使用Excel-2007制作電子表格-課件第一頁，共117頁。計算機應用基礎項目化教程

（XP+2007）第二頁，共117頁。項目四使用Excel2007制作電子表格任務一Excel2007基本操作任務二使用公式和函數(shù)任務三單元格基本操作任務四數(shù)據(jù)處理和分析任務五查看和打印工作表第三頁，共117頁。任務一Excel2007基本操作Excel2007基本操作包括創(chuàng)建、保存、打開、關閉工作簿和工作表，以及在工作表中輸入和編輯數(shù)據(jù)等。第四頁，共117頁。本任務內容提要一、認識工作簿、工作表和單元格二、新建和保存工作簿三、工作表常用操作四、輸入數(shù)據(jù)五、選擇單元格和編輯數(shù)據(jù)第五頁，共117頁。一、認識工作簿、工作表和單元格工作簿：Excel中用于儲存數(shù)據(jù)的電子表格就是工作簿，Excel2007的擴展名為“.xlsx”，啟動Excel2007后系統(tǒng)會自動生成一個工作簿。第六頁，共117頁。工作表：是顯示在工作簿中由單元格、行號、列標以及工作表標簽組成的表格。行號顯示在工作表的左側，依次用數(shù)字1、2…1048576表示；列標顯示在工作表上方，依次用字母A、B…XFD表示。默認情況下，一個工作簿包括3個工作表，用戶可根據(jù)實際需要添加或刪除工作表。單元格與活動單元格：它是電子表格中最小的組成單位。工作表編輯區(qū)中每一個長方形的小格就是一個單元格，每一個單元格都用其所在的單元格地址來標示，并顯示在名稱框中，例如C3單元格表示位于第C列第3行的單元格。工作表中被黑色邊框包圍的單元格被稱為當前單元格或活動單元格，用戶只能對活動單元格進行操作。工作表標簽：工作表是通過工作表標簽來標識的，單擊不同的工作表標簽可在工作表之間進行切換。編輯欄：主要用于顯示、輸入和修改活動單元格中的數(shù)據(jù)。在工作表的某個單元格輸入數(shù)據(jù)時，編輯欄會同步顯示輸入的內容。名稱框：主要用于指定當前選定的單元格、圖表項或繪圖對象。第七頁，共117頁。二、新建和保存工作簿啟動Excel2007后，將自動創(chuàng)建一個空白工作簿，單擊快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，或在Office按鈕列表中選擇“保存”項，或按【Ctrl+S】組合鍵，打開“另存為”對話框，選擇工作簿的保存位置，輸入文件名，單擊“保存”按鈕，即可保存工作簿。第八頁，共117頁。三、工作表常用操作選擇工作表：單擊某一工作表標簽可切換到該工作表；若要同時選取不相鄰的多張工作表，只需按住【Ctrl】鍵依次單擊所需的工作表標簽即可；若要同時選取相鄰的多張工作表，可單擊要選擇的第一張工作表標簽，然后按住【Shift】鍵并單擊最后一張要選擇的工作表標簽，選中的工作表標簽都變?yōu)榘咨?/p>

第九頁，共117頁。插入工作表：選擇任一工作表，然后單擊“開始”選項卡“單元格”組中的“插入”按鈕，在展開的列表中選擇“插入工作表”項，即可在當前工作表左側插入一個新工作表，并自動成為當前工作表。新插入工作表的標簽也可單擊此按鈕插入工作表

第十頁，共117頁。刪除工作表：選擇要刪除的工作表標簽，，然后單擊“開始”選項卡“單元格”組中的“刪除”按鈕，在展開的列表中選擇“刪除工作表”項，在打開的提示對話框中單擊“刪除”按鈕，即可刪除所選工作表。

由于刪除的工作表不能被恢復，因此刪除工作表時一定要慎重第十一頁，共117頁。移動和復制工作表：在工作簿中拖動工作表的標簽即可移動工作表的位置；若在拖動工作表標簽的過程中按下【Ctrl】鍵，則可復制工作表。

要在不同工作簿間移動工作表，首先打開源工作簿和目標工作簿，然后選定源工作簿中要移動的工作表標簽。單擊“開始”選項卡“單元格”組中的“格式”按鈕，在展開的列表中選擇“移動或復制工作表”項，打開“移動或復制工作表”對話框。在“將選定工作表移至工作簿”下拉列表中選擇目標工作簿，在“下列選定工作表之前”列表中設置工作表移動的目標位置，然后單擊“確定”按鈕，即可將其移動到目標工作簿的指定位置（若選中對話框中的“建立副本”復選框，表示將工作表復制到目標工作簿指定位置）。第十二頁，共117頁。要重命名工作表，可雙擊工作表標簽，此時，工作表標簽呈反白顯示，處于編輯狀態(tài)。輸入新工作表名，然后按【Enter】鍵，即可完成工作表的重命名。

右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇相應的菜單項，也可對工作表執(zhí)行重命名、插入、刪除、移動和復制等操作。第十三頁，共117頁。三、輸入數(shù)據(jù)

