樣品申領和發運程序目的本程序的目的是規范在樣品申領各環節各部門的職責；減少樣品準備時間和向客戶寄送樣品所需的時間。范圍本程序適用于所有批準向客戶寄送的樣品；本程序包含：用現有成品制作或改制的樣品；用已開發圖紙并處于生產狀態的產品來制作樣品；用公司已有樣品或客戶提供的樣品但還未開發的產品待開發結束后制作的樣品。樣品包含減振器和其他批準給客戶報價的減振器零件。定義樣品：指公司提供給現有客戶或潛在客戶并按照客戶要求制造的合格產品。涉及部門銷售部、研發部、計劃部、物流部、生產部、質量部、行政部一般原則寄送樣品的質量：給客戶寄送的樣品必須符合有關技術文件的要求和客戶的特殊要求；樣品寄送的數量：除有特殊試驗要求外，用于備件市場的，一般同一個客戶要求的同一個零件號樣品的數量應盡量控制在4支以內；樣品制作的費用：對于用于售后市場的樣品，樣品制作的費用通常由公司承擔，對于按OEM要求制作的特殊樣品，則需要根據客戶的情況作具體分析，由銷售經理做出收取還是不收取的決定。如果一次訂購樣品數量較大，如每個型號大于10只，除非銷售副總同意，否則需要客戶支付樣品制作費用，該費用為通常該產品價格的1.3倍以上；樣品寄送的費用：如果樣品寄送的目的地是國內，費用可以由公司承擔，如果樣品寄送的目的地是國外，則需要和客戶協商運費的問題（特別是需要空運的費用）；樣品的寄送所有樣品的申寄都必須填寫樣品申領和發運單并得到相關批準后由成品儲運課提供產品。未經批準，任何人不能在成品儲運課領取樣品；樣品的領取必須得到部門以上經理的簽字；一般情況下，樣品寄送由銷售部統一進行，除非有總經理的特別批準，其他部門不能對客戶樣品進行寄送；對于客戶要求寄送的樣品，由銷售部安排寄送；對于現有客戶在訂單完成后要求寄送樣品確認的情況。由成品儲運課安排發運到客戶指定的地址（由銷售部提供）。并向銷售部業務人員出具發貨清單。銷售部按實際銷售價格收取費用；如果樣品用于裝車測試，在寄送樣品的同時附上裝車測試報告（ShockAbsorberOn-VehicleTestReport）；樣品寄送費用的結算樣品寄送費用的結算由行政部負責。每月行政部負責費用結算的人員必須與銷售部樣品寄送人核對樣品寄送次數及費用；樣品寄送人要及時與業務人員溝通，以確保樣品寄到客戶手中；如果出現樣品在規定的日期沒有到達、中途遺失、損壞的情況，樣品寄送人必須做好記錄并上報經理，由經理做出對快遞公司的賠償決定（包括賠償金額）。對于關鍵客戶要求的樣品（由銷售副總決定），必須由技術副總或總經理對樣品和報告進行審閱并批準后，才能給客戶寄送樣品，由銷售部保存有關報告。如果有必要，同時給客戶寄一份樣品的測試報告；樣品需要制作的，數量原則上按下表進行；申領樣品數生產樣品數/倉庫提取樣品數1≤32≤43≤54≤65≤8＞510＜生產樣品數，但≤申領樣品數*1.5在填寫樣品申領和發運單（附件A）之前，銷售部必須明確客戶的特殊要求，如字模、顏色、包裝，樣品的用途等。業務人員和客戶協商是否需要性能測試報告和尺寸檢驗報告。一般情況下，樣品采用無字模，黑、半光。樣品狀態可分為：倉庫有相同產品，只需作微小修改如產品標識等或不作任何更改，銷售部填寫ADD編號和有關圖紙編號，由成品庫確認是否有現成產品。一般情況下，成品倉庫需在接到銷售部查詢后一個工作日內做出是否有樣品的答復。若有，則需在二個工作日內把樣品找出并通知銷售部樣品管理人員申領樣品；已經開發該產品，但需要訂購（若必要）有關零件才能制作；公司有樣品，但沒有開發；每根（支）寄送給客戶的樣品都必須有客戶的反饋。反饋意見至少包含可接受還是不可接受的結論，如果結論為不可接受，則需要獲得不可接受的原因。如果是裝車測試，要追蹤客戶的測試結果并要求客戶填寫減振器裝車測試報告（ShockAbsorberOn-VehicleTestReport）。