關系。①領導關系:即上下級之間領導與被領導的關系。下級對上級用請示、報告，上級對下級要用決定、通知、批復、通報、公告、通告等指揮性、知照性公文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文②指導關系:即主管部門上下級之間的關系。③協作關系:即同級機關或不相隸屬機關之間的關系，前者是指如同屬一級政府之下的財政局、人事局、經貿委等機關之間的關系，后者是指不相隸屬的農業局、組織部、共青團等機關之間的關系，這些機關之間行文用函。④監督關系:這主要是指人民代表大會及其常委會、政府和黨委機關之間的關系。它們之間沒有隸屬關系，各有自己的系統。人民代表大會是立法機關，監督政府的運作;政府是行政機關，接受監督;黨委，在政治上起領導作用，主要管大政方針和黨務，把握方向。它們之間相互行文一般用函，但政府向同級人民代表大會提請審議事項用議案。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文⑤統管關系:地方政府同轄區內的上級機關及其他地方機關派駐機構的關系。

(2)職權范圍。職權范圍是指本機關在其組織系統中所賦有的職能和所具有的權力。職權既是各級機關處理本機關管理范圍內有關公文的必要條件，又是處理與有關公務相關公文的根據。概括而言，各機關的職權范圍有以下兩種。①本機關職權。這是一個機關按照法律規定或依照法律程序確定而賦有的職責和具有的權力，是其完成本職工作經常性使用的職權，因此稱為經常性職權。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文②上級機關授權。即上級機關為進行某一項工作而有條件或有限制地把原屬上級機關的部分職權在一定時間內授給下級機關的行為。這種職權，作為下級機關只是臨時代行，當這項工作結束時，所接受的職權便不復存在，因此稱為臨時性職權。在本機關的職權范圍內，應當行文而不予行文即是失職;不在本機關職權范圍內行文即是越權。二者都是錯誤的，而越權行文往往是無效的。

3.部門行文的規則《辦法》的第十五條、第十七條、第十八條和第十九條所表述的都是政府部門行文的規定，具體如下:上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(1)“政府各部門依據部門職權可以相互行文。”如省財政廳和省外經貿廳，都是省政府屬下的職能部門，在工作中需要與對方溝通的，可按各自的職權范圍向對方發函聯系，而不必“繞道”省政府而徒增運轉層次和手續。(2)各部門可以“向下一級政府的相關業務部門行文”。部門的上下級之間可以相互行文，屬于指導關系，業務主管部門的上下級之間也可以相互行文。如省農業廳可與市農業局相互行文。

(3)各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文政府各部門(包括議事協調結構)不能對下一級政府正式行文，但確有工作需要而要向下一級政府行文時，有以下三種處理方法。①以函的形式行文(非正式行文)，商洽工作、詢問和答復問題、審批事項。②報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳(室)轉發。③因特殊情況確需向下一級政府正式行文，要報經本級政府批準，并在文中注明經政府同意。④“部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。”所謂“部門內設機構”是指各廳、局、委、辦內的處、科一級的機構。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文⑤“屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。”這條規定了部門在本職責范圍內可以單獨發文，也可以與別的部門聯合行文。⑥“須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。”這樣可以減少政府的發文數量，以保證內容重要、事關全局的工作才由政府正式行文。⑦“屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。”主管部門的上級一般有兩個:一是本級政府，如縣林業局、縣政府;二是指導關系的上級，如縣林業局、市林業局。凡是屬于業務范圍內的事，就應當由其指導關系的上級來處理，如縣林業局有關業務方面的問題，應向市林業局行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文如果下級業務部門把理應由上級業務主管部門解決的事情，報請本級政府，又要由本級政府向上級政府請示，再通過上級政府轉其所屬業務主管部門辦理。這樣一來，既浪費人力、物力和時間，又有可能導致政府過多干涉部門的業務工作，反倒忽視了統管全局的工作。⑧“部門之間對有關問題未協商一致，不得各自向下行文。”此條規定，是為維護公文的權威性和政令的一致性。凡行文內容涉及其他部門的職權范圍時，行文前必須由主辦部門負責與有關部門就該問題進行協商，當取得一致意見后方可行文，一律不得各自按照自己的意見向下行文。協商中如果確實難以取得一致意見，應由主辦部門如實列出各方理據，提出建議性意見，上報共同的上級機關，以便該上級機關進行協調或仲裁。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

