文件、記錄控制程序2013.11.培訓課件通過對相關文件的分類、編制、發行、更改修訂、回收、管理和記錄歸檔等活動進行規定，防止作廢文件的非預期使用，保持現場操作中的文件版本是最新最有效的；對記錄進行控制和管理，為產品質量是否合格、生產過程是否正常提供客觀證據，同時也可證明管理體系有效運行，以便有關部門審核、評價。目的——沒有規矩，不成方圓

集團公司總經理、管理者代表、安全研究所、管理部、其他部門……職責——我要做什么？各部門：1.負責三級、四級文件的編制、審核、批準、發行、使用、保存，保留相關記錄。2.負責外來文件的收集、整理、發行、使用、保存，保留相關記錄。3.負責其他文件的接收、使用、保存，保留相關記錄。4.負責記錄的設計、填寫、保存及記錄一覽表的編制。流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？技術性指標、檢驗分析方法標準、作業指導書（SOP文件）、設備操作標準、保養標準等。文件分類一級文件二級文件三級文件四級文件管理體系手冊程序文件涉及的記錄文件分類自訂文件外來文件法律法規類、產品標準類、總部垂直部門標準類、設備檔案類、供方檔案類、人事檔案類、書籍等文件分類流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.依職責要求。2.以發行部門接收到批準后文件的次日為新版文件開始實施的日期。3.安全研究所發行的質量和食品安全管理體系文件，可以依據ISO常用編碼代號進行編號。如：原物料檢驗IQA，供應商管理SQA，過程監控PQA，成品檢驗FQA。編制審核批準文件編號規定晉中公司三、四級文件編號規定流程——我要怎么做？文件分類一級文件二級文件三級文件四級文件03

□□-□□

03□□-□□-□□

03□□-□□-□□-□

□□03□□-□□-□□-□□□-□□今麥郎飲品總部職能部門、各子公司代碼一級文件流水號二級文件流水號一級文件編號三級文件代碼三級文件流水號二級文件編號表單流水號三級文件編號文件編號規定：流程——我要怎么做？序號部門部門代碼9000分發號1總經辦01012管理部02023人資部03034財務部04045生產部05056安全研究所06067飲品研究所07078營運部08089工程部090910行政部101011質價部111112供應部121213哈爾濱131314長春141415北京151516隆堯一期1616序號部門部門代碼9000分發號17鄭州一期171718天長一期181819咸寧一期191920廣州202021杭州212122寶雞222223業務部232324品牌企劃部242425營銷公司252526隆堯二期262627兗州272728隆堯三期282829鄭州二期292930天長二期303031咸寧二期313132晉中3232流程——我要怎么做？三級文件代碼：序號三級文件類型代碼1標準12規定23通知34通報45簽呈56問詢函67聯絡單7流程——我要怎么做？三級文件四級文件0332-□□-00-□

□□0332-□□-00-□□□-□□三級文件代碼三級文件流水號部門代碼表單流水號三級文件編號晉中公司三、四級文件編號規定：流程——我要怎么做？晉中公司部門代碼序號部門部門代碼9000分發號1行政01012倉儲02023品保03034制一熱線04045制二水線05056動力06067財務07078生管08089采購090910營運101011制造111112瓶坯121213人資1313流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？What——凡是公司內部使用的與管理體系運行緊密相關的文件。How——發行時應在每頁

文件

右上角（表單右下角）加蓋紅色印章。（總部垂直部門發行的文件，需要在復印件上加蓋當地發行部門的發行印章）受控/標識《受控文件一覽表》流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.由文件制定部門負責，發行、接收和回收需填寫《文件發行與回收記錄》，批準后發行。同時保存一份上一版本的舊版文件（電子版、紙質版）備查，再次更新時原有保存的舊版文件可報廢或刪除。但是如果包含有技術參數等信息，必須等相關產品過保質期后方能報廢或刪除。文件發行流程——我要怎么做？2.發行時在印章“發行”下方填寫文件發行號。0332-□□（晉中公司部門代碼）3.如文件因破損而無法使用、因故丟失等，由文件使用部門填寫《文件補發申請表》，經批準后由原發行部門補發。4.管理體系手冊的發行簽批權限，由管理者代表代簽。文件發行流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？評審時機：文件收文時、使用時最長評審時間間隔：1年評審內容：適用性、符合性、有效性、版本狀態等。文件評審流程——我要怎么做？關于文件評審的說明1：工廠內部文件或總部垂直部門文件，在執行過程中如果有不適用或者改進之處，應及時反饋文件制定部門。在文件發行前制定部門也應首先將上次文件發行以來，以及文件執行過程中所存在的不適用之處或者改進之處做說明，同時文件執行部門應依文件制定部門的要求進行驗證，并將驗證結果反饋文件制定部門。如果屬于首次發行的新文件，則首先是對待發行文件的驗證。所以當文件制定部門將修訂之后的文件重新發行時，文件執行部門可以直接使用，而不再進行例行性的文件評審。文件評審流程——我要怎么做？解讀：1.日常工作加強溝通，發現問題及時反饋。2.發行前需對文件進行驗證，并反饋結果。所以當文件制定部門將修訂之后的文件重新發行時，文件執行部門可以直接使用，而不再進行例行性的文件評審。文件評審流程——我要怎么做？關于文件評審的說明2：