文本型數(shù)據(jù)是指由漢字、英文或數(shù)字組成的文本串。單擊要輸入文本的單元格，然后直接輸入文本內容,輸入完畢，按【Enter】鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕確認。輸入的文本型數(shù)據(jù)沿單元格左側對齊。在Excel中，數(shù)值型數(shù)據(jù)包括數(shù)值、日期和時間，它是使用最多，也是最為復雜的數(shù)據(jù)類型，一般由數(shù)字0~9、正號、負號、小數(shù)點、分數(shù)號“/”、百分號“%”、指數(shù)符號“E”或“e”、貨幣符號“$”或“￥”和千位分隔符“，”等組成。輸入大多數(shù)數(shù)值型數(shù)據(jù)時，直接輸入即可，Excel會自動將數(shù)值型數(shù)據(jù)沿單元格右側對齊。第十四頁，共117頁。

如果要輸入負數(shù)，必須在數(shù)字前加一個負號“–”，或在數(shù)字兩端添加圓括號。

如果在輸入數(shù)據(jù)的過程中出現(xiàn)錯誤，可以使用【Backspace】鍵刪除錯誤的文本；也可以將插入點定位在編輯欄中，在編輯欄中進行修改。如果確認輸入過后才發(fā)現(xiàn)錯誤，則需雙擊需要修改的單元格，然后在該單元格中進行修改。如果單擊某個有數(shù)據(jù)的單元格，然后輸入數(shù)據(jù)，則單元格中原來的數(shù)據(jù)將被替換，這與雙擊單元格的操作效果是不同的。

此外，單擊某個單元格后按【Delete】鍵或【Backspace】鍵，可刪除該單元格中的全部內容。在輸入數(shù)據(jù)時，還可以通過單擊編輯欄中的“取消”按鈕或按【Esc】鍵取消本次輸入。第十五頁，共117頁。在按【Enter】鍵確認輸入時，光標會跳轉至當前單元格的下方單元格中。若要使光標跳轉至當前單元格的右側單元格中，可按【Tab】鍵或【→】鍵。此外，按【←】鍵可將光標移動到當前單元格左側的單元格中。

分數(shù)的格式通常為“分子/分母”，如果要在單元格中輸入分數(shù)，應先輸入“0”和一個空格，然后再輸入分數(shù)值。如果不輸入“0”直接輸入分數(shù)值，Excel會將該數(shù)據(jù)作為日期格式處理。第十六頁，共117頁。

在Excel中可以使用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，則系統(tǒng)以當前的年份作為默認值，顯示在編輯欄中。

在Excel中輸入時間時，可以用冒號“：”分開時間中的時、分、秒。系統(tǒng)默認的時間是按24小時制的方式輸入，因此，如果要以12小時制的方式輸入，應該在輸入的時間后面鍵入一個空格，然后輸入“AM”或“PM”。如果缺少空格，則所鍵入的數(shù)據(jù)會被當作文本型數(shù)據(jù)處理。第十七頁，共117頁。

利用填充柄快速輸入數(shù)據(jù)：填充柄是位于選定單元格或選定單元格區(qū)域右下角的小黑方塊。如果希望在相鄰的單元格中輸入相同的或有規(guī)律的數(shù)據(jù)，可首先在第1個單元格中輸入示例數(shù)據(jù)，然后上、下，或左、右拖動填充柄即可。第十八頁，共117頁。

輸入初始數(shù)據(jù)后選擇要進行填充的單元格區(qū)域

利用“填充”列表可以將當前單元格或單元格區(qū)域中的內容向上、下、左、右相鄰單元格或單元格區(qū)域做快速填充。第十九頁，共117頁。

利用快捷鍵快速輸入：若要一次性在所選單元格區(qū)域填充相同數(shù)據(jù)，可先按住鼠標左鍵并拖動選中要填充數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后輸入要填充的數(shù)據(jù)，輸入完畢按【Ctrl+Enter】組合鍵。

第二十頁，共117頁。五、選擇單元格和編輯數(shù)據(jù)

選擇單個單元格：在要選擇的單元格上單擊即可。此外，在工作表左上角（編輯欄左側）的單元格名稱框中輸入單元格地址，按【Enter】鍵可選中該單元格。選擇相鄰的單元格區(qū)域：按下鼠標左鍵拖過想要選擇的單元格，然后釋放鼠標；或單擊要選擇區(qū)域的第一個單元格，然后在按住【Shift】鍵的同時單擊要選擇區(qū)域的最后一個單元格，即可選擇它們之間的多個單元格。選擇不相鄰的多個單元格或單元格區(qū)域：應首先選擇第一個單元格或單元格區(qū)域，然后在按住【Ctrl】鍵的同時選擇其他單元格或單元格區(qū)域。

第二十一頁，共117頁。選擇行或列：要選擇工作表中的一整行或一整列，可將鼠標指針移到該行的左側的行號或該列頂端的列標上方，當鼠標指針變成向右

或向下

的黑色箭頭形狀時單擊即可。參考同時選擇多個單元格的方法，可選擇多行或多列。

選擇所有單元格：可按【Ctrl＋A】組合鍵或單擊工作表左上角行號與列標交叉處的“全選”按鈕。第二十二頁，共117頁。修改單元格數(shù)據(jù)：雙擊工作表中要編輯數(shù)據(jù)的單元格，將光標定位到單元格中，然后修改其中的數(shù)據(jù)即可。也可單擊要修改數(shù)據(jù)的單元格，然后在編輯欄中進行修改。

