會議策劃流程書

會議流程主辦科室提出申請，成立會務組進行確認，并制訂會務方案并上報領導。接著，進行會前準備工作，包括準備文件、編排會議日程表、確定會議成本預算以及準備會議資料等。會前準備工作的流程需要嚴格遵循。一、會議前準備工作在會前，需要準備一系列文件，包括會議通知、回執、會務手冊、主持詞、參會人員表、會議議程、桌簽、座次表、餐卷、代表證、會議橫幅、會議背景PPT、房間號碼表、會務資料領取表、會議資料以及報到處等。這些文件需要按照附件的形式來準備。在制訂會議計劃時，需要明確會議的目的、效果和預期成果等，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規模、規格、召開時間、需用時間、地點以及議程等，并決定會議的工作人員和服務人員。在確定會議日程時，需要編排會議日程表，并將其發給各參會人員。如果會期超過一天，還需要訂出日程表和作息時間表。會議成本預算包括場地租借費、文件資料費、交通費、食宿費、活動費、服務人員的工資以及咨詢勞務費。在準備會議資料時，需要準備開幕詞、工作報告、發言稿等技術性和程序性文書材料，如會議通知、會議議程表、日程表、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單以及車輛調度表等。發送會議通知及接受回執也是會前準備工作的重要內容。會議通知可以采用郵寄、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或邀請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。為了準確統計與會人數，做好相應準備，通知時應提前7天以上并附回執。回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者考慮和準備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。會場布置也是會前準備工作的重要環節。會場需要根據與會人數選擇適當場所，并進行相應的布置工作。1.會議場地要整潔、安靜、明亮、通風、安全，大小應與參會人數相適應。事先按地區、系統、單位等分組劃分席位，并擺放好桌簽。2.主席臺席位應按照一定的規則擺放，首席位于第一排正中央，左位、右位次之，且左高右低。在席位前放置姓名桌簽，方便入座。3.會議設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試，以免臨時發生故障或出現差錯。4.對于會期較長的會議，需要準備與會人員的就餐、住宿，并在會場外安排醫護人員值班和接送車輛。對于重要會議，還需要有安全保衛人員和保密措施，并做好參觀、考察、游覽等活動的準備。5.會議期間需要準備簽到表、會務發放表、考勤表等文件，并按照一定的工作流程進行會議現場的協調和管理，包括接待、桌椅擺設確認、會議現場管理、交通工具安排等。6.會議結束后需要準備參會人員通訊錄、簡報、會議總結、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表等文件，并進行會議記錄的傳閱、總結評估、代表意見反饋及處理工作。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準，并表明下次會議的日期和時間。3）負責控制就餐秩序。4）負責處理會中其他應急工作。附表中列出了會議所需準備的所有文件的形式，以第一次會議的各文件形式為例。文件明細如下：1.會議通知附表2.回執附表3.會務手冊附表4.主持詞附表5.參會人員表附表6.會議議程書附表7.桌簽附表8.餐卷附表9.代表證附表10.會議背景PPT附表11.房間號碼表附表12.會議資料領取表附表13.與會人員簽到