8/8庫房管理規定1目的通過對物業管理工作所需物資的購入、貯存、保管以及領用方面有效地控制和管理，確保庫存物資的安全與質量，避免庫存物資的損害與丟失，保障庫存物資與庫存帳之間帳實相符。2適用范圍適用于首旅酒店物業管理公司本部及各項目分公司物業管理工作所需物資、設備、工具等的購入、貯存、保管和領用的控制和管理。3職責3.1行政計劃部/辦公室是公司庫房管理的歸口管理部門，下設庫管員（兼）負責庫房的日常管理建立庫存臺帳，即時、準確地登記出入庫情況，保證帳實相符。行政計劃部負責檢查各項目公司所有庫存管理手續是否真實、完整，檢查庫存管理工作流程是否按庫存管理制度貫徹執行。3.2財務管理部負責每月核對庫存臺帳的登記情況，每季負責對庫房盤點一次，全面檢查帳實相符情況。3.3工程管理部負責審核工程耗材的用途、用量的合理性和必要性，堅守合理節約成本原則，杜絕任何浪費現象。4工作流程4.1貯存物資分類4.1.1材料配件1)水暖類：水龍頭、閥門、彎頭、鐵管、鑄鐵管、連接管、水膠布等；2)電氣類：開關、導線、接觸器、燈管、燈泡、保險、電工膠布等；3)五金類：鐵釘、鐵絲、螺絲釘、螺絲帽、鋼鋸條等；4)配件類：門窗配件、空調、水泵、電梯、發電機等設備備用配件；5)清潔類：垃圾袋、毛巾、衛生紙、清潔劑、去污粉、潔廚靈等；6)綠化類：肥料、農藥、種籽、花盆等；7)土建類：沙、石、磚、水泥、木材等；8)油料類：油漆、涂料、潤滑油、稀釋劑等。4.1.2工具裝置1)機械設備類：升降機、吸塵器、疏通器、剪草機、水泵、電鉆、電焊機等；2)易耗工具類：掃帚、地拖、玻璃刮、水桶、扳手、鉗子、螺絲批、修枝剪、鋤頭等；3)儀器儀表類：萬用表、鉗形表、場強儀、搖表、水平表、壓力表、水表、電表等。4.1.3勞保用品勞保用品包括：工作服、軍大衣、絕緣鞋、安全帽、安全帶、口罩、手套、防護面具等。4.1.4裝飾用品裝飾物品包括：節假日社區裝飾物、燈飾、舞臺布等。4.1.5辦公用品辦公用品包括：移動硬盤、移動U盤、墨盒、計算器等。4.1.6其它用品除以上幾類之外的物品。4.2物資入庫管理4.2.1由物資需求部門經理嚴格按照《采購控制程序》根據實際需要上報采購申請，選擇合格供方，項目總經理審批后方可進行采購。行政計劃部/辦公室應設采購員（兼），采購員（兼）應具備一定相關專業知識和經驗。4.2.2物資采購到貨后，由行政計劃部/辦公室的采購員和庫管員依照供貨清單或發票共同對物資質量和數量進行檢驗。成批購買物資必須有供貨明細清單，零星購買物資務必在發票上寫明物資名稱、單價、數量。4.2.3物資檢驗合格后，由行政計劃部/辦公室的采購員、庫管員及供貨方在供貨明細清單/發票上簽字，并由庫管員進行備份，原件送交財務進行帳務處理。4.2.4由庫管員根據供貨單辦理入庫手續，填寫《入庫單》，入庫單一式三聯，需經采購人員和庫管員簽字，由庫管員和財務分別留存一份作為入帳憑據，存根聯由庫管員妥善保管備查。庫管員嚴格根據入庫單登記庫存臺帳，并在庫存臺帳摘要里注明入庫單號。4.2.5當發現采購單據不齊、品種規格不符、數量短缺、包裝嚴重破損、經檢驗不合格等情況，庫管員有權拒絕辦理入庫手續并及時反饋到行政計劃部經理/辦公室主任進行處理。4.2.6屬于緊急需求的物資可經部門經理級確定，電話向公司常務副總經理/項目總經理請示同意后可先行購買使用，后補辦物資申請和出入庫手續。4.3物資貯存管理4.3.1庫房重地，非授權人員不得擅自出入。4.3.2庫存物資根據種類、用途、形狀、體積、重量、包裝、特性、型號、規格等特點進行合理的分類、分庫、分區存放，做好明顯標識，要確保字跡清晰、內容準確，所有物資包裝標識一律向外，碼放要合理、牢固、整齊、安全，方便使用。4.3.3庫房內設置：待檢、合格、不合格區域標識。并將待檢、已檢驗出的不合格品或使用過程中發現的不合格物品隔離存放，并做好標識。4.3.4對有毒、強酸、強堿、易燃、易爆、易腐蝕、易受潮、易揮發、易凝固等特殊物資要做好防護隔離，并須做好明顯的警示標識，以防止誤用。