復制和移動單元格內容：選中要復制內容的單元格或單元格區(qū)域，將光標移至所選單元格區(qū)域的邊緣，然后按下鼠標左鍵，拖動鼠標指針到目標位置后釋放鼠標左鍵，即可移動單元格或單元格區(qū)域中的內容。若在拖動過程中按住【Ctrl】鍵，則拖動操作為復制操作。第二十三頁，共117頁。也可使用“開始”選項卡“剪貼板”組中的按鈕，或利用快捷鍵【Ctrl+C】、【Ctrl+X】和【Ctrl+V】來復制、剪切和粘貼所選單元格的內容。在Excel中可以有選擇地粘貼全部內容，或只粘貼公式或值等。第二十四頁，共117頁。清除單元格內容或格式：選中要清除內容或格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡上“編輯”組中的“清除”按鈕

，在展開的列表中選擇相應選項選項，可清除單元格中的內容、格式或批注等。第二十五頁，共117頁。任務二使用公式和函數(shù)Excel強大的計算功能主要依賴于其公式和函數(shù)，利用公式和函數(shù)可以對表格中的數(shù)據(jù)進行各種計算和處理，從而提高我們在制作復雜表格時的工作效率及計算準確率。第二十六頁，共117頁。本任務內容提要一、使用公式三、使用函數(shù)四、單元格引用二、公式中的運算符第二十七頁，共117頁。一、使用公式

公式由運算符和參與運算的操作數(shù)組成。運算符可以是算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符；操作數(shù)可以是常量、單元格引用和函數(shù)等。要輸入公式必須先輸入“=”，然后再在其后輸入運算符和操作數(shù)，否則Excel會將輸入的內容作為文本型數(shù)據(jù)處理。第二十八頁，共117頁。

要創(chuàng)建公式，可以直接在單元格中輸入，也可以在編輯欄中輸入，輸入方法與輸入普通數(shù)據(jù)相似。

也可在輸入等號后單擊要引用的單元格，然后輸入運算符，再單擊要引用的單元格（引用的單元格周圍會出現(xiàn)不同顏色的邊框線，它與單元格地址的顏色一致，便于用戶查看）。第二十九頁，共117頁。

移動和復制公式的操作與移動、復制單元格內容的操作方法是一樣的。所不同的是，移動公式時，公式內的單元格引用不會更改，而復制公式時，單元格引用會根據(jù)所用引用類型而變化，即系統(tǒng)會自動改變公式中引用的單元格地址。

利用填充柄復制公式第三十頁，共117頁。

要修改公式，可單擊含有公式的單元格，然后在編輯欄中進行修改，或雙擊單元格后直接在單元格中進行修改，修改完畢按【Enter】鍵確認。刪除公式是指將單元格中應用的公式刪除，而保留公式的運算結果。

第三十一頁，共117頁。二、公式中的運算符運算符是用來對公式中的元素進行運算而規(guī)定的特殊符號。Excel包含4種類型的運算符：算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。算術運算符有6個，其作用是完成基本的數(shù)學運算，并產(chǎn)生數(shù)字結果。第三十二頁，共117頁。比較運算符有6個，它們的作用是比較兩個值，并得出一個邏輯值，即“TRUE（真）”或“FALSE（假）”。第三十三頁，共117頁。文本運算符：使用文本運算符“＆”（與號）可將兩個或多個文本值串起來產(chǎn)生一個連續(xù)的文本值。例如：輸入“祝你”＆“快樂、開心！”會生成“祝你快樂、開心！”。引用運算符：有3個，它們的作用是將單元格區(qū)域進行合并計算。第三十四頁，共117頁。三、使用函數(shù)

函數(shù)是預先定義好的表達式，它必須包含在公式中。每個函數(shù)都由函數(shù)名和參數(shù)組成，其中函數(shù)名表示將執(zhí)行的操作（如求平均值函數(shù)AVERAGE），參數(shù)表示函數(shù)將作用的值的單元格地址，通常是一個單元格區(qū)域（如A2：B7單元格區(qū)域），也可以是更為復雜的內容。在公式中合理地使用函數(shù)，可以完成諸如求和、邏輯判斷和財務分析等眾多數(shù)據(jù)處理功能。

使用函數(shù)時，應首先確認已在單元格中輸入了“=”號，即已進入公式編輯狀態(tài)。接下來可輸入函數(shù)名稱，再緊跟著一對括號，括號內為一個或多個參數(shù)，參數(shù)之間要用逗號來分隔。用戶可以在單元格中手工輸入函數(shù)，也可以使用函數(shù)向導輸入函數(shù)。第三十五頁，共117頁。常用函數(shù)及其使用范例第三十六頁，共117頁。

手工輸入一般用于參數(shù)比較單一、簡單的函數(shù)，即用戶能記住函數(shù)的名稱、參數(shù)等，此時可直接在單元格中輸入函數(shù)。第三十七頁，共117頁。

如果不能確定函數(shù)的拼寫或參數(shù)，可以使用函數(shù)向導輸入函數(shù)。

第三十八頁，共117頁。

在工作表中選擇要進行計算的單元格區(qū)域在工作表中選擇要進行計算的單元格在引用的單元格區(qū)域的行號和列標前均加上“$”符號第三十九頁，共117頁。四、單元格引用引用的作用是通過標識工作表中的單元格或單元格區(qū)域，來指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過單元格的引用，可以在一個公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用一個單元格中的數(shù)據(jù)，還可以引用同一個工作簿中不同工作表中的數(shù)據(jù)。當公式中引用的單元格數(shù)值發(fā)生變化時，公式的計算結果也會自動更新。

