文檔文檔******公司接待管理手冊.目的為認真貫徹落實中央八項規定，堅持發揚求真務實、勤儉節約的優良傳統，著力簡化接待程序、降低費用支出、提高接待效果，推進建設節約型企業，有效促進企業又好又快發展，特制定本管理手冊。.接待范圍內部接待內部接待指公司系統內的接待，包括公司領導、公司各部門人員到所屬各單位檢查、調研、指導工作等，基層單位領導、業務人員到公司機關請示、匯報或辦理相關業務工作等。會務接待包括大型綜合性會議、專題業務會議、業務培訓和其他重大活動。公務接待。包括上級和地方政府及行業主管部門的檢查、調研、指導等。商務接待。主要指業主的考察、調研、洽談等。.接待原則接待過程“熱情禮貌、服務周到”；接待標準“對內從嚴、對外從寬”；接待管理“對口接待、預算管理”；.接待類別接待任務按照接待對象的級別（以賓客最高層級為準），分為三級。一類接待：適用于股份公司領導、工程局領導、廳局級黨政領導、局級戰略客戶主要負責人、公司邀請的重要賓客的來訪；二類接待：適用于工程局部門負責人、兄弟單位領導、公司級戰略客戶來訪；三類接待：系統內部一般人員及一般客戶的來訪。以上分類僅作為參考，具體實施可根據任務的實際情況確定，并匹配相應的接待標準。

.接待流程步驟具體操作說明責任者1.收到接待任務與對方溝通，確定來訪人員姓名、人數、職位及來訪目的承辦部門2.制定接待方案根據任務要求，制定接待方案，明確人員職責與分工承辦部門3.公司相關領導審批重要接待方案，主辦部門負責人審核后提交公司相關領導審批方案主管/分管領導4.組織實施接待根據方案，由接待主辦部門組織實施接待，相關部門級人員依照分工配合承辦部門4.1接送安排辦理迎送手續、做好迎送準備承辦部門4.2住宿安排根據來訪人員身份預訂與之相匹配的房型，提前領取房卡，需要配物品的房間提前配備承辦部門4.3車輛安排根據來訪人數，合理調度，做好準備工作承辦部門4.4就餐安排根據實際情況，擬定就餐方案承辦部門4.5活動安排布置會議、會見場地、安排考察、報道攝影活動承辦部門4.6應急安排在接待過程中臨時變化、突發事件等做好應急準備承辦部門5.費用核銷結算各類費用，按照財務流程核銷，沖抵預算承辦部門6.接待總結總結接待工作經驗，提出改進措施承辦部門7.建立接待臺賬搜集整理接待有關信息，按時間建立接待臺賬承辦部門備注：辦公室是上級領導、地方無業務對口領導以及公司領導要求接待的其他賓客的接待承辦部門，總部各部門是其對口接待的承辦部門。

.接待流程指南接受接待任務并制定接待方案工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待收到接待任務根據領導要求，及時與對方聯系，了解賓客信息：到訪時間、目的、活動范圍、人員情況（單位全稱、職務、級別、性別、人數），往返情況（始發地、班次、車次、出發時間、預計到達及離開時間）NNN掌握賓客（尤其是主賓）的生活、飲食習慣、工作條件要求，參考查閱主賓以往的到訪情況，成立接待工作小組，做好分工，明確接待負責人NNN如來賓中有女賓，盡量確保至少一名女性接待人員NN制定接待方案根據來訪賓客，結合人員到實地踩點情況，提出初步日程建議NN經領導審核，并與對方溝通確定后，形成基本的日程安排NN根據日程安排擬定接待方案，內容包括，迎送陪同、視察參觀、會議座談、宴請配餐、住宿、車輛、著裝要求等NNN填寫《接待申請表》，按照流程履行接待方案，領導批準后組織實施，特殊情況可事前經主要領導口頭同意后執行接待方案、《接待申請表》被批準后，及時將方案告知參加接待的有關領導及參與配合的相關部門、單位和個人NNN根據任務要求，編印小開本《接待手冊》76.36.3住宿安排6.26.2接送安排文檔文檔文檔文檔工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待迎接準備提前一天確認來賓信息有無變化NNN提前了解接機（接站）領導如彳可前往迎接地點，集中前往時，應及時通知有關人員，做好出發組織工作NNN準備接機（接站）牌NN通知接機（接站）車輛出發時間NNN提前3個小時了解來賓抵達時間，確定是否準點到達NN工作人員提前到達機場（車站）等候并引導接機（接站）領導迎接來賓NN迎接領導出站后，協助來賓領取行李并送往住地NNN做好來賓入住、用餐的引導工作NNN提前通知迎接領導在公司總部迎接，通知總部迎接人員各就各位NNN送行落實來賓回程信息：回程時間、班次（車次）NNN提前詢問航班（車次）情況，了解有無晚點、延誤等變化NNN根據需要，搜集來賓相關證件信息NN協助辦理行李托運手續N

