計算機財務管理第2章Excel基礎操作【本章要求】掌握Excel的基本操作掌握Excel的數據管理功能掌握Excel的假設分析工具掌握Excel的常用函數【內容結構】2.1輸入數據2.2Excel工作表2.4基本函數2.6假設分析2.3Excel工作簿2.5數據管理2.1輸入數據2.1.1常量的輸入1.數值的輸入

數值型數據由0-9、指數符號“E”或“e”、正號“+”、負號“-”、百分號“%”、小數點“.”、分數號“/”、括號“（）”、貨幣符號“￥”或“$”和千位分隔號“，”等組成。(1)正數的輸入。直接從鍵盤輸入即可。(2)負數的輸入。在數字前加一個負號“-”，或將數字置于一對圓括號內。(3)分數的輸入。例如輸入1/2，應先輸入“0”和一個空格，然后再輸入“1/2”。如果不輸入“0”和空格，Excel會把該數據當作日期格式處理，單元格中將顯示為“1月2日”。(4)小數的輸入。可以直接在單元格輸入小數。當輸入的數據量較大，且都具有相同的小數位數時，可按以下方法操作：執行“工具”︱“選項”命令，然后在對話框中單擊“編輯”選項卡，從中選定“自動設置小數點”復選框，并在“位數”框中輸入或通過調節鈕指定相應的小數位數，如下圖所示：

若在三個單元格中分別輸入0.045、0.674、和8.147，可將小數位數設置為3。然后，只要輸入45、674和8147即可。注意：一旦設置了小數位數，這種格式將被保留，直到取消“自動設置小數點”復選框為止。此外，如果輸入的數據較大，且后面有相同個數的零，則可將小數位數設置為一個負數。如，將小數位數設置為-2，然后分別在三個單元格中分別輸入89、450和6，則會自動變為8900、45000和600。2.1輸入數據2.日期和時間的輸入(1)日期的輸入。日期數據由“0-9”、“/”和“-”組成。在輸入日期時，年、月、日之間用“/”或“-”進行分隔。如果省略年份，則以當前的年份作為默認值。如果要在單元格中插入當前日期，可以按〈Ctrl〉+〈；〉組合鍵。(2)時間的輸入。時間數據由時：分：秒組成。在輸入時間時，小時與分鐘與秒之間用冒號分隔。Excel會自動把插入的時間作為上午時間，如輸入10:20:15，Excel會認為是10:20:15AM；如果輸入下午的時間，應在時間后面加上一個空格，然后輸入PM或P即可。如果想在單元格中插入當前的時間，可以按<Ctrl>+<：>組合鍵或<Ctrl>+<Shift>+<；>組合鍵。

如果要修改日期和時間的格式，就執行“格式”|“單元格”命令，在彈出的單元格格式對話框中進行修改。2.1輸入數據3.文本的輸入

文本由字母、數字、漢字和標點組成。在默認的情況下，文本沿單元格左邊對齊。如果文本全部由數字組成，例如，郵政編碼、職工編號和學號等，輸入時應在數據前輸入單引號（如‘2003001），Excel就會將其看作是文本，將它沿單元格左邊對齊，或設置單元格格式為文本型

2.1輸入數據2.1.2公式的輸入

公式輸入完成之后，單元格中顯示公式的計算結果，公式在公式框中顯示。若希望在單元格中顯示公式本身，可以有兩種方式。第一種，執行“工具”︱“選項”命令，彈出“選項”對話框；單擊“視圖”選項卡，選定窗口選項欄中的“公式”復選框；最后單擊“確定”按鈕即可。第二種是一種更為快捷的方式，用戶可以用〈Ctrl〉+〈`〉（左上角~`）組合鍵來迅速地實現在單元格中顯示公式與顯示公式的計算結果這兩種狀態之間的動態切換。

