PAGEPAGE1對學生資助檔案和助學貸款檔案調研分析第一篇：對學生資助檔案和助學貸款檔案調研分析近年來，國家相繼出臺了一系列學生資助惠民政策，讓廣大貧困學生上得起學，讀得好書，可以順利完成學業，這是落實科學發展觀、促進教育公平、推進城鄉統籌發展、構建社會主義和諧社會建設的必然要求和重要舉措。如筆者所在的**區截至20XX年秋，全區義務教育階段學生74.014萬人次累計享受“三免一補”（國家免費提供教科書、免雜費、貧困寄宿生獲生活補助費）資助5703.1萬元；20XX、20XX年普高貧困生1715人次獲資助20XX6萬元；從20XX年8月全區正式啟動生源地助學貸款工作至20XX年底，1781名**籍大學生獲貸款資助1493萬元；而中職學生更是國家資助的主要對象，僅20XX年秋期，受助的中職學生就達2.18萬人次，獲資助經費1441.67萬元。這么龐大的受助群體和巨額的資助資金，靠什么來證明資助政策運用得當、資助范圍界定準確、資助流程操作規范和資助資金監管到位？毋庸置疑，是靠那一卷卷記載整個資助過程的資助檔案。日前，筆者在視察全區學生資助管理工作時，親眼目睹了區職教中心（公辦學校）和創新計算機學校（民營學校）的學生資助檔案(副本)，又查看了區學生資助管理中心的學生資助檔案(正本)和大學生生源地貸款檔案（見圖），了解到以下現狀：一是區教委計財科建立了義務教育及普高貧困學生資助檔案。我區義務教育階段學生資助政策，主要由區教委計財科負責組織實施；而普高學生資助工作則分別由區教委計財科和區學生資助管理中心兩條線進行，所產生的資助檔案主要由區教委計財科收集、整理、歸檔。二是各中職學校建立了中職學生資助檔案（副本）。全區共有中職學校13所，在校生達1.6萬人，這些學校分別以班級為單位給每個學生建立了資助檔案（副本），內容主要包括學生資助申請表、學生身份證和戶口薄復印件，受助學生花名冊等。三是資助管理中心建立了中職學生資助檔案（正本）和大學生生源地助學貸款檔案。我區20XX年8月專門成立學生資助管理中心，作為區教委的直屬事業法人單位，主要負責全區中等職業學校學生資助和大學生生源地信用助學貸款工作，同時協助區教委計財科實施義務教育以及普通高中階段貧困學生資助工作。該中心分別以學校——班級為單位為中職學生建立了資助檔案（正本），共計300卷左右，每卷檔案內有一清單（相當于卷內目錄），標識有卷內每個學生材料的起止頁號。正本與副本的材料基本相同，只是增加了全區學生資助匯總表以及相關政策性文件等。為預防資助過程中的弄虛作假，區學生資助管理中心到學校審核受助對象的確定和檢查資助資金的使用時都是帶上自己保管的學生資助檔案正本作依據，因此要求資助檔案至少保管3年，待學生畢業后再銷毀。上述整理方法獲重慶市學生資助管理中心首肯，不少區縣紛紛來我區參觀學習。此外，我區于20XX年8月正式啟動大學生生源地信用助學貸款工作，它是國家通過開發銀行向家庭經濟困難的普通高校學生發放的助學貸款，在學生戶籍所在縣(市、區)辦理，學生在校期間的貸款利息由財政全額貼息，畢業后的利息由學生和家長(或其他法定監護人)共同負擔。學生畢業后兩年期間為寬限期，寬限期只支付利息，可不償還本金，寬限期后，由學生和家長(或其他法定監護人)按借款合同逐年償還貸款本息。為搞好貸款學生的跟蹤管理，區學生資助管理中心以學生個人為單位建立了助學貸款檔案，每人1袋，共1781袋，還建立了相關數據庫和臺賬，以便定期與貸款學生和就讀學校聯系。檔案貸封面包括編號、借款學生姓名、身份證號、性別、合同號、錄取高校開戶行及賬號、支付金額等信息，袋內裝有貸款學生的貸款申請、貧困證明、高校錄取通知書、貸款合同、貸款支付清單、學生就讀高校收到學生助學貸款后的回執單等材料。