工程文件立卷5.1

立卷流程、原則和方法5.1.1立卷應按下列流程進行：1對屬于歸檔范圍的工程文件進行分類，確定歸入案卷的文件材料；2對卷內文件材料進行排列、編目、裝訂（或裝盒）；3排列所有案卷，形成案卷目錄。5.1.2

立卷應遵循下列原則：1立卷應遵循工程文件的自然形成規律和工程專業的特點，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；2工程文件應按不同的形成、整理單位及建設程序，按工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件分別進行立卷，并可根據數量多少組成一卷或多卷；3一項建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程立卷；4不同載體的文件應分別立卷。5.1.3

立卷應采用下列方法：1工程準備階段文件應按建設程序、形成單位等進行立卷；2監理文件應按單位工程、分部工程或專業、階段等進行立卷；3施工文件應按單位工程、分部（分項）工程進行立卷；4竣工圖應按單位工程分專業進行立卷；5

竣工驗收文件應按單位工程分專業進行立卷；6電子文件立卷時，每個工程（項目）應建立多級文件夾，應與紙質文件在案卷設置上一致，并應建立相應的標識關系；7聲像資料應按建設工程各階段立卷，重大事件及重要活動的聲像資料應按專題立卷，聲像檔案與紙質檔案應建立相應的標識關系。5.1.4施工文件的立卷應符合下列要求：1專業承（分）包施工的分部、子分部（分項）工程應分別單獨立卷；2室外工程應按室外建筑環境和室外安裝工程單獨立卷；3當施工文件中部分內容不能按一個單位工程分類立卷時，可按建設工程立卷。5.1.5不同幅面的工程圖紙，應統一折疊成A4幅面（297mm×210mm）。應圖面朝內，首先沿標題欄的短邊方向以W形折疊，然后再沿標題欄的長邊方向以W形折疊，并使標題欄露在外面。5.1.6案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm，圖紙卷厚度不宜超過50mm。5.1.7案卷內不應有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。5.1.8建設工程電子文件的組織和排序可按紙質文件進行。5.2

卷內文件排列5.2.1

卷內文件應按本規范附錄A和附錄B的類別和順序排列。5.2.2文字材料應按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不應分開，并應按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。5.2.3

圖紙應按專業排列，同專業圖紙應按圖號順序排列。5.2.4

當案卷內既有文字材料又有圖紙時，文字材料應排在前面，圖紙應排在后面。5.3

案卷編目5.3.1

編制卷內文件頁號應符合下列規定：1

卷內文件均應按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2

頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3

成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。4

案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。5.3.2

卷內目錄的編制應符合下列規定：1

卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，式樣宜符合本規范附錄C的要求。2

序號應以一份文件為單位編寫，用阿拉伯數字從1依次標注；3

責任者應填寫文件的直接形成單位或個人。有多個責任者時，應選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4

文件編號應填寫文件形成單位的發文號或圖紙的圖號，或設備、項目代號。5

文件題名應填寫文件標題的全稱。當文件無標題時，應根據內容擬寫標題，擬寫標題外應加“[]”符號。6

日期應填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖應填寫編制日期。日期中“年”應用四位數字表示，“月”和“日”應分別用兩位數字表示。7頁次應填寫文件在卷內所排的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號。8備注應填寫需要說明的問題。5.3.3

卷內備考表的編制應符合下列規定：1

卷內備考表應排列在卷內文件的尾頁之后，式樣宜符合本規范附錄D的要求；2

卷內備考表應標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數或照片張數及立卷單位對案卷情況的說明；3立卷單位的立卷人和審核人應在卷內備考表上簽名；年、月、日應按立卷、審核時間填寫。5.3.4

案卷封面的編制應符合下列規定：1

案卷封面應印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面形式。案卷封面的式樣宜符合本規范附錄E的要求。2

案卷封面的內容應包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總量、本案卷在該工程案卷總量中的排序。3

檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。4

案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。5

編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。6

起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。7

保管期限應根據卷內文件的保存價值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當同一案卷內有不同保管期限的文件時，該案卷保管期限應從長。8

密級應在絕密、機密、秘密三個級別中選擇劃定。當同一案卷內有不同密級的文件時，應以高密級為本卷密級。5.3.5編寫案卷題名，應符合下列規定：1建筑工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業名稱及卷內文件概要等內容；當房屋建筑有地名管理機構批準的名稱或正式名稱時，應以正式名稱為工程名稱，建設單位名稱可省略；必要時可增加工程地址內容；2道路、橋梁工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、分部工程或專業名稱及卷內文件概要等內容；必要時可增加工程地址內容；3地下管線工程案卷題名應包括工程名稱（含單位工程名稱）、專業管線名稱和卷內文件概要等內容；必要時可增加工程地址內容；4卷內文件概要應符合本規范附錄A中所列案卷內容（標題）的要求；5外文資料的題名及主要內容應譯成中文。5.3.6案卷脊背應由檔號、案卷題名構成，由檔案保管單位填寫；式樣宜符合本規范附錄F的規定。5.3.7

卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面宜采用70g以上白色書寫紙制作，幅面應統一采用A4幅面。5.4

案卷裝訂與裝具5.4.1

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時不應破壞文件的內容，并應保持整齊、牢固，便于保管和利用。5.4.2

案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式，并應符合下列規定：1

卷盒的外表尺寸應為310mmⅹ220mm，厚度可為20、30、40、50mm。2

卷夾的外表尺寸應為310mmⅹ220mm，厚度宜為20mm～30mm