2.1輸入數據

比較運算符包括=、＞、＜、＞=、＜=和＜＞。比較運算符可用于比較數字、字符和文字，并產生邏輯值TRUE或FALSE。數值數據按數值大小比較，如“=50＞35”結果為TRUE，而“=50＜35”結果為FALSE。字符的比較按字母在機內的ASCII值，即A-Z，a-z。如“=A＞a”結果為FALSE。漢字之間的比較是按漢字的漢語拼音進行的，如“講師＜副教授”結果為FALSE。文本運算符只有一個連字符“＆”，使用該字符可以連接字符、文字和數字，連接數字時，數字串兩邊的雙引號可有可無，但純文本兩邊必須加上雙引號。連接后得到的結果是字符。例如，在A4中輸入：=“Excel”&“在財務中的應用”，結果為“Excel在財務中的應用”。在A5中輸入：=12.25&23，結果為文字型“12.2523”。定義單元格或單元區域名字的方法如下：(2)選取要定義名字的單元格或區域，然后執行“插入”∣“名稱”∣“定義”命令，在彈出的對話框中輸入名稱，最后單擊“確定”按鈕即可，如下圖所示：當需要修改名字，或重新指定名字所代表的單元格或區域時，必須使用第(2)種方法。(1)選定要定義名字的單元格或區域，然后直接在名稱框中輸入代表該單元格或區域的名字即可。2.1輸入數據2.1.4常見的公式錯誤類型

如果公式不能正確地計算結果或者公式引用的單元格含有錯誤，Excel會給出錯誤提示信息。在Excel中共有八種錯誤值：1.####

當公式計算結果太長，單元格容納不下或者將一個負數變成日期格式顯示時會產生此類錯誤值。如果屬于前一種情況，只要調整單元格所在列寬即可。2.#DIV/0！

當數字被零（0）除時，出現該錯誤。可能是輸入的公式中包含有明顯的被零除，例如=9/0，或者引用了空白單元格或包含零值的單元格作除數。3.#NAME？

當使用的名稱不存在，或者函數名稱拼寫錯誤時會出現此類錯誤。4.#REF！

當單元格引用無效時，將出現這種錯誤。如vlookup中指定列號大于區域列數。2.1輸入數據2.1.4常見的公式錯誤類型5.#VALUE！

當使用了錯誤的參數或者運算類型時會產生此類錯誤。例如在單元格中輸入公式“=4+〝a〞”時，單元格中就會顯示錯誤值“#VALUE！”。6.#N/A

當在函數參數或者公式中沒有可用數值時則會出現此類錯誤。例如在使用VLOOKUP函數時，應該確保lookup＿value參數引用有數值的區域，而不能引用空白單元格，如果查找不到特定值也會給出該錯誤值。7.#NUM！

在需要數字參數的函數中使用了無法接受的參數或者輸入的公式產生的數字太大或太小而無法在Excel中表示時，則會出現此類錯誤。例如函數DATE（year，month，day）中的參數year為負數時就會在單元格中顯示錯誤值“#NUM！”2.1輸入數據2.1.4常見的公式錯誤類型8.#NULL！

當為兩個不相交的區域指定交集時將會產生此類錯誤。例如，函數SUM（A1：A5，C1：C5）的功能是對兩個區域求和，而函數SUM（A1：A5C1：C5）的功能是對兩個區域的交集中的單元格求和，但這兩個區域沒有交集，因此會產生錯誤值#NULL！。

自動填充數據的常用方法有兩種：第一種是用鼠標左鍵拖動所在單元格右下方的填充柄完成，第二種是使用“編輯”菜單中的“填充”命令來填充。2.1.5自動填充數據

單元格填充柄能否使用，取決于“工具”|“選項”對話框中“編輯”選項卡中的“使用單元格拖放功能”選項的選擇。默認是選中狀態，因此填充柄可以使用。2.1輸入數據

等差序列的自動填充，可采用輸入前兩個數據的方法來實現。例如，在單元格A1、A2中分別輸入2和4，選定A1：A2單元格區域，拖動鼠標填充柄向下進行填充，即可得到等差序列2、4、6、8、10……