由于國家規定大學生生源地貸款期限原則上按全日制本專科學制4年加10年確定，最長不超過14年，因此我區學生資助管理中心規定助學貸款檔案保管4-14年，直至學生還清貸款后才銷毀。四是檔案得到妥善保管。區教委計財科將義務教育階段和普高階段貧困學生的資助檔案保管在區教委綜合檔案室，各中職學校將學生資助檔案保存在各校綜合檔案室；區資助管理中心配備了5個多平方的專用庫房和6個木質柜用于專門存放資助檔案和助學貸款檔案。隨著了解情況的逐步深入，筆者發現目前學生資助檔案和助學貸款檔案還存在以下問題：一是無章可循。國家尚未出臺學生資助管理檔案和助學貸款檔案標準或規范，以至于各地在收集、整理檔案時無章可循。二是管理分散。由于義務教育階段和普高階段貧困學生的資助工作由區教委計財科組織實施，而中職學生的資助工作由區資助管理中心組織實施，產生的資助檔案分別保管在不同的單位，使得同一轄區內的貧困學生資助檔案管理分散。三是整理不規范。各學校與區學生資助管理中心未主動約請當地檔案行政管理部門或區教委綜合檔案員到現場指導檔案業務，僅憑自己的理解在收集、整理和歸檔，導致整理不規范。四是保管期限劃分偏低。區學生資助管理中心規定學生資助管理檔案和助學貸款檔案均是以學生畢業或還清貸款的時間作為檔案保管的期限，筆者認為偏低。五是保管條件差。區學生資助管理中心的檔案庫房只有5個多平方，隨著檔案的逐年遞增，庫容顯然不足；且庫房內未配備去濕機、溫濕度記錄儀等必要的設施設備和多效殺蟲靈等防蟲藥物，檔案保管條件堪憂。六是檔案袋不合格。由于不知道相關規定，區學生資助管理中心未經檔案行政管理部門許可或監制，就自行在外訂做了類似人事檔案的檔案袋。七是管理落后。區學生資助管理中心未使用檔案管理軟件錄入檔案條目，更未進行檔案數字化掃描，使得檔案管理和查閱還停留在手工傳統模式上，管理落后，查閱效率不高。眾所周知，貧困學生資助工作政策性強，程序嚴格，檔案既要反映資助政策，更要反映資助程序和資助結果，這就要求學生資助檔案和助學貸款檔案要齊全完整，規范有序，保管安全。為此，筆者建議：一是盡快出臺標準、規范。國家教委和檔案局應聯合出臺學生資助管理檔案和助學貸款檔案標準或規范，讓基層有章可循。二是整合資助工作，集中統管檔案。把區教委計財科實施的義務教育階段及普高階段貧困學生資助工作整合到區資助管理中心，所形成的資助檔案統一由資助管理中心收集、整理、歸檔。三是把學生資助檔案和助學貸款檔案納入民生檔案范疇。各級檔案行政管理部門務必把學生資助管理檔案和助學貸款檔案納入民生檔案范疇，加強調查研究，結合實際制定出操作性強的業務規范，主動對各個學校和學生資助中心加強指導。四是檔案人員要提高業務水平。各學校和資助管理中心檔案人員要主動向當地檔案行政管理部門請教，參加一定的檔案培訓班，提高自己的檔案業務水平，盡量按檔案工作的相關規定收集、整理檔案。五是制定歸檔范圍和保管期限表。各學校和資助管理中心要結合實際制定具體的學生資助管理檔案和助學貸款檔案的歸檔范圍，其保管期限要適當高于學生畢業或還清貸款的年限，以備長期存查。六是明確歸檔時間。要求各校和資助管理中心每學年末收集、整理學生資助管理檔案和助學貸款檔案。七是規范整理方法。由于學生資助政策是普惠制，每學年的受助學生成千上萬，且資助標準一致，為方便檔案管理和減少整理工作量，建議結合實際與時俱進按“件”整理，即學生資助管理檔案以每學年一個班為單位裝訂成1冊或幾冊（每冊20XX左右為宜），視為1件或幾件，分別按“件”整理，每“件”內附內目，標識出“件”內受助學生姓名及材料所在頁號，用檔案盒存放。