陜西省商洛市商州區村級檔案工作現狀與思考

陜西省商洛市商州區位于秦嶺東麓地區。是商洛市政治、經濟和文化中心。全區有30個市、市、辦公室、行政村、2025個村和13個社區（2002年機構改革前，全區有626個村和居委會）。長期以來，由于傳統觀念的影響和經濟條件的制約，村級檔案工作存在著許多問題：一是檔案資料丟失嚴重。全區626個村（居）檔案資料收集不全的就有564個村，占村級總數的90.1%；保管年代齊全的僅有62個村，占9.9%。保管年代在20至50年內的有108個村，只占17%左右；保管年代在10～20年的村有315個村，占50%左右；保管年代在10年以內的村還有137個，占總數的22%。不少村的檔案資料誰經手誰收存，丟失現象十分嚴重。二是整檔不及時。近幾十年從未整檔的有470個村，占總村數75.1%左右；除此之外近5年內未整理檔案的村125個，占總村數的20%左右；每年按時整理檔案的村僅有31個，占總村數的4.95%左右。90%的村檔案被群眾戲稱為是“文件是個卷卷子，材料是個片片子”。三是整檔不規范的村有558個，占總村數的89.1%左右。主要表現是案卷分類不合理，組卷不科學，期限劃分不準確，抄目不規范，裝訂不整齊，題名不精煉。四是檔案保管條件差。保管條件合格的村有83個，僅占總村數的13.3%左右。檔案室、柜不規范，沒有達到“七防”要求的村有469個，占總村數的74.9%左右；沒有固定檔案室、柜的村74個，占村級總數的11.8%。造成檔案丟失、鼠咬、霉變、腐爛的現象時有發生。針對這些問題，局班子冷靜分析現狀，認真思考對策。2001年大膽地調整了工作思路，改變了工作方法，制定了新的工作方案和標準，于2001、2002、2003年先后多次掀起了農業農村檔案工作熱潮。目前已使245個行政村、13個社區、30個鄉鎮辦事處的檔案工作達到了規范化管理要求。主要做法和經驗是：一、各級黨委、政府領導的重視和支持，鄉、鎮、辦事處文書的綜合協調是抓好村級檔案工作的有力保證。20世紀90年代抓村級檔案時，由于沒有充分發揮鄉、鎮、辦事處黨委政府領導和文書的作用，我們深入到村居委員會后，工作幾乎無法開展：許多村主任對檔案工作心里不重視、身上沒壓力，甚至認為檔案局是沒事找事，干擾村級工作，因而產生了明顯的推諉、抵觸情緒。后來，區檔案局在鄉、鎮、辦事處領導的重視和支持下，通過召開會議，布置工作，與村主任，包村干部簽訂目標責任書等辦法，將村級檔案工作目標管理列入年終考核獎懲內容中，定期進行檢查、評比，才使村主任、村文書和包村干部身上有了壓力，工作有了動力，從而徹底改變了以前的被動局面。涌現出了如西關、西街、牛斜、張村、郭村、付村、和平、窯頭社區，楊峪河鎮的四合村、上趙塬村，板橋鎮的袁河村、板橋村，陳塬辦事處的構峪口村等一大批村級檔案工作先進集體。這些村和社區在村級檔案工作中積極購買檔案柜和檔案用品，完善檔案庫房設施，抽調工作人員加班加點整理檔案，不少村的花費在千元左右，甚至數千元之多。二、村級檔案規范化管理標準應根據不同類型村采取不同的標準，這樣做有利于工作的開展和效率的提高。我區村級檔案起步的前幾年，區檔案局深入到城區附近的部分村抓工作，遇到了三大難題：一是許多村委會不愿承擔這項工作———工作難開展；二是一年花三個月時間才能抓成三五個村———工作難提速；三是全區有626個行政村、居委會，量大面寬———工作難指導。2001年春，區召開了村級檔案研討會，就村級檔案難以開展的問題作了深入剖析。大家一致認為造成村級檔案工作“三大難”的根源在于村級檔案工作標準定得太高；標準遠遠超出了各村委會的承受能力，使90%以上的村難以辦到。當時的村級檔案規范化管理標準是參照省三級檔案室的標準，這樣高的標準使許多村產生了畏難抵觸情緒。就拿檔案庫房的建設標準來說吧，全區許多村的辦公室目前還是土房破屋，要他們的檔案室達到“七防”要求，不花費數千元、上萬元是不行的———這就形成了工作中的第一難。其二是當時要求各村委會的案卷質量一律達到國家標準，因此導致許多村文書對于分類組卷、期限劃分、案卷標題擬寫這三大難關無法突破，檔案局只好蹲下來替他們整理檔案。須知許多村數十年幾乎沒有整理過檔案，要將這些檔案全部整理完畢，一個村需花費一個多月時間，這樣就形成了工作中的第二難。加上前面提到的第三難，使全區村級檔案工作陷入舉步維艱的境地。為了徹底改變這種被動局面，檔案局根據實際情況降低了山區村、川道村的硬、軟件要求，使村級檔案規范化管理標準和他們的主、客觀條件達到吻合。