等比序列的自動填充，可利用Excel提供的填充序列命令來實現。例如，要輸入等比序列3、9、27、81、243，在單元格A1中輸入3，然后選定單元格區域A1：A5。執行“編輯”∣“填充”∣“序列”命令，在彈出的“序列”對話框中選擇“列”和“等比序列”，并在“步長值”框中輸入“3”，如右圖所示，最后單擊“確定”按鈕即可。2.1.5自動填充數據(1)等差序列的自動填充(2)等比序列的自動填充1.數值序列的自動填充2.1輸入數據

日期和時間的自動填充也可以通過填充柄來實現。例如，在A1單元格中輸入“星期一”，在B1單元格中輸入“2005-1-1”，選中A1：B1并拖動填充柄向下移動，Excel就會依次填入“星期二、星期三”等，以及“2005-1-2”、“2005-1-3”等，如下圖所示：2.1.5自動填充數據2.日期和時間的自動填充

日期數據的自動填充是按遞增1日默認的，如果需要按月或年遞增，則需要輸入連續的兩個日期，再根據這兩個日期進行填充。此外，也可通過執行“編輯”∣“填充”∣“序列”命令來實現日期序列的填充。2.1輸入數據Excel內置了許多文本序列，如“甲、乙、丙、丁、……”，“星期一、星期二……”等等。在某單元格輸入文本序列的第一項，然后拖動填充柄向下或向右移動，就會完成該序列的自動填充。2.1.5自動填充數據3.文本的自動填充(1)如果已在工作表的某區域中輸入了某個序列，應先選定希望定義為序列的單元格區域，然后執行“工具”∣“選項”命令，在彈出的“選項”對話框中，單擊“自定義序列”選項卡，單擊“導入”按扭即可，如右圖所示。4.自定義文本序列2.1輸入數據2.1.5自動填充數據(2)在“自定義序列”選項卡中，選擇“新序列”選項。在“輸入序列”文本框中，輸入自定義序列，如“數學、英語、語文、政治”，每輸入完成一個，按回車鍵。輸入完畢后，單擊“添加”按鈕，自定義的序列即可添加到自定義序列列表中,如下圖所示：2.2Excel工作表2.2.1單元格(1)單元格的引用樣式1.單元格引用

單元格有兩種引用樣式：A1樣式和R1C1引用樣式。引用樣式A1用字母標識列，從A到IV，共256列，用數字標志行，從1到65536。例如，C3引用了列C和行3交叉處的單元格。引用樣式R1C1在R后跟行號，在C后跟列號表示單元格的位置。例如，R2C3表示第2行與第3列交叉點的單元格。

初次打開Excel時系統默認的顯示樣式為A1，如果用戶要切換成R1C1顯示樣式，需執行“工具”∣“選項”命令，在彈出的“選項”對話框中，單擊“常規”選項卡，選中“R1C1引用樣式”復選框。(2)同一工作表內單元格的引用

引用同一工作表內的單元格時，可以直接引用單元格地址或名稱。例如，在B1單元格定義公式：=A1*10%，則B1單元格的值將是A1單元格值的10%。如果A1已經命名為cost，則B1的公式也可定義為：=cost*10%。2.2Excel工作表2.2.1單元格

在相同工作簿中，引用其他工作表的單元格的方法是：工作表名稱！單元格引用。例如，如果要引用“Sheet1”工作表的D5單元格，則應表示為：Sheet1！D5。當然，如果被引用的單元格已經定義了名稱，也可以通過名稱來引用不同工作表內的單元格。(3)同一工作簿不同工作表內單元格的引用(4)不同工作簿單元格的引用