程序業務人員和客戶聯系，確認客戶所需的樣品用途、顏色、包裝后，填寫樣品申領和發運單，交到計劃部。由計劃部簽收樣品申領和發運單并下達樣品生產指令，及時發放到相關部門；樣品制作人員必須對樣品的整個生產過程、制作進度進行監控；樣品制作人員在接到樣品制作指令后開始領取零件制作樣品或從倉庫提取現存樣品。零件或產品的外觀和其他特性必須滿足要求。裝配完畢后將樣品提到試驗室進行性能測試，并保存性能曲線以便核對；性能試驗后，由質量部對樣品進行尺寸檢驗并出具尺寸檢驗報告；對于需要進行補漆或需要先去掉原來的滾字再噴漆的樣品，由樣品制作人員對這些樣品進行返工、測試后送到噴包車間；若有必要，研發部要配合提取樣品以保證將到倉庫提取樣品的次數減少到最低限度，從而提高效率；樣品性能試驗后必須出具性能測試報告并由試驗室負責人簽字。性能測試報告必須和樣品一一對應（零件號和序號）；對于從倉庫提取樣品的情況（樣品的油漆完好）測試人員在測試樣品的過程中，應盡量對樣品的油漆進行保護，并對產品樣品的整體質量進行評價。產品質量合格且不需要重新噴漆的樣品，重新包裝并標識后入庫。需要重新噴漆的，由樣品制作人員將產品標識后送到噴包車間進行噴漆并包裝；若有必要，由銷售部樣品負責人員提供有關標簽并在樣品運送到噴漆包裝車間前給樣品制作人員；噴包車間在上掛樣品前，需要對樣品進行合適標識。噴漆后對噴漆質量進行檢查，合格的產品包裝并標識后入庫。樣品入庫后，倉庫管理人員通知銷售部領取樣品。對于需要開發后才能制作樣品的情況，在研發部新產品開發后通知銷售部，并由銷售部填寫樣品申領和發運單重復以上過程。樣品在發運前，由銷售部副總決定，是否需要技術副總或總經理對樣品進行發運前的最后判斷。多余的樣品必須退回成品倉庫并作相應的倉庫記錄更改。除非客戶特殊要求，否則樣品包裝采用無任何標識的中性包裝進行，包裝必須適合空運或公路運輸的要求。成品倉庫內的樣品必須按照公司統一的編號規則進行編號，包裝后儲存在倉庫。標明為樣品的產品一般不能作為正常產品進行出售。成品倉庫要每三個月一次對所有庫存樣品進行審閱，并和銷售部溝通盡量將剩余的樣品在做出適當處理后出售給客戶。職責與權限銷售部/業務人員/訂單處理人員接受客戶樣品的請求并填寫樣品申領和發運單；填寫樣品申領和發運單并提交給樣品管理員；和客戶就時間和費用進行溝通；對發運給客戶的樣品進行跟蹤并確認客戶收到樣品；和客戶確認樣品是否可以接受；若要求，需要獲得客戶的有關試驗要求。銷售部/樣品管理員將批準的樣品申領和發運單交計劃部和樣品制作人員；樣品入庫后，從倉庫領取樣品，并運送到銷售部；就樣品的進展與樣品制作人員進行溝通；寄送樣品；對發運給客戶的樣品進行登記和相關報告的保存；需要時，打印有關標簽并給樣品制作人員；需要時，對通知技術副總或總經理對樣品在發運前進行最后檢查；需要時，對樣品進行重新包裝；需要時，與快遞公司溝通賠償問題。樣品制作人員及時對樣品進行制作確保在規定的時間內給客戶提供合格的樣品；對整個樣品制作過程進行監控；對樣品總體質量負責；將產品性能試驗報告提交給銷售部樣品管理人員；將標識好的樣品和標簽提交噴漆包裝課。研發部/試驗室及時對樣品進行性能測試并出具有效報告；對報告進行標識。生產部/噴漆包裝課按要求對樣品進行噴漆、包裝。對樣品進行合適標識，并注意樣品序號；當樣品準備完畢后，入庫。成品倉庫確認倉庫是否有現成樣品可供直接發運或改制。如果用庫存樣品進行改制，及時找出樣品并通知樣品制作人員。如果用庫存樣品直接寄送，及時找出樣品并通知樣品管理人員；當樣品入庫后，通知銷售部對多余的樣品進行管理并在適當時候對過期的樣品進行處理。需要時，發運樣品到指定地址。質量部及時對樣品進行尺寸和外觀檢驗，并做出相應的檢驗報告交銷售部樣品管理人員。研發部經理，技術副總，總經理需要時，對樣品是否符