有效會議的組織

據權威統計，在我國，一個單位的領導一年80%的時間在開會，（約有40%的參加上級部門領導會議，40%參加本部門會議，我國每天召開的會議在240萬個，全國的每年的會議經費達到35億元！會議就是一群人聚集在一起討論、爭論或進行決策會議功能……討論和交換意見分析和解決問題傳達訊息激勵士氣流程圖選址確定起草會議通知會議預算設備準備預定會議室，房間，用餐，娛樂車輛安排會議主持與記錄議程PPT制作食品采買指導服務員工作場所布置與熟悉會議室、匯報人員、用餐、娛樂、住宿保障工作人員離會車輛安排退房設備整理結帳返回公司設備歸還報銷會務總結結束確認議題及參會人員范圍開始人員確認（住宿，交通）NY會務細節表No.工作項目責任人核查No.核查責任人核查1選擇會議地點

11服務員指導工作

2會議項目

12會間擺放（點心、水果）

3會議時間

13PPT提示，指引牌提示

4活動負責人

14娛樂保齡、游泳、臺球、乒乓球、OK、網球

5活動作業分工明細

15會議通知

6會場預訂（大小、桌椅放置、溫度、燈光、音響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾）

16預算申批、借支票

7確認人員（時間、住宿、車輛、特殊要求）

17會務通知

8用餐（時間、地點、人數、標準、菜單、特殊要求）

18購買用品、水果

9車輛安排（時間表、用車人、接機、機動用車）

19房間安排

10借還設備--

20接聽電話、安排事情

投影機（1）

21文件發送、傳遞信息

投影幕（1）

22會場應急

無線麥（1）

23會后結帳

電子白板（1）

24設備整理

激光筆（1）

25費用報銷

白板筆（1）、白板擦（1）

26會務總結

筆記本（1）

打印機（1）

照相機（1）、攝像機（1）

插線板（1）

剪刀（1）、訂書機（1）

會議前問題1.這次的會議真的有必要嗎？問題2.是否有其他方法取代這次的會議？明確的目標會議時間、長度、地點若非緊急會議，早上9點到10點，下午2點到3點，是最佳開會時間，此段時間是一天中精神最好，工作最佳時間；除非有必要，開會時間盡量不要超過1小時；會議地點一般不要選擇在太過舒適或新奇出的地方，否則很容易分散注意力。當大家都清楚為什么要開這個會議...更好的準備與配合討論更加集中討論更容易控制問題3.誰應該出席會議？問題4.誰做什么？明確的對象與任務會前準備工作

（按順序）議題及參會人員范圍的確定會議場所的選定會議通知的起草申報會議預算人員確認（主持人、記錄人）設備準備預定會議室車輛安排會務通知議程PPT制作食品的采買指導服務員工作會議場地布置與熟悉會議議程何時、何地舉行誰會出席議題的先后次序議題的時間分配具體的工作分配會議中會中工作

（按順序）會議室保障匯報人員的保障用餐的保障娛樂的保障住宿的保障原則1：如果你是會議參加者；要準時到場原則2：如果你是主持會議，不僅自己要準時到場，還要按時開會給與會者建議1、發言要組織2、適時發言3、一次只討論一個問題4、口齒清晰，陳述有力5、讓證據說話6、仔細傾聽他人的發言7、避免不當的肢體語言原則3：在會議上，只有一個人有權隨時發言原則4：由會議主持人決定由誰來發言一般會議進行程序。a.主持人介紹出席者與擬定規則b.復準與檢討前期議案c.報告事項d.討論事項e.其他事項主持人的任務-安排好記錄后開始會議并進入議程-如果有必要，介紹與會者-訂立規則-鼓勵與會者發表意見主持人的任務-確保討論不偏離論題以及掌控時間-必要時清楚的總結會議-做最終發言并提煉出結論錯誤的位置分配：錯誤的位置分配：正確的位置會后中工作