當需要引用其他工作簿中的單元格時，其格式為：[工作簿名稱.xls]工作表名稱！單元格引用。例如，如果要引用Book1中的Sheet1工作表中的D5單元格，則應表示為：[Book1.xls]Sheet1！D5。其中，當被引用工作簿處于關閉狀態時，則必須將該工作簿存放的全部路徑寫在工作簿名之前，并且用單引號將整個引用路徑括起來。假定上例中Book1位于“D：\Excel\文件”目錄下，則應表示為：‘D：\Excel\文件\[Book1.xls]Sheet1’！D5。Excel具有智能功能，當工作簿名或工作表名發生變化時，Excel都會自動地修正原來的表間引用公式。2.2Excel工作表2.2.1單元格

在單元格中輸入數據、修改數據或格式設置時，首先要選中該單元格。選擇一個單元格的方法有以下4種。2.單元格的選取(1)利用鼠標選擇單元格

將鼠標移動到要選擇的單元格上單擊鼠標左鍵，即可選中該單元格。被選中的單元格稱為當前單元格，邊框為黑色。(2)利用鍵盤選擇單元格

使用鍵盤上的上、下、左、右四個方向鍵，也可以選擇單元格。如果要選擇同一行中的單元格，還可以利用“Tab”鍵（右移）或者“Shift”+“Tab”組合鍵（左移）。(3)使用“定位”對話框選擇單元格

執行“編輯”∣“定位”命令，彈出“定位”對話框，在“引用位置”編輯框中輸入要選定的單元格，單擊“確定”按鈕，這時相應的單元格就被選定。2.2Excel工作表2.2.1單元格

名稱框位于編輯欄的左邊，在其中輸入單元格的名稱或地址，按下“Enter”鍵，即可選擇與名稱相對應的單元格。(4)利用名稱框選擇單元格2.2Excel工作表2.2.2區域

區域求和是一種常見的操作。區域求和有多種方式，以下圖為例進行說明。2.2Excel工作表

多個區域引用間用空格隔開，表示多個區域引用的公共單元區域求和。例如，“SUM（A1：B2B1：C2）”是指對兩個單元引用的公共單元區域B1：B2進行求和。多個區域引用間用逗號隔開，表示多個區域中所有數值的和。例如，“SUM（A1：B2，B1：C2）”指對區域A1：B2和區域B1：C2中所有數值求和。2.2Excel工作表2.2.3工作表的編輯(3)混合引用

混合引用是指“行”采用相對引用而“列”采用絕對引用，或行采用絕對引用而列采用相對引用，例如，A$1、$A1均為混合引用。仍以上例為例，如果在單元格A3中輸入公式“=$A1+A$2”，然后將公式復制到B3單元格中，結果如右圖所示。(4)注意事項a.在定義公式時一定要區分公式中單元格的引用方式。正確區分和使用絕對引用和相對引用，有時會起到事半功倍的效果。b.處于公式編輯狀態時，依次按<F4>鍵，光標所在的單元格引用方式會依次在各種引用方式間轉換。2.2Excel工作表2.2.3工作表的編輯6.批注(1)添加批注

如果要對工作表中的某一項內容進行補充說明，則可對其添加批注。選定要添加批注的單元格，然后執行“插入”∣“批注”命令。也可以先選定需添加批注的單元格，然后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”菜單項，即可打開批注編輯框。輸入所需的文本后，單擊批注編輯框之外的任意一個單元格即可完成批注的添加。添加批注后，單元格的右上方有一個紅色三角形標志，批注編輯框隱藏。當需要查看批注內容的時，只要將鼠標移動到批注標志上即可。(2)隱藏或顯示批注及其標識符

選定添加批注的單元格，然后單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示批注”可顯示批注；選擇“隱藏批注”可隱藏批注。2.2Excel工作表2.2.3工作表的編輯(3)編輯批注(4)刪除批注