4.聯合行文的規則如果一項工作同時涉及兩個或兩個以上的同級機關并需要配合協同處理的，為了增強公文的權威性、提高辦事效率，可以聯合行文。《辦法》第十六條、第十一七條規定了可以聯合行文的幾種情況:(1)“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文。”這一條是說明行政機關系統里的聯合行文規則的，這里包括了以下三種情況。①同級政府可以聯合行文，即同是一級的地方人民政府可以聯合行文，如佛山市人民政府和東莞市人民政府可以聯合行文。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文②同級政府各部門可以聯合行文，如某地級市的人事局和勞動局可以聯合行文。③上級政府部門與下一級政府可以聯合行文，如省人事局和某市政府可以聯合行文。

(2)“政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文。”它是指同級黨、政、軍的聯合行文。(3)“政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文。”它是指黨、政、軍的部門之間的聯合行文。(4)“政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。”上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(5)“聯合行文應當明確主辦部門。”之所以提出這一條，不僅使公文的草擬、制發能按部就班地進行，而且還能在部門之間出現分歧意見時，主辦部門的主要負責人可以出面協調。經協調“仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定”。(《辦法》第二十六條).5.向上行文的規則(1)逐級行文。

《辦法》第十四條規定:“一般不得越級請示和報告。”因為根據管理體制，是一級管一級的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文各行政機關要嚴格限制在職權范圍內行文，不得越權.但遇到特殊情況，下級機關則可越級行文，特殊情況包括以下幾種。①發生緊急情況，如戰爭或嚴重的自然災害、出現安全方面的重大問題及緊急事件，逐級上報將延誤時間，造成重大損失。②經過多次請示上級機關，但受到上級機關長期擱置而急需解決的問題。③與直接上級產生爭議，一時難以解決的事項。④上級機關交辦的并指定越級直接上報的事項等。這些都可越級行文，但應抄送被越過的直接上級機關。(2)不送個人。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文《辦法》第二十二條規定:“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”應按正常的工作程序，某份請示送到上級機關，上級機關就會按照職權范圍分工處理，發揮各個職能部門的作用。如果是“負責人直接交辦的事項”，屬于特殊情況，可以直接報送領導者個人。(3)請示的規則。請示除了要遵守上述規定之外，還得遵守以下規定:①一文一事。②一頭請示。③“不得抄送其下級機關。”上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(4)“‘報告’不得夾帶請示事項。”報告是呈閱性公文，是給領導看的，不要求答復，而請示是要求上級機關要給予明確答復的。把請示事項夾進報告中，其結果只能是延誤工作。處理的辦法，應是另起草一份請示，并寫明請示理由和請示事項。6.抄送的規則

(1)向下級機關或本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。(2)受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應抄送其另一上級機關。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文在《條例》中規定，公文的行文規則要求行文應當確有必要、講求實效、注重針對性和可操作性;同時，行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越級的機關。1.向上級機關行文應當遵循的規則(1)原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。(2)黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或授權;屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(3)下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。(4)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。(5)除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。(6)受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

2.向下級機關行文應當遵循的規則(1)主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(2)黨委、政府的辦公廳(室)根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。(3)黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。(4)涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或撤銷。(5)上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文另外，同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。六、公文制發規定公文的制發，是指以本機關名義制作和發送公文的各項工作過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。這些程序環環相扣，彼此相連，以規范的順序來完成公文的制發工作。

(一)審核上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文審核是指公文的審核人員按照一定的原則和方法，在公文簽發之前對其進行全面的檢查、修正活動。審核是發文辦理中一個不可缺少的關鍵環節，它對制作一份規范、合格的公文具有極其重要的意義。審核文稿主要從以下幾個方面把關:1.行文關它指的是確定是否有發文的必要性。當一份公文的確是為解決問題所需，能產生比面談、電話、會議、現場辦公等方式更好的效果時，才是確實有發文的必要。

2.法規政策關這方面的審核要注意兩點:一是不得與國家的法律法規相抵觸;二是不能違背黨和國家的現行政策。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公文在對現行政策做出調整和新規定的同時，應與原規定相銜接，以保持法規、政策的連續性和一致性。