具體地說，對于經濟條件好的城區社區嚴格按省三級檔案室業務建設標準開展工作。對于川道村，檔案保管條件達到防火、防盜、防鼠即可；案卷質量達到年度清晰、期限劃分基本準確、裝訂整齊即可。對于山區村只要求他們將檔案整理出來存放在比較安全的地點，即案卷質量做到年度清晰，裝訂結實即可；在案卷題名、期限劃分兩方面不做嚴格要求———凡本村產生的文件材料一律暫存永久卷中，等待條件成熟后再做調整。如此一來，那些經濟困難的山區、川道村只需要花費數百元甚至百十元便可把工作開展起來。加之，案卷質量要求降低了，技術難度變小了，村文書只要經過一天時間的業務培訓便能掌握操作要領，自己便能獨立進行檔案整理了。這樣一來將區檔案局的業務人員從為村文書代勞的困境中解脫出來了，使他們的主要精力用在面上工作的指導中，工作效率一下子提高了數十倍！三、村級檔案規范化管理工作的方法應根據不同類型村的不同標準，分階段采取不同的工作方法開展工作，具體地說分四大階段進行。第一階段按照城區社區、川道村、山區村的村情和標準，分別制定印發村級檔案保管條件、案卷質量要求、案卷整理操作細則。第二階段抓山區村，將檔案局、館12名業務人員派出去，一人包抓一個山區鄉或鎮。具體辦法是將所包抓的鄉（鎮）文書、村主任集中在鄉（鎮）政府會議室里集中培訓，布置工作。因為山區村的檔案整理要求低，村文書經過兩天的業務培訓，就能掌握操作技能，回到村中便能獨立開展工作。檔案局、館業務人員和鄉、鎮支書只需進行面上工作的巡回指導、檢查即可。第三階段抓川道村。檔案局、館的業務人員一人包抓一個川道鄉或鎮。此階段分三個小階段。第一小階段檔案局、館業務人員蹲在包抓鄉（鎮）政府所在地的村委會辦公室里，帶領村文書將該村的檔案按川道村案卷標準予以全部整理，并按川道村檔案保管標準完善檔案保管設施。多項工作達標后，進入第二小階段，即將該鄉（鎮）的所有村文書、村主任集中在鄉、鎮政府的會議室，進行業務培訓，現場參觀操作，同時安排工作任務，簽定目標任務書。然后又進入第三小階段，即檔案局業務人員和鄉、鎮文書到各村巡回指導、檢查和驗收工作。經過這一大階段工作的開展，多數川道村檔案規范化管理工作基本達到了規范化要求。第四階段抓城區。全區城區有社區13個，檔案局館將全體業務人員派出去，和社區包抓干部一體一人包抓1個社區，把好建章立制、檔案整理和保管設施完善三大工作關口，必要時親自動手操作——因為城區檔案規范化管理要求高，僅靠社區文書是難以保證質量的。通過如上四大階段工作的開展，截至目前全區完成了各種類型245個村和13個社區的檔案規范化管理工作任務。四、借助全區農業農村工作東風，明確責任，分級包抓，搞好全區涉農檔案。農業綜合開發、土地延包、稅費改革、退耕還林等涉農檔案牽涉著千家萬戶的貼身利益，抓好它們對于農村的農業生產、財稅管理、生態建設等工作的順利進行，對于農業增產、農民增收、農村穩定起著至關重要的作用，必須指導好、整理好。但這些涉農檔案牽涉著區、鄉、村三級十多個區直部門30個鄉、鎮、辦事處，200多個鄉（鎮）屬部門，400多個村，13個社區，量大面廣，千頭萬緒，抓起來真不容易！為了抓好它們，必須要有一個正確可行的工作方法。經研究檔案局采取了以下工作方法：借助稅費改革、退耕還林等中心工作的動力將涉農檔案納入稅改等中心工作驗收的考核內容之中，并責任到各單位。同時形成涉農檔案由“各級政府包抓、檔案部門指導、涉農部門牽頭”的立體式網絡式工作格局。這種工作格局明確了分工，夯實了責任，切合實際，簡明易行，在包抓土地延包、稅費改革、退耕還林等涉農檔案中起到良好作用。如2002年稅改檔案中，由于各級財稅部門的積極配合，各級黨政部門分抓共管，檔案部門只用了三個月時間便順利完成了稅改檔案培訓、指導、整理、驗收、管理五個環節的工作任務，使區、鄉（鎮）村三級五百多個建檔單位的稅收檔案達到了完整收集、規范整理、安全保管的工作目標。五、逐鄉（鎮）指導，逐鄉（鎮）推進，把好鄉、鎮檔案業務指導質量關。鄉鎮機關檔案對于貫徹黨的政策，保護群眾利益，開展農村各項工作，對于農民增收、農業增產、農村穩定起著十分重要的作用。如果說村級檔案在農業農村檔案中占據著“根基”作用的話，那么鄉、鎮機關檔案在農村檔案這座大廈中則是起著框架作用。如果將農村檔案比作一棵巨樹，村級檔案是這棵巨樹的葉子，而鄉鎮檔案則是這棵巨樹的枝干。抓好村級檔案要注重面上工作。放開手腳包抓。鄉、鎮檔案要