選定添加批注的單元格，然后單擊右鍵并在彈出的快捷菜單中選擇“編輯批注”或選擇主菜單“插入|編輯批注”可編輯批注。

選定添加批注的單元格，然后單擊右鍵并在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”可刪除批注。也可以執行“編輯|清除|批注”命令刪除批注。2.2Excel工作表2.2.4工作表的格式化1.設置單元格格式2.設置行列2.2Excel工作表2.2.4工作表的格式化3.設置條件格式

利用條件格式功能，可以動態地為滿足特定條件的單元格設置特定的單元格格式。借此，用戶可以迅速定位于自己感興趣的區域，而不必查閱整個數據表。

首先選定要設置條件格式的單元格或區域，然后執行“格式”∣“條件格式”命令，打開“條件格式”對話框，如右圖所示。4.自動套用格式

如果想提高工作效率，可以利用Excel提供的自動套用格式功能來設置工作表的格式。選定需要格式化的單元格或區域，執行“格式∣自動套用格式”命令即可。

利用格式刷可以復制已有單元格的樣式。方法是：選定被復制樣式的單元格，然后單擊“格式刷”按鈕，最后單擊需要被設置為指定格式的單元格或單元格區域即可。如果想利用“格式刷”按鈕多次設置單元格格式，則需雙擊“格式刷”按鈕，然后多次單擊需要設置格式的單元格，即可完成多次設置單元格格式的操作。如果要取消這種操作，只需再次單擊“格式刷”按鈕即可。2.2Excel工作表2.2.4工作表的格式化5.使用樣式

使用樣式可以保證工作表中的數據具有一致的外觀，而且能夠節省設置格式的時間，從而提高了工作效率。除了使用Excel默認樣式外，用戶還可以創建符合要求的樣式。6.格式刷

選定需要應用樣式的單元格或者單元格區域，執行“格式∣樣式”命令，打開“樣式”對話框，在此進行樣式選擇或設置。2.2Excel工作表2.2.5工作表的基本操作1.選擇工作表(1)利用工作表標簽或選擇。(2)利用快捷鍵。按下<Ctrl>+<Pageup>組合鍵選擇上一張工作表；按下<Ctrl>+<Pagedown>組合鍵選擇下一張工作表。2.2Excel工作表2.2.5工作表的基本操作

復制工作表

選定要復制的工作表標簽，按下鼠標左鍵，同時按住<Ctrl>鍵，將工作表標簽拖拽到目標位置后釋放鼠標，再放開<Ctrl>鍵，此時便在指定位置出現一個選工作表的副本，所復制的工作表由Excel自動命名，其規則是在源工作表名后加上一個帶括號的編號，如果源工作表名為“Sheet1”，則第一次復制的工作表名為“Sheet1(2)”，第二次復制的工作表名為“Sheet1(3)”，依次類推。2.2Excel工作表2.2.5工作表的基本操作

選中要保護的工作表，執行“工具∣保護∣保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，如右圖所示，可對保護密碼及保護內容進行設置。(1)保護整張工作表(2)保護工作表中的部分區域

可以只對工作表中的部分單元格進行保護，其他單元可以修改。設置方法為：首先選擇工作表中不需要保護的單元格區域；然后執行“格式|單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，選擇“保護”選項卡，去掉“鎖定”復選框并單擊“確定”；最后執行“工具|保護|保護工作表”命令，設置對工作表的保護。

保護工作表2.2Excel工作表2.2.5工作表的基本操作

執行“工具|保護|允許用戶編輯區域”命令，打開“允許用戶編輯區域”對話框，如右上圖所示。單擊“新建”按鈕，打開“新區域”對話框，如右下圖所示，在“引用單元格”中輸入允許用戶編輯的區域，單擊“確定”返回，再選擇“保護工作表”即可。(3)設置允許用戶編輯區域