工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待酒店預訂根據來賓身份提出2-3個酒店備選，經領導審核后，確定來賓入住酒店NN實用房數量、房型、入住時間、住宿天數。根據來賓級別安排房間：原則上一類賓客安排套間，二類賓客安排商務間或單間，其他人員安排標準間NNN預定房間時將入住天數增加一天，避免來賓房卡過期而造成不便NN來賓較多時，應預留機動房NNN辦公室負責人員、領導秘書等人員的房間盡可能靠近主賓房間NNN迎賓準備提前辦理入住手續，領取房卡NN檢查房間設備是否完好NN根據來賓等級，需要往房間配送物品的提前配送：如：企業宣傳冊、歡迎卡、茶葉等NNN提前開通房間的國內長話功能，并要求酒店采取限制無關電話打進措施NNN迎賓安排與迎接人員保持聯系，確定到達時間，將情況及時向等候迎接來賓的領導匯報NNN提前十分鐘在酒店大廳等候來賓NNN來賓到達酒店后，幫助卸取行李NNN向來賓發放房卡，引導來賓上電梯NNN6.56.5就餐安排6.46.4車輛安排文檔文檔文檔文檔工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待用車安排嘉賓用車，提前安排（司機姓名、電話、車牌號）777車輛安排根據接待方案，駕駛員提前熟悉來賓行程，對行車路線進行設計，必要時踩點，選擇最佳路線，對可能出現的異常情況做好預案N77路線選擇駕駛員應提前檢查車況，檢查車上空調、影音設備，確保油料充足，準備好通行費用，根據行程，提前準備好通行證件777駕駛禮儀穿著正式工作服，系領帶，白色手套7保持服飾整潔、面容清潔777使用禮貌用語，服從接待現場安排777車輛編號車輛超過三輛時，應對車輛進行編號77車上物品配備并及時更新紙巾，礦泉水、雨傘、常用藥及當地地圖777行車服務在來賓上車前開啟車內空調，置于合適溫度，來賓上車后主動詢問溫度是否適宜777每天用車結束后，應及時清洗、除味、消毒，清理垃圾，保持車內干凈衛生777來賓下車后，應檢查車內是否有來賓遺忘的物品777應急預案針對可能出現的異常情況，做好預案，提前了解天氣、路況、車輛通行情況等變化777

工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待餐廳選擇根據來賓級別及相關要求預訂1-2家宴請地點，由相關領導確定宴請地點77餐廳布置按要求布置就餐地點，酒水、香煙提前放置，紅酒需要醒的提前通知酒店服務員提前醒酒77安排席位落實來賓名單，確定就餐陪同人員N77重大宴請時，根據出席人員名單制作排位表并擺放席位卡7菜單安排根據主賓或主要領導口味提前配菜，配菜要求：菜單包括涼菜、熱菜、湯、甜點、主食、水果；了解來賓口味合理搭配；體現當地特色和時令菜式；控制好用餐標準及菜量，不鋪張浪費N77物品準備紅酒、白酒、香煙等N77宴請標準例行節約，原則不上高檔菜肴和名貴煙酒，宜選用當地家常菜、特色菜和當地特產煙酒。N77迎賓安排布置好來賓休息區、安排茶水、消遣用品77確認來賓到達時間，告知相關陪同人員提前15分鐘到達餐廳等候N77引導來賓入座N77宴會結束用餐結束前15分鐘，通知相關接待人員、駕駛員做好車輛準備N77協助領導將來賓送至門口或上車地點道別N77在來賓離開時及時關注是否有遺留物品7776.76.7活動安排（視察）6.66.6活動安排（會議、考察接待）文檔文檔文檔文檔工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待場地布置會議按照會議人數，會議形式確定會議室，布置會場，了解會場設施N77提前制作會場橫幅77保持會場清潔N77根據實際情況放置指示牌77提前準備電子屏77準備筆墨紙硯供來賓題詞（如有需要）7在座位上擺放會議議程（包括參會人員名單、會議議程及公司簡介）、交流材料等N77業主考察接待根據來賓人數，準備適量的水果N77保持接待室干凈衛生777提前準備好熱水和茶葉777物品準備準備茶杯、茶葉、熱水、礦泉水、紙巾、筆記本、簽字筆、桌牌等必要用品777設備檢查檢查會場投影、音響設備及會議室電源、照明及空調系統，空調應提前開啟777會場服務服務人員提前到位，提前通知參加會議人員入座777會場服務人員應衣著得體，最好穿工裝77會議服務期間，應及時為參會人員添加茶水777宣傳報道有關部門應提前準備錄像、錄音設備777提前與媒體聯系，開展新聞報道7對內對外宣傳報道經相關領導審核后方可發布77迎接來賓會場布置工作就緒后，通知接待人員777及時了解來賓出發時間，預估到達會場時間777確認來賓到達時間并向領導匯報，告知領導迎接來賓777引導入座來賓到達會議室或接待室，引導來賓入座777會場服務會場服務人員應每20分鐘進入會場查看參會人員茶水情況，并及時為來賓及參會人員添加茶水；會議休息時，根據實際情況，及時清理會場777會議開始前，可播放節奏輕快的音樂77資料整理會議結束回收整理資料，檢查是否有物品遺漏777