4.3.5庫房環境應保持干凈整潔、通風良好、溫度適當、嚴禁煙火，消防器材配備齊全，做好防火、防水、防潮、防曬、防凍、防蟲、防鼠、防盜、防變質、防混雜、防破漏、防燃爆等防護措施，確保物資質量和庫房安全。道路通暢，采取有效保護措施。4.3.6庫房內須按照每30平方米配置一部滅火器的標準配置足夠、有效的滅火器。4.3.7建立并妥善管理、保存庫房資料，做到出入庫手續齊全、記錄齊全。發放材料按照“先入先出”的原則，合理利用降級物品的使用價值。4.3.8對檢驗不合格的物品應單獨堆放置到不合格品區，填寫《不合格物資處理單》，并呈報相關部門處理。4.3.9庫管員應經常對庫房進行檢查，發現變質、破損的材料或工具要及時進行修復、降級或報廢處理。4.4特殊物品的管理4.4.1有毒、強酸、強堿類物品的管理1)包括：鼠餌、農藥、強腐蝕性的清潔劑等2)做好有效、準確、醒目的標識，以防止誤用。3)保持包裝完好、密封,采取適當的防護措施，以防止物品泄漏損毀周圍設施。4.4.2易燃、易爆、易揮發、易凝固物品的管理1)包括：汽油、油漆、涂料、松節油、稀釋劑等2)最好直接放置在地面上，遠離火源，并做好防火措施,按規定配備足夠的滅火器.3)做好有效、準確、醒目的標識，以防止誤用。4）保持包裝完好、密封,采取適當的防護措施，以防止物品揮發變質，喪失功效及造成其它安全隱患。4.4.3易腐蝕、易生銹、易受潮物品的管理1)包括：銅制物品、鐵制工具、干燥劑、紙制品等2)銅制物品、鐵制工具應經常上潤滑劑和除銹，以確保良好的使用狀態。3)架空放置，不可直接放在地面上，以防止萬一出現跑水、返潮現象時損毀物品。4)保持包裝完好、密封,采取適當的防護措施，以防止物品受潮變質，喪失功效。4.4.4不規則形狀、無統一包裝、零散放置的物品的管理1）超長（如管材）或散裝物品（如水泥），可置放架空層上，防潮通風；也可靠墻而立，體積重的應在墻上預設固定鐵鉤，以防時間一長靠墻物品角度變化或取料時有傾倒傷人的隱患。2)沙石、磚類，可放置在露天的材料庫，應碼放整齊，加蓋氈布；若放置室內庫房時，必須用袋裝好，在地上碼放整齊。3)無包裝的零散材料，一般應按品種規格分開、或隔離裝卸以免混雜。4)陰雨天裝卸水泥等材料時，應加蓋棚布，防止淋雨受潮。5)重型機具設備放置干燥地上，并在擺放時考慮取放的方便性。4.4.5易破碎、易受損物品的管理1)體積較小的(如:瓷片)或瓶裝物品，可放置貨架底層或擺放在不常用的物品貨架上或整齊的擺放地上，但不可放置貨架較高的層，因體積小、不穩固、易擺動。2)體積較大的物品（如：玻璃），或靠墻放置，一般不應采用平放，應考慮立放，且該位置的上方，一般不再懸掛物品。3)堆放地選擇人員活動量較少之地。4.5物資出庫管理4.5.1物資出庫必須做到發放有記錄，出庫有憑證。領用物資需由領用人根據實際工作需要先填寫《物資領用單》，經部門經理審批后到庫房辦理領用手續?！段镔Y領用單》必須寫明用途、品種、數量、領用時間，維修領用還需填寫相關派工單號，若是有償服務需在用途里注明，《物資領用單》一式兩份，領用部門和庫管員各自保存一份。4.5.2庫管員根據審核無誤的《物資領用單》填寫出庫單，出庫單需經庫管員和領用人簽字確認，一式三份，領用部門和庫管員各自保留一份，底聯由庫管員保留備查。庫管員需嚴格按照出庫單登記庫存臺帳，并在庫存臺帳摘要里注明出庫單號。4.5.3常用工具類的領用由工程部主管統一填寫《物資領用單》，由工程部經理審批后由工程部主管到庫房辦理領用手續。領用后由工程部主管負責部門內部的領用，及時登記《工具使用備查簿》，詳細登記每件工具的領用人和保管人，并負責妥善保管備用工具。4.5.4大型設備類領用由領用人填寫《物資領用單》，由工程部經理審批后到庫房辦理領用手續。如果只是在24小時內借用，庫管員不必填寫出入庫單，直接在《設備借用備查簿》進行登記，備查簿需詳細登記用途，領用時間，歸還時間，并由領用人和歸還人簽字確認。