Word/Excel2007在文秘與人力資源管理中的應用第6章數據管理本章內容數據管理在人力資源中包括對員工工資的數據管理和員工信息的數據管理，主要是通過運用Excel2007提供的相關功能將一些零散的數據進行整合，使其變為有序的數據，這樣人力資源部才能夠準確地統計出員工的工資，及時地掌握本公司員工的信息。制作培訓成績統計分析表 制作合同管理表表制作員工考勤統計表制作員工年假統計表制作員工請假記錄表 制作員工加班統計表制作銷售提成統計表制作福利統計表制作員工績效考核表制作員工月度工資表制作員工工資條6.1制作培訓成績統計分析表案例背景公司每次組織培訓結束后，都會組織員工參加考試以檢測培訓時所學的內容，考試結束后要及時將員工的培訓成績進行匯總，并將培訓結果進行保存。人民郵電出版社最終效果及關鍵知識點人民郵電出版社6.1.1制作培訓成績統計分析表6.1.2排名員工成績匯總得到員工的培訓成績后，為了能更直觀地了解員工的培訓學習情況，可以對結果進行排名。6.1.3美化工作表培訓成績統計分析表制作完成后，用戶可以按照第5章介紹的方法來設置表格的字體格式、對齊方式等來美化工作表。6.2制作合同管理表案例背景合同管理是人力資源管理部的重要日常工作。在企業中新員工要簽訂試用合同，員工轉正后要簽訂正式合同，對合同已經到期的老員工要進行續簽合同，使用Excel可以方便、靈活地管理合同。最終效果及關鍵知識點6.2.1制作試用期合同管理表新聘用的員工要簽訂試用合同，如果員工的試用期到期，可以使用Excel提供的提醒功能來提醒部門人員對試用期的員工的去與留做一個決定。1.設計試用期合同管理表2.計算試用期到期日計算試用期到期日，可以使用EDATE函數，該函數的用途是返回一串日期，指示起始日期之前/之后的月數。3.設置試用期提前提醒計算出新員工的試用期到期日后，用戶可以使用篩選和條件格式來設置試用期到期日提醒的顯示效果。6.2.2制作正式合同管理表在企業中，不僅要更新員工簽訂的正式合同，還要對合同已經到期的老員工續簽合同。對合同的管理主要包括計算合同到期日和合同到期提前提醒。1.設計合同管理表2.計算合同到期日計算合同到期日與計算試用期合同到期日的計算方法一樣。3.設置合同提前提醒用戶同樣可以使用自動篩選和條件格式來實現合同的提前提醒功能。6.3制作員工考勤統計表案例背景在企業日常的員工管理中，考勤是一項十分重要的內容，是為員工統計工資的重要依據，為此用戶可以根據需要制定一些相關的表格來記錄并統計員工的出勤情況。最終效果及關鍵知識點6.3.1創建員工考勤表創建員工出勤統計表最終是為了統計員工的工資，首先用戶要創建一個“工資管理系統”工作簿，然后在其中創建員工出勤統計表。6.3.2凍結窗格由于“考勤表”中的行數比較多，為了使用戶能更清晰地瀏覽員工的出勤信息，可以使用Excel2007提供的“凍結窗格”的功能將該工作表中的表格標題和列標題凍結在屏幕上。6.3.3標記遲到和早退信息制作員工考勤表完成后，用戶可以使用符號標記出員工是否遲到或者早退，以便于進行考勤統計。

6.3.4統計請假、遲到及早退次數用戶可以根據符號標記來統計遲到及早退次數，同樣可以根據工作表中“請假”文本的個數來統計請假的次數。6.3.5統計請假及公休天數6.3.6統計出勤信息前面介紹的是統計每個員工每天的出勤情況，為了以后方便計算員工工資，這里將同一個月份的所有員工的出勤情況整合到一個工作表中。6.3.7批量隱藏和取消隱藏工作表由于在“工資管理系統”工作簿中創建的員工考勤表很多，以后不方便查找其他的工作表，這里用戶可以只保留最后創建的“考勤統計表”，將其他的員工考勤表隱藏起來。