PAGEPAGE10公司管理制度玉海科技公司組織會議管理規(guī)范第一會前準備一、建立聯(lián)系收到會議公函之后，第一時間與對方聯(lián)系人取得聯(lián)系，與對方交換手機號、郵件、傳真、微信等聯(lián)系方式。二、會議確認與參會方聯(lián)系確認會議內容與會序（附件1）、參會人員（附件2）、參會要求及相關行程，根據信息制作日程表（附件3）。三、明確人員分工成立專項工作組，明確人員分工，制作任務清單，分解任務到個人，建立專項工作聯(lián)系群。四、做好會議預算確定會議經費來源并編報會議經費預算，若預算超過10萬元，需填寫《XX單位會議費預算審批表》，呈報會議經費來源的主管校領導審批。五、預定賓館若為外地來訪單位，需與對方聯(lián)系人確認到達時間、交通方式、返程時間及接送機（站）安排；確認住宿報銷標準，協(xié)助其預定賓館；確定房間類型及數量，詢問賓館是否包括早餐。六、發(fā)布會議通知撰寫并發(fā)布會議通知（附件5），需精確發(fā)送到每個參會人員并確認對方收到，通知中要注意提醒參會人員著裝要求。若邀請媒體參會報導，需填寫《XX媒體邀請表格》，并聯(lián)系黨委宣傳部審批，聯(lián)系電話：TDCQ。七、匯總參會信息將反饋的參會信息整理成參會通訊錄，確定與會人數、姓名、性別、職務、民族、聯(lián)系方式，按規(guī)則做好先后排序，制作會議座位圖與會議手冊（附件7）。八、整理會議資料九、材料印刷若會議需要大量材料印刷，需將材料打包發(fā)送至印刷單位，確定價格、紙張樣式以及送貨時間。十、車輛來訪預約對自行來校參會的人員或單位，應與對方確認交通信息，提前一個工作日在保衛(wèi)處車輛管理系統(tǒng)平臺上進行“車輛來訪預約申請”，聯(lián)系電話：XXXXXX。十一、接待用餐辦會單位需嚴格按照學校會議管理相關辦法，提前與對方確認民族習慣等特殊飲食要求，根據參會人數合理制定用餐方案。十二、做好溫馨提示提前查看天氣情況，并適時提醒參會人員；及時關注航班以及火車的運行情況，如有延誤、晚點或取消等情況，提前告知相關接站人員。十三、會場布置至少在會議前一天做好會場布置工作：網絡、投影、話筒、音響等會議設備，另十四、桌牌擺放桌牌的擺放遵循“左為上，右為下”的原則，當領導同志為奇數時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置，其他依次排列；當領導同志為偶數時，1、2號領導同時居中，2號領導在1號領導左手位置，3號領導在1號領導右手位置，其他依次排列。（指定位置）擺放一排桌牌，原則同上；5312453124主席臺主席臺會場會場雙方級別對等客5客3客1客2客4客5客3客1客2客4會議桌會議桌主4 主2 主1 主3 主5主4主2主1主3主5門門雙方級別不對等高3高1高2高4高3高1高2高4會議桌會議桌低4 低2 低1 低3低4低2低1低3門門十五、會議合影根據參會人數及會議類型提前確定合影形式，與攝影師確定費用、到達時間以及搭建合影架的地點。十六、車輛停放聯(lián)系保衛(wèi)處協(xié)調車輛的進出及停放，提前清理長期占用會場附近停車位的車輛，聯(lián)系電話：XXXXXXXXX23。十七、會議記錄與新聞撰寫安排專人做好會議記錄、錄音和會場的影像采集工作，要求圖像表情自然、像素清晰、可用性強；若為校級會議，可根據會議主題提前聯(lián)系學校宣傳部（聯(lián)系電話：XXXXXx），告知會議時間地點并確認跟會人員。十八、紀念品贈送若外事活動有互贈紀念品環(huán)節(jié)，需提前確定贈送紀念品的樣式與數量。十九、確認檢查一切準備就緒后，可邀請主要領導對會場布置情況進行檢查；在時間允許的情況下，可邀請客方一同檢查會議安排情況。第二章會場服務一、提前確認設備正常運行會議前至少提前2小時到達會場，檢查多媒體設備、無線網絡、話筒（無線話筒）、音頻線、視頻線、筆記本電腦連接情況等、完整播放會議使用的PPT、音頻及視頻。二、迎接客人視會議規(guī)模與具體情況，安排本單位領導迎候客人。三、會議簽到安排專人在會場入口處負責會議簽到，提前準備好簽到表與簽字筆；若為參會人數較多，可選擇適當間距設置多個簽到臺，由工作人員進行引導，以免簽到時擁擠。簽到后同時發(fā)放會議材料。四、網絡服務安排專人或專業(yè)技術人員負責現(xiàn)場網絡運行維護，保障網絡暢通，可聯(lián)系學校網絡與信息中心，聯(lián)系電話：XXXXXXX。五、茶水服務安排專人關注會場嘉賓的飲水情況，及時補充，一般情況下，每20~30分鐘添加一次。六、其他服務可多準備一臺照相機抓拍會場情況；若為大型會場，可安排專人傳遞無線話筒，方便臺下參會人員發(fā)言；若有合影環(huán)節(jié)，需有工作人員組織全體參會人員盡快到指定地點參加合影，確保沒有遺漏；若有匯報或演講環(huán)節(jié)，需安排專人負責PPT的播放工作，匯報或演講結束后迅速切換回會議歡迎頁面。第三章會議結束安排專人對接參會人員的返程工作。一般情況下，太平國際機場、XX北站需提前2小時從學校出發(fā)；XX東站需提前1.5小時從學校出發(fā)；XX站、XX西站需提前1小時從學校出發(fā)。第四章會后整理與總結一、會場整理會后需回收整理并清空會場資料，如資料中有個人信息需集中銷毀。檢查會場是否有物品遺漏，并及時尋找失主。二、撰寫會議紀要會議結束后需及時撰寫會議紀要或決議，可安排專人負責跟蹤落實。三、新聞宣傳報導會議結束后需及時完成新聞稿件，必要時可提前形成新聞通