而申請生源地貸款的大學生是極少數，且最高還款期限長達14年，學生畢業前每學年簽訂一次貸款合同，畢業后每年都有還款材料補充進來，直至徹底還清貸款為止，這就意味著生源地貸款學生的檔案材料是活的，無法一次性固定，因此建議助學貸款檔案以貸款學生個人為單位，1人1盒，盒內材料按實際的文件件數按“件”整理，以后每年形成的材料及時按“件”整理后依次排列在原來材料的后面。八是規范檔案盒的制作。各校和區資助管理中心最好到當地檔案行政管理部門購買蓋有檔案局監制章的正規檔案盒，或者經檔案管理部門授權后再自行訂做專用檔案盒。九是改善保管條件。各校和區資助管理中心在當地檔案行政管理部門的指導下，配備足夠的檔案庫房和必需的設施設備，加強檔案的保管保護，最大限度地延長檔案的壽命。十是實行現代化管理。各校和區資助管理中心采用當地檔案行政管理部門推薦使用的檔案管理專用軟件錄入檔案條目，有條件的可進行檔案數字化掃描，提高檔案的現代化管理水平。第二篇：檔案調研XXXX公司關于檔案工作的調研報告XXXX公司建于1956年9月，前身為XXX局。1983年12月改為XXX公司至今。一、檔案管理的基本情況：我公司的檔案工作開展比較早，但是由于缺乏標準化、規范化、科學化，不僅難以保證各種文件材料歸檔的齊全完整，還給檔案的利用工作帶來不便，使其作用得不到充分的發揮。而且檔案管理人員業務水平不高，學歷低（高中），并由兼職人員擔任，沒有專職檔案員。自1990年開始，我公司在縣檔案局的幫助和指導下，通過對檔案法的學習，提高了對檔案工作的認識，增強了檔案意識，提高了搞好檔案管理工作的自覺性。著手抓檔案標準化管理，成立綜合檔案室，組成了以公司副書記為首、辦公室主任為直接負責的領導小組，設專職檔案員2名，兼職檔案員12名。1990年公司綜合檔案室被評為縣檔案工作先進單位；1991年6月通過了考評達到市二級先進。1992年，地方工業公司檔案管理工作達到市一級標準。成績的取得，離不開公司領導對檔案工作的重視。在領導親自督導及指示下，克服資金緊張等諸多問題，為檔案室配置了60多平方米的庫房及辦公用房，并投入2萬多元，購置檔案柜、裝1訂機、滅火器、溫度計、防蟲劑、防鼠藥等，并在庫房安裝了空調等。為了提高業務水平，我們每年都組織檔案管理培訓班，參加人員有各科室兼職檔案員以及下屬企業的檔案管理人員，并積極參加市、區檔案局舉辦的培訓班，培養檔案管理方面的專業人才。目前，公司的專、兼檔案員都具有大專以上學歷，其中持證上崗人員6名，并有一名檔案員具有助理館員職稱。隨著時代的進步、科技的發展，我公司不斷完善對檔案管理制度的修訂工作，先后出臺了地方工業公司檔案管理辦法、文書檔案管理制度、電子檔案管理制度、科技檔案管理制度、設備檔案管理制度、會計檔案管理制度、保密制度等。目前，電子計算機的使用已廣泛應用到企業各個部門,電子文件日益增多，面對新的問題，我們要深入研究電子檔案保管特點，加強了對電子照片、電子影像的保管，完善公司檔案載體形式。為適應信息化的到來，在公司主管領導的支持下，購置了計算機等設備，將公司的檔案管理工作納入信息化管理。目前，公司各的卷內目錄及案卷目錄全部錄入到計算機，實現了計算機檢索。今后，公司檔案管理目標將實現網絡化，具體目標是，建立計算機房，組建機關內部局域網，采用優秀的檔案管理軟件，實現各科室網上文件材料的歸檔、立卷、檔案查詢等，同時對各兼職檔案員進行計算機網絡培訓，加強計算機網絡管理，做好檔案保密工作等。二、檔案的開發利用情況為了充分發揮檔案的作用，使檔案為企業的經濟效益服務，為機關工作服務，我們認真編制了檢索工具和參考資料，如《大事記》、《全宗介紹》、《產品介紹》、《組織機構沿革》。