工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待信息落實落實視察目的、時間及具體視察的基層單位或項目77了解視察地點當天的天氣情況777前期準備相關部門應擬定1-2套視察議程報領導審核N77落實考察陪同領導、人員名單777通知基層單位做好接待準備并轉發接待方案等資料777通知基層單位安排住宿、就餐地點777落實用車安排，確定行車路線777提前做好工作匯報材料及答疑準備777視察點應提前做好清掃、保潔工作，特別是工作區、會議室、衛生間、施工通道、入口等場所777做好現場布置工作777提前準備安全帽并擺放整齊777現場實施做好迎接準備，迎接并引領來賓入場777發放礦泉水和安全帽777視察期間盡量避免造成灰塵多、噪音大、火星四濺的操作777協調落實下一步接待準備777掌握視察和參觀時間，保證活動按計劃進行7776.8應急安排工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待應急準備根據需要，提前做好應急預案77信息變更接待開始前來賓信息變化（時間、人員、行程），及時調整方案，并報告相關領導和接待人員777接待過程中信息變化（臨時增加或減少行程、人員變更、時間調整），及時報告相關領導和接待人員777突發應對接待過程中發生各類突發緊急事件須及時聯系當地相關部門進行處理并及時報告上級領導777公司門前如突遇群體性時間，可及時調整接待會見地點，并以適當的理由向來賓予以解釋，并盡快予以處理777突遇天氣變化，自然災害事故或車輛故障等，及時聯系救治，維修并立即上報上級領導777有必要時，安排隨行醫護人員7文檔文檔6.9接待總結工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待前期工作共結接待前準備工作不足或遺漏的方面77接待前工作存在的改進方法77接待環節總結接待中行程、住宿、用餐、用車安排及迎送等存在的問題77接待環節中存在的問題的解決辦法及優化方案77接待環節中創新的工作方法總結77其他更新來賓信息N77費用結算和報銷7776.10資料歸檔工作項目工作內容三級接待二級接待一級接待來往公文拜訪函、通知、領導批件、聯系方式777會議資料接待方案、接待手冊、會議簽到表、匯報材料、交流材料等相關材料777視察參觀資料視察參觀點介紹資料777接待總結接待書面總結77圖像音像資料現場照片、錄像、錄音等77來賓重要信息主賓簡歷及其他個人信息，包括民族、出生年月、籍貫、飲食習慣、愛好忌諱等77.17.1接待分工明細表模板7.表格模板序號任務分工時間節點責任人聯系方式文檔7.27.2接待日程方案模板（單位）（姓名）（職務）一行接待日程方案日期時間接待步驟接待內容參加人員備注**月**日星期*上午10:00接機前往新場迎接——行人乘坐—航班由—飛抵***、***用車*******10:30入住迎接前往酒店迎候下榻酒店***、***用車*******中午12:00就餐午宴地點：***、***用車*******下午14:00—15:30會議會談、簽字儀式地點：集團公司2樓會議室***、***用車*******15:30——17:30實地考察前往項目***、***用車*******晚上18:00就餐晚宴地點：***、***用車*******上午21:00送行送一行前往—機場乘坐航班至***、***用車*******文檔7.37.3接待申請表模板文檔文檔接待名稱來訪目的具工體事檢由查□調研口考察□洽商□順訪口其他接待部門來訪時間月日時至月日時來賓情況（總人數：—人）姓名性別單位職務來賓級別□一級□二級□三級住宿安排酒店等級：_星名稱：房間總數：_間入住天數：_天類型:口套房間□單人間口雙人間其他結賬類型:□我方承擔口來賓自付一會見安排橫幅內容：電子屏內容：投影口宣傳片□錄音□音響□話筒口水果瓶裝水口宣傳冊□拍照□攝像其他宴請安排擬用餐總次數、用餐時間用餐、用酒基本規格活動安排活動時間、考察或觀光地點返程安排是否需要購票:是□否□類型:□機票□火車□汽車購票費用:□我方承擔□來賓自付特殊安排按正常接待等級標準以外的其他要求費用預算項目金額說明住宿*x**x**x*個小小小小小小小小小小小填表日期：歸檔編號：公司接待申請表公司接待申請表文檔文檔餐飲合計接待部|、門意見分管領導審批主管領導審批7.4接待手冊模板XXX一行蒞臨*****公司個個個個個個公司開展個個個個個個個個個個個個個個個公司開展個個個個個個個個個**********************公司20年月日企業文化企業精神：科學管理文明施工艱苦奮斗勇創一流管理方針：以人為本塑造精品安全環保守約誠信真誠服務進取創新經營理念：責任榮譽共贏企業愿景：發揮陜西省施工總承包龍頭企業優勢，爭做國內一流施工企業企業價值觀：奉獻社會富裕職工企業服務宗旨：施工前為用戶著想施工中對用戶負責施工后讓用戶滿意調研提綱1、20年上半年生產經營情況；2、安全生產情況；3、結合“十二五”規劃的執行情況，對標準化、信息化的認識（重點，互動）；

