檔案管理制度檔案管理制度檔案管理制度某某企業檔案管理制度總則1.1目的為加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案的作用，為我企業生產經營、平時管理工作服務，依照《中華人民共和國檔案法》及相關法規、制度，結合我企業實質情況，擬定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業總部、專業企業及其成員企業檔案的管理。1.3系統組成1.3.1企業檔案是直接記述和反響企業活動，保存備查的各種企業文件資料的總稱，即企業各單位、各部門及員工從事生產經營和各項管理活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同樣形式和載體的歷史記錄。1.3.2檔案系統依照內容的不同樣分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案。1.3.3檔案管理工作是企業各項基礎管理工作的組成部分，是提高工作效益和工作質量的必要條件，是保護企業合法權益和歷史真實容顏的一項重要工作。1.4管理職責1.4.1檔案管理推行三級網絡管理。1.4.2企業總部文化行政中心為一級管理部門，下設檔案室，是企業檔案的儲藏基地和利用中心、檔案管理中心和業務培訓基地，負責企業所有檔案的歸口管理及檔案建設的兼備規劃和組織協調工作。1.4.3專業企業為二級管理部門，裝備專職檔案員，負責本專業企業檔案的歸口管理，負責所轄成員企業檔案工作的指導、督查、檢查、組織協調停統計上報，對本企業檔案收集的完滿、正確和安全負責。1.4.4成員企業為三級管理部門，指定專職或兼職人員管理檔案，對本企業檔案的完滿、正確和安全負責。可依照實質需要，設置檔案資料室，推行本企業各種檔案的集中一致管理。1.5人員管理1.5.1要選拔有專業技術、擁有強烈責任感的人員擔當專、兼職檔案管理員，并恩賜專業技術管理人員待遇，按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。1.5.2專、兼職檔案員要加強學習，認識和掌握本單位、部門的業務范圍，以利于檔案收集和利用工作；要積極參加培訓，不斷提高自己業務水平，認真負責地搞好檔案工作。1.5.3檔案員更正，要有必然的交接時間，對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊雙方簽字蓋章。1.5.4檔案員如因病、事假等原因長遠不能夠工作時，主管領導必定指定臨時檔案員代理其工作，以保證檔案工作正常進行。臨時檔案員要認真、負責地完成該項工作。1.5.5檔案管理員必定保持相對牢固。檔案人員（包括兼職）調換工作時，應充分考慮這一因素，并要有適合的人員接替其工作。1.6檔案保存單位1.5.1檔案保存單位分為二級：總部檔案室、外埠成員企業檔案室。1.5.2檔案室的基本任務是：收集、整理、保存和供應利用各分管范圍內的檔案。檔案的移交2.1企業生產（施工）活動中形成的科技文件資料（含照片、膠片、錄音、錄像和計算機磁盤、光盤等，以下同），由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定相關人員負責積累、整理后歸檔。2.2各項管理工作中形成的文件資料，由各職能部門按其業務范圍，指定相關人員負責積累、整理后歸檔。2.3向總部文化行政中心檔案室移交檔案的范圍是：1）總部、專業企業職能部門及廊坊地區各成員企業形成的所有檔案。2）外埠成員企業保存限時為永久的檔案（復本）。3）輸氣管道及其配套工程竣工檔案。4）科研實驗項目檔案。5）基本建設工程竣工檔案。6）總部、專業企業及廊坊地區單位的會計檔案。7）審計檔案。8）重要產品檔案。9）重要進口設備、儀器隨機檔案復印件（原件留本企業）。10）重要專用設備、儀器隨機檔案復印件（原件留本企業）。11）屬于應接收的撤掉機關、單位、集體的檔案。11）屬于應接收的其他檔案等。2.4向總部文化行政中心檔案室歸檔的限時：2.4.1文書檔案，由各單位或職能部門負責人判斷后，于第二年一季度末移交。2.4.2科技檔案，由項目負責人判斷后，于工程項目竣工或科研成就、產品判斷后三個月內移交。2.4.3企業總部所在地企業的會計資料在會計年度終了后，暫由各企業財務部門保存一年，經財務部門負責人判斷后于第二年第二季度移交。外埠企業會計檔案，由各企業自行保存。2.5各專業企業檔案員負責本專業企業總部檔案的收集、整理、歸檔工作和所轄成員企業各種檔案的催收、指導及歸檔的協調工作，并對成員企業往總部移交的檔案進行預檢。