設置允許用戶編輯區域后，如果要編輯編輯區的內容，必須先要輸入事先設置的區域密碼。編輯區外被保護的區域則不允許編輯，除非取消工作表的保護。6.保護工作簿

執行“工具∣保護∣保護工作簿”命令，打開對話框，如右圖所示。“窗口”復選框：選中該復選框，能夠防止工作表的窗口被移動、縮放、隱藏和取消隱藏。“密碼”編輯框：用來設置保護工作簿密碼，防止別人取消對工作簿的保護。

“結構”復選框：默認狀態下，該復選框被選中。選中該復選框，能夠保護工作簿的結構，防止刪除、移動、隱藏、取消隱藏、重命名工作表或者插入工作表。2.3.2多工作簿窗口操作

可以為同一工作簿打開多個窗口，以便查看工作表的不同部分或者不同工作表中的數據。1.新建窗口

執行“窗口∣新建窗口”命令，可為當前工作簿創建一個新的視圖窗口。例如工作簿文件名為“Data”，則兩個窗口的標題欄分別顯示為“Data:1”和“Data:2”。2.重排窗口

執行“窗口∣重排窗口”命令，打開對話框，如右圖所示，在此可對窗口進行重排，以便于查看和比較。6.設置文件打開密碼和修改密碼

執行“工具∣選項”命令，在打開的對話框中切換到“安全性”選項卡，在此設置打開權限密碼和修改權限密碼。2.3Excel工作簿

可以按以下步驟在不同工作簿之間移動和復制工作表。(1)首先打開涉及的多個工作簿文件。

(2)然后選定要復制或移動的工作表標簽。

(3)執行“編輯|移動或復制工作表”命令，打開如圖所示的對話框。

(4)選定目標工作簿和工作表目標位置，如果復制工作表需要選中“建立副本”選項否則將移動工作表。

(5)設置完畢，單擊“確定”按鈕即可。

當然，也可以通過復制粘貼操作完成整張工作表的復制。3.在不同工作簿之間移動和復制工作表2.4基本函數2.4.1統計函數Sum（number1,number2,…）1.Sum函數（求和函數）

Average（number1,number2,…）2.Average函數（求平均值函數）

COUNT（value1,value2,…）3.COUNT函數（計數函數）

參數最多30個。各參數可以是常數、單元格、區域或表達式，下同。

函數COUNT在計數時，將把數字、日期或者文本形式的數字計算在內，而其他的如空白單元格、邏輯值、文字或錯誤值等都將被忽略。2.4基本函數2.4.1統計函數

Countif

(range,

criteria)5.COUNTIF函數（條件計數函數）range為條件區域;criteria為求和條件，其形式可以為數字、表達式或文本。例如，條件可以表示為32、“32”、“>32”或“性別”；sum_range為求和區域，可以缺省，缺省的情況下range參數將同時視為條件區域和求和區域。

Max(number1,number2,…)6.MAX函數（最大值函數）

Min(number1,number2,…)7.MIN函數（最小值函數）

Sumif

(range,

criteria[,sum_range])4.SUMIF函數（條件求和函數）2.4基本函數

Sumif

(range,

criteria[,sum_range])4.SUMIF函數（條件求和函數）2.4基本函數2.4.2查找函數

Lookup_value為要在給定區域第一列中查找的數值，可以是數值、引用或文本字符串。

table_array為查找區域。

col_index_num表示需要返回的值的列序號。

range_lookup為一個邏輯值，如果為TRUE或者省略，將返回精確匹配值，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大值，此時數據表中第一列的數據必須按升序排序；如果range_lookup為FALSE，則返回近似匹配值，如果找不到，則返回錯誤值“#N/A”，此時數據表中第一列的數據不必按升序排序。

Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP函數用來在給定區域的首列查找指定的值，并返回與該值同一行的指定列的值。其格式為：2.4基本函數2.4.3邏輯函數logical_test為條件表達式；value_if_true為條件表達式成立時返回的值，可以是任何有效的常量、引用、函數、表達式；value_if_false為條件表達式不成立時返回的值，可以是任何有效的常量、引用、函數、表達式。IF最多嵌套8層。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)1.IF函數AND(logical1,[logical2],……)2.AND函數(邏輯與函數)