1.批量隱藏工作表2.批量取消隱藏工作表6.4制作員工年假統計表案例背景公司的人力資源部要嚴格按照國家規定的員工休假的相關規定，并根據員工的工齡計算員工的年休假天數。具體按照公司《公司行政管理制度手冊》中關于“假期及工資規定”來執行。最終效果及關鍵知識點6.4.1創建工作表前面介紹了員工考勤的相關表格的制作及數據管理方法，下面介紹在工資管理系統中制作“員工年假統計表”的方法。6.4.2計算年假天數6.5制作員工請假記錄表案例背景公司可以按月份制作員工請假記錄表，然后在該表中以日期為序記錄員工的請假信息，并在月末對該月員工的請假記錄進行排序及分類匯總。最終效果及關鍵知識點6.5.1創建基本工作表6.5.2排序請假記錄使用員工姓名對請假記錄進行排序，可以將同一員工當月請假的所有記錄排列在一起，這樣便于查看。6.5.3分類匯總請假記錄要按員工姓名對請假記錄進行分類匯總，則需在按員工姓名對請假記錄進行排序的前提下才可以進行。6.6制作員工加班統計表案例背景公司有時因業務需要可能存在加班現象，員工的加班時間也是通過公司打卡機記錄的，用戶可以從出勤統計表中提取員工的加班時間。最終效果及關鍵知識點6.6.1創建員工加班統計表1.創建基本工作表2.定義單元格區域名稱3.輸入表格內容6.6.2插入批注為了增強工作表的可讀性，可以在需要添加注釋的單元格中插入批注來說明。1.添加批注2.編輯批注批注添加完畢后，用戶還可以對其進行修改編輯操作。3.顯示或隱藏批注用戶可以根據需要在工作表中顯示或隱藏插入的批注6.6.3計算加班時間和加班費對于超出正常工作時間范圍的加班時間，公司要付給員工加班費，這就需要統計員工一個月內的加班時間，并按照一定的標準計算加班費。1.計算加班時間2.計算加班費6.7制作銷售提成統計表案例背景公司通常要對全體員工進行績效考核，對銷售部的員工還進行銷售績效考核，即按照不同的提成比例來計算銷售提成。最終效果及關鍵知識點6.7.1制作銷售提成統計表在制作銷售提成統計表時，要制作一個銷售提成比例表，以便于計算員工的銷售提成。6.7.2運用函數計算銷售提成1.單元格的引用在運用函數計算銷售提成時要用到單元格的引用，單元格的引用主要包括相對引用、絕對引用和混合引用3種。2.使用VLOOKUP函數查找提成比例3.使用ROUND函數計算提成金額6.8制作福利統計表案例背景為了提高員工的生活水平，公司通常都給員工發放各種福利，包括住房補貼、交通補貼及伙食補貼等，這些福利以工資的形式一起發放。最終效果及關鍵知識點6.8.1創建福利統計表6.8.2使用自動篩選功能填充數據公司給各部門發放的福利有的是統一的，例如，住房補貼、交通補貼和伙食補貼，有的是根據各部門實際的情況而定，例如，話費補貼。如果用戶依次輸入數據會比較麻煩，這里可以使用Excel提供的自動篩選功能來快捷、準確地填充相應的數據。6.9制作員工績效考核表案例背景采用績效工資的形式可以加強企業的管理，更大地激發員工的工作熱情。本節介紹使用Excel進行績效考核計算查詢的方法。最終效果及關鍵知識點6.9.1制作考核等級標準表6.9.2制作員工績效考核表1.查找績效獎金2.使用函數查詢考核結果使用查找與引用函數可以實現對數據的查詢功能。本小節介紹如何使用MATCH函數和INDEX函數實現一對一的查詢功能。6.10制作員工月度工資表案例背景在一個公司中，每個月人力資源部都需要統計員工的月度工資。月度工資一般包括考勤情況、福利、績效獎金、加班費及代繳保險代繳個人所得稅等項目，因此利用Excel2007進行工資計算會大大地提高工作的效率。