自公司檔案室成立以來，我公司檔案室多次為史志辦寫好地方志、大事記提供了大批有參考價值的資料，在辦理工轉干、農轉非等工作中發揮了重要的依據作用，自20XX年開始每年還為《XX年鑒》撰稿,提供工業方面的信息材料。當前，人們的檔案意識越來越強，檔案利用的人次、卷次逐年提高，如1990年全借閱檔案79人次，計145卷，1995年為306人次，計1009卷，20XX年為570人次，計1856卷。在公司的經濟建設中，檔案發揮著越來越重要的作用。如，公司所屬的XX公司，在XX過程中，急需融資，公司檔案室及時提供了公司閑置的房屋、土地證等資料，為XX作出了應有的貢獻。另外，為公司的破產工作提供有力支持。自20XX年始，公司逐步將一些老、微、虧的企業進行破產，甩掉包袱，輕裝上陣。破產清算組借助公司檔案資料，提高了工作效率，使破產工作順利完成，此次共破產14家企業，甩掉近XX多元的債務。檔案在為職工辦實事，解決實際困難中，也發揮著不可替代的作用。XX公司所屬企業毛紡廠，有一名退休工人叫XX，1999年準備辦理退休，各種退休手續齊全，但只因工齡的時間本人和單位所掌握的不相符合，不能辦理退休，因此，必須查閱當時的原始材料。檔案室通過調閱工人介紹信存根，終于找到了XX報到3的時間，復印了一份，送到了區勞動局，為XX辦理了退休。這些年，象XX同志這樣的情況很多，有些是原始資料不齊，有些是原始資料丟失等，這些都關系到職工切身利益，公司檔案室本著為機關及下屬企業服好務的宗旨，不斷為廣大干部職工解決實際問題，取得了較好的成績，檔案工作也因此受到領導肯定及職工的好評，檔案工作者也多次被評為區檔案先進工作者。總之，我公司的檔案工作要不斷創新，向科學化、規范化、網絡化方向發展。要以服務為中心，為公司的各項事業的發展提供強有力的支持，不斷開創XX公司檔案工作新局面。XX公司年月日第三篇：中等職業學校學生資助檔案整理輔導中等職業學校學生資助檔案整理輔導一、我們做檔案工作要遵行按照“真實、完整、安全、效能“的總要求。真實是指：檔案是在一定的歷史背景下的原始記錄，一般來說，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真實性。但是，事實上有的檔案在形成過程中由于種種外界的原因而形成了一些并沒有真正反映歷史事實的檔案，也就是檔案的內容有誤、摻假等。但是，就算是這樣，檔案也是真實可靠的，因為檔案是在當時的歷史背景下形成的，就算是有誤，通過這些人為的錯誤，我們也能簡介的看到那個歷史年代的真面目。檔案的真實可靠其含義為：（1）檔案本身內容是真實的，真實、直接的反映歷史事實；（2）檔案本身的內容有誤，但同樣從另一面反映了歷史事實。完整是指：是指各種檔案材料齊全完整，不能缺失。安全是指：所謂檔案安全保護就是保證檔案的安全，對于檔案安全作出全面的保護。檔案安全保護是針對檔案庫房的安全保護，一般通過檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統來為檔案的安全作出全方位的保護。檔案保護的重點主要是防止檔案：涂改，丟失，被盜。我國檔案事業發展指導思想的概括表達指出三大體系，具體是指“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系”。今年3月19日，我們市委辦、市政府辦以兩辦的名義下發了關于加強新形勢下檔案和數據資源建設工作的意見中，定四大體系，增強了保障體系。效能是指：主要指的檔案價值的挖掘和利用。最終落實到具體的事務操作中就是收、管、用，今天我們只講收和管兩個方面的問題，用的問題在這里就不進行講解。