（按順序）離會車輛安排退房設備整理結帳設備歸還費用報銷會務總結會議總結應具備的項目：a.會議名稱及會次b.會議時間、地點c.出席姓名及人數d.列席人、請假人、主席、記錄者姓名e.報告事項f.討論事項，表決方法及結果

g.其他事項h.下次會議時間會議總結必須是。

準確的客觀的簡潔的可理解的有條理的

會間的組織服務

1、

簽到

2、

安排就座

3、

做好會議記錄和錄音

4、

會場服務會場服務

轉接電話突發狀況

建議休息

協助上司掌握、控制會議進程

會議的善后處理

1、會場清理2、印發會議記錄3、資金4、會議的總結工作會場清理

安排與會人員的離會會議文件的回收、立卷、歸檔

會議的幾大問題1、不守時，2、離題，閑聊3、無結論4、缺乏議程設計5、低效率的主持人6、與會者心不在焉7、與會者未注備開會資料8、會議無記錄會議的分類有：A.聯絡型會議B.匯報型C.解決問題型和達成協議型D.問答式E.教育，演講型富于實效的會議之一閉塞的見解新觀點、新希望結束語會議是管理者進行有效管理的一個重要工具。切記：會議成敗的關鍵不在于那幾十分鐘，而在于會前準備和會后落實。

一案例分析

案例1：一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安排好以后，還事先調試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。會議結束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應怎樣總結教訓呢？案例2：一次重要的國際會議，十多個國家的領導人在一起聚會。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領導人安排在了后排，結果在這一重要國際會議的“全家福”中，竟找不到這兩位女性領導人的影像，引起兩國輿論的指責。案例3：某校召開一次表彰大會，對全校七、八個先進集體，數十名先進個人，頒發錦旗和獎狀。當領獎的同學上臺領到錦旗和獎狀后，有幾名同學當即發現獎狀上的名字不對，轉頭向領導更換和相互交換，一時間領獎臺上竟亂糟糟，好似集貿市場。以上三個案例中的問題都是會議組織中的細節所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節安排應注意哪些問題。

以上三個案例中的問題都是會議組織中的細節所致。分析案例中的問題所在，并談談對于會議活動的細節安排應注意哪些問題？小組討論：案例二FOXCONNidpbg事業群，準備召開一次人力資源菁英沙龍大會，分享人資工作成功經驗，屆時將邀請集團中央人資張副總，IE學院李院長，中央人資李經理，本事業群湯協理和王課長（做報告），邀請其他9個事業群人力資源部課長與會學習，但各事業群不能超過5個人。請草擬一份會議通知和會議議程表？（其他未知事項可虛構）謝謝聆聽^^

有效會議技巧主要內容單元一 會議和企業管理單元二 會議準備單元三 會議技巧單元四 棘手情況和問題人物的處理學習目標經過本課程一天的學習，學員能夠：認識工作會議是管理溝通的重要方式掌握會議中的角色及任務掌握會議三維圖要素及內容運用5W1H技巧準備會議運用會議任務、程序及人際技巧主持會議處理會議中棘手問題課堂紀律休息時間安排守時關閉干擾源OPENYOURMIND!先開一個會

ThingsinCommon議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個共同點地點：XX會議室時間：8分鐘主持人：志愿者記錄人：志愿者闡述人：志愿者目的：幫助參會人員增進相互之間的了解；融洽團隊氣氛；促進未來溝通和關系的建立課前熱身回顧是什么行為和心態導致你們的討論結果用一個比喻形容參加會議的心情用一個比喻形容主持會議的心情單元一概述

單元二會議準備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元一概述

對低效率會議的報怨

低效率會議的高成本

工作會議是管理方式的體現

會議的三維立體圖

會議角色及任務對低效率會議的抱怨

美國一項對高級管理人員的調查表明，人們不喜歡開會的原因有：跑題： 83%準備不足： 77%低效率： 74%缺乏傾聽： 68%會議長度： 60%缺乏參與： 51%低效率會議的高成本研究表明：主管人員平均投入會議的時間為總工作時間的30%，高級管理人員甚至達到50%低效率會議掠奪你的時間每個會議均耗時X年均開會數量X會議有效率＝？你主持的低效率會議掠奪別人的時間低效率會議＝“犯罪”會議評估表

請用以下評估表測評你經常主持的會議，并在符合你情況的描述項前打勾界定“會議”三人以上聚在一起展開有組織的討論有效達到明確目的會議和渠道溝通溝通渠道優點缺點面談可以利用現場氣氛雙向溝通面子作用傳達范圍有限會議集思廣益可當場看到對方的身體語言須事先準備有可能出現混亂局面電話溝通方便雙向溝通可能誤解看不到非語言的反饋電子郵件費用低廉傳播范圍廣看不見非語言信息反饋慢正式文件完整全面可以事前充分準備須多重審核不能及時獲取反饋簡報/短片/海報/展架生動形象，視覺沖擊力強，印象深內容伸縮性強，可重復使用制作時間及成本相對高需要專業人員協助會議的獨特優勢在有效溝通中，所傳遞的信息55%