引用不同工作表間的單元格在同一工作簿中，不同工作表中的單元格可以相互引用，它的表示方法為：“工作表名稱!單元格或單元格區(qū)域地址”。如：Sheet2!F8:F16引用不同工作簿中的單元格在當前工作表中引用不同工作簿中的單元格的表示方法為：[工作簿名稱.xlsx]工作表名稱！單元格（或單元格區(qū)域）地址第四十頁，共117頁。相對引用：相對引用指的是單元格的相對地址，其引用形式為直接用列標和行號表示單元格，例如B5，或用引用運算符表示單元格區(qū)域，如B5：D15。如果公式所在單元格的位置改變，引用也隨之改變。默認情況下，公式使用相對引用。

引用單元格區(qū)域時，應先輸入單元格區(qū)域起始位置的單元格地址，然后輸入引用運算符，再輸入單元格區(qū)域結束位置的單元格地址。絕對引用：絕對引用是指引用單元格的精確地址，與包含公式的單元格位置無關，即不論將公式復制或移動到什么位置，引用的單元格地址的行和列都不會改變。絕對引用的引用形式為在列標和行號的前面都加上“$”符號，如$B$5：$D$15。混合引用：引用中既包含絕對引用又包含相對引用的稱為混合引用，如A$1或$A1等，用于表示列變行不變或列不變行變的引用。第四十一頁，共117頁。任務三單元格基本操作單元格的基本操作包括拆分與合并單元格，插入、刪除行/列/單元格，設置邊框和底紋，套用表格樣式等。第四十二頁，共117頁。本任務內容提要一、合并與拆分單元格二、插入、刪除行、列或單元格三、調整行高與列寬四、設置字符格式、對齊方式和數(shù)字格式五、設置邊框和底紋六、設置條件格式七、套用表格樣式第四十三頁，共117頁。一、合并與拆分單元格選中要合并的單元格區(qū)域然后單擊“開始”選項卡“對齊方式”組中的“合并后居中”按鈕，在展開的列表中選擇“合并后居中”項，即可將該單元格區(qū)域合并為一個單元格，且單元格中的數(shù)據(jù)居中對齊。

第四十四頁，共117頁。取消合并的單元格：選中合并的單元格，然后單擊“對齊方式”組中的“合并及居中”按鈕即可，此時合并單元格的內容將出現(xiàn)在拆分單元格區(qū)域左上角的單元格中。注意，在Excel中不能拆分沒合并的單元格。跨越合并就是將選擇的單元格區(qū)域每行合并成一個合并單元格。合并單元格就是將兩個或多個位于同一行或者同一列的單元格合并成一個單元格。第四十五頁，共117頁。二、插入、刪除行、列或單元格

在工作表中插入行

確定插入位置后選擇相應的插入選項。在工作表中插入列第四十六頁，共117頁。

插入單元格

如果在插入前選擇的是單元格區(qū)域而非單個單元格，則插入的是與所選單元格區(qū)域大小相同的單元格區(qū)域。此外，用戶也可利用右鍵快捷菜單來插入或刪除單元格、行或列。第四十七頁，共117頁。要刪除單元格，可選中單元格后在“刪除”列表中選擇“刪除單元格”項，在打開的對話框中選擇一種刪除刪除后空出的位置由周圍的單元格補充。

刪除單元格在此對話框選擇由哪個方向的單元格補充空出來的位置第四十八頁，共117頁。

要刪除行或列，只需選中要刪除的行或列包含的任意單元格，然后單擊“刪除”列表中的“刪除工作表行”或“刪除工作表列”，即可刪除插入點所在的行或列。如果同時選中多個單元格，則可同時刪除多行或多列。第四十九頁，共117頁。三、調整行高和列寬

利用鼠標拖動：在對行高度和列寬度要求不十分精確時，可以利用鼠標拖動來調整。將鼠標指針指向要調整行高的行號，或要調整列寬的列標交界處，當鼠標指針變?yōu)樯舷禄蜃笥译p向箭頭形狀時，按住鼠標左鍵并上下或左右或拖動，到合適位置后釋放鼠標，即可調整行高或列寬。

第五十頁，共117頁。

要精確調整行高和列寬，可選中要調整行高的行或列寬的列（或行列包含的單元格），然后單擊“開始”選項卡上“單元格”組中的“格式”按鈕，在展開的列表中選擇“行高”或“列寬”項，打開“行高”或“列寬”對話框，輸入行高或列寬值，然后單擊“確定”按鈕。第五十一頁，共117頁。四、設置字符格式、對齊方式和數(shù)字格式

默認情況下，在單元格中輸入數(shù)據(jù)時，字體為宋體、字號為11、顏色為黑色。要重新設置單元格內容的字體、字號、字體顏色和字形等字符格式，可選中要設置的單元格或單元格區(qū)域，然后單擊“開始”選項卡上“字體”組中的相應按鈕即可。第五十二頁，共117頁。

利用“設置單元格格式”對話框的“字體”選項卡對單元格的字符格式進行更多設置。要打開該對話框，可單擊“字體”組右下角的對話框啟動器按鈕。第五十三頁，共117頁。

通常情況下，輸入到單元格中的文本為左對齊，數(shù)字為右對齊，邏輯值和錯誤值為居中對齊。我們也可自行設置單元格內文本的對齊方式，使整個表格看起來更加美觀。對于簡單的對齊操作，可在選中單元格或單元格區(qū)域后直接單擊“開始”選項卡上“對齊方式”組中的相應按鈕。第五十四頁，共117頁。

