常用公文排版培訓講義(2005年4月15日)在社會保險工作中，起草通知、報告、統計分析等公文類文章是每個員工必須具備的基本素質，排版也成為我們的日常工作。為了提高我處公文排版的水平，按照《國家行政機關公文格式》的要求和工作實際，根據個人實際工作經驗整理了常用公文排版方法，請大家參考。不當之處歡迎指正。―、常用公文簡介我處常用公文包括通知、報告、請示等。其中通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員等；通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況；報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問；請示適用于向上級機關請求指示、批準；批復適用于答復下級機關請示事項；意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法；函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。二、排版要求(—)紙張公文用紙采用A4型60g-80g的膠版印刷紙或復印紙。（二） 頁邊尺寸起草公文時使用Word默認模板新建文件即可。這時上下邊距25.4mm，左右邊距31.7mm，與國家要求稍有區別（公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼））。提示：若使用Word默認模板，非公文類的日常文章第一頁要增加一空白行（二號字）。?新建文件操作方法1、 單擊“新建”按鈕口。2、 打開“文件”菜單，單擊“新建”，打開“新建”對話框：單擊“常用”選項卡，單擊“確定”按鈕或雙擊“空白文檔”圖標。（三） 顏色公章為紅色，未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。（四） 字體1.大標題（1） 文章標題：二號宋體，上空1行。（2） 公文標題：二號宋體，紅色線下空2行。（打開文件“大標題”）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。?操作方法居中、字體、字號按鈕；注意首行縮進標尺。為防止段落前后距離影響，最好不使用回車。將插入點置入希望新行開始的位置，然后按Shift+Enter鍵，Word將插入一個換行符“”，并把插入點移動到下一行的開始。技巧：按Ctrl+［鍵會增加字號，按Ctrl+］鍵會減小字號。公文知識：公文分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用紅色宋體字。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mmx15mm。聯合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。排版方法可以使用無框線（或白色）表格或插入文本框，分散對齊，“文件”二字縮放。發文字號由發文機關代字、年份和序號組成，如〃遼社險發［2005］9號〃。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。正文

三號仿宋體，一般每頁排22行?操作方法格式、段落、設置為1.5倍行距?；蛲ㄟ^頁面設置修改，選擇“指定行網絡和字符網絡”，輸入行數即可。設置標題（1）小標題第1層三號黑體，第2層三號楷體加黑，第3層可以使用楷體或與正文一致、加黑，第4層可以使用楷體或與正文一致。結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。?操作方法?操作方法再次單擊按鈕可以刪除編號。右擊設置編號的段落，在出現的快捷菜單中選擇“項目符號和編號”命令，在出現的對話框中可以更改編號的樣式，可以選擇編號是否重新開始，單擊“自定義”按鈕可以進行更詳細設置。當按下回車鍵以添加下一列表項時，會自動插入下一個編號。要結束編號列表，按兩次回車鍵，也可按Backspace鍵刪除列表中的最后一個編號，或者按Ctrl+Z鍵。也可以輸入標題內容后再設置格式。選中已經設置好格式的標題，單擊工具欄上的“格式刷，，按鈕U，在操作區鼠標變成思【，然后在要復制到的標題上拖動，可以把格式復制過來。重復使用時，雙擊“格式刷”按鈕°，復制完畢后單擊“格式刷”按鈕或按Esc鍵。例如輸入以下方框內的文字：社會保險業務素質培訓毒核包括兩部分：中—、應知部分」主斐包括基礎理論、綜合知識、專業知識n卜應會部分3主要包括省制定的政策法規、業務操作流程和管理亦法，以及計算機基本操作等。其中“應會部分”應為第二個標題，修改方法為：單擊“應知部分”任意一字，單擊工具欄上的“格式刷”按鈕O，然后在“應會部分”上拖動（注意要包括段落分隔符，或在行左邊的選擇欄上單擊），則文章變為：社會保險業務素質培訓考核包括兩部分；W一、應知部分口主要包括基礎理論.