公文寫作與處理機關公文寫作

一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結構與格式四、公文寫作的基本要求五、行文規則六、公文寫作的語言運用一、公文的功能（一）公文的涵義與特點公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與社會組織在公務活動中為行使職權、實施管理而制作的具有法定效用和規范體式的書面文字材料（包括電報，下同），是傳達和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，指示答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。

公文分類按公務文書的自身性質及使用范圍，可以把我國現行的公務文書分為兩大類：

1．通用文書（1）法定公文（2）事務文書

2．專用文書財經文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等

公文的特點鮮明的政策性法定的權威性體式的規范性特定的時限性語言的平實性(二）公文的作用（功能）法規功能。公文是發布法律、法規、規章以及規范性文件的有效形式。指導功能。公文是上級機關對下級進行指導工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機關之間橫向聯系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實記錄。

斯大林《馬克思主義與語言學問題》

“生產的繼續發展，階級的出現，國家的產生，國家管理工作需要比較有條理的文書”。

（三）公文寫作與公文處理的意義

.人們對它的認識（偉人說）

“一字入公文，九牛拔不出”

“筆下有財產萬千，筆下有人命關天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽忠奸”。

.人們對它的認識（行家說）

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機關工作的紐帶領導工作的助手保密工作的重要環節檔案工作的基礎

公文寫作與公文處理的意義

.從法人單位的角度看是組織領導水平的客觀反映；是塑造單位形象的窗口；是工作效率和工作質量的真實寫照。二、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以表明公文的性質、適用范圍和作者職能權限以及制發公文的目的要求等。行政機關的13種主要公文：（一）命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴令、動員令、通令、手令等。我們最常用到的是公布令、任免令。

命令（令）一般由標題（包括發文機關、事由、文種）、發文字號、正文、簽發人、日期等幾個主要部分。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定可以分為：法則性決定、重大事項決定、機構、人事決定、具體工作決定。

決定的一般結構：

決定一般由標題（包括發文機關、事由、文種）、受文單位、正文、發文機關、日期等幾個主要部分。如：國務院關于授予巴金“人民作家”榮譽稱號的決定。XXX關于XXXXXX的決定

XXX：

（依據、目的、意義、基本情況）XXXXXXXXXXXX。（決定事項）XXXXXX。（號召要求）XXXXXX。

參看實例決定.doc（三）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。發文機關級別較高（多為省、部級以上機關）。發布的方式一般不張貼，而是通過通訊社、電臺、報刊等。如：中華人民共和國國家發展和改革委員會公告2004年第5號（四）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。注意不要把通告寫成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機關單位都可以發布通告，內容有時具有專門性（如銀行、交通方面的），事項可以一般化。發布方式多種多樣，可張貼，也可以報刊、電臺發布。報紙發布可以省略日期，因報紙有日期。（五）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。通知屬發布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關單位有關人員，所以叫它“限知性”公文。它的發布方式，多是內部印發張貼，有的也可以公開張貼或公開發表于電臺、報刊。

通知的種類有：

1．發布性通知。用于發布法規規章。

2．批轉性通知。用于批轉或轉發文件。

3．事項性通知。用于告知某一事項，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發文號。一般會議的通知屬日常事務文書，用得最多，標題可以只寫“通知“二字，不編發文號。

4．任免通知。如：關于香港特別行政區政府曾蔭培等2人職務任免的通知。

5．指示性通知。對下級機關有所指示，如認為其內容不宜用命令或指示發布的，可以用“通知”發布。寫作通知的結構一般性通知的結構：轉發XX關于XX

XX的通知

XXXX：wo

現將XXXX”關于XX的通知“(文號)轉發給你們，請遵照執行。

X年X月X日

會議通知的結構：關于召開XX會議的通知

XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實XXXX等問題，請你單位XX準時出席。

X年X月X日

通知任免通知的結構（1）：關于XXX任職的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

X年X月X日

任免通知的結構（2）：關于XX等同志職務任免的通知

XXX：

經研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長職務。

X年X月X日

參看實例通知.doc（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通報多限在機關體系內部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚和通報重要情況。

