數字檔案館的參考咨詢服務

高速高效的網絡傳輸在智能檔案信息服務方面打開了一個新領域。為用戶提供數字信息服務的目的是嘗試減少信息和交換之間的不對稱。由于這種新型服務方式的出現，真正實現了檔案館與利用者之間零距離、零時差的交流與互動，使得檔案館提供的信息服務更加深入用戶的需求，真正實現了方便、快捷、高效的理想狀態。一、提供橫向跨庫服務在數字檔案館中，毋庸置疑，參考咨詢服務是需要放在首位的。與數字檔案館相比，傳統檔案館服務中的咨詢方法不免顯得陳舊、落伍，而數字檔案館提供的參考咨詢服務是基于網絡的交互式智能化咨詢服務體制。它以計算機為主要工具，對有價值的圖像、文本、語音、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、組織和規范再加工，通過網絡提供高速橫向跨庫連接的多媒體信息存取服務。它提供了多層次的咨詢服務接口，包括FAQ鏈接、幫助與指導手冊、用戶討論組以及通過E-mail、BBS或論壇等交互方式實現用戶與虛擬咨詢員的在線或離線“零距離”討論。虛擬參考咨詢服務VRS(VirtualReferenceService）是一種“基于Internet（或Web）的幫助服務（helpservice）機制”。信息用戶無論在何方、無論在何時，只要身邊擁有一臺接入網絡的計算機就可以使用我們的VRS。用戶可以用E-mail、Chat、WebForm等方式向網上虛擬專家提出各種問題，請求網上“信息專家”的回答，信息專家的解答仍以電子方式反饋給用戶。這是一項基于Internet的服務，它不受系統、資源和地域等條件的限制，利用相關資源通過專家為用戶提供24小時不間斷服務，并在限定的時間內獲得可靠準確的答案，這是任何時期、任何傳統方式都無法比擬的。這種基于網絡的快捷、方便、高效的服務方式是新型服務方式中最基本的一種形式。二、信息發送的責任轉化數字檔案館的服務方式是檔案館“以人為本”思想的體現，其服務方式由傳統檔案館的被動轉為主動，由原來的“拉”轉向“推”，主動向客戶端推出信息。傳統數字檔案館的傳輸方式是Browser發送服務需求，在所屬數據庫中進行檢索，查到用戶所需的信息后把信息傳送給Browser所屬的計算機。而數字檔案館則采用了較為主動的“推”技術，根據用戶提交的興趣文檔，自動搜集用戶最可能感興趣的信息，然后根據用戶指定的時間間隔，將信息報送到用戶的計算機上。需要注意的是，信息推送過程中需要建立一種代理機制，把客戶端擔負的責任轉給服務器，由服務器將用戶定制好的網上信息用推送或網播的方式直接傳送到用戶面前。在數字檔案館中，利用推送技術可以將實用的信息直接“推”到感興趣、對此有需求的用戶面前，使用戶可以坐等信息的到來，實現數字檔案館信息的傳播與發布。從“讀者找信息”轉變為“信息找讀者”的服務方式，不僅可以主動地面向整個網絡用戶服務，還可以從技術上主動鎖定一批特定用戶群，為他們提供專題信息服務，這就提高了信息服務的效能，節省了用戶在網上漫無邊際查詢信息的時間。頻道方式，是目前普遍使用的一種推送技術。它提供了包括Push服務器、客戶部件及開發工具在內的一整套集成應用環境，將某些站點定義為瀏覽器中的頻道，用戶可以像選擇電視頻道那樣去收看感興趣的信息，而且還可以指定其播放時間。在這個系統里，Push服務器負責收集信息并形成頻道內容然后推送給用戶；客戶部件則主要負責接收數據及指令，并對數據進行處理。這里需要提到的是RSS頻道訂閱機制，它所具有的個性化服務功能可以從多種角度為用戶提供更完善的服務。用戶可以用RSS訂閱頻道分類訂閱網站信息，檔案館信息發布者將信息資源按照不同學科、主題類別聚合，形成RSS文檔，從而為利用者提供分類查詢的途徑。在一些檔案館中用戶還能使用信息版塊訂閱信息服務。許多檔案館網站上的信息資源都是按照類別等形成不同的信息版塊，檔案館信息發布者也會按照不同的版塊來組織信息資源并生成RSS文檔。