對于較復雜的對齊操作，則可以利用“設置單元格格式”對話框的“對齊”選項卡來進行。第五十五頁，共117頁。Excel中的數(shù)據(jù)類型有常規(guī)、數(shù)字、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分數(shù)和文本等。為單元格中的數(shù)據(jù)設置不同數(shù)字格式只是更改它的顯示形式，不影響其實際值。在Excel2007中，若想為單元格中的數(shù)據(jù)快速設置會計數(shù)字格式、百分比樣式、千位分隔或增加、減小小數(shù)位數(shù)等，可直接單擊“開始”選項卡上“數(shù)字”組中的相應按鈕。第五十六頁，共117頁。

若希望選擇更多的數(shù)字格式，可單擊“數(shù)字”組中“數(shù)字格式”下拉列表框右側的三角按鈕，在展開的下拉列表中進行選擇。此外，若希望為數(shù)字格式設置更多選項，可單擊“數(shù)字”組右下角的對話框啟動器按鈕，或在“數(shù)字格式”下拉列表中選擇“其他數(shù)字格式”選項，打開“設置單元格格式”對話框的“數(shù)字”選項卡進行設置第五十七頁，共117頁。五、設置邊框和底紋

對于簡單的邊框和底紋，可在選定要設置的單元格或單元格區(qū)域后，利用“開始”選項卡上“字體”組中的“邊框”按鈕和“填充顏色”按鈕進行設置。

第五十八頁，共117頁。

若想改變邊框線條的樣式、顏色，以及設置漸變色、圖案底紋等，可利用“設置單元格格式”對話框的“邊框”和“填充”選項卡進行設置。第五十九頁，共117頁。六、設置條件格式

選中要添加條件格式的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇一種條件格式并進行設置即可。第六十頁，共117頁。突出顯示單元格規(guī)則：突出顯示所選單元格區(qū)域中符合特定條件的單元格。項目選取規(guī)則：其作用與突出顯示單元格規(guī)則相同，只是設置條件的方式不同。數(shù)據(jù)條、色階和圖標：使用數(shù)據(jù)條、色階（顏色的種類或深淺）和圖標來標識各單元格中數(shù)據(jù)值的大小，從而方便查看和比較數(shù)據(jù)。第六十一頁，共117頁。

要刪除條件格式，可先選中應用了條件格式的單元格或單元格區(qū)域，然后在“條件格式”列表中單擊“清除規(guī)則”項，在展開的列表中選擇“清除所選單元格的規(guī)則”項；若選擇“清除整個工作表的規(guī)則”項，可以清除整個工作表的條件格式。第六十二頁，共117頁。七、套用表格樣式

應用單元格樣式：選中要套用表格樣式的單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡“樣式”組中的“其他”按鈕，在展開的列表中選擇要應用的樣式。

第六十三頁，共117頁。應用表樣式：選中要應用表樣式的單元格區(qū)域，單擊“開始”選項卡“樣式”組中的“套用表格格式”按鈕

，在展開的列表中單擊要使用的表格樣式，在打開的“套用表格式”對話框中單擊“確定”按鈕，所選單元格區(qū)域將自動套用所選表格樣式。

第六十四頁，共117頁。任務四數(shù)據(jù)處理和分析

除了可以利用公式和函數(shù)對工作表數(shù)據(jù)進行計算和處理外，還可以利用Excel提供的數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總，以及合并計算等功能來管理和分析工作表中的數(shù)據(jù)。Excel可以根據(jù)表格中的數(shù)據(jù)生成各種形式的圖表，從而直觀、形象地表示和反映數(shù)據(jù)的意義和變化，使數(shù)據(jù)易于閱讀、評價、比較和分析。此外，還可使用數(shù)據(jù)透視表來幫助用戶從不同的角度觀察和分析數(shù)據(jù)。第六十五頁，共117頁。本任務內容提要一、數(shù)據(jù)排序二、數(shù)據(jù)篩選三、分類匯總四、創(chuàng)建和編輯圖表五、創(chuàng)建和操作數(shù)據(jù)透視表第六十六頁，共117頁。一、數(shù)據(jù)排序

簡單排序是指對數(shù)據(jù)表中的單列數(shù)據(jù)按照Excel默認的升序或降序的方式排列。單擊要進行排序的列中的任一單元格，再單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“排序和篩選”組中“升序”按鈕或“降序”按鈕，所選列即按升序或降序方式進行排序。

第六十七頁，共117頁。

在Excel中，不同數(shù)據(jù)類型的默認排序方式如下。升序排序數(shù)字：按從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)進行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進行排序。文本：按照特殊字符、數(shù)字（0…9）、小寫英文字母（a…z）、大寫英文字母（A…Z）、漢字（以拼音排序）排序。邏輯值：FALSE排在TRUE之前。錯誤值：所有錯誤值（如#NUM!和#REF!）的優(yōu)先級相同。空白單元格：總是放在最后。降序排序與升序排序的順序相反。

當工作表中的單元格引用了其他單元格內的數(shù)據(jù)時，有可能因排序的關系，使公式的引用地址錯誤，從而使工作表中的數(shù)據(jù)不正確。第六十八頁，共117頁。

