軟件公司文書管理制度資料內容僅供參考，如有不當或者侵權，請聯系本人改正或者刪除。XX軟件股份有限公司文書管理制度第一章總則為確保公司的文書事務正常順利進行,促進與提高組織管理工作的效率,特制定本制度。本制度所指文書,包括以下內容:高層決策文件以及對基層下達的文件會議文件、紀要與傳閱文件公司規定的各項基本制度業務工作往來公文、信件、傳真公司購置的圖書、報刊、雜志全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得占有。必須嚴格保守公司文件的機密。凡公司重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復等等,一律以書面形式進行。文件的起草、領取與寄送,原則上由公司行政部負責。文件的起草凡公司內的公務文件,除有特殊規定外,一律依照本制度制作。發往公司以外的文件除有特殊規定外,也適用本制度。公務文件應簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準確規范。文件的起草必須征得主管同意,而且在主管有了明確的決定之后進行。文件起草只是一個”文書化”的過程與結果。文件上應有公司制發單位規定的編碼,還應標明與此份文件有關的關鍵詞及復文文件的號碼和年月日,以便處理。在文件有必要加蓋公司印章時,須經主管同意批準后,去印章保管員處申請加蓋公司印章。公文印章加印在發文日期中間。制作文件的用紙,除特殊情況外,原則上采用A4規格。保密文件注明密級。附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號、標題。文件書寫需符合公文種類,使用規范格式,詳見附表1。第三章文件的簽發公司文件按類別分為公司經營管理類文件,財務業務檔案類文件,組織人事檔案類文件,普通文件等。公司經營管理類文件(如公司股東會議文件、決策委員會文件、執委員會文件、行政人事任免調整通知、經營計劃書、合同書、公司制定的規章制度等)原則上由行政辦公室起草,公司董事長或總經理審核簽發。公司類財務業務檔案文件(如年度決算報告,軟件注冊證等業務用公文等)由財務部門起草,公司董事長或總經理審核簽發。公司組織人事檔案類文件(如短期勞動協議書、勞動合同書、保密合同等)由行政辦公室起草,公司董事長或總經理審核簽發。公司普通文件(如部門提案、會議紀要、通知、申請等)由各部門負責起草、辦公室審核編號,部門負責人簽發。文件的署名按下列規定進行:公司內文件,一般往來文件只需主管署名;單純的上報文件,或者不涉及各部門且內容不重要的文件,只需部門署名;重要文件,按責任范圍由董事長、總經理、常務董事署名,或者署有關部門的主管姓名與職務。對外文件,如合同書、責任狀、回執、公告等重要對外文件,一律署董事長職務與姓名。如果是董事長委托事項可由指名責任者署名。文件經審核、簽發,由行政辦公室校對無誤后方能復印、蓋章。第四章文書的收發公司所有文書的收發管理工作均由行政部統一負責。收發業務范圍包括:文件、郵件、報刊、信件、傳真的發送、登記,以及特殊文件資料的遞送。文書由行政辦公室指定專人負責簽收,并分類登記。簽收人應于接件當日即按文書的要求報送給有關部門和人員,不得積壓遲誤,屬于急件的,應在接件后即時報送。對于貴重物品、匯款、郵包,要進行專門登記,并由個人簽字領取。收件登記表詳見附表2。寫明各部門或個人收啟的,如系公文應主動送行政部登記處理。未經登記的文書材料,不得先行使用、閱讀。第一節文件管理公司文件分為電子文檔和紙質文稿兩種形式,按其重要性和機密程度,由行政辦公室確認以一種或兩種形式發放,分類處理和歸檔,保存備查。不宜向公司以外人員透露內容的文件屬于機密文件,核稿人應注明”保密”字樣,并請示簽發人,確定報送范圍。機密文件按保密規定,由專人印制、報送。普通文件無秘級,可在公司員工層內部流通,供員工參考。文件統一由辦公室負責專送或郵寄。送件人應將文件名稱、報送日期、簽發部門(人)、接件人等事項登記在冊備查,并向文件簽發人報告報送結果。機密文件應由專人按核定的范圍報送。文件發放登記表見附表3。有必要在各部門傳閱的文件,必須附上”文件閱辦登記表”,按規定欄目填寫,并最終交還文件管理人。文件閱辦登記表見附表4。個人不得保存公司文件,借閱文件應及時歸還,調離公司的員工應將文件清理移交。對于公司領導做出指示的文件,行政辦公室應及時組織傳達和落實。下發的與部門有關的文件,在處理意見上如果存在分歧,應上報或請示上級領導,由上級裁決。第二節圖書管理公司對所有購置的圖書資料進行統一管理。凡公司內各部門購買的圖書,均需到行政辦公室登記編目,備案后方能允許借閱。員工購買業務類應用書籍需公司報銷的,應遵循公司圖書管理的統一流程。購書人須提出申請,提供所購書籍明細單,由部門經理簽字;圖書管理員審核公司是否已有此類書籍;購書人攜所購書籍及發票到行政辦公室辦理入庫登記(內容包括書名、價格、購書人簽字);行政辦公室根據購買圖書資料發票逐一登記、編號、加蓋公章。圖書借閱時限為1個月,借書人應在期限內及時歸還圖書;如需續借,到行政辦公室辦理續借手續;圖書歸還時要完好無缺,如圖書有損壞則由借書人按損壞程度賠償;圖書為公司的公共財產,不得據為己有。第五章文件的存檔與廢除公司經營管理類文件的存檔、編輯與廢除工作原則上由行政辦公室辦理。文件在結辦后3天內,交行政部專職人員歸存。文件的存檔應按照文件的編號進行分類編輯歸檔。按年度計,年底將重要的、經整理編號的文件按類別進行匯總,裝訂成冊,存入檔案。保存期限按下列規定確定:永久保存。凡屬于規則、指令、決議及