通報有三種：

通報1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內容；表揚先進典型、介紹先進經驗的，正文應包括事跡、經驗、決定等內容。如：國務院關于表彰國家科委等單位長年深入基層開展扶貧工作的通報。表彰性通報的結構：關于表彰XXXX的通報

XXX：

XXXX（表彰事實、背景），XX（意義）現決定對XXXX予以通報表彰。

XXXXX（號召）

X年X月X日通報批評性通報的結構：關于XX擅自XX的通報

XXXX：

XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批評性通報。批評事故，正文要包括經過情況、原因和決定（包括防止辦法）；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。通報批評性通報的關于XX擅自XX的通報

XXXX：

XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日工作通報的結構：關于XX年XX工作的通報

XXX：

XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績和問題）。

XXXXX（要求）。

X年X月X日3．工作情況通報。傳達重要情況和要各機關知道的事項。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關于全省林業大檢查的情況通報。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。格式包括標題（發文機關、事由、文種都不能省略）、原由、事項、結語（用“提請審議”字樣結尾）。如：國務院關于提請審議《中華人民共和國勞動法（草案）》的議案。

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。如：關于農村中小學教育收費專項檢查情況的報告。

格式：包括標題、原由、事項、結語（用“特此報告”、“專此報告”字樣結尾）。類別：綜合報告、專題報告（八）報告

報告

1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據，以便上級了解和指導。

綜合報告的結構：關于XXXXXX的報告

XXXX：

XXXX（情況或依據）。

XXXXXXXX（說明）。

XXXXX（結論或設想）。特此報告

X年X月X日專題報告的結構（1）：關于XX事故的報告

XXXX：

XXXX（事故經過）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調查及事故原因）。

XXXX（經驗教訓和措施）

XXXX（請求處分）特此報告

X年X月X日專題報告的結構（2）：關于報送XX建議的報告

XXXX：

XXX（事實）。

XXXXX（建議的依據）。

XXXXX（建議內容及說明）。

現將XX建議報上，請審閱。

特此報告

X年X月X日報告2.專題報告：反映某項工作和問題，新的舉措和設想，要求上級了解或指導。（九）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

請示的結構請示：包括標題、原由、事項、要求（結尾）。標題一般由事由和文種構成。原由應有理有據、具體明白。事項應具體，如需要多少錢、多少人等。結尾應寫上“以上請示，請批復”、“以上請示，請審批”等專用公文術語。“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。請示的結構：關于XXXXXX的請示

XXXX：

XXXX（請示緣由和請示事項）。

XXXX（提出意見供上級判斷、決策）。妥否，請批示。

X年X月X日

（聯系人：XX

電話：0551-XX）必須一文一事不能一文數事必須事先請示,不能先斬后奏標題不要寫成請示報告語氣平氣懇切材料真實理由充分、要求明確向主管部門請示，不能越級請示

請示的注意事項參看實例請示.doc區別點請示報告性質呈批性陳述性目的請求指示和批準匯報工作、反映情況時間只能事前事前、事中、事后均可內容只能一文一事可多事報、一事報處理必須答復閱存，可不答復結尾妥否，請批示特此報告，請審閱

請示與報告的區別報告的特點行文的單向性表達的陳述性（十）批復批復的適用范圍：適用于答復下級機關的請示事項。寫批復應注意：批復是上級機關對下級機關請示的答復。批復意見要明確，如不同意，要寫出不同意的理據，如部分同意，部分不同意，要分別寫出意見。不要模棱兩可，含混不清。批復的結構：關于XXXXXX的批復