多關鍵字排序就是對工作表中的數(shù)據(jù)按兩個或兩個以上的關鍵字進行排序。在此排序方式下，為了獲得最佳結果，要排序的單元格區(qū)域應包含列標題。對多個關鍵字進行排序時，在主要關鍵字完全相同的情況下，會根據(jù)指定的次要關鍵字進行排序；在次要關鍵字完全相同的情況下，會根據(jù)指定的下一個次要關鍵字進行排序，依次類推。第六十九頁，共117頁。系統(tǒng)先按照主要關鍵字條件對工作表中各行進行排序；若數(shù)據(jù)相同，則將數(shù)據(jù)相同的行按照次要關鍵字進行排序第七十頁，共117頁。二、數(shù)據(jù)篩選

在對工作表數(shù)據(jù)進行處理時，有時需要從工作表中找出滿足一定條件的數(shù)據(jù)，這時可以用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來。Excel提供了自動篩選、按條件篩選和高級篩選三種篩選方式，無論使用哪種方式，要進行篩選操作，數(shù)據(jù)表中必須有列標簽。第七十一頁，共117頁。

自動篩選一般用于簡單的篩選，篩選時將不需要顯示的記錄暫時隱藏起來，只顯示符合條件的記錄。單擊“數(shù)據(jù)”選項卡“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕，此時標題行單元格的右側將出現(xiàn)三角篩選按鈕第七十二頁，共117頁。

在Excel中，還可按用戶自定的篩選條件篩選出符合需要的數(shù)據(jù)。先進行篩選操作，然后單擊列標題右側的篩選箭頭，在打開的篩選列表選擇所需選項并在打開的對話框中進行設置。第七十三頁，共117頁。

篩選出“銷售額”大于等于15000的數(shù)據(jù)

如果所篩選的列中記錄為文本型或日期型數(shù)據(jù)，篩選列表中的“數(shù)字篩選”項會變成“文本篩選”或“日期篩選”，其操作與“數(shù)字篩選”相似。此外，如果對工作表中的單元格填充了顏色，還可以按顏色對工作表進行篩選。第七十四頁，共117頁。

高級篩選用于條件較復雜的篩選操作，其篩選結果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的記錄被隱藏起來，也可以在新的位置顯示篩選結果，不符合條件的記錄同時保留在數(shù)據(jù)表中，從而便于進行數(shù)據(jù)的對比。要通過多個條件來篩選單元格區(qū)域，應首先在選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中任一單元格，也可先選中要進行高級篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域，再單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“排序和篩選”組中的“高級”按鈕，打開“高級篩選”對話框，接下來分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條件區(qū)域和保存篩選結果的目標區(qū)域。第七十五頁，共117頁。條件的標題必須與篩選區(qū)域的標題保持一致第七十六頁，共117頁。確認列表區(qū)域的單元格引用是否正確，如果不正確，重新在工作表中進行選擇第七十七頁，共117頁。“銷售數(shù)量”大于5，且“銷售額”大于20000的記錄第七十八頁，共117頁。

對于不再需要的篩選可以將其取消。若要取消在數(shù)據(jù)表中對某一列進行的篩選，可以單擊該列列標簽單元格右側的篩選按鈕，在展開的列表中選擇“全選”復選框，然后單擊“確定”按鈕。此時篩選按鈕上的篩選標記消失，該列所有數(shù)據(jù)顯示出來。

若要取消在工作表中對所有列進行的篩選，可單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“排序和篩選”組中的“清除”按鈕，此時篩選標記消失，所有列數(shù)據(jù)顯示出來；若要刪除工作表中的三角篩選箭頭，可單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“排序和篩選”組中的“篩選”按鈕。第七十九頁，共117頁。三、分類匯總

分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地進行統(tǒng)計處理，無需建立公式，Excel將會自動對各類別的數(shù)據(jù)進行求和、求平均值、統(tǒng)計個數(shù)、求最大值（最小值）和總體方差等多種計算，并且分級顯示匯總的結果，從而增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并做出判斷。

分類匯總分為簡單分類匯總、多重分類匯總和嵌套分類匯總三種方式。無論哪種方式，要進行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一行必須有列標簽，而且在分類匯總之前必須先對數(shù)據(jù)進行排序，以使得數(shù)據(jù)中擁有同一類關鍵字的記錄集中在一起，然后再對記錄進行分類匯總操作。第八十頁，共117頁。

簡單分類匯總指對數(shù)據(jù)表中的某一列以一種匯總方式進行分類匯總。

先對要進行分類匯總操作的列進行排序，然后打開“分類匯總”對話框進行設置。第八十一頁，共117頁。

設置分類匯總項以“月份”作為分類字段，對“銷售額”進行求和分類匯總

在“分類字段”下拉列表進行選擇時，該字段必須是已經(jīng)排序的字段，如果選擇沒有排序的列標題作為分類字段，最后的分類結果是不正確的。

此外，在“分類匯總”對話框中做設置時，注意在“選定匯總項”列表框中選擇的匯總項要與“匯總方式”下拉列表中選擇的匯總方式相符合。例如，文本是不能進行平均值計算的。第八十二頁，共117頁。

