ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序文件修訂記錄序號前版本版次修訂內容（或簡要描述）修訂人備注1A01因ISO9001和ISO14001標準改版(2008版)修改文件2B01整合ISO9001和ISO14001(2008版)修改文件3A02整合ISO9001和ISO14001，并更新為2015版批準審核制定1.0目的ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第1頁。對質量環境管理體系文件進行控制，確保在使用場所均能得到適用文件的有效版本。加強對記錄的控制，以提供符合要求和質量環境管理體系有效運行的證據。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第1頁。2.0適用的范圍適用于本公司對質量環境管理體系所使用的文件和記錄的控制。3.0定義：無4.0職責4.1行政部是本程序的編制、修改并實施歸口管理的部門；品管部負責技術文件的管理。4.2各部門均是本程序的配合并實施的單位。4.3最高管理者（總經理）負責管理（質量環境管理）手冊批準。4.4管理者代表負責審核管理手冊和批準程序文件。5.0工作程序5.1文件概念文件是指信息及其承載媒體。媒體的形式可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、標準樣品或其他電子媒體及其組合等。質量與環境管理體系文件是質量與環境管理體系運行的依據，可以起到溝通意圖、統一行動的作用。本公司的質量與環境管理體系文件的范圍包括：----形成文件的質量與環境方針和目標；----管理手冊；----為了貫徹ISO9001/14001標準所規定的流程性文件和記錄；----確保對過程的有效策劃、運行和控制所需要的文件和記錄，例如質量計劃、程序文件和相關的規范、標準以及“規定”、“安排”、“方式”等文件；----記錄，闡明所取得的結果或提供完成活動的證據的文件；----其他文件。例如流程卡、作業指引等，標準中雖未規定，但在實際活動中需要。5.2管理手冊5.2.15.2.2----質量/環境管理體系覆蓋的范圍，包括任何不適用的細節與不應用的合理性；----為質量/環境管理體系編制的形成文件程序的引用；----質量/環境方針和目標；----質量/環境管理體系過程之間相互作用的表述。5.2.35.2.45.3文件控制5.35.3ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第2頁。5.3.ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第2頁。區分制定審核核準管理手冊管理者代表-----總經理流程性文件ISO推行小組各部門會簽管理者代表指導性文件責任人員文件編寫人員直接上司5.3.5.3.2.3識別所有文件的修訂狀態。文件修訂的方法分為劃線式修改（在文件原文上劃線修改，在旁邊寫好修訂后的內容）換頁和換版三種。修訂由公司文控中心統一組織，修改申請人填寫《文件申請單》，經相關責任人審核，管理者代表批準后，由文控中心對受控文件統一修改，修改后的文件需要再次按照5.5.3.2.4文件的版本用大寫英文字母“A、B、C，5.35.3.2.6要確保在各使用場所都能得到適用文件的有效版本并標識，填寫分發號（包括外來文件）。撤出過期、作廢的文件，填寫《文件/記錄銷毀記錄表》經管理者代表批準后銷毀，如需保留，需經管理者代表批準，并蓋“作廢文件”印章和“5.35.35.3ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第3頁。5.3.ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第3頁。5.3.35.3.3XXX-XX-XX-XXX公司代碼-類別代碼–部門代碼-流水號注：當同一種表格有多種格式或描述時，分別在其原編號后加流水號A、B、C……以示區分。如HC-WIQ-SC-001A;HC-WIQ-SC-001B注：當三級文件有多種文件描述時，分別在原編號流水號后面再增加一個流水號以示區分。（原流水號代表文件區分代碼）如：HC-WIQ-SC-001-01;HC-WIQ-SC-002-015.3.3XXX-XX-XXX公司代碼-類別代碼–流水號5.3.3一級文件/管理手冊:代碼為QM二級文件/程序文件:代碼為QEP三級文件/流程性文件:代碼為WIQ四級文件/規范文件:代碼為WI5.3.3總經辦GM文控中心DCC品管部PJ行政部XZ業務部YW采購CG倉庫部CK生產SC5.3.35.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部門使用受控文件的副本,為了區分，文控中心應在正本文件的背面加蓋“文件發行專用章”,在副本文件的正面加蓋“受控文件專用章”,非受控文件加改“僅供參考”5.3.5文控中心負責定期(5.4記錄控制5.4.1----記錄指闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。記錄是一種特殊的文件。----記錄的作用，可提供產品、過程符合要求的證據和質量環境職業健康安全管理體系有效運行的證據，還可為采取糾正和預防措施以及為保持和改進質量環境職業健康安全管理體系提供信息。5.4.2本公司對記錄規定要控制標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置等主要內容。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第4頁。----標識：單個記錄可用編號作標識，記錄的儲存袋（盒、夾）可用標準章節號、程序文件順序號或表格的編號作標識，以便于檢索、快速查找。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第4頁。----儲存：記錄的儲存環境條件要確保防潮、防腐、防鼠啃等，以確保記錄在儲存期間不丟失、不損壞、不變質。為便于查找，按程序文件名稱設置記錄的袋（盒、夾）標識。----保護：當年的記錄由本部門保管，跨年度的記錄由公司行政部建檔保管，專業性記錄平時可由相關人員分散保管，審核時或歸檔時交由文件員統一保管。記錄應與其他質量環境職業健康安全管理體系文件一起存放在專門部位，保持受控狀態。----檢索：為便于檢索和快速查找，各單位應建立相關記錄表格清單，行政部建立公司總的記錄表格清單。在日常保存記錄的袋（盒、夾）內建立記錄目錄，隨時把已填寫過的記錄名稱填入記錄目錄中，以便于隨時查找。在合同條件下，顧客如果需要查閱有關記錄，應經管理者代表批準，并履行借閱手續，閱后及時收回。----保存期：一般的質量環境職業健康安全管理體系運行記錄保存3年，產品特點、法規要求及合同要求另定保存期，施工工程質量及驗收記錄應長期保存。----處置：對過期、作廢的記錄歸檔要經公司主管領導批準、實施監督銷毀。銷毀記錄的清單應存檔。----填寫記錄應完整，保持清晰可辨，不準用鉛筆填寫記錄。記錄不準擅自涂改。如確需修改記錄的內容時，應經管理者代表批準。5.5文件保密公司文件資料按保密程度分為絕密文件、機密文件、普通文件、公開性文件、宣傳資料。公司各部門按照不同的保密等級對文件實施管控防止泄密。5.5.1絕密文件：指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---財務分析報告；---對高層管理者的考核報告；---對工資分配方案及所屬文件；---涉及項目成本、利潤的報告或論證材料；---公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司項目技術的核心資料；---公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料。5.5.2機密文件：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---公司注冊及相關文件；---技術資料、工程設計的重要圖紙；---立項報告、業務進度分析報告；---涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書，以及合同、協議文本；ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第5頁。---公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料。ISO9001-ISO14001文件與記錄管理程序全文共6頁，當前為第5頁。5.5.3普通文件：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料。通常情況下包括以下幾類：---平時各種工作流程、指引、標準、規章制度；---一般業務工作來往文件（不涉及絕密、機密的文件）；---各類一般性的請示、通知、會議紀要、簡報、情況反映等；---行政管理工作的計劃、總結、報告；---一般性的月、季工作計劃與總結報告；-