吻合模卷標準的，在移交清冊上簽字蓋章；對收集不全不吻合模卷標準的，有權益和責任退回并指導成員企業重新收集、組卷。2.6外埠成員企業的檔案室和檔案員，接收本企業的文書、科技、會計、人事、聲像、實物等所有檔案，依照各種檔案管理細則的規定進行收集、整理、保存和供應利用。對應向總部檔案室歸檔的，制作移交清冊二冊，經單位主管領導判斷簽字后及時報送。2.7總部檔案室依照檔案移交清冊進行清點核對，與專業企業、成員企業三方在交接書上簽字蓋章。2.8接收檔案的標準：2.8.1檔案室必定按各種檔案管理細則的要求，分階段地接收收集齊全、經過整理的檔案。2.8.2所接收的檔案，必定密級劃分適合，前后一致，分類清楚、歸類正確、類及屬類井然有序。進庫檔案必定吻合各種檔案管理細則規定的限時；必定組卷合理、編目清楚；模卷排列方法必定一致，并保持模卷之間的聯系。2.9歸檔要求：2.9.1企業各種文件資料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻頻的要適合增加歸檔份數。2.9.2企業文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序；列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃；列入企業相關部門的職責范圍和相關人員崗位責任制。2.9.3企業產品試擬定型、科研成就判斷、基建工程竣工查收，必定有檔案部門參加。文件資料不完滿、不正確、不系統，不能夠進行判斷、查收。2.9.4企業產品和工程創優、科研成就評獎，歸檔的文件資料可否完滿、正確、系統要作為一項核查內容，檔案部門不簽署建議不得申報成就。2.9.5企業新購重要設備儀器和引進項目標文檔材想到貨時，相關專業部門應會同檔案部門檢查查收文件資料；并及時歸檔。2.9.6企業工作人員因公出門參觀學習、察看和參加各種會議，收集獲得的文件資料要依照歸檔范圍的規定，及時向檔案部門歸檔。檔案管理3.1總部文化行政中心檔案室必定建立健全各項規章制度，保護國家和企業奧秘安全。工作人員要擬定明確的崗位責任制度，提高工作效率和質量。檔案室詳盡工作是：1）接收與收集檔案；2）科學地管理檔案；3）睜開檔案的利用工作；4）編寫檔案史料；5）搞好相關的資料管理。3.2專業企業3.2.1各專業企業應當依照本企業專業特點擬定本企業文件資料形成、積累、整理和歸檔制度，如燃氣、基建、產品、設備、科研類檔案的歸檔范圍、歸檔制度及工程竣工、產品定型、成就申報的檔案查收審批流程和目標責任制等。3.2.2專業企業檔案員要掌握本專業企業檔案管理現狀，對所轄成員企業每年文書、科技、會計、人事、聲像等各種載體檔案的歸檔和保存、利用情況進行檢查、指導，發現問題及時解決及時上報。3.2.3專業企業檔案員對所轄成員企業檔案員更正情況以及新項目檔案收集情況要及時上報。3.3成員企業3.3.1成員企業應當建立歸檔制度和圖紙更正、補充制度。歸檔要辦理移交手續；更正、補充圖紙，必定履行審批手續。3.3.2存放檔案必定有專用柜、架，排架方法要科學和便于查找。3.3.3設計建設大、中型建設項目時，竣工檔案要制作三套，一套上交當地城建檔案館、一套上交總部檔案室，一套自行保存；應設計建設與工作任務相適應的，吻合要求的檔案資料庫房，并為檔案資料保存和供應利用配置必要的設備，其花銷列入工程總概算。3.3.4檔案管理員要對歸檔檔案進行分類、計算機著錄、立卷、裝訂、排架等必要的整理工作。3.3.5對檔案的保存情況，要隨時進行檢查，每季度結合新卷上架，進行一次全面清點。遇有特別情況要馬上檢查、清點，及時辦理。檔案的統計工作4.1各成員企業檔案員應于每年十二月份向所屬專業企業上報檔案統計報表，再由專業企業匯總上報總部檔案室。4.2總部檔案室按國家統計局、國家檔案局相關規定，每年一月份向檔案管理部門報送上一年度某某企業檔案工作基本情況。檔案的利用與編研5.1專兼職檔案員要用現代化手段管理檔案，應依照各種檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創立條件。5.2供應利用要履行《保密規定》《查閱、借閱檔案規定》及《查閱檔案注意事項》等制度。5.3專兼職檔案員應積極睜開大事記等檔案編撰工作。成員企業檔案員編制本企業大事記，平時積累，每季度初上報至所屬專業企業；專業企業檔案員匯總編制本企業大事記并上報文化行政中心檔案室，檔案室匯總編制某某企業年度大事記。檔案的判斷和銷毀6.1對各種到期檔案的判斷工作，由特地組成的判斷小組負責。