XXXX：

你XX“關于XXXX的請示”﹝2003﹞3號）收悉。現批復如下：

XXXXX（答復問題）。

X年X月X日

批復格式要求：

1．標題。寫成“關于×××的批復”或者“×××關于×××的批復”。如：國務院關于同意廣東省設立茂名市茂港區的批復（國函〔2001〕11號）

2．原由。應用類似“你省《關于茂名市設置茂港區的請示》（粵府〔2000〕38號）收悉”、“你局《關于上報信宜市第三中學擴建項目可行性研究報告的請示》（信計字〔2003〕132號）收悉”作為原由。批復的結構：關于XXXXXX的批復

XXXX：

你XX“關于XXXX的請示”﹝2003﹞3號）收悉。現批復如下：

XXXXX（答復問題）。

X年X月X日

關于“批示”：與“批復”相近又直接有關的是“批示”。它是機關領導人對文件處理所批的意見。應該寫在批示單上，有時批在文頭空白處。一般很簡單，如：“同意”、“中肯”、“送×××同志閱處”等，不單獨行文。內容多的往往據以起草為“批復”或“通知”等公文，但有時也以“批示”發文。“批示”因是隨文而發，其寫法除了開頭不必寫是關于何文的批示外，基本與“批復”相同。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理，須經上級批轉。所提意見如涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致意見時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽報請上級機關決定。上級機關應對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。

作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。

作為平行文，提出的意見供對方參考。意見格式要求：

1．標題。一般采用“發文機關+事由+文種”的模式。如：中共中央國務院關于做好2001年農業和農村工作的意見。

2．原由。講明發布意見的背景和根據。

3．事由。具體對工作指導的辦法和措施。

4．結尾。一般為提出要求。意見的結構：關于XXXXXX的意見

XXXX：

XXXX（提出問題或依據），現就XX問題提出以下意見：

XXXXX（見解或辦法）。

XXXXX

（注意事項、預測前景、補充說明、實施要求，此部分亦可省略）如無不妥，請轉發各地施行。

X年X月X日（十二）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復函。函的格式（在信函式格式中提到）與書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。參看實例函.doc

函的主要結構：函的結構（1）：

安徽省交通廳

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皖交函〔2006〕1號關于轉送XXXXXX的函財政廳：

現將《XXXXXX》轉送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結構（2）：

安徽省交通廳

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皖交函〔2006〕1號

關于XXXXXX的復函省政府辦公廳：

現將《XXXXXX》報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

1．函頭。印有“名頭”的發函紙，單編發函號，“發文字號”中加“函”字。函號在武文線下一行標識。（注意：文號有函字的不一定都是“函”，如國務院的批復用“國函”字樣）信函式格式與便箋頭比較函的主要結構：

2．標題。有兩種寫法：機關＋事由＋復函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復函。標題在函號下空一行居中標

3．上款。受函機關或領導人。

4．正文。“發函”大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協助為盼”，“望準予××是荷”，“望能同意”，“請即函復”，“盼復”，“望早日函告”等。“復函”與“批復”類似，說明是根據什么函所發的復函，表明態度，結尾一般用“特此函復”作結束語。

關于XXXXXX的函

XXX：

XXXXXX（發函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。

X年X月X日

（十三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要不加蓋印章。會議紀要是把會議整個情況和結果簡要地記下，形成文章，作為會議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會議文件。有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發布議決的問題。有些較為一般的會議，可以采用會議紀要的形式上呈下達或公諸報端。主要包括以下兩類：會議紀要辦公會議紀要的結構：ＸＸ辦公會議紀要第Ｘ期

XX局辦公室編X年X月X日

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時間：地點：主持人：出席：列席：記錄：（會議決定事項）1．例會、辦公會議的紀要這是機關研究日常工作和日常事務的會議。大體有固定的時間，有相對固定的出席者，如市長辦公會、局務辦公會等。這類會議的紀要，往往辦成長期的，類似簡報。會議紀要版頭標識由“××××××會議紀要”組成。用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。期數在版頭下一行中間處標明“第×期”，紅色反線上左標編者“××××辦公室編”，右標日期。正文內容包括時間、地點、主持人、出席人、列席人、會議議決事項。