是通過身體語言傳達的38％通過語調完成的7％是通過所使用的言辭傳達的開會具有電子郵件、電話、信函等方式不可比擬的優勢

會議的作用發放消息型

PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解決問題型Problem-solvingMeeting做出決定型Decision-makingMeeting

信息溝通類決策討論類會議的作用會議是由哪些要素組成的？

會議三維立體圖

會議任務

會議程序

會議成員

會議成員--會議角色會議要素--會議三維立體圖會議任務Task會議程序Process會議成員People會議要素--會議任務完成會議既定的目標會議要素--會議程序有完整的會議過程，以便有效完成會議任務會議要素--會議成員充分發揮各成員的作用，創造積極的會議氣氛會議要素--會議角色主持人完成會議討論任務確保會議達到預期目的確保高質量討論內容協助人監控會議程序貫徹會議規則/紀律確保與會者平等參與記錄人筆錄會議決議備份會議記錄會議要素--會議角色經常情況是一線主管一人充當三種角色！任務非常艱巨！會議要素--會議角色及任務回顧你以往主持的會議，你是否完成了：主持人的任務協助人的任務記錄人的任務單元一概述

單元二會議準備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元二會議準備

錄像分析5W1H準備技巧

會議規則

會議類型比較

會議準備演練案例討論

一家中國最大的泵業生產制造集團公司，公司老板一直要求并采用公司“高回報”的方式召開高層會議，總經理例會一般在星期一下午6:00點召開，每次開會前總經理辦公室秘書都會發出會議通知（會議通知見后），討論議題有常規匯報和交流計劃；在這個例會上通常會有話題分享，部門協調，策略制定，政策回顧，問題分析，突發情況通報等議程出現。

隨著時間的推移，總經理發現下面在會議結束后的執行層面我行我素；任務拖延甚至不了了之。部分經理對會議已經產生明顯的恐懼感和無奈的感覺。。。問題：為什么會發生這樣的狀況？這樣的狀況給企業帶來哪些后果？如何改進？會議準備5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情況，開會是種資源的浪費主持人沒有時間為會議作充分準備與會者沒有時間為會議作充分準備必要人物不能出席會議沒有時間對問題展開討論書面形式比開會更有效你以前主持的會議，哪些會議不該召開？舉例說明。

WHY：會議的目的WHY“會議的具體目的是什么？”會議主題≠會議目的！會議目的：通過開會預期達到的結果會議主題：會議討論的核心議題信息溝通類會議目的練習請根據以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會議主題：會議目的：2．我小組對哈爾濱IPTV網管系統升級調試有新建議，需向銷售部及服務部匯報。會議主題：會議目的：決策討論類會議目的練習請根據以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。會議主題：會議目的：2．基于今年本部門的銷售業績確定明年的銷售目標。會議主題：會議目的：WHO：誰？WHO：關鍵人物“誰參加？”“每個成員的獨特作用”

考慮因素：職位會議中發揮的作用會后發揮的作用WHEN&WHERE：何時何地？WHEN，WHERE

“何時開會最有效達到會議目的”“在哪里開會最合適？”“座位如何擺放？”“需要哪些設備？”“需要哪些食物準備？”WHEN&WHERE：何時何地？避免：在用餐時間開討論決策型會議在臨近下班時間倉促開會在剛上班時間開會在大家疲勞時間開會沒有及時提前通知會議時間與地點在嘈雜地點開會信息溝通類會議場地布置活頁紙架投影屏幕活頁紙架投影屏幕活頁紙架決策討論類會議場地布置活頁紙架活頁紙架活頁紙架活頁紙架WHAT：議什么？WHAT：議程

“會議討論什么主題？”

“議程有哪些？”

“每項議題的時間分配？”

