三一重工ERP項目組2006年08月

三一重工ERP項目整體解決方案匯報采購管理分卷目錄實施的總體目標實施的范圍業務流程總圖整體解決方案附件：業務流程清單采購管理實施的總體目標實現集團集中采購模式提高采購計劃的準確性加強采購控制加強采購執行的跟蹤與考核優化采購流程目錄實施的總體目標實施的范圍業務流程總圖整體解決方案附件：業務流程清單采購管理實施的組織范圍采購管理實施的業務范圍采購計劃管理詢報價及供應貨源管理采購訂單管理采購收貨管理結算管理（公司間及與供應商的結算）目錄實施的總體目標實施的范圍業務流程總圖整體解決方案附件：業務流程清單采購管理流程框架目錄實施的總體目標實施的范圍業務流程總圖整體解決方案附件：業務流程清單集團集中采購模式：基礎數據共享現狀：

有需求才建立供應商信息，缺乏對潛在供應商信息的維護與共享工序外協及設備備件各自維護自己的供應商信息，缺乏共享變革：

主動維護潛在供應商信息集團內執行統一的供應商編碼規則根據評估結果維護供應商配額收益：

資源共享主動維護潛在供應商信息，供應商資源實現了共享提高工作效率詢報價單、比價表

集團集中采購模式：商務與物流集中現狀：

長沙地區內實現了商務與物流的集中管理

上、沈、京管理方式分為三種方式：雙集中（商務與物流集中）；單集中（商務集中）；授權采購

方案：

1.系統支持商務與物流職能分開。

2.系統支持各種雙集中、單集中等管理模式收益：

系統支持目前的集中采購模式，并為以后采購模式的變更提供了更大的擴展性。提高采購計劃的準確性現狀與不足：1、能夠制訂分解到周的采購計劃2、制訂采購計劃時參照了MRP的基本原理3、建立了采購計劃反饋和確認機制4、能夠對采購計劃進行分周考核5、物料清單必須手工調用，工作量大且與更改不同步，準確性不夠6、物料清單影響了采購計劃的準確性，計劃必須經物流工程師確認7、沒有系統地解決生產計劃調整問題8、各部門所需的臨時計劃，采購OA方式進行申報，匯總和下達工作量大提高采購計劃的準確性變革：1、采購計劃由計劃推進本部歸口管理，商務本部主要負責采購合同的簽訂和采購計劃的執行2、采購需求通過物料需求計劃自動產生3、系統自動將到期的計劃訂單轉換為采購申請4、系統提供戰略物資采購計劃建議表，提交戰略物資委員會審批5、系統提供了各項采購計劃的考核方法6、系統支持臨時計劃的提交、審批、確認、貨源分配等工作

提高采購計劃的準確性收益：1、采購計劃編制時間縮短2、清單與物料需求計劃同步，采購計劃的準確性大為提高3、保證了采購訂單調整的及時性和合理性。4、采購計劃確認和維護效率得到提高5、計劃考核通過系統自動實現6、臨時計劃的跟催能通過系統實現。不可能漏單執行率增強

加強采購控制現狀與不足：1、詢報價采購手工方式進行2、比價表由手工匯總制作3、建立了嚴格的采購合同評審制度4、采購合同由數據錄入員錄入系統，由合同管理員進行歸檔管理5、供應商評估由通過手工進行6、質量索賠主要由質量工程師負責

加強采購控制解決方案：1、價格的控制:商務與物流的分開，完善詢報價流程2、貨源的控制：完善評估，貨源的計劃性3、配額的控制：事前計劃，事后分析4、收貨的控制：收貨數量與物料的控制5、退貨的控制：完善退貨跟蹤控制收益：

1、對采購價格進行有效的控制2、提高工作效率

3、規范供應商配額管理，提升與優質供應商的關系

加強采購執行的跟蹤與考核：采購訂單現狀：1、使用手工采購訂單。2、跟催結果掌握在物流工程師手中3、訂單的調整主要依靠物流工程師的責任心4、已進行了訂單的審核工作，但沒有規范5、緊急采購沒有規范6、委外加工流程不明確7、采購件退貨與采購材料讓售執行同一流程加強采購執行的跟蹤與考核：采購訂單解決方案：1、所有采購訂單由系統自動轉換2、系統產生長周期采購物料的跟催表3、采購訂單的跟催結果必須在系統中進行維護4、增加了緊急物料采購訂單下達流程5、增加材料讓售流程6、增加了委外加工采購流程7、規范采購件的退貨流程加強采購執行的跟蹤與考核：采購訂單收益：1、所有訂單通過系統下達，規范了訂單的管理、提高了工作效率2、實現了在途信息的共享跟催結果維護異常原因監控3、明確了委外加工處理流程4、規范了采購件退貨流程5、規范了材料讓售流程6、規范了退貨的跟催和處理