綜合知識、專業知識。#二應會部分|主要包括省制定的政策法規、業務操作流程和管理亦法】以及計算機基本操作等口取消標題序號后的制表符:按住Alt鍵后可以直接拖動左對齊制表符。更徹底的方法為：設置好標題后，進入“多級符號”，選擇“自定義”，在“編號樣式”中選擇序號樣式，必要時在“編號格式”中增加括號、隔點，在“編號之后”選擇“不特別標注”。自定義多緘符號列表別也）前一皺別編號（F）：YI□字體口…|I編號位置也 -|左對齊工|對齊位置卷：I自定義多緘符號列表別也）前一皺別編號（F）：YI□字體口…|I編號位置也 -|左對齊工|對齊位置卷：I口厘米S文字位置編進位置垃；m?西厘米習預覽.1.1.1.1.11.1.1.1—.1.1.1.1.11.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.11.1.1.1.1.1.1r正規形式編號?廠在其后重新開始編號鼠）| 3將變化應用于偵：|整個列表 三］創建多級符號列表首先輸入下圖中內容，然后選擇全部文本，單擊“格式”菜單中的“項目符號和編號”命令，再單擊“多級符號”選項卡，選擇第一個選項，單擊“確定”按鈕。除“社會救濟”夕卜，其他內容全部為“社會保險”下的分類項，因此編號為下一級，選擇“養老保險”，單擊增加縮進量按鈕=又或按Tab鍵；選擇“機關事業單位養老保險”，由于它為“養老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進量按鈕=二或按Tab鍵兩次（因為“養老保險”已按一次，因此需按二次）；對“企業養老保險”進行同樣操作；選擇“個體從業人員養老保險”，由于它為“企業養老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進量按鈕=亙或按Tab鍵三次（因為“企業養老保險”已按二次，因此需按三次）選擇“農村養老保險”，由于它為“養老保險”下的分類項，因此單擊增加縮進量按鈕=二或按Tab鍵兩次；再同時選擇“醫療保險”到“失業保險”，單擊增加縮進量按鈕=*單擊增加縮進量按鈕=*或按Tab鍵。效果如最后示意圖。若想將內容分類增加一級，選定內容后按Shift+Tab鍵或單擊減少縮進量==按鈕。針完保嶺養老保政機關事業單位養老保險企業養卷保險叩伸M業人員養老保險農村尊#保防芟療保狩工伯保狩牛言保將笑業保險社會赦洪1社會保險2養老保險3機關事業單位養老保險4 企業養卷保險5個體從業人員養老保險5農材弄老保險醫療保險工傷保險3 生育保險10失業保險11社會教弟社會保險1-1養老保險機關事業單位養老保險企業養老保險1.1.2.1個體從業人員養老保險農村弄老保險1.2醫療保險1.3工傷保險1.4生育保險1.5失業保險社會教濟（2） 主送機關標題下空1行，左側頂格，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（3） 公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱（如社保局）。公文中的數字，除成文日期、標題層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語句中作為詞素的數字必須使用漢字外（如一往無前），應當使用阿拉伯數碼。操作方法在Word中，盡可能不用空格來對齊文本。特別是在每段前需要空兩個字，最好不用空格。因為Windows使用比例字體，字母占據不同數量的水平空間。例如l比w窄。如想段前空兩格，首先輸入一段文字，然后選中這些文字，設置字體、字號，然后在“段落，，中設置“特殊格式，，為“首行縮進”“度量值”選2字符?；蛘邔⑹髽朔诺剿綐顺呱系摹笆仔锌s進”標記上，向右拖動鼠標，以第二行做參照，放到第三個字前的位置。以后段落回車即可。后一種方法在表格下寫說明時經常使用。（4）附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1、XXXX”）;附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。（5） 成文時間用漢字將年、月、日標全廣零，寫為“?！?。在智能ABC輸入法下可以使用快捷鍵i。或者使用〃插入“日期和時間〃，注意不能選擇〃自動更新"。（6） 頁碼用四號半角仿宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一彳亍，數碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以后的頁不標識頁碼。一般也可以居中放置，但無一字線。?操作方法“插入”“頁碼”，對齊方式選擇“外側”。雙擊頁碼，選中后設置為仿宋四號字。然后光標定位在頁碼前，輸入“一”（在中文輸入法下按Shift鍵+大鍵盤中減號鍵，然后刪除一半）和空格，同樣在頁碼后輸入。介紹首頁不顯示頁碼、第2頁顯示頁碼1的方法，介紹刪除頁眉和頁腳橫線的方法。