會議紀要辦公會議紀要的結構：ＸＸ辦公會議紀要

XX局辦公室X年X月X日

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時間：地點：主持人：出席：列席：記錄：（會議決定事項）工作會議紀要的結構：關于XXXX工作會議紀要

XXXXXXXX（交代會議背景包括會議目的、會議議題、參加人員情況、領導是否出席并講話）

XXXX（領導講話重點）。

XXXX（會議認為、會議決定）。

XXXX（會議要求）。2．專題性、大型會議的紀要這種會議紀要大體規格是由標題、正文、文尾構成。標題有兩種寫法：一種是簡括標明議決的問題，然后以副題寫明什么單位什么性質的會議紀要。另一種是嚴肅樸實地寫下何種會議紀要，讓人一目了然，如《西藏工作座談會紀要》、《廣東、福建兩省座談會紀要》等。標題下面注明日期。文尾，除公開發布外，作為文件發布或上送下達，要按公文要求注明主送、抄送、發送的范圍。對國家行政機關的主要公文種類中沒有“條例”、“規定”，大家可能會有疑問：剛才講到命令（令）的格式時，溫家寶簽署的國務院令第375號公布《工傷保險條例》、黃華華簽署的廣東省人民政府令第81號發布《廣東省計算機信息系統安全保護管理規定》，這些不是行政機關的條例、規定嗎？其實，這些都是作為命令（令）的附件下發的。文種使用中的常見錯誤（一）自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況匯報”等。（二）誤用文種把屬于機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作為公文文種直接使用。把屬于總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬于規章制度類的文種“辦法”、“規程”、

“實施細則”等作為正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發布，則是規范用法。如“××市委辦公室關于轉發《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關于印發《××年××工作實施方案》的通知”。

(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關系不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

（四）濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強自身建設、表彰先進、向英雄模范人物學習等方面，或者用于關系經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。三、公文的文體、結構與格式（一）公文的文體公文的文體是指公文的表達方式。屬應用文體，但它又不同于一般的應用文，具有自身的特殊屬性：

1．公文被規定以現代漢語的書面形式（即白話文）作為必須使用的符號系統。

2．公文兼用說明、敘述、議論三種表達方式。（二）公文的結構公文的結構是指公文的組織結構，具有規范性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。（三）公文的格式（重點內容）公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上排列的規定。

1.公文用紙幅面及版面尺寸

公文頁邊與版心

用紙：國際標準A4型紙210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁碼)2．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規格與印制裝訂要求①排版規格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。②制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。④裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。

4．公文中各要素標識規則

公文由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即

156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱記。

00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————

關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發

-1-

①眉首公文眉首由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文字號、簽發人等部分組成。

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秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕

1號———————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發

-1-眉首要素之一

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文份數序號用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。如“1”編為“01”。通常帶有密級公文編制份數序號，不帶密級公文也可編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。

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秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發

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公文份數序號眉首要素之二

秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行。秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。如機密★1年。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離；如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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秘密等級和保密期限眉首要素之三

緊急電報有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，緊急公文應根據緊急程度標明急件或特急。標識緊急程度用3號黑體字，頂格標在版心右上角第1行，兩字之間空1字。同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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緊急程度眉首要素之四

由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm（信函為30mm，命令為20mm）。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。行政機關之間聯合行文，標注主辦機關的發文字號。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

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附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

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發文機關標識眉首要素之五

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱不應簡化(如2006不編為“06”

)，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位(如1不編為01)，不加“第”字。發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離，實際掌握只要不貼紅色反線即可。發文字號應居中。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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發文字號發文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“2007”省略為“07”。（二）括弧不對。發文年度應用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。（三）位置不當。將發文年度位置提前到了機關代字前面。如：將“×發〔2007〕×號”錯為“〔2007〕×發×號”（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。（五）一文多字號。聯合發文時并用了幾個單位的發文（六）一字號多文。用同一發文字號制作兩份不同的文（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔2007〕×號（九）濫用“發”字。只有重要文件才采用“××發”字號。（十）自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。眉首要素之六