外來文件的評審至少每年一次，有些不經常變更的法律法規可以不保留相應的評審記錄，但評審中有疑問的或者需要修訂標準的則必須有相應的記錄保存。文件評審流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.文件制定部門提出《文件更改申請表》，說明更改的原因和內容，并附更改后的文件。更改的內容用“帶下劃線的藍色字體”以明示。2.文件需修訂更改時應換版，文件版本依第一版、第二版……規律更新，也可以用時間（2013年1月1日版本）來區分版本。文件更改流程——我要怎么做？3.文件更改后以批準當日為修訂文件開始實施基準日，相關部門收到文件后應據以實施。4.對于文件個別部位（錯別字、數字等）的更改，在不影響使用的情況下，可進行杠改（即將需更改內容用橫線劃掉，在旁邊合適位置填寫更改后內容、更改人簽名和日期，文件審批頁注明更改生效的日期，但更改前的內容應清晰可辨。）文件更改流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.對回收的舊版文件應作廢處理，即由發行部門回收后加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用。2.對于需銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請表》，執行銷毀。3.各公司職能部門收到的總部垂直部門文件，由各公司職能部門執行回收作廢與銷毀。作廢/銷毀流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.各部門主管保存本部門簽批版文件和其他部門發行的文件，使用處主管保存發行至使用處的文件。2.文件應分類存放在干燥通風和安全的地方，借閱文件需有批準部門主管同意。3.任何人不得在受控文件上亂涂亂改（包括更改其他文件載體），確保文件的清晰、易于識別和檢索。文件管理流程——我要怎么做？4.承載媒體不是紙張的受控文件的控制，也應參照上述規定執行，定期備份或刻錄，設置打開密碼等。5.所有受控文件（一級、二級、三級、四級文件）的電子檔案，每月最后第二個工作日之前由各部門備案管理部門（行政）。文件管理流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分類文件編制文件審核會簽文件批準文件受控/標識文件發行文件評審文件更改文件作廢/銷毀文件管理記錄歸檔外來文件管理程序流程圖（法律法規類）外來文件管理程序流程圖（總部垂直部門文件）流程——我要怎么做？記錄表單設計表單審核記錄填寫記錄表單匯總記錄的保管與防護記錄的查閱/檢索記錄過期銷毀和處理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.應考慮為記錄者提供如標準規格、異常時的處理措施、標準填寫格式、標準用語等。2.有些記錄必須依書面標準及實際操作進行設計，同時記錄中不體現技術參數等要求的，可以不用編號管理。但如果記錄也是標準要求的一種形式，則必須編號管理。記錄歸檔記錄表單編號格式：03□□-□□-□□-□□□-□□流程——我要怎么做？記錄表單設計表單審核記錄填寫記錄表單匯總記錄的保管與防護記錄的查閱/檢索記錄過期銷毀和處理記錄歸檔流程——我要怎么做？1.不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆或圓珠筆等填寫，字跡要正確、清晰、清楚，不得遺漏，能準確識別。2.記錄填寫要完整、詳細、真實，并及時填寫，如有勿須填寫的項目，可在該欄內以“/”表示，不允許留有空白；記錄應有填寫人及審核人簽名或蓋章，并簽日期。記錄歸檔流程——我要怎么做？3.記錄填寫的內容需更改時，類似文件更改（由更改者在更改處簽字或蓋章并且確保更改前內容仍然清晰可見，同時還必須簽日期）。日期處于簽字或蓋章位置的右下角，字體小于簽字或蓋章字體。記錄歸檔流程——我要怎么做？記錄表單設計表單審核記錄填寫記錄表單匯總記錄的保管與防護記錄的查閱/檢索記錄過期銷毀和處理記錄歸檔流程——我要怎么做？記錄表單依流程會簽審核傳遞，每月底各部門對各項使用的記錄進行收集、整理、分類、登記及歸檔?！妒芸赜涗浺挥[表》記錄歸檔流程——我要怎么做？記錄表單設計表單審核記錄填寫記錄表單匯總記錄的保管與防護記錄的查閱/檢索記錄過期銷毀和處理記錄歸檔流程——我要怎么做？保存期限要求：1.體系運行記錄三年；檢驗記錄、生產記錄兩年；食品安全管理記錄兩年。2.主管級人員人事資料保存期為離職后一年，普通員工為離職后三個月。3.合同至少應保存至合同終止后一年，設備檔案應至少保存至設備報廢時。4.其他相關記錄至少應保存一年。5.