嵌套分類匯總是指在一個已經(jīng)建立了分類匯總的工作表中再進行另外一種分類匯總，兩次分類匯總的字段是不相同的，其他項可以相同，也可以不同。在建立嵌套分類匯總前首先對工作表中需要進行分類匯總的字段進行多關鍵字排序，排序的主要關鍵字應該是第1級匯總關鍵字，排序的次要關鍵字應該是第2級匯總關鍵字，其他的依次類推。有幾套分類匯總就需要進行幾次分類匯總操作，第2次匯總是在第1次匯總的結果上進行操作的，第3次匯總操作是在第2次匯總的結果上進行的，依次類推。第八十三頁，共117頁。在“電器銷售表”中分別以“月份”和“銷售員”作為分類字段，對“銷售額”進行求和匯總。先參考簡單分類匯總的操作，以“月份”作為分類字段，對“電器銷售表”進行第一次分類匯總，然后再次打開“分類匯總”對話框進行第二次分類匯總設置。設置嵌套分類匯總項第八十四頁，共117頁。

以“月份”和“銷售員”作為分類字段，對“銷售額”進行匯總結果第八十五頁，共117頁。

對工作表中的數(shù)據(jù)執(zhí)行分類匯總后，Excel會自動按匯總時的分類分級顯示數(shù)據(jù)。分級顯示明細數(shù)據(jù)：在分級顯示符號中單擊所需級別的數(shù)字，較低級別的明細數(shù)據(jù)會隱藏起來。隱藏與顯示明細數(shù)據(jù)：單擊工作表左側的折疊按鈕可以隱藏原始數(shù)據(jù)，此時該按鈕變?yōu)椋瑔螕粼摪粹o將顯示組中的原始數(shù)據(jù)。清除分級顯示：不需要分級顯示時，可以根據(jù)需要將其部分或全部的分級刪除。方法是選擇要取消分級顯示的行，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“分級顯示”組中的“取消組合”>“清除分級顯示”項，可取消部分分級顯示；要取消全部分級顯示，可單擊分類匯總工作表中的任意單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項卡上“分級顯示”組中的“取消組合”>“清除分級顯示”項即可。第八十六頁，共117頁。

要取消分類匯總，可打開“分類匯總”對話框，單擊“全部刪除”按鈕。刪除分類匯總的同時，Excel會刪除與分類匯總一起插入到列表中的分級顯示。第八十七頁，共117頁。四、創(chuàng)建和編輯圖表Excel可以根據(jù)表格中的數(shù)據(jù)生成各種形式的圖表，從而直觀、形象地表示和反映數(shù)據(jù)的意義和變化，使數(shù)據(jù)易于閱讀、評價、比較和分析。此外，還可使用數(shù)據(jù)透視表來幫助用戶從不同的角度觀察和分析數(shù)據(jù)。

在Excel2007中創(chuàng)建圖表的一般流程為：①選中要創(chuàng)建為圖表的數(shù)據(jù)并插入某種類型的圖表；②根據(jù)需要編輯圖表，如更改圖表類型、切換行列、移動圖表和為圖表快速應用系統(tǒng)內置的樣式等；③根據(jù)需要設置圖表布局，如添加或取消圖表的標題、坐標軸和網(wǎng)格線等；④根據(jù)需要分別對圖表的圖表區(qū)、繪圖區(qū)、分類（X）軸、數(shù)值（Y）軸和圖例項等組成元素進行格式化，從而美化圖表。第八十八頁，共117頁。

圖表由許多部分組成，每一部分就是一個圖表項，如圖表區(qū)、繪圖區(qū)、標題、坐標軸、數(shù)據(jù)系列等。其中圖表區(qū)表示整個圖表區(qū)域；繪圖區(qū)位于圖表區(qū)域的中心，包括數(shù)據(jù)系列、網(wǎng)絡線等所在區(qū)域。第八十九頁，共117頁。Excel2007支持各種類型的圖表，如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖、散點圖等，從而幫助我們以多種方式表示工作表中的數(shù)據(jù)。一般我們用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關系；用折線圖反映數(shù)據(jù)的變化趨勢；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關系。

對于大多數(shù)圖表，如柱形圖和條形圖，可以將工作表的行或列中排列的數(shù)據(jù)繪制在圖表中；而有些圖表類型，如餅圖，則需要特定的數(shù)據(jù)排列方式。第九十頁，共117頁。在Excel2007中可以創(chuàng)建多種類型的圖表，不同類型的圖表具有不同的特點和用途，具體如下。柱形圖：用于顯示一段時間內的數(shù)據(jù)變化或顯示各項之間的比較情況。在柱形圖中，通常沿水平軸組織類別，而沿垂直軸組織數(shù)值。折線圖：可以顯示隨時間而變化的連續(xù)數(shù)據(jù)，非常適用于顯示在相等時間間隔下數(shù)據(jù)的趨勢。在折線圖中，類別數(shù)據(jù)沿水平軸分布，數(shù)值數(shù)據(jù)沿垂直軸分布。餅圖：顯示一個數(shù)據(jù)系列中各項的大小與各項總和的比例。條形圖：顯示各個項目之間的比較情況。面積圖：強調數(shù)量隨時間而變化的程度，也可用于引起人們對總值趨勢的注意。散點圖：顯示若干數(shù)據(jù)系列中各數(shù)值之間的關系，或者將兩組數(shù)繪制為xy坐標的一個系列。其他圖表：包括股價圖、曲面圖、圓環(huán)圖、氣泡圖和雷達圖等。第九十一頁，共117頁。要創(chuàng)建圖表，首先選中要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇一種圖表類型即可。第九十二頁，共117頁。創(chuàng)建的嵌入式圖表第九十三頁，共117頁。