上報公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號簽發人：××————————————————————關于××××××的請示××：

一、××

二○○六年一月一日（聯系人：×××0551-×××）······簽發人下行、平行公文首頁版式上報公文首頁版式實際操作中的常見錯誤版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用于上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告事項、請示工作、任免干部或批復等。這里應該使用“××（

）”的版頭。

（二）使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發文件

②主體公文主體由標題、主送機關、正文、成文時間、附件、附注等部分組成。

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————

關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日（附注：××××××）主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發

-1-主體要素之一

公文標題由發文機關、中心語、文種三部分組成。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題在紅線下空2行，用2號小標宋體字（常見的公文標題一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發

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公文標題中的常見問題（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。

“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨湖南省第九屆委員會第三次全體會議關于《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共湖南省委關于認真學習貫徹黨的十七大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。

（二）用發文字號代替文件名稱

如：“關于××〔1997〕×號文件的批復”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原文件標題或其主要內容明確標注在批復文件當中。

（三）文字累贅。如：《××××人民政府關于認真貫徹落實×政發〔2007〕××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改為《關于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現文字或詞義重復的現象，如《關于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關于貫徹××××通知的通知》；又如《關于請求解決××××的請示》，應為《關于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求就是多余的。如《××政府辦公室關于印發〈關于××××活動實施方案〉的通知》中，后一個“關于”就可以不要。

（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標注其他標點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。（六）發文機關簡稱不規范。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱為“勞社保局”，就不規范。如果是“發展和改革委員會”應簡稱為“發改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱為“人口計生委”。主體要素之二

主送機關是公文受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱。標題下空l行，左側頂格用

3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

主送機關00001

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安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號————————————————————關于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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主送機關中的常見問題

（一）缺主送機關。除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關表述不規范。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

（四）主送個人。公文不得主送領導個人。

主體要素之三

正文在主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

正文00001

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一、××

附件：1.××

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正文中的常見問題

（一）錯別字。如：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。

（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數字使用不規范。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的十七大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數字。

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。

（五）引文標注錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件（關于×××的請示）收悉。”應為如“你單位關于×××的請示（××〔2006〕×號文件）收悉（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用規范性簡稱。主體要素之四

附件在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼，如附件：1．×；附件名稱后不加標點符號。上行文（請示）必須告知聯系人姓名、電話，以附注形式標識。附件00001

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附件：1.××

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附件標識中的問題

（一）有附件不標注。（二）附件名未標全稱。（三）標注不規范。“附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。四）內容不適。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作為附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標注。“關于印發《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標注。主體要素之五

成文日期以領導人簽發的時間為準。聯合行文一般由主辦機關首先簽署意見，協辦單位依次會簽，一般不使用復印件會簽。成文時間以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。電報，以發出日期為準。成文日期用漢字書寫，即俗稱“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年月日要標全。規定零要寫成“○”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協調。成文日期00001

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附件：1.××

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成文日期標識中的常見問題

（一）將擬稿日期作為成文日期。成文日期，一般以領導人最后簽發的日期為準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準；電報以發出日期為準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作為成文日期。

（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“2005年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。

主體要素之六公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。行政機關聯合向上行文，為簡化手續和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。公文生效標識

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。00001

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一、××

二○○六年一月一日

（聯系人：×××0551-×××）A．單一發文印章B．聯合行文印章有兩種情況：

a

a當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。聯合行文印章

b

b當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。關于印章的特殊情況說明：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

機關印章使用中的常見問題

（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。

（二）不當用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發性文件和會議紀要卻用了印。

（三）位置不當。用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

主體要素之七

附注是需要說明的其他事項。上行文請示必須告知聯系人姓名、電話，公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。如：（此件發至縣、團級，傳達到全體黨員）。“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。00001

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