行政人事部經理行政人事部經理信息技術專員行政人事專員行政前臺職務：行政前臺上級主管：行政人事部經理工作對象：全司人員主要職責：日常到訪客人的接待，協助公司負責人及所屬部門經理做好日常公關協調工作。公司電話的接聽（轉接、代接）和記錄、轉達工作。公司郵件、郵包的收發及相應費用的結算工作。公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發、處理和歸檔。公司辦公環境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。對保潔、植物株擺租賃等工作的監督和檢查。對設備遙控板、個人辦公區域的管理。公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發放、管理）。日常的打印、復印以及相關設備的檢查。（日后涉及“使用管理”）公司領導、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排；非長期性預訂車輛的管理和費用結算；公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業費、水電費、停車費、電話費、網費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、物業公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。檔案管理。每季度末，向部門經理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經理處。本人工作管理。按日提報工作寫實，按季度提報本人季度工作報告及下季度工作總結，按年提報年度工作報告；通過定期對本職工作的總結，以完善和提高現有工作水平；公司負責人及部門經理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：接待日常到訪客人，協助公司負責人及部門經理做好日常公關工作。工作流程：客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉告方式。如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；準備招待茶水飲料；通知相關工作人員有人來訪；每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；客人離開后2分鐘以內清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯系方式、需轉告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；及時轉告相關工作人員來訪者的聯系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。注意事項：接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；及時通知相關被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉告以確保及時回復；不得隨意把公司領導及其他工作人員的聯系方式告訴第三人。公司電話的接聽（轉接、代接）和記錄、轉達工作。工作流程：電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，捷時特物流”，同時注意禮貌和商務用語；接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；但同時體現公司良好的精神面貌，語言簡練、態度溫和；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應根據來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的；將需要轉達的內容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。及時將用完的《來電記錄表》歸檔。注意事項：來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內容、信息接收人等，需要轉接的及時將電話轉給相關工作人員；如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；嚴禁事項：來電接聽不主動、不及時，接聽電話用語粗魯；未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉達、轉達不及時或傳達信息錯誤；《來電記錄表》按年度不及時歸檔。公司郵件、郵包的收發及相應費用的結算工作。工作流程（郵件簽發及費用結算）：總部各類郵件、物品寄出前應由寄件人自行封好或包裝好，在《LPL郵件發送登記表》上登記后，交行政前臺統一寄出。合同、票據等公司重要文件及各類物品的寄送應按《LPL郵件發送登記表》的備注相關規定，填寫詳細的信息，以備日后跟蹤核查。需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應先按要求填寫《LPL郵件發送登記表》，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運，自行寄出”。根據郵件發送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費用，不得出現付款金額與實際發件金額不符的情況。對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應匯報部門經理，提出解決辦法。工作流程（郵件簽收）：公司總部收取的各類郵件、物品統一由行政前臺在《LPL郵件簽收登記表》（附件2）上簽收登記后，再分發至各收件人處。收件人在收到行政前臺分發的郵件后，應在《LPL郵件簽收登記表》上簽字確認。郵件、物品一經簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔保管責任；如因簽收人保管不當造成公司文件、票據、物品等丟失的，簽收人承擔相應責任。如行政前臺無人在公司時，應交辦本部門其他人員代做此項工作。如收件人不在公司，行政前臺應將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政人事部應電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉交他人。代收文件后，簽收人應第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應承擔因此延誤的相關責任。對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報部門經理，提出解決辦法。嚴禁事項：收件人未在《LPL郵件簽收登記表》簽收文件，就擅自領走文件。行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。不得出現付款金額與實際發件金額不符的情況。公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發、處理和歸檔。工作流程（非電子郵件類）前臺收/發文件應及時在《收文明細》/《發文明細》中登記文件收/發文件的時間、收/發單位、項目名稱、收/發內容等；并簽字，發文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發件單位確定所收/發文件需轉交對象，并要求收發件人簽字，如需本部保存的，需要及時歸檔；前臺應（電話確認或網絡查詢等方式）確保本人經辦的文件對方已收到；將《收文明細》/《發文明細》分別按項目分類歸檔。注意事項：詳細填寫《收文明細》/《發文明細》，并要求相關經辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發文件的具體內容；及時轉交給相關人員；按項目分類歸檔。