創(chuàng)建圖表后若單擊“圖表工具設計”選項卡上“位置”組中的“移動圖表”按鈕，打開“移動圖表”對話框，選中“新工作表”單選鈕，然后單擊“確定”按鈕，即可在原工作表的前面插入一“Chart+數(shù)字”工作表以放置創(chuàng)建的圖表。也可在該編輯框中輸入圖表名稱第九十四頁，共117頁。

創(chuàng)建圖表后，在工作表的其他位置單擊可取消圖表的選擇，單擊圖表區(qū)任意位置可選中圖表。選中圖表后，“圖表工具”選項卡變?yōu)榭捎茫脩艨墒褂闷渲械摹霸O計”子選項卡編輯圖表，如更改圖表類型，向圖表中添加或刪除數(shù)據(jù)，將圖表行、列數(shù)據(jù)對換，快速更改圖表布局和應用圖表樣式等。為圖表應用樣式第九十五頁，共117頁。切換到“圖表工具布局”選項卡，利用該選項卡可以添加或取消圖表的標題、坐標軸、網(wǎng)格線和圖例等組成元素，以及設置這些組成元素在圖表中的位置等，從而更改圖表布局。取消圖例、顯示數(shù)據(jù)表第九十六頁，共117頁。顯示數(shù)據(jù)系列、設置形狀填充顏色和圖表區(qū)樣式第九十七頁，共117頁。五、創(chuàng)建和操作數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，用戶可以旋轉其行或列以查看對源數(shù)據(jù)的不同匯總，還可以通過顯示不同的行標簽來篩選數(shù)據(jù)，或者顯示所關注區(qū)域的明細數(shù)據(jù)，它是Excel強大數(shù)據(jù)處理能力的具體體現(xiàn)。同創(chuàng)建普通圖表一樣，要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，首先要有數(shù)據(jù)源，這種數(shù)據(jù)可以是現(xiàn)有的工作表數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)，然后在工作簿中指定放置數(shù)據(jù)透視表的位置，最后設置字段布局。為確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)源時需要做到如下幾個方面：刪除所有空行或空列。刪除所有自動小計。確保第一行包含列標簽。確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)，而不能是文本與數(shù)字的混合。第九十八頁，共117頁。

任意單元格確認該要創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域將一個空的數(shù)據(jù)透視表添加到指定位置，此時“數(shù)據(jù)透視表工具”選項卡自動顯示，且窗口右側顯示“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格，以便用戶添加字段、創(chuàng)建布局和自定義數(shù)據(jù)透視表第九十九頁，共117頁。默認情況下，“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格顯示兩部分：上方的字段列表區(qū)是源數(shù)據(jù)表中包含的字段（列標簽），將其拖入下方字段布局區(qū)域中的“列標簽”、“行標簽”和“數(shù)值”等列表框中，即可在報表區(qū)域（工作表編輯區(qū)）顯示相應的字段和匯總結果。“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格下方各選項的含義如下：數(shù)值：用于顯示匯總數(shù)值數(shù)據(jù)。行標簽：用于將字段顯示為報表側面的行。列標簽：用于將字段顯示為報表頂部的列。報表篩選：用于基于報表篩選中的選定項來篩選整個報表。第一百頁，共117頁。單擊這些按鈕可篩選要顯示的數(shù)據(jù)如果選擇字段左側的復選框，則默認情況下，非數(shù)值字段會被添加到“行標簽”區(qū)域，數(shù)值字段會被添加到“值”區(qū)域。也可以右擊字段名，然后在彈出的菜單中選擇要添加到的位置第一百零一頁，共117頁。

創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表后，可利用“數(shù)據(jù)透視表工具選項”選項卡更改數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源，添加數(shù)據(jù)透視圖等。編輯數(shù)據(jù)透視圖的方法與編輯普通圖表相同。第一百零二頁，共117頁。任務五查看和打印工作表

工作表制作完畢，一般都會將其打印出來，但在打印前還需進行一些設置，如設置工作表頁面，設置要打印的區(qū)域，以及對多頁工作表進行分頁預覽和調整分頁等，這樣才能按要求完美地打印工作表。在對大型表格進行編輯時，由于屏幕所能查看的范圍有限而無法做到數(shù)據(jù)的上下、左右對照，此時可利用Excel提供的拆分功能，對表格進行“橫向”或“縱向”分割，以便同時觀察或編輯表格的不同部分。此外，在查看大型報表時，往往因為行、列數(shù)太多，而使得數(shù)據(jù)內容與行列標題無法對照。此時，雖可通過拆分窗格來查看，但還是會常常出錯。而使用“凍結窗格”命令則可解決此問題，從而大大地提高工作效率。第一百零三頁，共117頁。本任務內容提要一、拆分和凍結窗格二、設置頁面、頁眉和頁腳三、分頁預覽和設置分頁符四、預覽和打印文件第一百零四頁，共117頁。一、拆分和凍結窗格在對大型表格進行編輯時，由于屏幕所能查看的范圍有限而無法做到數(shù)據(jù)的上下、左右對照，此時就可利用Excel提供的拆分功能，對表格進行“橫向”或“縱向”分割，以便同時觀察或編輯表格的不同部分。水平拆分：將鼠標指針移到窗口右上角的水平拆分框上，當鼠標指針變?yōu)椴鸱中螤顣r，按住鼠標左鍵向下拖動，至適當?shù)奈恢盟砷_鼠標左鍵，即可在該位置生成一條拆分條，將窗格一分為二。垂直拆分：將鼠標指針移至窗口右下角的垂直拆分框上然后