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文檔簡介

檔案室資料管理規定檔案室資料管理規定為了規范檔案室的資料管理工作，保護機構的檔案資料，促進機構的信息化管理，特訂立本規定。一、資料管理的職責和范圍1.負責資料的收集、整理、加工、編目、分類、存儲和保管。2.負責對機構的各類文件、資料、檔案進行歸檔，不得擅自處理、轉移、丟失檔案資料。3.檔案室應依據機構需求，定期訂立資料匯編、目錄等檔案信息，供機構內部使用。4.負責保管機構緊要資料的副本備份，確保機構信息不會因各種意外情況丟失。二、資料管理的標準和流程1.全部的檔案資料都遵從“先進先出”的原則，在檔案室門戶處設立檔案管理臺賬，對全部進出檔案的資料進行登記和記錄。2.對于機構每年產生的各類文件、資料、檔案，檔案管理員要適時進行檢查、整理和歸檔，對于過期、無用的資料，應適時進行清理處理。3.全部文書材料都需要進行編目處理，經過審核后方可進行保存或借出。4.借檔前需查詢檔案管理系統，填寫《機構檔案借閱申請單》《機構檔案借閱協議》《機構檔案保密協議》等相關文件，并供給合法的借閱證明、身份證明等材料后方可借閱。5.借閱者需提前一周進行借閱申請，經過檔案室管理員審核后，才能進行檔案資料借閱。三、資料管理的保密規定1.檔案室要建立健全的檔案資料管理制度，從文件保管、人員管控、網絡管控等各個環節來保障檔案資料安全。2.涉及機構的保密資料應依據保密級別進行相應的管理和保護，涉及國家隱秘的檔案資料應有專門安全措施，保證檔案的密級和保密期限。3.檔案室管理員必需執行保密工作的相應管理制度，緊密搭配保密工作人員的日常監管和檢查工作。4.離開檔案室后，依舊需要對工作場所和辦公設備進行檢查，確保沒有留下任何機密資料和竊聽設備。四、檔案資料的保存1.全部檔案資料要定期進行備份，妥當保存備份數據。2.對于涉及機構日常工作的檔案資料，應依照國家的有關規定和企業文件管理要求進行保存，保管期限不得少于3年。3.對于涉及機構緊要戰略性決策的緊要數據，應進行留存，長期備份數據保證檔案不遺漏。4.對于機構年度工作報告、財務報表、內部管理規定、工作計劃等各類緊要資料，應當做成紙質文件，并依照規定時間保存歸檔。五、檔案管理的獎懲措施1.負責檔案管理和保管的人員，應嚴格遵守本規定和國家有關法律法規，對嚴重違規行為，檔案管理人員需要承當相應責任。2.經過加強對檔案管理人員的教育和監管，如有顯現違規行為，將給種種嚴厲的處理，對于違法違規行為予以批判教育、罰款等處理方式。以上是對機構檔案室資料管

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