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基礎知識培訓主講人*****第二章第三章第一章工作界面介紹數據的分析與管理數據的輸入與編輯功能區Office按鈕快速訪問工具欄01

工作界面介紹組織是什么？1.工作界面介紹快速訪問工具欄標題欄功能區編輯欄垂直滾動條顯示比例列標工作表格區水平滾動條顯示模式工作表標簽文件菜單行號狀態欄1.1功能區功能區有三個部分組成:選項卡：包括開始、插入、頁面布局、公式、數據、審閱、視圖七個選項卡組：每個選項卡都包括一些組命令：命令是指按鈕、用于輸入信息的框或菜單選項卡組命令對功能區進行展示和隱藏：單擊“＾”符號雙擊選項卡可進行切換，單擊時為臨時懸掛，鼠標移開后自動隱藏1.1功能區-開始選項卡“開始”選項卡：

包含七個組：剪貼板、字體、對齊方式、數字、樣式、單元格、編輯1.1功能區-開始選項卡-剪貼板

公式：只保留公式，且為自動填充

值：只保留值，格式、公式均不處理轉置：行列互換位置時常用數字—對應“數字”組對齊—對應“對齊”組字體、邊框、填充—對應“字體”組1.1功能區-開始選項卡-字體字體:系統自帶&自行下載安裝位置：C:\WINDOWS\Fonts刪除線：做標注時常用舉例

上/下標：做注釋時常用舉例①1.1功能區-開始選項卡-字體單色/圖案填充：直接選擇相應顏色或圖案樣式雙色填充：點擊填充效果，選擇樣色和樣式縮小字體填充：不換行的情況下自動縮小字體填充，不用每次都調整字體1.1功能區-開始選項卡-對齊方式調整文字方向：制圖或標注尺寸規格時常用數字/文本格式：

顯示、計算時的不同

單個轉換：修改格式后，鼠標雙擊一下單元格

批量轉換：用text、value函數數字顯示/保留位數：

顯示：選擇小數位數，或者單擊圖標

保留：用round函數自定義格式：可以自己編輯設定類型例如合同編碼、人員編碼1.1功能區-開始選項卡-數字1.1功能區-開始選項卡-樣式突出顯示：便于自動檢索輸入對錯數據條：相當于一個微型的數據條形圖新建規則：便于查看指標完成情況“插入”選項卡：

包含八個組：表、插圖、圖表、迷你圖、篩選器、連接、文本、符號1.1功能區-插入選項卡數據透視表：用于數據統計分析1.1功能區-插入選項卡-表格、圖表圖表：下拉箭頭提供多種樣式，用于數據的分析

單擊插入的對象，會自動彈出“繪圖工具”的選項卡，可直接執行格式的編輯和修改1.1功能區-插入選項卡-插圖插入形狀/SmartArt后，可直接點擊編輯形狀進行更換，不用重新插入“頁面布局”選項卡：

包含五個組：主題、頁面設置、調整為合適大小、工作表選項、排列1.1功能區-頁面布局選項卡1.1功能區-頁面布局選項卡-頁面設置打印區域設置設置打印區域，不在區域內的不打印，但不影響編輯，可做批準注釋打印標題每頁打印紙均顯示標題，點擊打印標題，選定標題所在單元格區域1.1功能區-公式選項卡“公式”選項卡：