會議議程會議地點：******總部2樓會議室日期時間會議內容月日14:00——14:10***做調研講話14:10——15:10***做工作匯報15:10——17:10標準化、信息化專題互動17:10——17:40***做總結講話

XXX公司一行蒞臨***************公司開展工作調研會議參會名單序號單位姓名職務1XXX公司領導234561集團領導黨委書記、董事長2黨委副書記、總經理3總工程師4副總經理5副總經理6副總經理7副總經理1集團各部門234

567891011121***公司領導總工程師2副總經理3副總經理4副總經理1*****各部門綜合辦公室主任2生產管理部部長3技術管理部部長4經營預算部副部長5財務負責人天氣提示的月3Q日10月01日1。月。2曰10303H西南風微風多云鉆小雨實時空氣質最76良11點口乙點風力風向降水曷****公司簡介***********公司于1955年9月由中國人民解放軍建筑工程第七師集體轉業而來，現為國家房屋建筑工程施工總承包壹級企業，并具備市政公用工程施工總承包壹級、機電設備安裝工程總承包壹級、鋼結構工程專業承包壹級、園林古建筑專業承包壹級、建筑裝飾裝修專業承包壹級等資質。建司六十年來，集團公司秉承“科學管理、文明施工，艱苦奮斗、勇創一流”的企業精神，承擔了荊江分洪、中國第一顆原子彈研制基地、西昌衛星發射中心、陜西彩色顯像管總廠、西安咸陽國際機場等一大批國防及民生重點工程建設任務，為我國經濟建設作出了突出貢獻。同時，企業還走出國門，先后在日本、古巴、蒙古、加納、蘇丹等國家建成了一批名優項目，在海外樹立了良好的企業形象。近年來，集團以建設施工總承包特級資質企業為目標，外抓市場上規模，內抓管理增效益，先后承接了西北第一高——陜西科技信息大廈、漢陽陵外藏坑A段展示廳保護工程等一大批“高、大、精、尖”項目。榮獲“魯班獎”工程1項，國家優質工程5項，國家級文明工地1個，國家AAA級安全文明標準化誠信工地2個，國家質量安全標準化示范工地1個，國家級新技術應用金牌示范工程1個。承建的地電廣場—農行大廈工程榮獲2013—2014年度國家優質工程獎，航天六院流動與力學環境研究試驗廠房工程等3項工程榮獲陜西省優質工程“長安杯”，并建成省級文明工地7個，市級文明工地13個。同時，企業獲得國家專利6項，省級工法9項，QC成果5項，集團公司下屬的技術中心經陜西省科技廳審核，通過了省級企業技術中心的認定。*****集團被陜西省委、省政府授予了“省級文明單位”稱號，在陜西省建筑業協會組織的企業信用等級評審中被授予了“公心”信用等級，被陜西省工商管理局授予了省級“重合同、守信用”企業。7.57.5房間必備物品一覽表文檔文檔序號內容三級接待二級接待一級接待1水果VV2茶葉N3公司歡迎卡NN4礦泉水NNN5日程安排/接待手冊（二選一）NNN6洗漱用品NNN7個性化物品NN備注：需削皮水果請配水果刀文檔文檔7.6住房設施檢查表檢查分工項目檢查內容核查人復查結果酒店檢查項目一、房間設施及衛生衛生間水龍頭、馬桶、浴缸開關漏水口阻塞口損壞□臟亂口熱水器損壞□不通電口不通水口袍、毛巾、浴巾、卷筒紙缺少口通風口滅蚊口客廳門窗開關損壞□桌椅損壞□電話不通口取電卡口臥室被褥、被套、枕套疊放臟亂口未洗口未熨□未折疊口被芯、枕芯未翻曬口睡衣未洗□未熨□未掛口書房燈具不亮□書報缺少□過期書報未清理□物品雜亂□辦公文具不全口無備用