（7）公文中的表格公文如需附表，標題與正文第1層一樣使用三號黑體（Excel中使用16號），表內文字使用四號（Excel中使用14或默認的12號）或五號仿宋體、宋體，數字居右排列（特殊情況可居中）、文本居左或居中排列，制表單位、時間和說明使用五號宋體字（Excel中使用10號）。打開“Word例表”，演示在標尺和表內調整列寬的區別，提示標題后距離大一點，合并拆分單元格等。平均分布各行、列來處理小表格，插入行、增加文字后演示’'表格屬性”、“行”、“不允許跨頁斷行”。假設在A4紙上設計了一張社會保險報表，現在想打印在B5紙上，在頁面設置中修改紙張大小最好，但可能需要修改報表的格式，很麻煩，最好的方表格長度超過一頁時，可以將標題自動顯示在每一頁：選定要作為表格標題的一行或多行（選定內容必須包括表格的第一行），單擊“表格”菜單中的“標題行重復”命令。若修改標題，需在表格的第一個標題上修改。打開〃Excel例表〃，單元格內回車，上下居中；平均分布各行、列，標題，框線。說明使用第一單元格；頁內居中方法；縮印方法；開式表方法；插入頁碼；（五） 裝訂公文應左側裝訂，不掉頁。訂位為兩釘訂眼距書芯上下各1/4處左右。平訂釘鋸與書脊間的距離為10mm左右（正式要求3mm?5mm）;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳牢固。對橫排A4紙型表格，表頭在訂口一邊。（六） 補充資料發文印章單一機關制發的公文在落款處不署發文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm?4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號標宋體字；詞目之間空一字。抄送公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用三號仿宋體字標識“抄送，，，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；最后一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。印發機關和印發時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用三號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。三、其他操作（一）分割文檔窗口打開“窗口”菜單，單擊“拆分”命令，使用上下箭頭來放置水平灰線決定在哪里分割，然后單擊鼠標或按回車鍵。整個窗口分成了二部分，垂直和水平滾動條也變成兩個?？梢杂檬髽送蟿臃指艟€。另外一個容易的方法是拖動或雙擊窗口右上角、垂直滾動條頂部的分割塊*如要調整區域的大小，上下拖動分割線即可。要在區域之間切換，單擊想激活區域。要去除分隔線，雙擊分隔線，或在“窗口”菜單中選擇“取消拆分”命令。（二）快速插入常用詞選擇“工具”菜單中的“自動更正”命令，選擇“自動圖文集”選項卡。在“鍵入“自動圖文集”詞條”處輸入“遼寧省社會保險事業管理局”（對于作者來說是字數較多的常用語），單擊“添加”按鈕，選擇“確定”按鈕。自動更正2X自動更正自動更正|鍵入時自動套用格式 自動圖艾集|自動套用格式'w顯示有關“自動圖文集"和日期的“記憶式鍵入"提示⑤如果接受“記憶式襁人"提系，｛?幡Enter鍵。洋在此鍵入“自劫囹交集”詞條（V）:顯示工具在—I顯示工具在前上一函』瓊達殖簽，也芻未聞復音-親后話勿圻疊？預覽遼寧省社會保險事業管理局」取消使用時先鍵入“遼寧”，當Word提示整個詞條時（在“遼寧”的上方出現提示）遼寧省社會保險事業管理局|遼丁 ，按回車鍵、Tab鍵或F3鍵即可完成“遼寧省社會保險事業管理局”的輸入。輸入詞語后按F4鍵，可以重復輸入已輸入過的詞語。（三）文本與表格互相轉換從有分隔符號的文本轉換到表格：打開文件“文本轉換到表格”選定文本，選擇“表格”菜單的“轉換”“文字轉換成表格”命令，彈出將文字轉換成表格對話框，選擇列數、行數以及列寬，選擇“確定”按鈕。注意：逗號為英文將表格里的文本轉換成普通文本：選定整個表格，或者選定用戶希望進行轉換的那些行。選擇“表格”菜單的“轉換”“表格轉換成文字”命令，彈出將表格轉換成文字對話框，選定分隔文本的方式，單擊“確定”按鈕。（四）設置工具欄Word帶有兩個工具欄：常用工具欄和格式工具欄。通過“視圖”菜單中的“工具欄”命令可以改變任意工具欄的顯示狀態，也可以自定義工具欄，包括在已有工具欄上添加按鈕、刪除按鈕、移動按鈕，改變按鈕圖標，甚至創建新工具欄。1.添加按鈕選擇“工具”菜單的“自定義”命令（或右擊任意工具欄選擇），打開自定義對話框，選擇“命令”選項卡。在“類別”列表框中選擇一個選項，如“格式”，再從“命令”列表中選擇按鈕，單擊“說明”按鈕將會顯示該按鈕的解釋，如“上標”。把該按鈕拖動到工具欄的某個位置上，出現“I”