包含四個組：函數庫、定義的名稱、公式審核、計算1.1功能區-數據選項卡“數據”選項卡：

包含五個組：獲取外部數據、連接、排序和篩選、數據工具、分級顯示多條件排序：

添加條件—選擇關鍵字—選擇升/降序

數據包含標題根據選擇區域進行勾選1.1功能區-數據選項卡-排序和篩選數據有效性設置

允許—序列—來源輸入或選擇—提供下拉箭頭數據有效性取消

允許—任何值1.1功能區-數據選項卡-數據工具1.1功能區-審閱選項卡“審閱”選項卡：

包含四個組：校對、中文簡繁轉換、批注、更改1.1功能區-視圖選項卡“視圖”選項卡：

包含五個組：校對、中文簡繁轉換、批注、更改分頁預覽：調整表格便于打印1.1功能區-視圖選項卡-工作簿視圖、窗口凍結窗格：

凍結首行

凍結首列、

凍結拆分窗格功能區Office按鈕快速訪問工具欄01

工作界面介紹1.2office按鈕Office按鈕：

包含保存、另存為、打開、關閉、新建、打印、保護工作簿等功能

選項可以對excel本身進行設置1.2office按鈕保存設置保存時間、位置高級設置把光標移動方向批注設置批注的顯示和隱藏功能區Office按鈕快速訪問工具欄01

工作界面介紹快速訪問工具欄

包含最常用操作的快捷按鈕，可以在下拉菜單中自定義1.3快速訪問工具欄數據錄入與編輯常用的函數02

數據的輸入與編輯單元格之間切換： Tab：同行相鄰的下一個單元格；Shift+Tab：同行相鄰的上一個單元格

上下左右箭頭：相鄰單元格

“文件菜單—選項-高級”改變光標移動方向自動填充：

按住鼠標拖拽的方式

雙擊十字光標，自動填充到末位（遇空白單元格自動停止填充）編輯文字：

少量文字：單獨在單元格中編輯

大量文字：拖拽編輯欄改變大小，在編輯欄中編輯選擇性粘貼2.1數據的錄入與編輯插入行/列：

單行/列：右擊—插入行/列

多行/列：同時選擇多行多列后，右擊—插入行/列選擇連續批量行/列：

Ctrl+Shift+→：選中列及往后所有列 Ctrl+Shift+↓：選中行及往后所有行移動復制整個工作表：

選中工作表標簽—右擊—移動或復制—選擇工作簿—選擇移動位置—勾選建立副本2.1數據的錄入與編輯數據錄入與編輯常用函數02

數據的輸入與編輯Text(value,format_text) Value為數值、計算結果為數字值的公式，或對包含數字值的單元格的引用 Format_text為文本形式的數字格式

作用把數值格式轉換為指定的格式

例：單元格A1中人員編碼：18001

text（A1,”0000”）Value(text) Text為文本，或對包含要轉換文本的單元格的引用

作用把文本轉換為數值格式2.2常用函數INT(number) number需要進行向下舍入取整的實數

作用將數值向下取整為最接近的整數

例：int（8.9）為8；int（-8.9）為-9ROUND(number,num_digits) number要四舍五入的數值 num_digits對數值進行四舍五入的位數

作用按指定的位數對數值進行四舍五入2.2常用函數Sum(number1,number2,...)

number1需要求和的參數

作用為對數值求和

Sumif(range，criteria，sum_range)

Range為用于條件判斷的區域 Criteria為求和條件 Sum_range為需要求和的區域

作用為對符合指定條件的值求和2.2常用函數Count(value1,value2,...)

number1需要求和的參數

作用為對數值進行計數注意：COUNT在計數時，將把數值型的數字計算進去;但是錯誤值、空值、邏輯值、文字則被忽略

Countif(range，criteria)

range要計算的區域 criteria為計數的條件

作用為對符合指定條件的值計數2.2常用函數VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value

要查找的值 table_array要查找的區域 col_index_num返回數據在查找區域的第幾列數

注意：

必須為正整數，決定需要匹配查找的值在第一列 range_lookup模糊匹配/精確匹配TRUE/FALSE/不填

注意：

FALSE或0，為精確匹配；TRUE或1，為模糊匹配；若不填，默認為精確匹配2.2常用函數VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

2.2常用函數數據圖數據透視表03

數據的分析與管理3.1數據圖一、準備表格數據3.1數據圖二、插入數據圖3.1數據圖三、調整數據圖樣式3.1數據圖三、調整數據圖樣式雙擊進入編輯狀態可改變