4.5.5在庫管員休息期間，應將庫房備用鑰匙留給值班經理專人保管，若發生緊急搶修或意外事故，值班經理需向項目總經理電話申請后，方可親自帶領相關人員進入庫房，并由值班經理負責詳細登記發生情況和進出庫人員，庫管員當班時應及時完善相關手續。4.5.6庫管員負責每月25日前將本月對業主進行有償服務所用物資清單報與財務管理部，清單需包括所用物資數量、金額、業主名稱或房號，財務部根據此單據結轉有償服務成本。4.6剩余物資退庫管理4.6.1物資領用部門應本著節約的原則，根據具體工作使用物資，不得浪費。對于剩余物資應及時退回庫房，由庫管員辦理退庫手續，同時在庫存臺帳上進行登記；4.6.2對于剩余的物資應重新進行包裝，妥善存放。對于危險品應注意安全和環保問題，防止出現漏、灑等現象。4.6.3物資領用后若發生損壞、過期、報廢等問題一律不得自行處理，必須退還庫房，由庫管員根據情況請示行政計劃部經理/辦公室主任后再作處理，若屬于人為造成的物資損失應該追究相關責任人。4.6.4工具要定期以舊換新，確保工作質量和安全。工具的以舊換新必須由工程主管填寫《物資領用單》，經工程部經理簽字確認后由工程主管到庫房先辦理退庫手續，再辦理新工具的領用程序。舊工具必須先在庫房妥善保管，由庫管員請示辦公室主任后再作處理。4.6.5水暖類和電氣類配件更換應遵循以舊換新原則，杜絕任何浪費現象。換下的廢舊配件由庫管員統一保管到庫房不合格區，每月填寫《不合格物資處理單》上報辦公室主任后進行處理。庫管員負責檢查、核對水暖類和電氣類配件是否遵循以舊換新原則，根據出庫情況核對換下來的廢舊配件是否與領取的配件相匹配，發現問題及時向辦公室主任匯報。4.7備用物資管理4.7.1為保障能夠對業主及時進行物業服務，避免維修工作滯后，工程部可準備適量常用物資。每次領用備用物資的種類、數量由工程部經理根據實際情況核定簽字，每月領用一次，在《物資領用單》上需注明備用物資。4.7.2工程部應設立專人(兼)負責備用物資的保管與領用，并負責及時登記《備用物資使用記錄表》，詳細登記每次領用的用途、數量、時間、維修對象。庫管員負責建立備用物資臺帳，根據《物資領用單》登記入庫情況，根據《備用物資使用記錄表》登記出庫情況，每月對備用物資進行盤存一次，并及時和備用物資臺帳核對，做到帳實相符。4.7.3備用物資的貯存應嚴格遵循庫存管理管理規定里有關物資貯存規定，工程部需有專人（兼）負責備用物資管理，避免備用物資損壞和丟失。4.7.4公司工程管理部負責審查項目公司工程部備用物資的種類、數量和用途之合理性與實操性，并應及時向項目總經理提出合理化建議與意見。4.8物資的搬運4.8.1采購物品進貨搬運應遵循輕取輕放的原則，經相關人員驗收合格后方可入庫。4.8.2物品出庫搬運時，由庫房管理員或領取人搬運，搬運前須根據《出庫單》的物品名稱、規格型號、數量進行核對無誤后方可搬運。4.8.3針對物品自身特性，庫房管理員應采取適宜的搬運方式，如：電梯、車輛、人力或其它工具。4.8.4在搬運過程中保護好標識，當物品有破損、差錯，須做到現場記錄，向行政計劃部經理/辦公室主任報告。4.8.5搬運中防止物品破損或碰壞墻、窗、門，愛護搬運工具和車輛，由于操作不當，損壞物品，應及時報告行政計劃部經理/辦公室主任，并做好記錄。4.9物資的盤查4.9.1庫管員至少每月對所有庫存物資和備用物資進行全面盤點一次，同時登記《庫存盤點表》，并與物資臺帳進行核對，如實記錄盤存情況，若有盤盈、盤虧現象寫明原因上報行政計劃部經理/辦公室主任處理。4.9.2對庫存時間較長的物資，若發現霉變、破損或超保質期應及時填寫《不合格物資處理單》，寫明不合格原因，由行政計劃部經理/辦公室主任加簽處理意見，對不能及時處理的物資，應統一放置于庫房的“不合格品區”內。4.9.3財務管理部每季度至少對庫存物資全面盤點一次，并將盤點結果直接上報公司常務副總經理/項目總經理。財務管理部每月負責審核庫管員庫存臺帳登記情況，檢查是否按照出入庫單真實、完整地進行登記。4.9.4品質管理員在日常檢查和內審時負責