3.內容關它指的是檢查公文內容是否真實有據、情況可靠、觀點正確、提法妥當，措施要求是否符合實際、切實可行。4.文字關它指的是確定文稿的寫作是否符合邏輯規則和語法規范，表述是否準確，結構是否嚴謹，詳略是否得當，條理是否清楚，文稿中人名、地名、數字、引文、結構層次序數、國家法定計量單位等的表達是否準確、規范，各項數據項目的表達是否符合標準和規范。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

5.體例格式關它指的是檢查文稿是否符合行文規則:如行文方式是否妥當，行文關系、傳遞方向是否正確，是否符合聯合行文的條件，文種是否正確，標題、文號、主送和抄送機關等技術方面是否符合規范。對于文稿審核中發現的問題，并不是全部由審核人來負責修正，可以視情況的不同提出不同的處理意見:對于文稿中出現的局部的、小范圍的問題，審核人可以直接對文稿進行修改;對于文稿中出現的多方面的、大范圍的問題，審核人可以提出修改意見后，退還給擬稿人，由其對文稿進行具體修改;對于一些專業性比較強的文稿，應由審核人與擬稿人相互協商，共同修改;上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文聯合行文的文稿，先由主辦單位負責審核，同時還要組織其他發文單位進行會商工作，并由其依次審核文稿。(二)簽發簽發是對審核無誤的文稿進行最終審核并批注正式發出意見的活動。簽發公文是正式賦予公文法定效力的關鍵一步。通常情況下，公文文稿通過幾次審核確認無誤，由簽發人批注正式發出意見，簽注姓名和日期后，文稿即成為定稿，具備正式公文的效用，成為繕印的標準文本。經簽發后的定稿，其他人未經簽發人同意，均不得對其再做任何修改，否則將負有行政或法律責任。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文簽發工作是機關各級主要負責人行使職權、履行職責的重要手段，因此，簽發公文的人員是負有法定職責的主要負責人或被授權的部門負責人。簽發公文必須按照下列的原則進行:

1.分層簽發原則它指的是簽發人必須根據其職權范圍的規定，簽發自身法定權限內的公文。每一層組織機構的領導都有自己的職權范圍，只有權簽發屬于其權限內的公文，而不得越權簽發公文。2.先核后簽原則它指的是在發文辦理過程中必須首先對公文進行審核，核查無誤后再送交領導人簽發。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文簽發時應規范書寫簽發意見。簽發意見不應直接寫在正文文稿上，而應在“發文稿紙”相應欄目內批注定稿及發出意見(如“發”、“急發”等)，并簽注完整的姓名與日期。日期要求寫全年、月、日，因為簽發日期作為公文的成文日期，是公文的法定生效時間。會簽時，各單位的簽發人均要簽注簽發意見以及完整的姓名與時間;代簽時，應標注“代”或“代簽”等字樣。(三)復核復核，即文秘部門在公文正式印制前，對領導人簽發后的公文所進行的最后一次的把關檢查。復核工作的重點主要在以下幾個方面:上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(1)檢查審批簽發手續是否完備。即核查文稿的審批人、簽發人是否合法，有無越權情況;是否規范地簽注了發文意見、姓名和日期。

(2)檢查公文管理信息是否準確。即公文具體的發文范圍是否明確;閱讀范圍的級別限制是否清楚;急度、密級是否合理;印刷份數、發文字號是否有誤等。(3)檢查附件材料是否齊全。即附件材料的名稱、順序是否與附件說明一致，是否有遺漏，其內容是否完整無缺。(4)檢查格式是否統一、規范。即公文書寫格式、字體字號、標點符號、數字、公式、層次序數、頁碼、表格、注釋等的表達格式是否符合有關規定，表達公文內容的結構格式是否規范。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(5)再次對公文的內容和形式進行審查。經復核，如發現問題，確實需要對文稿進行實質性修改的，應向簽發人提出請求，征得其同意后，方可修改。文稿經修改后，必須按程序進行復審、簽發。未經簽發人同意，不得對復核中發現的問題擅自修改，否則，將會追究修改人的行政或法律上的責任。

(四)繕印繕印就是根據定稿制作公文正本的工作。這一程序中包括了印刷、校對和裝訂三個環節。1.印刷印刷要求做到以下幾點:上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(1)根據適用和耐久原則，正確選擇紙張和字跡材料。