二、資助檔案材料的收集。講三個方面：如何收集，收集哪些材料，有什么樣的要求。去年6月份，我們市檔案局聯合市政府督查室對全市30多家市直機關單位的檔案和數據資源建設進行督查，發現有關收集的問題不少，一是該收集沒有收集齊全，二是收集的重復件太多，三是各部門之間主動協調少，檔案資料丟失的現象比較多。這就給我們檔案的整理工作帶來了很大的難度。一是如何收集，我想1、主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為已有，沒有及時移交。2、適時收集。可以在事件辦理過程中進行收集，也可以在事件辦理完畢后進行收集，但一定要注意及時進行收集，防止丟失。3、追蹤收集。工作人員要經常關注這項工作，隨時掌握工作進度，及是與相關人員取得聯系，避免時間過長造成材料無法收集到位。二是收集哪些材料，這個《湖南省中等職業學校學生資助檔案管理辦法》的通知上不明確的要求，中職學生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：1、工作文件（1）國家、省、市（州）、縣（市、區）相關文件及有關材料；（2）學校學生資助組織機構文件和制定的有關學生資助管理文件；（3）學校學生資助管理機構人員分工及職責；（4）學校學生資助工作計劃、工作總結、資助工作會議記錄等資料。2、國家助學金材料（1）學生學籍花名冊；（2）《湖南省中等職業學校國家助學金申請表》；（3）學生身份證或戶籍復印件和家庭經濟困難證明（分貼于《湖南省中等職業學校國家助學金申請表》后）；（4）《湖南省中等職業學校國家助學金受助學生匯總表》；（5）國家助學金受助學生公示名單及公示照片；（6）學生本人簽字的《中等職業學校學生資助卡發放名冊》；（7）《中等職業學校學生異動情況表（增加/減少）》；（8）《中等職業學校學生資助卡丟卡補卡登記表》；（9）國家助學金發放憑證（如學生簽名冊、打卡發放的銀行對賬單復印件等）。3、免學費材料（1）《湖南省中等職業學校家庭經濟困難學生免學費申請審批表》（附件6）；（2）學生身份證或戶籍復印件及家庭經濟困難證明（分貼于《湖南省中等職業學校家庭經濟困難學生免學費申請審批表》后）；（3）《中等職業學校免學費匯總花名冊》，其中涉農專業學生、農村家庭經濟困難學生、城市家庭經濟困難學生和頂崗實習困難專業學生須分類匯總；（4）免學費學生公示名單及公示照片；（5）學生本人簽字的《中等職業學校免學費學生學費退還名冊》；（6）其他免學費或退學費憑證；（7）物價部門批準的學校分專業收費標準文件。4、校內資助檔案（根據學校要求整理）5、中職學生資助學期統計報表（從全國中等職業學校學生管理信息系統或全國技工院校電子注冊和統計信息管理系統打印，并加蓋學校公章或法人代表簽字）。三是收集材料有什么要求，我想：1、收集的材料齊全完整；2、收集的材料要是原始材料；3、收集的材料辦理的手續要齊全；4、要剔除重復重件。中職學生資助檔案所有歸檔材料要求真實、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實無法收集到的文件，經辦人應在備考表中陳述，并由經辦人、資助中心負責人審批簽字后，存檔備查。這是我要講的第一個問題，要講的第二個問題就管，管的過程中就包括整理，保管兩大塊。請大家一下幻燈片，從中可以看出什么東西不××學校××年××學期國家助學金第×冊三、資助檔案材料的整理，他包括分類，裝訂，編頁碼，編目錄，填寫備考表，裝盒，書寫檔案盒，排序等工序。