第十三課

ビジネス文書(shū)の書(shū)式と構(gòu)成制作人：張理夏第十三課ビジネス文書(shū)の書(shū)式と構(gòu)成制作人：張理夏1要點(diǎn)１．概説２．書(shū)き方のポイント３．文例４．注釈５．練習(xí)問(wèn)題６．関連語(yǔ)句要點(diǎn)１．概説2一、概説

ビジネス文書(shū)はビジネスをスムーズに運(yùn)ぶための文書(shū)であるが、大ざっぱに「社內(nèi)文書(shū)」と「社外文書(shū)」の２種類(lèi)がある。「社內(nèi)文書(shū)」は、企業(yè)內(nèi)での連絡(luò)、伝達(dá)、報(bào)告、指示や命令などの、社內(nèi)コミュニケーションを図るために必要な文書(shū)である。「社外文書(shū)」は、取引上の文書(shū)と社交的な文書(shū)の２種類(lèi)がある。「取引文書(shū)」は、會(huì)社が取引先と効率よく円滑にビジネスをするため、主に商取引の業(yè)務(wù)に関して交わされる手紙?文書(shū)である。「社交文書(shū)」は、會(huì)社が取引先や広く関係する相手先とコミュニケーションの円滑化を図るために、ビジネス社會(huì)で一番効果的な手段として使われている重要な社交?禮儀的な手紙?文書(shū)である。いずれにしても「社外文書(shū)」においては、禮儀作法、常識(shí)、品格を失ってはいけない。ビジネス文書(shū)を書(shū)く目的は、用件を正確?簡(jiǎn)潔に伝えることである。また、これは公文書(shū)であるから、個(gè)人的な感情は一切書(shū)かない。一般的な文書(shū)よりさらに基本的ルールに従って書(shū)かなければならない。ルールに従うということは、禮儀的であると同時(shí)に、相手を尊重するという気持ちの表現(xiàn)でもある。ビジネス文書(shū)は明確な目的があって書(shū)かれるものであるから、その目的を明確に示し、後日、証拠書(shū)類(lèi)なる場(chǎng)合も考慮して慎重に書(shū)かなければならない。

一、概説

ビジネス文書(shū)はビジネスをスムーズに運(yùn)ぶための3次の「基本的書(shū)式例」はビジネス手紙?文書(shū)として通常用いられる一般的な形である。

社外文書(shū)①記號(hào)?番號(hào)②発信日付③先方の宛名?所屬④肩書(shū)き?氏名?敬稱(chēng)

⑤當(dāng)方の社名

⑥所屬?肩書(shū)き?氏名⑦件名⑧頭語(yǔ)⑨挨拶文⑩主文???????????????????????????末文?結(jié)語(yǔ)

?別記１???????????????????????２????????????????????????以上?添付書(shū)類(lèi)?追伸

?再拝

次の「基本的書(shū)式例」はビジネス手紙?文書(shū)として通常用いられる4社內(nèi)文書(shū)

①記號(hào)?番號(hào)②発信日付③宛名④発信者名⑤件名

⑥主文???????????????????????????????⑦記⑧別記１????????????????????????????２????????????????????????????⑨結(jié)語(yǔ)⑩添付書(shū)類(lèi)?以上扱者?內(nèi)線社內(nèi)文書(shū)

5ビジネス手紙?文書(shū)の基本フォーマットとしては、「前付け」、「前文」、「本文」、「末文」、「別記」、「添付書(shū)類(lèi)」、「追伸」などの項(xiàng)目で構(gòu)成されている。手紙の目的や內(nèi)容、相手との関係で、このうちいくつかを省くことがある。「前付け」――文書(shū)の記號(hào)?番號(hào)、発信日付、受信者名、発信者名の順で書(shū)くが、「社交文書(shū)」の縦書(shū)きの場(chǎng)合は、橫書(shū)きのときの「前付け」部分が「後付け」になる。「前文」――頭語(yǔ)、時(shí)候の挨拶、安否?感謝または陳謝のあいさつ「本文」――起語(yǔ)、主文「末文」――結(jié)びの挨拶、結(jié)語(yǔ)「別記」――主文の用件、內(nèi)容が複雑な場(chǎng)合、ポイントを主文から獨(dú)立させ、箇條書(shū)きにする。「添付書(shū)類(lèi)」――同封した書(shū)類(lèi)の名稱(chēng)、番號(hào)、數(shù)量などを書(shū)いておく。「追伸」――副文とも言い、本文に書(shū)かなかったことを追伸文として付け加える。ただし、社外文書(shū)や目上に送る場(chǎng)合では失禮なので書(shū)かない。戻るビジネス手紙?文書(shū)の基本フォーマットとしては、「前6二、書(shū)き方のポイント

★ビジネス文書(shū)の基本的な書(shū)き方ポイントとしては――

①橫書(shū)きが一般的。②表記は現(xiàn)代仮名遣い。③難しい用語(yǔ)は使わない。④數(shù)字はアラビア數(shù)字。⑤「見(jiàn)出し」は文章の決め手となるから、簡(jiǎn)潔に內(nèi)容を示すものとする。⑥ページ數(shù)を必ず入れる。⑦社外文書(shū)は敬語(yǔ)に注意。