(2)按照國家標準，規范地安排公文的版式。其內容包括:公文各部分文字符號所占區域位置，排列次序、編排方法;版心尺寸;行距、字距;字體、字號等。

(3)排版時還須根據實際情況，處理好一些特殊情況。

2.校對公文排版完畢打印出文本后，還需要進行認真、仔細的校對工作，方能成為正式公文。校對是以定稿和規范格式為基準，對校樣進行全面核對檢查，以發現、糾正各種錯漏，確保公文質量。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文其主要內容有:校正與定稿不符的各種錯字、倒字、橫字、殘字;校正與定稿不符的被顛倒的字句、行段;刪除多余成分，補正被遺漏部分;校正標點符號、公式、圖表方面的錯漏;校對頁與頁的銜接和頁碼標注位置方面的差錯等。校對要十分仔細、認真，逐字逐句，一絲不茍。一般公文需經2一3次校對后方能付印，重要的或上報的公文，其校次還需適當增加，并有二人以上參加校對，以確保公文的質量。在校對中如發現問題，應及時提交審核部門處理，印制部門和其他人員不得擅自更改。3.裝訂上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文經校對無誤后打印出的正式文本，應予以裝訂，以免散失，方便傳遞和公文的辦理。裝訂的方法和要求詳見國家標準的內容。

(五)用印為表明對公文承擔法律責任，表明對公文法律效力的認可，發文機關必須在公文上加蓋機關印章。用印章或簽署都是公文生效的標志，都必須按照法定的權限和程序進行。以組織名義發的公文通常要加蓋其印章;以領導人名義發的公文應予簽署，即由該領導人負責在公文正本上簽注其姓名。除已經法定領導人正式簽署的公文外，行政機關的公文不經用印一律無效。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文在法定的巧種公文中，除會議紀要外，均需加蓋印章或簽署。印章的顏色應為紅色，印跡必須端正、清晰、完整。印章中的文字必須是端正地自左而右環形，完整清楚地顯示發文機關的名稱，以維護公文的嚴肅性和有效性。

(六)登記登記，即文秘部門清點核對文件，進行發文登記，編發文號、記載發文范圍、印刷數量、發出方法等。發文登記的方法有卡片式、活頁式、賬簿式等。

(七)分發上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公文的分發，就是將已經登記封裝完畢的公文以一定的方式發送給受文機關的傳遞活動。公文的分發方式，一般有普通郵寄、機要通信、機要交通、公文交換以及電信傳遞等方式，如遇到高度機密公文或緊急的情況，則要采用專人送達的方式。任務二公告一、公告的適用范圍及特點公告是“適用于向國內外宣布重要事項或法定事項”的公務文書，是屬于發布范圍廣泛的曉諭性文種，多數通過廣播、電視、報刊等大眾傳播媒介迅速發出。黨的機關公文中沒有公告，但有與之功能相似的“公報”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公告具有如下特點:(一)發文權力的限制性(二)發布內容的重要性(三)發布范圍的廣泛性(四)內容和傳播方式的新聞性二、公告的種類

(一)重要事項的公告凡是用來宣布有關國家的政治、經濟、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項的，都屬此類公告。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文常見的有國家重要領導崗位的變動，領導人的出訪或其他重大活動，重要科技成果的公布，重要軍事行動等。(二)法定事項的公告依照有關法律和法規的規定，一些重要事情和主要環節必須以公告的方式向全民公布。《中華人民共和國專利法》第三十九條規定:“發明專利申請經實質審查沒有發現駁回理由的，專利局應當作出審定，予以公告。”《中華人民共和國企業破產法(試行)》第九條規定:“人民法院受理破產案件后，應當在十日內通知債務人并且發布公告。”《國務院公務員暫行條例》第十六條規定，錄用國家公務員要“發布招考公告”。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文《中華人民共和國民事訴訟法》規定發布的公告種類繁多，有通知權利人登記公告，送達公告，開庭公告，宣告失蹤、宣告死亡公告，財產認領公告，強制遷出房屋、強制退出土地公告等。三、公告的寫作格式公告是一種很嚴肅、莊重的公文，一般來說，它內容較單一，篇幅不長，多用條款形式，表達直截了當，沒有議論，不需說明，更不會出現抒情。公告一般由標題、正文、署名與日期三部分組成。(一)標題標題有以下幾種寫法:上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文發文機關+事由+文種，如“中共中央、全國人大常委會、國務院關于宋慶齡副委員長病情的公告”。發文機關+文種，如“中華人民共和國國務院公告”。只標出文種“公告”。有的公告在標題下方有編號，一般的寫法是“第X號”，并用圓括號括住。(二)正文一般由公告背景、緣由、公告事項和公告結語(“現予公告”或“特此公告”等)部分組成。也有的公告省略了緣由，開門見山，直接寫出公告事項。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(三)署名與日期在正文的右下方簽署發文機關的名稱和日期。如果標題已寫上了發文機關的名稱，在報紙上登載時則常省略落款。也有的公告，成文日期寫在署名下方或標題和編號的下方。四、公告的寫作要求