電源插座口陽臺衣架、衣夾缺少□損壞□臟亂口擺放不齊口門窗開關口損壞口地板地毯損壞□不潔口綠色植物枯萎口損壞口二、安全設施消防設施滅火器、防毒面具無法使用□失效口通道電梯阻塞口臟亂口電氣設備不運行□不通電口指示燈不亮口開關失靈口電視電話不通□雜音□圖像不清□頻道少口節目單口網絡設備不能上網口速度慢口損壞口不安全口三、食品飲料礦泉水缺少□變質口水果變質□品種單一口四、洗漱用品公司檢查項目房間朝向□房間位置□房間異味□房間噪音□房間歡迎卡□水果□鮮花口礦泉水口接待手冊口注?檢查項目包括但不P限于上述內容。上述檢查主要適用于—級接待任務，公司接待人員進入房間實地檢查，亦可作為考察接待賓館的設施、服務水平評價標準。7.7就餐地點檢查表餐廳和房間名稱餐廳負責人及聯系方式

一、就餐需配備的項目檢查要求：1、必備項目是否配備齊全；2、配備的物品，擺放的位置是否符合接待要求餐桌臺布/臺花鮮花椅子碗筷刀叉酒杯茶杯茶接待席位卡白酒紅酒啤酒個性化食品飲料毛巾煙灰缸服務人員二、就餐環境檢查檢查要求：1、必備設施設備是否齊全；2、必備設施是否處于良好可用狀態供水系統是否正常電視機圖像是否清晰，遙控是否完好空調（含遙控）工作正常，是否控制在26℃餐廳及衛生間地點是否干凈、防滑空氣是否流通房間是否明亮，燈具是否干凈、完好衛生間物品及配備是否齊全和完好（植物、洗手液、毛巾、紙巾和空氣清新劑、馬桶）餐廳內外是否有噪音餐廳通道是否暢通餐廳大小是否符合要求檢查情況匯總注：上述檢查表供參考，主要適用評價標準，檢查項目包括但不限于檢查人：年月日時分核查人：年月日時分于一級和二級接待。亦可作為考察接待餐廳的上述內容。

7.8會議室檢查表會議地點會議負責人及聯系方式一、檢查場地布置檢查要求：1、必備項目是否配備齊全；2、場地布置是否符合集團公司品牌標識推廣應用管理要求。指示牌會議臺型布置歡迎牌主席臺會議背景橫幅二、檢查相關設施設備檢查要求：1、必備設施是否配備齊全；2、必備設施是否處于良好可用狀態。話筒音箱燈光幻燈空調錄音設備投影播放器衛生間電視電腦插座三、就餐環境檢查檢查要求：1、必備項目是否齊全；2、擺放位置是否規范；3、所用器具是否清潔。座位牌公司信箋茶杯會議資料

普通鉛筆直身玻璃杯、杯墊紙巾瓶裝礦泉水公司簡介會議有關資料其他檢查情況匯總檢查人：年月日時分核查人：年月日時分汪：上述檢查表供參考適用，亦可作為考察會場的評價標準，檢查項目包括但不限于上述內容。7.9重要來賓個人信息一覽表姓名性別出生年月日單位民族職務聯系電話生活習慣愛好來訪時間年月日至年月日視（考）察地點行程安排來訪事由注：此表由承辦部門填寫后交辦公室留存8.接待禮儀接待基本禮儀儀表：面容清潔，衣著得體。舉止：穩重端莊，從容大方。言語：語氣溫和、禮貌文雅。態度：誠懇熱情，不卑不亢。迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候與公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。接受名片時：要以恭敬的態度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。8.1.10送客時：根據身份確定規格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。接待座次安排：關于會議主席臺座次的安排主席臺必須排座次、放名簽，以便領導同志對號