二、書(shū)き方のポイント

★ビジネス文書(shū)の基本的な書(shū)き方ポイ7★ビジネス手紙の基本的な書(shū)き方ポイントとしては――

①「宛名」は略稱(chēng)ではなく、正確な名稱(chēng)を書(shū)く。會(huì)社?団體宛ての場(chǎng)合は「御中」、役職名をつけた個(gè)人は「様」、多數(shù)の個(gè)人宛は「各位」とする。②「件名」は一目で分かるように表記する。③「頭語(yǔ)」と「結(jié)語(yǔ)」は対で使う。④「主文」では、まず手紙の用件を書(shū)く。文章は短く區(qū)切り、簡(jiǎn)潔で正確に書(shū)くことが重要であり、各文、各段階を接続詞（さて、なお、ついては）でつなぎ、論理的に展開(kāi)する。また、內(nèi)容が複雑な場(chǎng)合は、箇條書(shū)きをする。⑤「末文」要點(diǎn)を簡(jiǎn)潔に繰り返して強(qiáng)調(diào)し、主文を締めくくる。

戻る★ビジネス手紙の基本的な書(shū)き方ポイントとしては――①「8三、文例●文例１08錫貿(mào)字第189號(hào)2008年１月10日（株）丸日商社経営部長(zhǎng)中村太郎様無(wú)錫市外貿(mào)総公司家電部張三

新規(guī)取引のお願(yuàn)い

拝啓貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。平素は格別のお引立てを賜わり、厚くお禮申し上げます。さて、弊社では、５月から日本製クーラーの輸入を検討しております。下記の條件で、至急見(jiàn)積書(shū)をご送付ください。まずは、取り急ぎお願(yuàn)いまで。

敬具

記１、品名三洋クーラー「AC－320型」２、數(shù)量2000臺(tái)３、著荷期日4月20日必著４、支払條件6ヶ月決済以上三、文例●文例１9●文例２

平成○○年○○月○○日幹事：○○課管世話○○課各位歓迎會(huì)のご案內(nèi)このたび、○月○日より高田愛(ài)子さんが、私たちの仲間として入社されました。つきましては、ささやかではありますが高田さんへの歓迎の意を込めまして下記の通り歓迎會(huì)をとり行ないます。皆様萬(wàn)障お繰り合わせの上、ぜひご參加下さい。出欠に関しましては、下記に書(shū)き込んで頂き、○月○日までに幹事あてご提出ください。ご協(xié)力よろしくお願(yuàn)い申し上げます。

記１、日時(shí)：○○月○○日（○曜日）○○時(shí)～２、場(chǎng)所：焼き鳥(niǎo)「串竹」下記地図參照（電話○○-○○○○-○○○○）３、會(huì)費(fèi)：男性：○,○○○円女性：○,○○○円地図幹事管次朗（內(nèi)線○○○）世話好子（內(nèi)線○○○）----------------切り取り線----------------恐れ入りますが、○月○日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください。（なお、會(huì)費(fèi)は後日集金します。よろしくお願(yuàn)いします）戻る●文例２平成○○年○○月○○日戻る10四、注釈

◎貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます／謹(jǐn)祝貴公司更加興隆。◎平素は格別のお引立てを賜わり、厚くお禮申し上げます/平日多承關(guān)照，謹(jǐn)此深表謝意。◎下記の條件で、至急見(jiàn)積書(shū)をご送付ください/按如下條件，請(qǐng)將報(bào)價(jià)表火速寄來(lái)。◎著荷期日/到貨日期。◎まずは、取り急ぎお願(yuàn)いまで/匆匆致函，懇請(qǐng)關(guān)照。◎皆様萬(wàn)障お繰り合わせの上、ぜひご參加下さい/務(wù)請(qǐng)大家撥冗參加。◎恐れ入りますが、○月○日までに下記にて幹事まで出欠をお知らせください/出席與否請(qǐng)于×月×日前通知下記干事，我們將十分感謝。戻る四、注釈

◎貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます／謹(jǐn)11五、練習(xí)問(wèn)題

一、ビジネス文書(shū)の書(shū)式が何種類(lèi)分けるか。

二、ビジネス文書(shū)はどう構(gòu)成しているか。

戻る五、練習(xí)問(wèn)題一、ビジネス文書(shū)の書(shū)式が何種類(lèi)分けるか。戻る12六、関連用語(yǔ)

◎頭語(yǔ)と結(jié)語(yǔ)の組合せ（一般的な手紙）拝啓－敬具（目上への手紙や丁寧な手紙）謹(jǐn)啓－謹(jǐn)言、敬白（略式の手紙）前略－草々（急ぎの手紙）急啓－草々（返信の場(chǎng)合）拝復(fù)－敬具◎先方の安否の挨拶文貴店ますますご発展のこととお喜び申し上げます。貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。貴下ますますご隆昌のこととお喜び申し上げます。貴行ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。時(shí)下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。◎感謝の挨拶平素は格別のご高配を賜り、厚くお禮申し上げます。毎度は格別のお引き立てをいただき、厚く御禮申し上げます。平素は當(dāng)?shù)辘蛴盲い郡坤袂椁韦郅伞⑿膜瑜暧Y申し上げます。

六、関連用語(yǔ)

◎頭語(yǔ)と結(jié)語(yǔ)の組合せ13毎々格別のご愛(ài)顧を賜り、厚く御禮申し上げます。平素はひとかたならぬ御愛(ài)顧を賜り、厚く御禮申し上げます。日頃は格別のご厚誼にあずかり、厚く御禮申し上げます。日頃は大変お世話になっております。◎起語(yǔ)さて、