(1)公告所公布的為重要或重大事項，而且常以報刊、廣播、電視、張貼等形式公開發表，所以寫作時，要直陳其事，一事一告，就實避虛;語言要嚴肅莊重，不發議論，不加說明，更不能抒情。(2)公文一般不編號，但當某一次會議或某一專門事項需要連續發布幾個公告時，則應在標題下單獨編號。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(3)公告一般是由較高級別的國家領導機關，或者授權新華社制發的。基層單位不能亂用公告。報紙上常見的xx單位遷移地址，xx公司聘請xx為法律顧問也用“公告”，都是亂用“公告”現象。任務三通告一、通告的使用范圍及特點通告是行政機關和企事業單位在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項時使用的公文。《辦法》把通告的功能定義為:“適用于公布社會有關方面應當遵守或周知的事項。”通告是在行政公務和業務管理中應用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發性公文。通告主要有以下四個特點:上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(一)法規性(二)周知性(三)務實性(四)行業性二、通告的類型通告有法規性通告和知照性通告兩大類型。這兩種通告是以法規性的強弱不同為標準來區分的，二者之間沒有絕對的界限。三、通告的寫作格式

(一)標題通告的標題有四種形式。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文第一種是三要素齊全的規范標題，如上述《廣東省人民政府關于打擊小額走私成品油活動的通告》;第二種是省略發文機關名稱的簡寫標題，如《關于堅決清理非法占道經營的通告》，這種標題形式最為普遍;第三種是省略發文事由的簡寫標題，如《XX市房地產管理局通告》;第四種是將發文機關名稱和發文事由一并省略，只保留文體種類名稱“通告”作為標題的。一般來說，法規政策類通告應盡量采用三要素齊全的規范標題(多個單位聯合發布時，為使標題簡潔，可省略發文機關名稱)。通告的事項如有緊迫的時間要求，則可以在文種名稱前冠以“緊急”二字，以引起受文者注意，如《XX市電信局緊急通告》。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(二)主送機關通告一般是在一定范圍內公開張貼或通過報紙、廣播、電視等傳播媒體發布的，所以一般情況下都沒有具體受文機關，寫作時往往省略該項。(三)正文正文一般采用公文通用結構模式撰寫，共分以下三部分:1.通告緣由作為開頭部分，通告緣由主要用來表達發布通告的背景、根據、目的、意義。這個開頭部分主要寫了發布通告的前景、根據和目的。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

2.通告事項這是主體部分，文字最多，內容最為復雜。較多采用分條列項的寫法，以做到條理分明、層次清晰。如果內容比較單一，也可采用貫通式寫法。

3.通告結語這是結尾部分，寫法比較簡單，多采用“本通告自發布之日起實施”或“特此通告”的格式化結語。四、注意事項通告的寫作要注意下列幾個問題:(一)不要把“通告”寫成“通知”上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文“通告”與“通知”是兩種不同的公文，其特點、作用和受文對象、范圍都不相同。有的單位往往把握不準它們的特點和作用，以為讓人們知曉的事項都可用通告行文，結果把一些該用通知的錯用了通告，該用通告的又錯用了通知。

(二)把握通告與公告的聯系與區別通告與公告的聯系在于都具有曉諭性和公布性，也就是說，內容都是知照性的，發布范圍都是面向全社會。區別可大致概括為以下四個方面:1.內容的重要程度不同上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文公告是用來發布重要事項和法定事項的，涉及內容多是國家大事或省市級的行政大事，或者履行法律規定必須遵循的程序。小的局部性事項和非法定的事項，不能采用公告的形式公布。通告是用來發布在一定范圍內需要遵守或周知的事項的，它所涉及的事項一般沒有公告那么重大。2.對發文機關的限制性有較大不同公告是一種高級別的文體，只有涉及全局性的重大事項或法定事項時，才能由高級別的行政部門發布，這一點前面介紹公告的特點時已有闡述。通告是一種高級機關和基層單位都可使用的文體，不僅行政機關可以制發，社會團體、企事業單位在自己的職權范圍之內，也可以制發。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