判斷小組成員要包括檔案工作主管領導、專業主管部門負責人、業務專家及檔案工作人員等。6.2對經過判斷準備銷毀的檔案，要編制銷毀清冊（一式三份），由判斷小組負責人簽字蓋章。6.3外埠成員企業檔案銷毀要上報專業企業，再由專業企業匯總上報總部文化行政中心審察，并經企業相關領導贊成后，方可推行；企業總部檔案室檔案銷毀要上報企業總裁贊成。6.4銷毀檔案前，要由檔案人員和保密、保衛人員擬定出銷毀方案，并參加監銷；檔案銷毀今后，要寫出監銷報告。核查7.1檔案工作的核查由文化行政中心組織，專業企業配合，核查依照本制度及對各部門、成員企業檔案工作的督查、檢查結果。7.2依照核查結果，對各部門、單位的檔案工作按期進行評比，對出現以下問題的單位和個人視情節輕重扣其當月核查分或獎金，直至取消其當月獎金：1）忽視檔案工作的重要性，隨意調換檔案工作人員，阻攔檔案工作正常睜開的單位和部門；2）重要資料不及時歸檔，影響工作或造成檔案流失、損失的個人。（3）不積極配合檔案收集工作，推諉、延誤，拒交相關檔案資料，阻攔檔案收集工作順利進行的單位或個人；4）不及時指定專兼職檔案員，嚴禁時收集整理，影響工程竣工等工作的單位或個人；5）工作責任心不強，檔案工作連續出現失誤的；6）不積極配合檔案人員工作，以致檔案工作不能夠正常睜開的單位或個人；（7）其他不履行或違反本制度相關條款的情況。處分有以下行為之一的，依法恩賜行政處分；組成犯罪的，依法追究刑事責任：1）損毀、扔掉檔案的；2）擅自供應、抄錄、宣告、銷毀檔案的；3）涂改、捏造檔案的；4）擅自出賣也許轉讓檔案的；5）倒賣檔案牟利也許將檔案賣給、贈予外國人的；6）不按規定歸檔也許不按期移交檔案的；7）明知所保存的檔案面對危險而不采用措施，造成檔案損失的；8）檔案工作人員玩忽職責，造成檔案損失的。附則9.1本制度由文化行政中心負責講解、組織推行、督查檢查。9.2本制度自覺布之日起推行，并依照情況由文化行政中心合時校正。9.3原《某某企業檔案管理制度》（XA/ZD0421B-2001）同時取消。附件1保密規定附件2查閱、借閱檔案規定附件3檔案庫房管理規定附件4查閱檔案注意事項附件1保密規定1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家奧秘法》和《保密守則》做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的資料不看、不記。2、接收和移出檔案，必定認真清點，核對交接清單。3、嚴格履行借閱制度，不隨意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。4、整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或扔掉。5、檔案、資料嚴禁隨意銷毀，如需銷毀應先辦理贊成手續。6、檔案庫房由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。7、發現檔案扔掉，破壞要及時報告。8、涉及《某某企業保密制度》相關條款的，依照《某某企業保密制度》履行。附件2

查閱、借閱檔案規定、檔案管理員要熱情款待盤問人員，主動介紹情況，供應優秀服務。、盤問人員提出所查檔案名稱，檔案管理員負責檢索、及時調閱模卷。盤問人員不得進入庫房。、查閱檔案要登記，寫明用途以及反響利用收效。、檔案一般不外借。特別情況需要借出時，須填寫借閱記錄，限七天內歸還。需延時的，應辦理續借手續。、查閱機密檔案，須經檔案形成部門主管領導簽字贊成。、兄弟單位借閱檔案，須持單位介紹信，經企業主管領導贊成。、借閱檔案資料要注意保守機密，不得流傳檔案內容。要保證模卷完滿與安全，嚴禁拆卷、剪裁和涂改。歸還時經核對無誤后方可注銷。、破壞、扔掉檔案者，單位領導應責怪教育，自己寫第一版面檢查，領導提出辦理建議。扔掉奧秘檔案者，要及時報告，按保密制度追究辦理。情節嚴重的，履行《中華人民共和國檔案法》相關條款。附件3檔案庫房管理規定1、檔案庫房推行專人管理，非管理人員未經同意不得入內。2、庫房內的檔案柜要一致編號。入庫的檔案要分大類有系統地上架排列，做到存放有序，查找有據。3、要珍愛檔案，在整理、搬移、上架和供應利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案齊整，發現破壞時，要及時維修。4、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。庫內溫度應控制在14—24℃，相對濕度應控制在45—60%。保持