工作流程（電子郵件類）前臺需詢問所收/發文件的相關內容，項目名稱，需轉交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發”的文件夾，然后在“收”/“發”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收/發送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發文明細》中記錄，收/發方式在備注中注明；及時將文件轉傳給相關項目負責人，并確認對方收到；當天工作結束后，將接收/發送的文件歸檔。（日后需要整理后存至服務器相應項目文件夾中。）注意事項：了解所收/發文件內容，按收/發時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；及時將收/發文件轉給相關負責人，并確認是否收到；按時將每天收/發的文件發給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。公司辦公環境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。工作流程：每天早上9：00、中午13：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛生間等桌面、地面等）的衛生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關閉，電腦、空調等電源的切斷；保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄《辦公區檢查表》，如出現問題，立刻予以修復；重大問題需要上報部門經理審批。總經理辦公室的環境保持及檢查；保持辦公區空氣清新，公共辦公區域和總經理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動；報刊整理整潔有序，廢舊報刊、家具等處理及時（處理費用定期上交財務部門），計入《備用金流水帳簿》；做好《消耗品領用登記》；對保潔、植物株擺租賃等工作的監督和檢查工作流程：了解外用保潔、植物租擺租賃的服務內容；對每次相關服務做好檢查和監督工作，并做好相關記錄；及時對檢查問題與相應單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。注意事項：對外用單位相關服務進行審核；做好相關記錄，并及時上交存檔。相關記錄：《植物租擺維養記錄》、《植物租擺更換記錄》、《保潔情況記錄表》對設備遙控板、個人辦公區域的管理工作流程：空調、投影等遙控板集中管理；上、下班時檢查所有的電源開關；檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項：遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；人員下班后，辦公室的電腦、空調、飲水機、燈的電源是否斷開；人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發放、管理）（主要內部發放、屬于必備品）工作流程：保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給；購買物品及時填寫《入庫單》保證總經理辦公室內的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應；依據《辦公用品領用表》核發員工辦公用品；按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。嚴禁鋪張浪費。日常的打印、復印以及相關設備的檢查。工作流程：每天早上上班時間檢查打印機、復印機、考勤機、電話機等設備，如出現異常，第一時間要求信息技術專員予以維修。保證辦公區打印紙的及時補充；做好各類紙張（財務單據、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作；及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務數據和公司重要內容的紙張必須通過碎紙機銷毀）。注意事項：熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；完成公司日常的打印、復印工作，做到節約資源；打印、復印機等設備出現問題不得私自解決，應及時報修，并聯系相關專業人員進行維修；節約資源，愛惜紙張；公司領導、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結算。工作流程：A住宿預定：預定前，需要了解住宿人員的住房要求，內容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否24小時熱水、是否能夠上網、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費用支付方式（僅預定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現金或刷卡等。酒店預定后確認：最好有紙質（蓋章簽字）的傳真確認，以保證預定成功；酒店預定完畢后，需要短信或郵件告知預定信息：A內容參見第1條;B告知赴前臺后報的信息；C如何抵達酒店路線及酒店電話。酒店預訂單應及時歸檔。《酒店預訂單》文件夾。B車輛預定：預定前，需要了解：坐車人數、天數、車型要求、司機要求；預定時，要保證車況良好、司機駕駛技術嫻熟、職業習慣良好；車輛使用前確認：必須拿到租賃公司的《派車單》，方可使用車輛。否則，車輛出現任何事故及引起的一切責任將無法確保承擔責任單位。車輛使用后，需要雙方補充《車輛使用費用表》。租賃費用結算以雙方簽字確認的《派車單》和《車輛使用費用表》C餐廳預訂。日常中，多了解當地特色的酒店和餐廳，按酒店級別和菜系等進行分類。預定前，需要了解預訂要求，內容涉及：酒店消費水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛生間、是否有最低消費；酒店是否需要現金或刷卡等。非長期性預訂車輛的管理和費用結算；工作流程：建立《非長期性預訂車輛管理檔案》；根據《派車單》《車輛使用費用表》，按月度與車輛租賃公司結算相應費用；通過使用人，記錄使用車輛的車況、司機駕駛技術和服務水平，按月度作出評估；同時向公司提出是否進一步與車輛租賃公司合作的意見和建議。公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業費、水電費、停車費、電話費、網費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、物業公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。工作流程：后勤管理。了解公司與各對應單位的合同規定，對方的職責范圍；是否出現提供的服務與合同不符的地方；通過日常工作記錄，對各對應單位進行評估，為公司選擇服務單位意見和建議；了解各類費用結算周期和支付標準；按期支付，不得因延遲支付影響辦公區的正常辦公；嚴禁出現因個人原因，出現公司停水、電，或電話、網絡無法使用的情況；結算時，核對實際使用費用和結算費用是否相符。對于需要改進的方面，應及時回報反饋意見，并提出改進意見和方案，上報部門經理審批。對各對應單位進行評估，為公司次年選擇服務單位提供意見和建議。庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點庫存。工作流程：每季度末（月度20日-30日），本人作為盤點人，行政人事專員作為監盤人，進行庫存盤點，簽署庫存盤點確認表，備行政人事部經理處。每年末（月度20日-30日），本人作為盤點人，行政人事專員作為監盤人，部門經理作為審核人，進行庫存盤點，簽署庫存盤點確認表，備行政人事部經理處。盤點合格標準：庫存剩余=購買總數-領用總數