優化采購流程：結算現狀：1、報帳由物流工程師進行2、必須填寫報帳單、收貨票據、入庫數據、形式發票、增值稅發票四單匹配3、緊急采購的報帳流程沒有明確4、資金計劃制訂時經驗成分較重，沒能提供有力的系統支持未來系統：1、報帳的單據減少到兩張，應開增值稅發票清單和增值稅發票2、設置一個報帳專干崗位，專門從事采購報帳工作3、系統將產生采購資金計劃建議表收益：1、提高了工作效率2、增加了資金計劃制定的合理性優化采購流程：收貨現狀：1、物流工程師必須將收貨票據送到倉庫2、物流工程師必須跟催入庫驗收的全過程未來系統：1、收貨票據由倉庫打印2、入庫小組驗收時直接錄入系統3、收貨與退貨之差是供應商開票的數量收益：1、提高了工作效率2、工作規范，提高公司知名度附件：業務流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020101供應商主數據維護流程供應商主數據維護流程主要描述了收集、維護供應商主數據的操作過程，它是由供應商評估流程或詢報價流程產生對供應商進行信息維護的需求，由商務工程師確認是新增供應商，然后由質量工程師進行供應商信息收集，并將已收集的信息交數據錄入員錄入到SAP系統。02020201采購計劃下達流程采購計劃制定流程主要描述了采購物料凈需求的計算及采購訂單的確認過程。它首先由系統根據中期生產計劃（SOP）、物料清單（BOM）、和現有庫存狀況、在途庫存狀況、安全儲備等自動計算出來的一個計劃周期內（如6個月等）的物料凈需求（即計劃訂單）；再通過系統自動檢測出哪些計劃訂單已到期，最后由主計劃員將到期的計劃訂單轉化成采購申請，參與貨源分配。02020202戰略物資采購計劃下達流程戰略物資采購計劃下達定流程主要描述了戰略物資凈需求的計算及采購申請的確認過程。它首先由系統根據年度生產大綱、中期生產計劃（SOP）、物料清單（BOM）、和現有庫存狀況、在途庫存狀況、安全儲備等自動計算出來的一個計劃周期內（如6個月等）的物料凈需求（即計劃訂單）；再通過運行系統自動檢測出哪些計劃訂單已到期，打印出戰略物資需求表；由物流工程師修改戰略儲備，經計劃管理專干和業務部長審核、商務總監審批，報戰略儲備委員會批準；最后由主計劃員錄入系統，轉化成采購申請，參與貨源分配。02020203臨時采購計劃下達流程臨時采購計劃下達流程主要描述了臨時物料需求如固定資產、工具、行政辦公用品、及生產性物料的產生及采購申請的確認過程。它首先由需求人員查詢物料代碼，對于沒有物料代碼的物料，必須先執行物料主數據維護流程；再由需求人員錄入系統，通過需求方審批（一級部門第一負責人）；商務本部臨時計劃員確認后，才能參與貨源分配。02020204集團關聯企業采購計劃下達流程集團關聯企業采購計劃下達流程主要描述了集團關聯企業采購計劃的報送及采購申請的確認過程。集團關聯企業報過來的采購計劃，必須是經批準的

“采購計劃申請表”；該計劃由臨時計劃員確認；集團關聯企業報送的采購計劃，原則上都必須帶物料編碼；對于沒有編碼的物料，由臨時計劃員代為申請，執行物料主數據維護流程；“采購計劃申請表”由商務本部臨時計劃員確認后，才能參與貨源分配。