3.發布范圍有所不同公告是向國內外發布重要事項和法定事項采用的文種，它的發布范圍比較大，面向全國，有時面向全世界，遍示天下，一體周知，接受的人越多越好。通告雖然也是面向社會發布的，但多是限定在一個特定社區范圍內，而且內容也多是指向一個特定的人群，要求這一社區的某一類特定人群遵守或周知。所以通告的定義中特意強調了“在一定范圍內發布”。4.發布的方式不同公告多數是在報刊上刊登，一般不用紅頭文件的方式下發，也不能印成布告的形式公開張貼。而通告可以在新聞媒體上刊登，也可以用紅頭文件的形式下發，還可以公開張貼。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文任務四通報一、通報的使用范圍及特點通報是國家機關、社會團體、企事業單位用以表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或通報有關情況的一種行政公文，其是下行文。通報的應用也比較廣泛，可以用于表揚好人好事、新風尚;也可以用于批評錯誤，總結教訓，告誡人們警惕類似問題的發生;還可以用來互通情況，傳達重要精神，溝通交流信息，指導推動工作。通報有以下幾個突出特點:(一)典型性上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(二)引導性(三)嚴肅性(四)時效性(五)告知性二、通報的種類根據內容不同，通報可以分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三種。

(一)表彰性通報表彰性通報是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經驗或事跡，樹立典型，號召大家學習的通報。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文(二)批評性通報批評性通報是用來批評、處分錯誤，以示警戒，要求被通報者和大家吸取教訓，以防類似情況發生的通報。

(三)情況通報情況通報是用來傳達重要精神和情況，幫助有關單位了解、掌握全局或某一方面工作的信息、動向，以統一思想認識，推動工作進程。三、通報的結構、內容和寫法(一)標題標題通常有兩種構成形式:一種是由發文機關名稱、事由和文種組成，;另外一種是由事由和文種構成。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文此外，有少數通報的標題是在文種前冠以機關單位名稱。(二)主送機關除普發性通報外，其他通報應該標明主送機關。

(三)正文通報正文的結構通常由開頭、主體和結尾等部分組成。開頭說明通報緣由;主體說明通報決定;結尾提出通報的希望和要求。不同類別的通報，其內容和寫法有所不同，現分述如下:1.表彰性通報一般在開頭部分概述事件情況，說明通報緣由。如果屬于對一貫表現好的單位或個人進行表彰，事實敘述不但要清楚明白，而且要注意詳略得當、重點突擊。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文主體部分通過對先進事跡的客觀分析，在闡明所述事件的性質和意義的基礎上，寫明通報決定。結尾部分明確提出希望和要求，號召大家向先進學習。2.批評性通報在機關工作中使用的比較多，對一些傾向性問題具有引導、糾正的作用。批評性通報又分兩種情況:一種是對個人的通報批評，其寫法和表揚性通報基本一樣，要求先寫出事實，然后在分析評論的基礎上敘寫通報決定，最后提出希望和要求，讓大家吸取教訓，引以為戒;另一種是對國家機關或集體的批評通報，其旨在通過惡性事故的性質、后果，特別是釀成事故的原因的分析，總結教訓，從而達到指導面上工作的目的，所以寫法和表揚性通報略有不同。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文其正文主要包括敘寫事實、分析原因、提出要求和改進措施等項內容。也有的批評性通報，是針對部分地區或單位存在的同一類問題提出的批評的。這類通報，雖然涉及的面比較廣，但因其錯誤性質基本相同，所以寫法上以概括為主，大體和情況通報相近。

3.情況通報情況通報主要起著溝通情況的作用。旨在使下級單位和群眾了解面上的情況，以便統一認識，統一步調，推動全局工作的開展。正文主要包括兩項內容:通報有關情況和分析并作出結論。具體寫法，有的是先擺情況，然后進行分析得出結論;有的是先通過簡要分析作出結論，再列舉情況，從而說明結論的正確性和針對性。總之，寫法多樣，如何表述可因事制宜，無須強求一律。上一頁下一頁返回項目一黨政機關公文

(四)落款落款包括發文機關署名和成文時間兩個項目內容。有