最終效果及關鍵知識點6.10.1制作計算比率表在統計員工的月度工資時，公司要代繳保險和代繳個人所得稅，因此需要在“工資管理系統”工作簿中先制作一個計算比率表，其中包括社會保險及公積金的扣繳比例、個人所得稅稅率表。6.10.2制作員工月度工資表使用Excel2007可以很方便地制作一個員工工資表，本小節主要介紹如何在工資表中輸入數據及輸入基本的計算公式。1.制作員工工資表2.跨表引用數據員工月度工資表中的相關數據經常需要引用其他工作表中的數據，對于數據的引用主要分為相對引用、絕對引用和混合引用，用戶可以根據實際需要來選擇合適的引用方式。3.輸入基本計算公式在工資表中使用的基本計算公式比較簡單。4.計算社會保險及個人所得稅按照相關法律的規定，當員工的工資超過一定標準時應當繳納個人所得稅，這部分稅款一般由企業來代扣代繳，而社會保險等金額則在稅前扣除。5.顯示或隱藏列用戶可以通過Excel2007提供的“創建組合”的功能來對工作表的一列或幾列創建一個組合，然后根據需要來確定顯示列還是隱藏列。6.11制作員工工資條案例背景在發放工資時，經常需要將工資表打印成工資條，然后發放給員工。如果使用手工將工資表轉換為工資條是一件非常繁瑣的事情。本節介紹如何在Excel2007中使用排序法和函數公式法快速地制作工資條。最終效果及關鍵知識點6.11.1使用排序法制作工資條6.11.2使用函數制作工資條6.12員工信息查詢案例背景人事信息數據表記錄了全部員工的基本信息，在員工比較多的情況下，如果需要查找某一位員工的信息就會比較麻煩，而且每位員工的信息都是以記錄行存在的，也不夠直觀，這時如果能以“卡片”的形式查看某一位員工的信息就方便多了。最終效果及關鍵知識點6.12.1模糊查找數據用戶有時可能需要查找一些有規律的數據，例如查找姓陳的人名，包含“1988”的身份證號碼。這時就不能進行完全匹配目標內容的精確查找了，但可以使用通配符進行模糊查找。6.12.2插入圖片為了更好地管理員工信息，可以在員工的信息表中插入員工照片。6.12.3定義名稱在公式中除了可以引用單元格位置外，還可以使用單元格名稱參與計算。通過給單元格或單元格區域等定義名稱，會比引用單元格位置更加直觀、更加容易理解。1.定義名稱的方法2.編輯名稱名稱定義完畢，用戶還可以對名稱進行修改和刪除操作。為了方便查看名稱，還可以創建一個名稱表格來顯示所有的名稱及其引用的內容。6.12.4建立員工信息卡片為了方便查看某一位員工的信息，可以建立一個員工卡片表格，然后選擇工號或姓名即可自動地顯示該員工的所有信息，還可以將此卡片打印出來，以便存檔。1.輸入基本數據2.設置文本方向默認情況下，用戶在單元格中輸入文本后都是水平顯示的。如果需要文本能夠豎排顯示，就需要重新對單元格進行設置。3.創建下拉列表使用【數據驗證】對話框可以在單元格中創建下拉列表，這樣用戶只需在下拉列表中進行選擇即可完成輸入。4.使用函數引用數據前面介紹了ISERROR和VLOOKUP函數的功能及相關用法，這里不再一一介紹。5.自動更新員工照片下面介紹如何使用MATCH和OFFSET函數創建動態名稱，并運用復制粘貼功能來實現員工照片的自動更新。6.隱藏空白區域對于不需要的空白行或列，用戶可以將其隱藏起來。6.13創建人事信息網頁案例背景為了構建一個信息共享或交流平臺，可以建立一個企業內部網站。對于不懂HTML語言和某種腳本語言的用戶，同樣可以使用Office系列軟件提供的功能將Office文檔保存為網頁形式，以便在局域網中發布。最終效果及關鍵知識點6.13.1使用超鏈接Excel2007提供有很多網絡功能，例如在工作表中建立超鏈接，然后單擊該超鏈接就