物業檔案管理手冊培訓主講：董新梅支持單位：鄭州新世紀物業服務有限公司目錄物業管理檔案的概述物業管理檔案的收集物業管理檔案的整理物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀目錄物業管理檔案的登記、檢索與利用物業管理檔案室的標準物業管理檔案相關制度新技術的應用第一章物業管理檔案概述目錄

第三節

第二節

第四節

第一節物業管理檔案的含義物業管理檔案的分類物業管理檔案的屬性物業管理檔案的重要性2.物業服務的重要依據3.開展物業服務的前提和基礎4.開展物業研究的基本素材檔案的重要性1、憑證作用第一節：物業管理檔案的重要性第一章1.物業管理檔案具有一定的憑證作用。重要性【1】第一章第一節：物業管理檔案的重要性重要性【2】2.物業本身的檔案是物業服務的重要依據。第一章第一節：物業管理檔案的重要性重要性【3】3.物業業主或使用人的檔案是開展物業服務的前提和基礎。第一章第一節：物業管理檔案的重要性重要性【4】4.物業管理檔案是開展物業服務研究的基本素材。第一章第一節：物業管理檔案的重要性9、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3重要性【1】第二節：物業管理檔案的含義物業管理檔案：是指物業在開發和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來的以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式或載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內容。第一章9、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3第二節：物業管理檔案的含義第一章物業管理檔案包括兩個部分

物業業主或使用人的檔案，包括業主或使用人的姓名、家庭結構、聯系方式等2

物業本身的檔案，包括開發建設過程的記錄和物業服務企業接管后對物業進行維修養護和更新改造的記錄1重要性【1】第三節：物業管理檔案的屬性1本質屬性2一般屬性

物業管理檔案的本質屬性即原始記錄性，是構成檔案憑證價值的基礎。如、監控記錄、水質檢測報告、電梯年檢報告等。

物業管理檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性，這些屬性構成其一般價值即參考價值的基礎。如：業主信息、社區文化活動記錄、業主滿意度信息等。第一章重要性【1】1991年7月4日國家檔案局發布《工業企業檔案分類試行規則》第一章第四節：物業管理檔案的分類重要性【1】第一章第四節：物業管理檔案的分類物業服務企業檔案分類行政管理人力資源品質管理工程管理物業服務經營管理市場拓展品牌管理財務管理維修資金基礎管理房屋共用設施設備公共秩序保潔服務綠化管理客戶服務精神文明建設管理效益重要性【1】第一章第四節：物業管理檔案的分類第二章物業管理檔案的整理目錄物業管理檔案術語第一節物業管理檔案的立卷和編制第二節重要性【1】第一節：物業管理檔案術語一、背脊

檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。第一節：物業管理檔案術語二、檔號重要性【1】1全宗號2案卷目錄號

檔案館給定立檔單位（物業公司）的編號。全宗內案卷所屬目錄的代碼。3案卷號案卷排列的順序號。

第一節：物業管理檔案術語三、全宗號、案卷目錄號、案卷號重要性【1】第二節：物業管理檔案的立卷和編制編制案卷目錄立卷卷內文件整理立卷：就是將若干互有聯系的檔案文件組合成案卷，應依據檔案來源、時間、題目、內容等對檔案進行分類立卷。卷內文件整理：卷內文件的排列和編號，填寫卷內文件目錄，填寫檔案封面、封底，裝訂成冊，立卷成盒。編制案卷目錄：將成盒后的檔案按檔號排列并裝入檔案柜第二章第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二章卷內文件的整理1.卷內文件的排列和編號

頁號一律使用阿拉伯數字，字體要端正、清楚。建議頁號正面編號在右下角，背面編在左下角重要性【1】?裝訂形式卷內目錄質量記錄（表單）序文件名稱頁次備注第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二章2.填寫卷內文件目錄重要性【1】?不裝訂形式卷內目錄序文件名稱頁數備注質量記錄（表單）第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二章2.填寫卷內文件目錄重要性【1】?效果圖檔案封面、卷內備考表第二節：物業管理檔案的立卷和編制3.填寫檔案封面、卷內備考表重要性【1】?效果圖第二章第二節：物業管理檔案的立卷和編制4.裝訂成冊重要性【1】第二節：物業管理檔案的立卷和編制4.裝訂成冊——所需工具第二章重要性【1】牛皮紙檔案盒檔案盒標準：檔案盒封面及檔案盒要求第二節：物業管理檔案的立卷和編制5.立卷成盒第二章重要性【1】第二節：物業管理檔案的立卷和編制編制案卷目錄1.將成盒后的檔案按當好排列并裝入檔案柜第二章重要性【1】?

檔案總目錄質量記錄（表單）序號登記日期安卷目錄號編制單位數量備注1第二節：物業管理檔案的立卷和編制2.整理檔案總目錄第二章重要性【1】?