1、分類：《湖南省中等職業學校學生資助檔案管理辦法》的通知中，對中等職業學校學生資助檔案的分類有要求：中職學生資助檔案須分學期、按項目整理歸檔。中等職業學校的資助項目主要有國家助學金、免學費和校內資助。2、裝訂中職學生資助檔案須按學期、項目、班級排序裝訂，并按檔案管理有關規定編制頁碼和冊內文件目錄。3、編頁碼我們可參照文書檔案編寫頁碼的方式來編寫，將頁碼編在每頁的右上角，注意凡是有字的頁都要編頁碼。4、編目錄我們可參照科技檔案編寫卷內目錄的方式來編寫目錄，它包括序號，文件編號，責任者，文件題名，日期，頁數，備注七項內容，見附表。5、填寫備考表中職學生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊尾。備考表主要注明冊內文件情況說明、建冊人、檢查人、立卷時間等。6、裝盒各校中職學生資助檔案應采用統一規格的檔案盒保存。學校對檔案盒有統一規定的，按學校規定執行。無統一規定的，采用長寬為31×22cm的無酸紙檔案盒。7、書寫檔案盒中職學生資助檔案盒應統一封面設計，在正面和脊面注明該冊檔案文件名稱，包括學校、學期、項目、冊號等（如××學校××年××學期國家助學金第×冊）。8、排序從右至左，從下到下按照順序依次排列就可以。四、資助檔案材料的保管按照檔案保管的要求《中華人民共和國檔案法》第十三條規定，各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用，配置必要的設施，確保檔案的安全，采用先進技術，實現檔案管理的現代化。我想我們中職學生資助檔案的保管，一是購置必要的存放設備，如柜子，鎖，采用統一規定的檔案盒進行裝盒等。二是要對中職學生資助檔案須實行專人專柜管理。第四篇：學生資助檔案管理制度定邊縣紅柳溝鎮學區學生資助檔案管理制度第一章總則第一條為加強學生資助檔案管理，根據我校學生資助工作實際，制定本制度。第二條本制度所指的學生資助檔案是指在我鎮學生資助工作中形成的具有查考和保存價值的文字信息（含文字、圖表等）、證明材料、聲像、電子資料、原始數據等歷史記錄。第三條學生資助檔案管理遵循統一領導、分級負責的原則，確保檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。第四條學生資助檔案工作是學生資助工作的重要組成部分，各學校應加強對本校學生資助檔案工作的領導，將學生資助檔案工作納入工作計劃，與學校其他工作同步布置、檢查、驗收，確保學生資助檔案的全面建立和完善。第二章學生資助檔案的構成與歸檔第五條學生資助檔案原則上分為文件類、上報審批信息類和原始證明材料類。（一）文件類：各級資助文件，重要資助會議、會談記錄，來信來訪及調查記錄，核查通知及回復，其他有保存價值的材料。（二）上報審批信息類：貧困生認定表、資助審批表、各類資助統計報表、資助資金發放領取名冊及資助信息系統所形成的電子數據。（三）原始證明材料類：各學校的貧困、低保、申請等原始證明材料。第六條歸檔的資助檔案材料應做到規格規范、字跡工整、齊全完整，真實反映情況。書寫材料應符合耐久性要求。第七條各校對應歸檔的文件（包括電子信息等）要及時歸檔整理完畢并立卷裝盒。第三章學生資助檔案的管理第八條資助文件類、上報審批類學生資助檔案管理服從學校統一規定；學生原始證明材料類檔案保存期限執行上級資助管理部門要求。第九條各學校學生資助檔案要指定專人負責。管理人員要定期對檔案保存情況進行檢查，人員調動或離開學生資助崗位時必須辦理學生資助檔案移交手續。第十條各學校應建立學生資助統計制度第四章學生資助檔案的利用第十一條學生資助檔案的提供和利用，必須嚴格遵守保密制度。學生資助檔案不對外開放。