制訂議程注意事項議程應提前分發，使與會者有備而來與會者可在會前及會議開始時合理提議增減議題重要議題應留有充分時間常規議題先討論(時間簡短)重要議題之間應穿插一些簡單議題一次會議不要安排太多重要議題會前合理劃分每個議題的討論時間HOW：怎么議？HOW用什么方法“如何讓大家作最好準備？”“哪些內容需提前通知？”“會議規則有哪些？”會議規則會議規則規范每一位與會者行為嚴格執行作為紀律宣布張帖在會場會議規則舉例你主持或參加的會議中，哪些會議規則非常有效？會議類型比較要素信息型會議決策型會議與會人數不定小型會議，不超過12人與會者需要知道信息的人負責人及能貢獻想法的人交流方式單向，有提問機會雙向討論會議室布置與會者面向前坐與會者面對面坐主持風格主導式交互式會議重點信息內容討論過程，解決問題成功關鍵會前準備充足的信息會議氣氛開放、民主會議準備綜合檢測單檢測單會議準備場景練習會議準備綜合檢查單練習案例某國際品牌體育用品生產商在華設立分公司后，業務發展迅猛。公司西區市場及銷售總監決定將總公司今年新推出的一系列春秋兩季最新服裝及鞋類產品在第二季度到來之前迅速搶占西安市場。從而為公司下半年拓展西部地區奠定良好的根基。

你是此次會議的主持人，華西市場銷售總監。作為市場總監，你希望以市場為重，搶占市場，為公司以后的發展打下基礎。同時你要來協調美國產品研發部，國內的廠房，物流配送等多個環節，你很清楚目前大中華地區的產品物流部門正在安裝一套能夠適應今后市場需求的產品物流配送系統，但要等到系統全部安裝完成已經接近2季度末了。如果要加快西安市場的新產品鋪貨，就要在現有配送系統的支持下完成此次鋪貨和新產品亮相的任務。作為主持人，你已意識到此次會議討論的項目帶有一定的爭議性。開會時各部門可能會有不同的立場和意見。由于這個項目對于公司的發展具有重大意義，必須得到各部門積極配合。你希望通過此次會議，能夠協調與會的各個部門的意見，促使他們最終達成一個可行的方案。單元一概述

單元二會議準備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元三會議技巧

程序技巧

任務技巧

人際技巧程序技巧開始：歡迎目的議程時間規矩分享話題及目標交換信息產生主意、做出決定、確認行動小結或總結控制：議程一：議程二：議程三：總結制訂行動計劃及設立標準安排下次會議結束：行動計劃及會后跟進措施會議程序自我檢測單會議程序自我檢測單任務技巧提供信息與建議提供有關會議主題的信息或提出個人看法、建議提問技巧征詢事實與看法 補充拓展他人想法補充他人發言或在他人發言的基礎上提出拓展性建議澄清，復述任務技巧概覽與練習概覽自我檢測單提問技巧練習復述、澄清技巧練習人際技巧言辭鼓勵鼓勵性身體語言體恤情緒

人際技巧練習體恤情緒

中立性地對對方的情緒給予關注，但不要表示是否同意步驟說明事實細節認可對方情緒舉例你的提議沒有得到及時的反饋，看得出來你很焦急練習人際技巧概覽與自我檢測概覽自我檢測單技巧評點一：集思廣益技巧步驟：1. 一人負責記錄2. 每人依次、每次貢獻一個想法3. 跳過暫時沒有想法的成員4. 對貢獻的想法不加評判5. 允許重復6. 進行到有足夠量的想法時為止

技巧評點二：小組決策技巧步驟：1. 集思廣益活動后，小組成員就達成的標準給各想法排序2. 累加各成員的排序結果，算出每個想法的得分3. 排除最低得分的一個或幾個想法4. 對剩余想法用上述方法繼續排序5. 最后剩下的想法即是最后決定

有效會議準則會議目的要清楚明確，議題三個最適宜與會人員要精選，四至十人最理想會前有資料，以免空口講白話避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準時開始，準時結束主席應帶動討論，激發創意，立場中立，化解沖突開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受會議務必達成決議會議記錄要忠實和完整，三天內分發給每位與會者及相關人士追蹤會后各項決議的行動及結果單元一概述

單元二會議準備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元四會議棘手情況和問題人物處理

問題人物處理

棘手情況處理問題人物

事不關己者

夸夸其談者

挑起爭論者

連粉帶刺者

問題人物預測練習刺問題人物--事不關己者解決措施：直接提問多作口頭鼓勵會后給予實際工作問題人物—夸夸其談者解決措施：適時插入，直接提問他人時間有限會議原則會后交流

問題人物—挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時總結，直接提問他人會議原則

問題人物—連粉帶刺者解決措施：直接提問客觀事實、數據提問簡短、客觀，不容主觀發揮不要介入負面情緒問題人物—預測練習預測案例中的問題人物并考慮解決措施棘手情況與會者陷入僵局或手足無措與會者陷入緘默與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排