02020205采購計劃跟蹤考核流程采購計劃跟蹤考核流程主要描述了商務本部計劃考核指標的搜集過程。主計劃員在規定的考核周期（如一周、一月）到期后，運行系統中的計劃考核報表，產生《采購計劃執行情況表》、《配件計劃執行情況表》、《臨時計劃執行情況表》、《計劃執行異常情況表》等，形成各類完成情況指標；再由主計劃員對計劃異常情況進行分析，出具《異常原因分析報告》，交物流工程師及相關領導采取措施；最后由主計劃員出具計劃考核報告，提出績效考核建議。業務流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020301詢報價管理流程詢報價管理流程主要描述了詢報價的執行過程，詳細定義了執行詢報價的整個環節。它由商務本部商務工程師，以詢價需求為依據，根據收集的供應商信息，由系統運行得出詢價單，然后通過維護供應商對詢價單的反饋信息，得到供應商比價表，并進行供應商選定。02020302商務合同簽定流程商務合同簽訂流程主要描述了商務合同的簽定過程，詳細定義了商務合同簽定的整個環節。它由商務工程師在確定供應商后，先與供應商擬定合同再按《商務合同評審制度》進行報批，并由合同管理專干將已批準的合同錄入系統，并對合同進行存檔。02020303供應商貨源確定流程供應商貨源確定流程是指在商務合同生效后，數據錄入員根據系統中供應商貨源清單所需信息，將商務合同的相關信息錄入并形成貨源清單。02020304供應商貨源分配流程供應商貨源分配流程主要描述了供應商貨源的分配過程，詳細定義了供應商貨源分配的整個環節。它由物流工程師在采購申請生成后，以貨源清單為基礎，按照配額協議的分配比例，由系統運算得出分配到供應商的貨源分配表。物流工程師在對貨源分配的合理性進行審核后，需對不合理的分配重新指定供應商進行采購，并對無供應商貨源的采購申請進行緊急程度的判別。02020305配額協議確定流程配額協議確定流程主要描述了配額的確立過程，詳細定義了采購配額確立的整個環節。它由商務本部商務工程師根據供應商評估結果，提交供應商配額變更表，經部門主管批準后由數據錄入員錄入系統并由合同管理專干進行存檔。02020306供應商評估流程供應商評估流程主要描述了供應商的評估過程，詳細定義了供應商評估的整個環節。它由商務部門質量工程師，以系統提供的質量、交貨、價格、服務等信息為依據，按照預定的評估計劃，由系統運算出各供應商的評估結果，最后進行批準。業務流程清單流程編碼流程名稱流程描述02020307供應商凍結流程供應商凍結流程主要描述了凍結供應商的處理過程，詳細定義了凍結供應商的整個環節。它來源于供應商評估或重大質量事故需要進行凍結的供應商，并由商務本部質量工程師在SAP系統中進行供應商凍結處理。02020308供應商索賠流程供應商索賠流程主要描述了供應商索賠的實施過程，詳細定義了向供應商索賠的整個環節。它由質量工程師根據質量保證部提供的售后或生產的質量問題，整理成索賠清單，由財務部門對因質量問題所產生的費用進行單獨科目管理，由質量工程師與供應商簽定索賠協議并將索賠協議轉財務部作帳務處理。02020401采購訂單下達流程采購訂單下達流程主要描述了采購訂單的確立過程，詳細定義了采購訂單確立的整個環節。它先由物流工程師根據《02.03.04-供應商貨源分配流程》制定，然后經計劃管理專干審核、業務部長批準，最后由物流工程師打印并下發給供應商。02020402采購訂單調整流程采購訂單調整流程主要描述了生產計劃變更時采購訂單隨之變更的過程。首先，當生產計劃發生變更時，主計劃員運行系統，系統根據變更的生產計劃、物料清單（BOM）等自動運行出一個采購訂單變更申請表；然后，物流工程師根據庫存情況和采購參數（如訂貨批量、安全儲備等），落實采購訂單變更申請表，并聯系供應商進行采購訂單變更。當供應商同意變更時，物流工程師更改采購訂單，并在系統中進行維護，經審批后發給供應商，以滿足生產計劃變更的需要；當供應商不同意變更時，由物流工程師重新進行貨源分配，下達采購訂單，以滿足生產計劃變更的需要。02020403工序外協采購流程工序外協采購流程主要描述了工序外協件的采購過程，定義了從接到工序外協采購申請到物料回司入庫的整個操作環節。本流程的接入流程對工序外協計劃的編制過程進行了規定，即：外協清單由制造部根據產能討論確定并需經事業部總經理批準；外協工序由車間計劃員進行維護；外協計劃隨生產訂單同時下達等。本流程主要分為4個部分：1簽訂商務合同；2辦理出門手續；3跟催外協加工進度；4外協收貨。02020404緊急物料采購訂單下達流程緊急物料采購訂單下達流程主要描述了緊急采購時產生的臨時商務合同的制訂和維護過程。它要求商務工程師根據《02020304供應商貨源分配流程》產生的采購申請，執行《02020301詢報價管理流程》，選定供應商，制訂臨時商務合同并錄入系統。物流工程師根據選定的供應商及臨時商務合同，下達緊急采購訂單。同時，商務工程師按《02020302商務合同簽訂流程》辦理合同審批手續。流程編碼流程名稱流程描述02020405采購跟催流程采購跟催流程主要描述了采購跟催的操作過程，詳細定義了采購跟催的整個環節。它要求物流工程師將跟催中落實的，采購物料在備料、生產、運輸、檢驗、入庫等各環節上的完成時間錄入系統，系統根據采購物料的標準周期與業務員跟催時維護的實際周期進行比較，及時發現采購訂單執行中的異常狀況，盡早采購措施，以確保供應。原則上，物流工程師必須對所有采購物料跟催，但采購跟催流程對長周期采購物料和資源緊張的物料較為適用。02020406采購件退貨流程采購件退貨流程主要描述了采購件退貨的操作過程，詳細定義了采購件退貨操作的整個環節。它由物流工程師每周查詢廢料倉庫的廢料及積壓庫存情況，以商務工程師提供的退貨協議為依據，按照公司出門制度的要求，辦理的退貨。02020407入廠檢驗退貨流程入廠檢驗退貨流程主要描述了檢驗不合物料退貨的操作過程，詳細定義了退貨操作的整個環節。它由物流工程師以系統查詢的退貨信息為依據，在與供應商確認退貨方式后，通過系