上級相關部門根據需要可以查閱學生資助檔案。查閱者不得丟失、損毀、涂改學生資助檔案。第十二條受助學生要求查閱本人檔案的，須經校學生資助中心負責老師同意。第十三條外單位查閱我校學生資助檔案，須經學校資助領導小組批準，并辦理登記手續。第五章學生資助檔案的鑒定與銷毀第十四條各學校負責本學校學生資助檔案的鑒定工作。第十五條學校不得擅自銷毀學生資助檔案。對保管期滿的學生資助檔案，學校負責老師應及時向校學生資助領導小組提交申請，獲批后方可作相應處理。第五篇：松滋市學生資助資料檔案整理規定松滋市學生資助資料檔案整理具體規定各鄉鎮中心學校、市直各學校、市經委學校、市奧林學校：根據國家、省、市關于學生資助文件的具體要求，為了做好各類迎檢工作，規范各校學生資助管理辦公室資料檔案的收集整理，讓學生資助工作進一步健康、有序、可持續發展，結合調研實際，現統一制定《松滋市學生資助資料檔案整理具體規定》，請遵照執行！一、資料檔案封面1、各類資料檔案的封面要美觀、大方。紙張、顏色、字體、字號、版式、橫豎字樣、單位名稱、裝訂日期等要符合檔案整理規定。2、裝訂沿左側進行。3、封面格式：**年（*季學期）******資料匯編二、資料檔案目錄1、目錄要醒目明了，最好能有頁碼顯示。2、統一字體和字號：宋體加粗四號。三、資料檔案整理正文排列順序（一）義教免費教科書1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、本級實施方案；3、**鄉（鎮）**年*季免費教科書征訂人數統計表；4、**年**季免費教科書結算審核統計表；5、**鄉（鎮）**年*季免費教科書統計表（按年級順序填造，含結算標準、區劃簡碼）（二）義教貧困寄宿生生活補助資金1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、市級指標、金額分解表；3、本級實施方案（含本級指標分解表）；4、受助名單統計表（含區劃簡碼）；5、資金撥付憑證復印件；6、發放簽領名冊；7、申請表；8、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。（三）普通高中國家助學金1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、市級人數、金額分解表；3、本級實施方案（含指標、金額分年級分解表）4、湖北省普通高中國家助學金統計表（受助學生花名冊）；5、資金撥付憑證復印件；6、發放簽領名冊；7、申請表；8、家庭經濟困難證明材料（原件復印件）；9、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。（四）中職國家助學金1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、校級分年級、班級統計表；3、中職資助卡統計表；4、受助學生花名冊；5、發放簽領名冊；6、申請表。（五）中職國家免學費1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、市級指標、金額分解表；3、本級實施方案（含本級指標、金額分解表）；4、受助名冊；5、資金撥付憑證復印件；6、免學費通知書（一式兩份）7、發放簽領名冊；8、申請表；9、印證材料；10、發放儀式影像資料（主要指圖片）復印件。（六）校級資助活動（指公辦普通高中事業性收費4%、“三限生”收入10%、中職學校收費5%、校友捐贈、社會人士捐贈等）1、國家、省、市文件（包括承諾函）；2、**高中**年*學期事業