關鍵的是，很多用戶其實只希望了解檔案館網站上某一版塊的最新信息，比如數據庫資源等板塊。因而，檔案館RSS服務也提供按版塊訂閱的方法，用戶只需進入RSS訂閱頁面，按照自己所需進行版塊訂閱，將版塊的鏈接地址加入到RSS閱讀器的頻道中，那么該版塊的最新信息就會源源不斷地送到用戶的面前。三、檔案館“一站式服務”的內涵及實現方式“一站式服務”(OneShoppingServesAll)原為歐美國家商業概念，即商家為贏得消費者，不斷擴大經營規模和商品種類，盡最大努力滿足消費者的購物所需，而不需顧客為把所需商品買盡，東奔西跑。近幾年來，這一概念已被引入檔案館信息服務，并成為檔案館信息服務追求的最終目標。檔案館的“一站式服務”是指對各種不同形式的資源、數據庫以及各種不同形式的檔案館服務功能的高度、有效整合,使利用者通過簡單的操作便能夠一步到位地檢索到所需的信息資源。檔案館推行“一站式服務”是時代發展的要求，隨著網絡信息體系的形成和不斷完善，用戶對信息服務環境的依賴性愈來愈強，他們愿意通過中介獲得資料，有償服務已普遍被接受。因此，在網絡的設計、終端的分布、信息的布局上應充分考慮用戶的需求習慣，努力向“一站式”服務模式發展。關于“一站式服務”的實現方式，合作數字參考服務(collaborativedigitalreferenceservice,簡稱CDRS)給我們提供了比照。它是將網絡技術應用于參考服務的一個典型，也是資源共享的新嘗試。CDRS項目的建設，給用戶提供了一個機會———在任何時間和任何地點都能得到準確、及時和可靠的信息，這也正是“一站式服務”所要求的服務宗旨。因此，數字檔案館的“一站式服務”可以利用CDRS的建設經驗。四、數字檔案館sdi服務的技術標志定題服務SDI(SelectiveDisseminationofInformation），即“信息的選擇性傳播”，“是信息工作機構根據一定范圍內的用戶對某領域的信息需求，確定服務主題，然后圍繞主題進行文獻信息的搜集、篩選、整理，以定期或不定期的形式提供給用戶的一種信息服務業務”。數字檔案館中的定題服務，是用戶通過網絡形式給出所需信息主題，由檔案人員通過多種途徑、運用多種技術方法提供給用戶，以滿足用戶信息需求的過程。其實現過程是：用戶給出信息需求，通過網絡傳到數字檔案館的在線服務部，服務人員接到任務，確定此主題的檢索詞，在網絡上搜尋相關網頁，確定并進入相關網頁，下載相關信息資源存于本站點，形成用戶所需信息資源，再以一定的語言、格式將這些資源進行有序化整理，編輯成一個或多個方案，最后傳送給用戶。這是一個跟蹤服務的過程，在此過程中，檔案人員是完成信息檢索任務的主體，用戶只需提供一定的內容和范圍，工作人員即根據要求把檢索、整理下來的信息通過RSS訂閱機制，或者采用電子郵件報送、網頁式報送、專用信息發送與接收軟件報送等方式“推”到用戶面前，這樣就完成了一次定題服務。對數字檔案館來說，利用數據挖掘技術來改革傳統的SDI服務方式，是數字檔案館SDI服務的一個非常重要的技術標志。由于傳統的SDI服務是利用卡片式、書本式的目錄索引及文摘檢索工具，通過手工檢索為用戶提供文獻信息服務的方式，受時空和服務對象數量的影響很大。而在數字檔案館中，SDI采用了數據挖掘、智能信息推送、網頁動態生成、智能代理等新型技術，能夠更快、更準地從信息服務人員提供的資源中檢索出自己所需要的最新信息，并及時、更有針對性地推送到用戶面前，從而使數字檔案館的服務更加人性化，更有實效性。五、為用戶提供定向化服務個性化服務，是從定題服務里發展而來的一項為每一個用戶量身定做的服務方式，就是“根據用戶的知識結構、信息需求、行為方式和心理傾向等，有的放矢地為具體用戶創造符合個性需求的信息服務環境，為其提供定向化的預定信息與服務，并幫助用戶建立個人信息系統”。為用戶定制個性化的信息服務，即在數字檔案館中開辟出個性化檔案館的版塊，設計可最大限度地滿足每一個用戶需