文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決措施1.問(wèn)題在日常文書(shū)檔案管理工作中，存在一些常見(jiàn)問(wèn)題：1.1缺乏統(tǒng)一規(guī)范許多組織缺乏統(tǒng)一的文書(shū)檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致管理混亂，增加了文書(shū)檔案的風(fēng)險(xiǎn)。不同人員可能有不同的管理方法，而這些方法通常不被文書(shū)檔案管理部門所認(rèn)可，更沒(méi)有得到上級(jí)授權(quán)的認(rèn)可。1.2管理不規(guī)范缺乏文書(shū)檔案統(tǒng)一規(guī)范，可能導(dǎo)致管理不規(guī)范。例如，一些文件可能被隨意保存或銷毀，而不受任何保護(hù)。此外，文件可能被存儲(chǔ)在通風(fēng)不良、潮濕的環(huán)境中，或處于不當(dāng)?shù)臏囟然驖穸葪l件下。1.3告知不及時(shí)許多組織沒(méi)有及時(shí)告知員工文書(shū)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。因此，員工不知道自己需要存儲(chǔ)哪些文件、如何存儲(chǔ)文件以及存儲(chǔ)期限等信息。這會(huì)導(dǎo)致一些員工錯(cuò)誤地銷毀了需要保存的文件，或者將不必要的文件存儲(chǔ)到了錯(cuò)誤的地方。1.4缺乏培訓(xùn)許多組織只是簡(jiǎn)單地告知員工文書(shū)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，而沒(méi)有進(jìn)行深入的培訓(xùn)。由于員工缺少具體的操作指導(dǎo)，他們可能無(wú)法正確分類、存儲(chǔ)、傳輸和銷毀文件。2.解決措施針對(duì)上述問(wèn)題，為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的有效性和安全性，組織可以采用以下措施：2.1規(guī)范文件分類和存儲(chǔ)為避免管理不規(guī)范導(dǎo)致文書(shū)檔案的損失和風(fēng)險(xiǎn)，組織應(yīng)該建立文書(shū)檔案管理規(guī)范。規(guī)范應(yīng)包括文書(shū)檔案分類和存儲(chǔ)，保護(hù)文書(shū)檔案完整性、保密性和可用性，以及限制存儲(chǔ)時(shí)間、銷毀和移動(dòng)文書(shū)檔案。2.2提供正式的文件管理培訓(xùn)為了避免由于告知不及時(shí)和缺乏培訓(xùn)而導(dǎo)致的工作失誤，組織應(yīng)該為員工提供文書(shū)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。這些培訓(xùn)應(yīng)包括文書(shū)檔案的分類、存儲(chǔ)、傳輸、銷毀和備份等技能的學(xué)習(xí)。員工應(yīng)該參加有關(guān)培訓(xùn)或課程，以便了解如何處理文書(shū)檔案等重要信息。2.3建立相關(guān)的電子文件管理系統(tǒng)針對(duì)存在的文書(shū)檔案管理不規(guī)范問(wèn)題，組織可以選擇將紙質(zhì)文件、電子文件和圖片等資料建立相關(guān)的電子文件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)該包括許可證、合同、報(bào)告和相關(guān)的人事、財(cái)務(wù)和生產(chǎn)文件，以便為公司數(shù)字化管理服務(wù)。2.4加強(qiáng)與審計(jì)部門的合作與審計(jì)部門的合作可以幫助組織將文書(shū)檔案管理工作與公司的財(cái)務(wù)和審計(jì)功能融合，從而確保文書(shū)檔案存儲(chǔ)、銷毀等工作得到有效控制。3.結(jié)論對(duì)于有效和安全的文書(shū)檔案管理工作，組織必須建立具有實(shí)踐含義的文書(shū)檔案管理規(guī)范，提供正式的培訓(xùn)，建立相關(guān)的電子文檔管理系統(tǒng)，以及加強(qiáng)與審計(jì)部門的合作。這些做法有助于管理者更好地了