檔案分目錄質量記錄（表單）序號登記日期檔號案卷提名編制單位數量備注第二節：物業管理檔案的立卷和編制3.整理檔案分目錄第二章第二節：物業管理檔案的立卷和編制第二章第三章物業管理檔案的鑒定、保管與銷毀目錄

第二節

第一節

第三節物業管理檔案的鑒定物業管理檔案的銷毀物業管理檔案的保管重要性【1】第一節：物業管理檔案的鑒定

物業管理檔案的鑒定是指對物業管理檔案的保存價值進行鑒定，鑒別檔案價值的大小，確定檔案保管的期限，決定檔案的存毀取舍。期限劃分標準1永久保存的檔案

檔案保管期限分為永久、定期（長期、短期），保管期限在50年以上的檔案為永久保管檔案，保管期限在15—50年（包括15年和50年）之間的檔案為長期保管檔案，保管期限在15年以下檔案的為短期保管檔案。

凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；如：開發移交資料、物業交接資料、業主檔案、文件規定需永久保存的質量記錄等。第三章重要性【1】2長期保存的檔案3短期保存的檔案

凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管；如：公司參加重大外事活動形成的文件材料、公司重要業務問題的文件材料，各種重要的調查報告、情況反映、公司獲省級及省級以上表彰的文件材料等以及文件規定需長期保存的質量記錄。

凡是在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料，列為短期保管；如：公司一般的調查報告、一般性工作通知，事務性有參考價值的文件材料、公司開展勞動競賽、文體活動的文件材料、各類培訓通知等以及文件規定。第一節：物業管理檔案的鑒定第三章重要性【1】檔案室要有專人負責，定期進行巡視檢查。

檔案庫房、柜架應堅固，柜、架排架方法要科學和便于查找。

底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，認真檢查其修改、補充等情況。底圖存放以平放為宜。檔案的保管保護第二節：物業管理檔案的保管第三章

物業管理檔案保管工作的基本原則為：分類保管，以保管為宗旨，以利用為目的，以防為主，防治結合。檔案的保管保護第二節：物業管理檔案的保管第三章7

定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，發現問題要查明原因，保存依據。接收檔案必須認真驗收，并辦理接交手續。電子文檔的保存

縮微膠片、照片、磁帶等的保管，存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。重要性【1】?文件銷毀申請單質量記錄（表單）序號文件編號文件名稱版本/版次銷毀原因申請人：審核人：批準人：2.文件銷毀申請單第三節：物業管理檔案的銷毀表單代號：第三章第四章物業管理檔案的登記、檢索與利用目錄物業管理檔案的登記第一節物業管理檔案的檢索與利用第二節重要性【1】第四章第一節：物業管理檔案的登記物業管理檔案登記主要分為：檔案狀況登記和檔案工作登記檔案狀況登記

是對物業管理檔案的數量、存在、保管狀態及變化等基本情況的登記。檔案工作登記

是對涉及檔案管理過程中發生的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、利用情況等的記錄重要性【1】第四章第二節：物業管理檔案的檢索與利用

物業管理檔案的檢索指檔案管理人員將檔案室內所藏檔案材料信息進行系統儲存，編制成為各種檢索工具，建立檔案檢索系統，并通過它查找所需檔案的一項工作電子介質檔案的檢索紙介質檔案的檢索第四章第二節：物業管理檔案的檢索與利用紙介質檔案的檢索第四章第二節：物業管理檔案的檢索與利用電子介質檔案的檢索第四章第二節：物業管理檔案的檢索與利用物業管理檔案的利用方式

物業管理檔案的利用檔案室（館）通過一定方式使檔案資料直接為用戶服務的工作，是實現檔案價值、發揮檔案作用的途徑。

提供檔案原件，可以設立專門的閱覽室供檔案利用者在室內閱讀檔案，也可以根據規定將原件外借.提供檔案復印件，包括制發檔案復制品，出版或印發檔案文件匯編等、檔案咨詢服務等.基本方式電子化方式：電子檔案提供利用主要是利用電子計算機軟件平臺來開展，主要方式有：計算機系統直接利用、提供儲存載體的拷貝、通訊傳輸和網絡服務等。電子化方式第五章新技術的應用物業檔案信息數字化

一、

將現有的紙質檔案，通過掃描、數碼相機等技術手轉化為電子文檔，建立“電子檔案數據庫，并建立檔案查詢網站”。二、

將現有電子文件通過相應的歸檔手段進行歸檔，納入統一電子檔案數據庫管理。既包括存儲于個人電腦中的各類文件、表單，也包括存儲于各種軟件、服務器、云端中的物業服務記錄。第五章物業檔案信息數字化三原則1、

實用性原則2、

規范性原則3、

安全性原則第五章9、人的價值，在招收誘惑的一瞬間被決定。03-2月-2303-2月-23Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。***2/3/20234:48:56PM11、人總是珍惜為得到。03-2月-23**Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。***Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯的事來懲罰自己。03-2月-2303-2月-23**03February202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月2023**03-2月-2315、一個人炫耀什么，說明他內心缺少什么。。二月23*03-