各參數為條件表達式，各條件同時成立時該函數返回TRUE；只要有一個條件不成立函數返回FALSE。OR(logical1,[logical2],……)3.OR函數(邏輯或函數)

各參數為條件表達式，只要有一個條件成立該函數返回TRUE；只有各條件都不成立時才返回FALSE。2.4基本函數2.4.4日期函數2.DATE函數TODAY()返回系統日期。1.TODAY函數3.YEAR函數DATE(year,month,day)用于構造一個日期。YEAR(serial_number)

serial_number為一個日期值，一般需通過DATE函數構造日期。該函數返回所給日期的年份。4.MONTH函數

MONTH(serial_number)返回給定日期的月份5.DAY函數

DAY(serial_number)返回給定日期的日2.4基本函數2.4.4日期函數

當return_type缺省或指定為1時，返回1-7，分別代表周日至周六；當return_type指定為2時，返回1-7，分別代表周一至周日；當return_type指定為3時，返回0-6，分別代表周一至周日。

WEEKDAY(serial_number[,return_type])返回給定日期為星期幾6.WEEKDAY函數7.DATEDIF函數DATEDIF(起始日期，結束日期，差額單位)

該函數用于計算兩個日期的差額。結束日期應大于等于起始日期。常用單位有”d”、”m”、”y”，分別代表日、月、年。2.5數據管理2.5.1排序1.利用工具欄排序（只能實現單字段排序）

為了方便查找數據，往往需要對數據進行排序，即根據某一指定字段的數據的順序，對整個工作表或選定區域的內容進行調整。(1)數據表中，單擊排序列的任一單元格。2.利用菜單排序（可實現多字段排序）(1)選定要進行排序的任意一個單元格或者單元格區域，然后執行“數據|排序”命令，打開“排序”對話框,如右圖所示。(2)單擊升序按鈕可進行升序排序；單擊降序按鈕可進行降序排序。(2)設置主要關鍵字、次要關鍵字、第三關鍵字及其排序方式，然后單擊“確定”按鈕即可。2.5數據管理2.5.2篩選(1)單擊數據清單中的任一單元格，執行“數據|篩選|自動篩選”命令，此時每個字段名稱上都出現了一個三角形自動篩選按鈕。1.自動篩選

篩選功能就可以讓工作表只顯示滿足條件的記錄，隱藏其他記錄(2)利用自動篩選按鈕在需要設置篩選條件的列設置篩選條件即可。

注意：如果在多列設置了篩選條件，則只顯示同時滿足這些條件的記錄；如果要取消自動篩選，再次執行“數據|篩選|自動篩選”命令取消即可。2.5數據管理2.5.2篩選

如果需要將篩選結果放在其他區域而原數據清單仍然保留，或者篩選條件較為復雜時，可以使用高級篩選功能。使用高級篩選時應注意以下幾點：2.高級篩選(1)首先要建立一個條件區域，然后才能進行數據的查詢。(2)條件區域與數據列表之間至少有一個空行。(3)條件區域的第一行為數據清單中的字段名（必須嚴格一致），某個字段名在條件區域的第一行中可以不出現，也可以重復出現。(4)條件區域中，同一行中的條件之間是“并且”的關系，不同行之間的條件是“或者”的關系。

請思考右圖條件的含義。2.5數據管理2.5.2篩選

高級篩選的步驟如下：(1)設置條件區域。(2)選中要進行篩選的數據區域中的任意一個單元格，然后執行“數據∣篩選∣高級篩選”命令，打開“高級篩選”對話框，如圖所示。(3)列表區域系統自動顯示數據清單區域（因為打開高級篩選之前我們已經把光標定位在數據清單內）；條件區域選擇條件所在位置；如果希望將篩選結果復制到其他區域而原清單不變，可選中“將篩選結果復制到其他位置”選項，并在“復制